Kultursponsoring-Kurzcheck

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1 . Berliner Marketingtag am 8. November 2006 Kultursponsoring-Kurzcheck Sehr geehrte Damen und Herren, vielen Dank für das Herunterladen dieses Kurzchecks. Vermutlich sind Sie ein Kulturschaffender, der sich das Thema Sponsoring auf die Agenda geschrieben hat? Vielleicht werden Sie auch derzeit schon gesponsert und möchten nur einmal die aktuelle Situation auf Herz und Nieren überprüfen? Welche Beweggründe Sie auch haben, wir hoffen, Ihnen mit dem vorliegenden Kultursponsoring-Kurzcheck ein Werkzeug an die Hand zu geben, das partnerschaftliche Miteinander von Kulturschaffendem und Sponsor von vornherein auf ein gutes und stabiles Fundament stellen zu können. Denn nur ein strukturiertes Vorgehen sorgt für eine erfolgversprechende Sponsoringpartnerschaft. Wer zu wenig über sich selber weiß bzw. kommuniziert, der wird oftmals nicht den idealen Sponsor finden. Wer nicht in der Lage ist, die Vorteile eines Sponsorships für den Sponsor auf den Punkt zu bringen, der wird in der Menge der Anfragenden untergehen. Und wer sich nicht rechtzeitig über s potentiellen Sponsorpartner informiert, wird im schlimmsten Falle sogar negativen Imagetransfer auf seine Kultureinrichtung riskieren. Im Rahmen der Sponsoring-Checkliste können Sie sich in nur fünf Schritten einfach und strukturiert vorbereiten. Es werden nicht nur Informationen über Ihre kulturelle Einrichtung erfragt, sondern auch der Weg zum idealen Sponsoringpartner geleitet. Zusätzlich finden Sie eine Übersicht mit hilfreichen Tipps, die Ihnen die erste Kontaktaufnahme zu Ihrem zukünftigen Sponsoringpartner erleichtert. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg und eine viel versprechende Zusammenarbeit! Hinweise zum Vorgehen: Wenn Sie das Angebot eines Kurzchecks live auf dem Marketingtag wahrnehmen möchten, dann erstellen bzw. modifizieren Sie bitte Ihr Konzept anhand dieser Checkliste. Je mehr Fragen Sie beantworten, desto eher kann sich der potentielle Sponsor ein umfassendes Bild von Ihnen und dem Nutzen dieses Sponsorships machen. Und nur so können sich die Agenturen, die im Rahmen des Berliner Marketingtags Ihre Konzepte sichten, schnell Überblick über Sie, Ihr Konzept und mögliche Optimierungsmöglichkeiten verschaffen. Bitte senden Ihr Konzept als elektronisches Dokument (word oder pdf) bis zum 2. Oktober 2006 an siem@berlin.ihk.de Seite: 1/8

2 a) Um welche Art von kultureller Einrichtung handelt es sich bei Ihnen? Theater, Literaturcafe, Kulturinitiative für... Beschreiben Sie sich möglichst exakt! b) Wann wurde Ihre Einrichtung gegründet? Seit wann gibt es Sie? Und in welcher Rechtsform? c) An welchen Standorten sind Sie präsent? Nennen Sie bitte alle Ihre Standorte und Wirkungskreise d) Wie viele Mitarbeiter beschäftigen Sie? Nennen Sie bitte alle(!) Mitarbeiter: ehren -und hauptamtlich e) Was sind Ihre Angebote und Dienstleistungen? Was genau bieten Sie Ihrem Publikum? Was sind die Inhalte und Nutzwerte Ihres Angebots? f) Worin unterscheiden Sie sich von anderen Einrichtungen dieser Art? Was sind Ihre Besonderheiten, was macht Sie einzigartig? Tipp: Wie würden Sie einem guten Freund in maximal drei Sätzen das Besondere Ihrer Einrichtung erklären?! Seite: 2/8

3 g) An wen richten Sie Ihr Angebot? Bitte beschreiben Sie Ihr Publikum nach Möglichkeit mit Angaben zu Größe, Besuchsfrequenz, ggf. auch soziodemographische Angaben (Alter, Bildung, Wohnort, Kaufkraft...) bedenken Sie bitte, dass Ihr Sponsor wissen möchte, wen er durch seine Maßnahme kommunikativ erreicht! Tipp: Wenn Sie diese Angaben (noch) nicht haben, hilft z.b. eine schriftliche Besucherbefragung z.b. vor Ort bei Ihren Veranstaltungen oder z.b. in Ihrem Newsletter o.ä. h) Welche Erfolge konnten Sie in den letzten Jahren feiern? Schreiben Sie auf, worauf Sie stolz sind. Belegen Sie das möglichst durch Presse- Berichte, Zuschauerstimmen oder zumindest Programmhefte etc. i) Haben Sie bereits mit Sponsoren zusammengearbeitet? Wenn nein, wieso nicht? Wenn ja, mit wem, wann, wielange und mit welchem Erfolg? Wollen Sie nun neuen Sponsor dazu finden, ihn wechseln oder was bewegt Sie zu einer weiteren Sponsorsuche? Seite: /8

4 a) Welche Ziele wollen Sie in den nächsten Jahren erreichen? Was ist Ihre Strategie? Tipp: Formulieren Sie kurz- und langfristige Ziele! Kein Sponsor setzt gerne auf ein Pferd, das auf halber Strecke stehen bleibt. b) Was sind die wichtigsten Schritte, um Ihre Ziele zu verwirklichen? z.b. Steigerung der Bekanntheit, bessere Werbung, höhere Besucherzahlen, mehr Personal etc. nennen Sie die wichtigsten fünf Schritte c) Wie und wo benötigen Sie Hilfe bei der Erreichung Ihrer Ziele? Seien Sie ehrlich! Und definieren Sie die Schwächen Ihrer Institution. Am besten Sie nennen die fünf wichtigsten Herausforderungen, die Sie aus Ihrer Sicht nicht alleine bewältigen können. d) Wie oder mit welchen Mitteln kann der Sponsoringpartner helfen, unsere Schwächen zu bewältigen? Wenn Sie in c) die Herausforderungen definiert haben, dann nennen Sie nun die dazu passenden bzw. denkbaren Maßnahmen und Unterstützungen, die Ihnen der Sponsor zugute kommen lassen kann. Tipp: Vermeiden Sie bitte den Allgemeinplatz Wir brauchen Geld! Seien Sie kreativ und formulieren lieber die Maßnahmen so, dass der Sponsor selber entscheiden kann, was er davon (mit Sach- oder Finanzleistungen) unterstützen möchte. Z.B. Wir benötigen alle zwei Monate 1000 Programm-Flyer oder Wir benötigen eine neue Bühne für unser Theater Seite: /8

5 a) Warum präferieren Sie genau diesen Schreiben Sie kurz und prägnant auf, wieso das von Ihnen avisierte Unternehmen die allererste Wahl für eine Sponsoringpartnerschaft ist. Tipp: Fragen Sie sich, ob das Unternehmen überhaupt zu Ihnen passt. Welches Ansehen genießt es vor allem in der Kulturszene und welchen Einfluss könnte die Kooperation auf Ihr Image haben? Gibt es eventuell schon gut gelaufene Sponsoringaktivitäten dieses Unternehmens? Was lernen Sie für sich daraus? Achten Sie darauf, ob es bereits Ihre Konkurrenz sponsert! Besteht die Gefahr eines negativen Imagetransfers? b) Wieso passen Sie und der potentielle Sponsoring- gut Begründen Sie, wieso beide aller Vorausicht gut zusammen passen! Tipp: Der Experte spricht hier vom sogenannten Image- bzw. Werte-Fit. D.h. Sie sollten die Unternehmenswerte Ihres potentiellen Sponsors herausfinden (z.b. durch die Selbstdarstellung des Unternehmens auf der Homepage, in Pressematerialien oder durch Presseberichte). Diese Werte vergleichen Sie dann bitte mit den Werten Ihrer Kultureinrichtung. Falls Sie bislang keine Werte definiert haben, dann versuchen Sie, Ihre Einrichtung zu charakterisieren (z.b. avantgardistisch, modern, frech etc.). Machen Sie dann deutlich, inwieweit eine Übereinstimmung beider Sponsoring- besteht: denn wer die selben Werte teilt, wird auch in der zukünftigen Kooperation weniger Reibeflächen aufweisen. Seite: /8

6 a) Welchen Nutzen bietet die Sponsoringpartnerschaft beiden n? Ehrlichkeit zahlt sich aus: Bitte streichen Sie hier dem potentiellen Sponsoringpartner k Honig um den Bart, sondern beschreiben Sie ehrlich und offen die voraussichtlichen Vorteile eines Sponsorships für beide Seiten. Für ein Unternehmen steht natürlich oft der Imagegewinn im Vordergrund, also sollten Sie dieses Thema möglichst gut belegen können (z.b. positive Presseberichte über Ihre Kultureinrichtung). Wie kann Ihr Sponsor seine Zielgruppe (Kennen Sie diese schon? Sonst bitte recherchieren!) bei Ihnen erreichen, positiv beeindrucken oder erweitern?. Was hat das Unternehmen noch Eventuell eine Mitgliedschaft in Ihrem Trägerverein? Einladungen zu Vorstandssitzungen? Kann Ihr neue spannende Entscheidungsträger kennen lernen? Vergessen Sie nicht aufzuführen, was Sie als Gesponserter von dieser schaft haben. Z.B. Ausbau der Personaldecke, Sicherstellung Ihrer Kulturangebote für die nächsten 12 Monate, Förderung von kreativen Jugendlichen etc. Tipp: Nutzen für das Unternehmen können vielfältig sein. Versetzen Sie sich bitte in die Situation eines Unternehmers, der möglichst gute Gegenleistungen für sein Sponsorship haben möchte. Oft suchen Unternehmen auch eine Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter möglichst originell zu incentivieren, d.h. mit kl Aufmerksamkeiten für hervorragende Leistungen zu belohnen. Hier könnten Sie z.b. Vorschläge machen, inwieweit Sie speziell für dieses Unternehmen Vorteile bieten zum Beispiel eine Theater-Sondervorstellung oder eventuell ein Pantomime- Inhouse-Seminar beim Unternehmen. Hier ist Ihre Originalität gefragt! Seite: 6/8

7 a) Wie kann eine potentielle Zusammenarbeit genau Werden Sie hier möglichst konkret: Was wäre ein beispielhaftes Projekt, durch das sich das Unternehmen eine Sponsoringpartnerschaft bildhaft vorstellen kann? Tipp: Umreißen Sie ein mögliches (erstes) Projekt innerhalb des geplanten Sponsorships Beschreiben Sie den Umfang des monetären und non-monetären Investments des Sponsors - z.b..000 Euro für Renovierung der Probebühne - z.b. alle zwei Monate Druck von Programmheften was wiederum bei einer Druckerei als Sponsor kaum ins Gewicht fällt - z.b. Bereitstellung eines Versammlungsraums samt Catering für die Mitgliederversammlung Ihrer Kulturinitiative (was für viele große Unternehmen mit großen Konferenzräumen kein Problem darstellt) Gehen Sie exemplarisch, aber möglichst detailliert auf die Umsetzung der Nutzen für den ein. - Z.B. Logo-Nennung auf allen Plakaten und Programmheften - Tag der offenen Tür mit Pressekonferenz unter Nennung des Sponsors etc. - Namenspatenschaft für z.b. Ihr hauseigenes Cafe -... Seite: 7/8

8 Finaler Check - Ihr Konzept für den Sponsor sollte folgende Punkte enthalten bzw. beachten: Anschreiben auf Briefpapier mit Firmenlogo Firmen- und Absenderadresse Aktuelles Datum Ansprechpartner mit Durchwahl Inhalte der Checkliste Wer Daten, Fakten, Einzigartigkeit der Einrichtung, Erfolge Warum Sponsoring-? Strategie, Ziele, Hilfebedarf Wieso Werte- bzw. Imagefit Was Gegenseitiger Nutzen des Sponsorships Wie kann eine Zusammenarbeit Konkrete Projektvorschläge Wirken wir einzigartig und unverwechselbar? Schreibe ich nach dem Motto Keep it simple and stupid? Verfasser: diffferent GmbH - Strategieagentur für Marken und Kommunikation Ansprechpartner: Sven Wollner, Director Corporate Branding and Communication Falckensteinstraße 9, D Berlin, T +9 (0) Weiterführende Informationen und Quellenangaben: - Kronast, Natalie und Frank, Werner (2006): Kultursponsoring in der Auswärtigen Kultur- und Bildungspolitik; URL: search=%22kultursponsoring%20checkliste%22 (Stand: ) - Kulturkreis der deutschen Wirtschaft im BDI e.v.(2006): Corporate Cultural Responsibility; URL: (Stand: ) - Baltharsar, Robert: Kulturförderung in Deutschland unter dem Aspekt der steuerrechtlichen Rahmenbedingungen; URL: (Stand: ) Seite: 8/8