Benutzerverwaltung. Benutzerhandbuch

Transkript

1 Benutzerverwaltung Benutzerhandbuch

2 Versionskontrolle Dok-ID Benutzerhandbuch für den eservice Benutzerverwaltung des Extranet Version 0.1x Ausgabedatum gültig ab Dokumentname Benutzerhandbuch GenW v0.1.docx Applikationsversion /29

3 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Ziel Produkt Rahmenbedingungen zur Nutzung Benutzte Konventionen Übersicht über den eservice Starten des eservices Aufbau des eservices Die Benutzerverwaltung als Masteruser Neuen User erstellen Passwort zurücksetzen Rechte eines Users verwalten Verträge eines Users verwalten User sperren / entsperren User Daten bearbeiten Gültigkeit eines User terminieren User löschen Stellvertreter definieren Die Benutzerverwaltung als User User Daten bearbeiten Passwort ändern Ansicht der Rechte Ansicht Verträge /29

4 1 Einleitung 1.1 Ziel Das Benutzerhandbuch zeigt dem Masteruser, wie er User anlegen oder mutieren kann und wie die unterschiedlichen Zugriffsrechte und Verträge verwaltet werden können. Zudem zeigt es dem Standard User wie er seine Rechte einsehen und seine persönlichen Daten editieren kann. 1.2 Produkt Die Benutzerverwaltung erlaubt dem Masteruser eine schnellere und einfachere Verwaltung der User, deren Rechte und Verträge. Der Kunde bestimmt eine Person (Masteruser), welche das Extranet kundenseitig administriert. Der Masteruser ist für die Administration und Vergabe von Berechtigungen und Verträgen, einschliesslich Administrationsrechte an weitere Personen (Bevollmächtigte), verantwortlich. Er legt fest, in welchem Rahmen diese zur Benutzung der vorhandenen Funktionalitäten auf dem Kundenextranet befugt sind. Die Administration erfolgt elektronisch über die Kundenextranet Benutzeradministration. Weitere Details siehe Rahmenbedingungen zur Nutzung Es ist zu beachten, dass die Benutzerverwaltung nur vom Masteruser verwaltet werden kann. Sollte ein Anwender nicht auf alle benötigten Funktionen Zugriff haben, muss er sich an den Masteruser seiner Firma wenden. Der Masteruser kann ihm die entsprechenden Berechtigungen erteilen oder sich an die Supportstellen von wenden, welche auf der Login Seite des Extranet vermerkt sind. 4/29

5 1.4 Benutzte Konventionen Die folgenden Schreib-Konventionen wurden innerhalb dieses Handbuches benutzt: Beschrieb/Gestaltung Zurück Rechte einem User zuweisen Fehlermeldung Seitenname Element/Content Schaltfläche / Button / Link auf Namen oder Element Navigationseintrag (Link innerhalb der Navigationselemente) Fehlermeldungen, die durch das System generiert werden. Name einer Seite, eines Bildschirms, einer Maske 5/29

6 2 Übersicht über den eservice 2.1 Starten des eservices Die Benutzerverwaltung kann auf verschiede Arten aufgerufen werden: 1. Mit dem Direkt-Link auf die Applikation: /use rmanagement/ 2. Nach dem Login ins Extranet oder aus jedem eservice mit der Selektion von Benutzerverwaltung im Header 3. Oder über die Navigation unter Extranet Administration \ Benutzerverwaltung. Abbildung 1: Sicht des Masterusers beim Starten der Applikation 6/29

7 2.2 Aufbau des eservices Der linke Bereich des eservices mit den Punkten Extranet Administration sowie Meine eservices wird als die Navigation bezeichnet. Der Bereich ganz rechts mit den Supportangaben machen den sog. Related Content aus. Dazwischen befindet sich der Main Content, also der Hauptbereich des eservices. Abbildung 2: Portal Navigation 7/29

8 3 Die Benutzerverwaltung als Masteruser Wenn man als Kunde in die Benutzerverwaltung einsteigt, dann unterscheidet die Benutzerverwaltung zwei verschiedene Berechtigungsstufen auf Seite Kunde. Auf der einen Seite den gewöhnlichen User (siehe dazu Kapitel 4 Die Benutzerverwaltung als User), auf der anderen Seite den Masteruser. Aufgabe des Masterusers ist es seine User im Extranet zu administrieren und gegenüber der Swisscom als primärer Ansprechpartner in Sachen Extranet und eservices zu agieren. Ruft ein Masteruser die Benutzerverwaltung auf, dann startet er auf dem Tab Benutzer innerhalb seiner Firma (Kundennummer). Von dort aus kann er neuen User anlegen, bestehende User sperren/aktivieren, ihnen das Passwort zurücksetzen, ihre Berechtigungen und Verträge anpassen, sowie User löschen. Abbildung 3: Benutzerverwaltung Masteruser 8/29

9 3.1 Neuen User erstellen Der Masteruser kann beliebig viele User erstellen. Dies ist mit folgenden vier Schritten möglich. Schritt 1 User erfassen User anlegen: Unter Firmen können sämtliche Firmen relevanten Daten bearbeitet werden. Unter Benutzer kann mit dem Plus Zeichen ein neuer User erstellt werden. Details eingeben: Muss-Felder des Users erfassen. Hierbei ist im Besonderen auf die Einmaligkeit des Usernamen und der E- Mail Adresse zu achten. Mehrfachnutzung der Adresse kann zu Problemen in der Kommunikation mit dem User führen. Die Mobilenummer ist optional. Falls diese nicht angegeben wird, erfolgt die Zustellung des Passworts über Abbildung 4: Initialisierung neuen User erfassen 9/29

10 ansonsten erfolgt diese per SMS. Das Initialpasswort kann per Knopfdruck automatisch generiert werden. Es besteht die Möglichkeit die Berechtigung eines Users zu terminieren (siehe dazu Kapitel 3.7 Gültigkeit eines User terminieren). Mit Speichern wird der User angelegt. Abbildung 5: User Details erfassen 10/29

11 Schritt 2 User Rechte zuteilen Nachdem der User angelegt wurde, kann der Masteruser bestimmen, auf welche eservices oder auf welche Funktionen pro eservice der User zu berechtigen ist. Durch Bearbeiten unter Rechte erhält der Masteruser eine Übersicht der Verfügbaren Rechte. Der Rechtetree erlaub das Aufklappen von Gruppen und das Selektieren von bestimmten Rechten. User erhält Recht Abbildung 6: Rechte zuteilen User erhält Recht nicht Durch Übernehmen gelangt der User auf die Folgeseite, auf welcher er die Eingaben bestätigen kann. Durch Speichern werden die Rechte entsprechend angepasst. Hinweis: Dem Masteruser werden nur die Rechte angezeigt, welche auch ihm zur Verfügung stehen. Abbildung 7: Übersicht der Rechteanpassung 11/29

12 Schritt 3 Verträge zuteilen Unter Verträge können dem User Verträge zugeteilt werden um ihn auf die entsprechenden Inventardaten zu berechtigen. Mit Bearbeiten erscheint eine Liste der für den Masteruser autorisierten Verträge. Die Selektion eines Vertrages teilt diesen dem User zu. Durch Abwählen eines Vertrages wird die Zuteilung wieder rückgängig gemacht. Abbildung 8: Zuteilung der Verträge anpassen 12/29

13 Schritt 4 User Passwort setzen Der Masteruser kann dem User in der Benutzerübersicht oder in den Benutzerdaten ein neues Passwort setzen. Vorgehen: In den Benutzerdaten unter Details bearbeiten Passwort setzen wählen. Dem User wird nun per der Benutzername zugestellt und bei hinterlegter Mobilenummer das temporärere Passwort per SMS, ansonsten ebenfalls per zugestellt. Der User kann sich anschliessend mit den entsprechenden Login Daten einloggen, wobei er aufgefordert wird, sein eigenes Passwort zu setzen. Passwort Policy: Ein gültiges Passwort muss aus 8 Zeichen bestehen, mindestens eine Zahl und ein Sonderzeichen beinhalten und Gross- und Kleinschreibung kombinieren, z.b.: Initial1$ Abbildung 9: Passwort in Benutzerdaten zurücksetzen 13/29

14 3.2 Passwort zurücksetzen Der Masteruser kann dem User und Masteruser in der Benutzerübersicht oder in den Benutzerdaten ein neues Passwort setzen. Vorgehen: Unter Benutzer User suchen und Passwort setzen wählen oder in den Benutzerdaten unter Details bearbeiten Passwort setzen wählen. Dem User wird nun per der Benutzername zugestellt und bei hinterlegter Mobilenummer das temporäre Passwort per SMS ansonsten ebenfalls per zugestellt. Der User wird beim ersten Login aufgefordert ein neues Passwort zu setzen. Passwort Policy: Ein gültiges Passwort muss aus 8 Zeichen bestehen, mindestens eine Zahl und ein Sonderzeichen beinhalten und Gross- und Kleinschreibung kombinieren, z.b.: Initial1$ Abbildung 10: Passwort in Benutzerübersicht zurücksetzen 14/29

15 3.3 Rechte eines Users verwalten Der Masteruser kann bestimmen, auf welche eservices oder auf welche Funktionen pro eservice er den User berechtigen will. Durch Bearbeiten unter Rechte erhält der Masteruser eine Übersicht der Verfügbaren Rechte. Der Rechtetree erlaub das Aufklappen von Gruppen und das Selektieren von bestimmten Rechten. User erhält Recht Abbildung 11: Rechtezuteilung bearbeiten User erhält Recht nicht Durch Übernehmen gelangt der User auf die Folgeseite, auf welcher er die Eingaben bestätigen kann. Durch Speichern werden die Rechte entsprechend angepasst. Hinweis: Dem Masteruser werden nur die Rechte angezeigt, welche auch ihm zur Verfügung stehen. Abbildung 12: Übersicht der Rechteanpassung 15/29

16 3.4 Verträge eines Users verwalten Unter Verträge können einem User Verträge zugeteilt werden um ihn auf die entsprechenden Inventardaten zu berechtigen. Mit Bearbeiten erscheint eine Liste der für den Masteruser autorisierten Verträge. Die Selektion eines Vertrages teilt diesen dem User zu. Durch Abwählen eines Vertrages wird die Zuteilung wieder rückgängig gemacht Abbildung 13: Zuteilung der Verträge anpassen 16/29

17 3.5 User sperren / entsperren Der Masteruser kann den User in der Benutzerübersicht oder in den Benutzerdaten sperren oder entsperren. Hinweis: Der aktuelle Status wird in der Benutzerübersicht mit dem Schloss und in den Benutzerdaten im entsprechenden Statusfeld dargestellt. Abbildung 14: Menu um ein User zu sperren / entsperren 17/29

18 3.6 User Daten bearbeiten Der Masteruser kann die Details eines Users unter Benutzerdaten bearbeiten. Über die Navigation unter Benutzer kann der gewünschte User gesucht werden. Über Details können die User- Daten eingesehen und unter Details bearbeiten mit Bearbeiten geändert werden. Mit Speichern wird der Vorgang abgeschlossen. Abbildung 15: Benutzersuche 18/29

19 3.7 Gültigkeit eines User terminieren Der Masteruser kann einen User unter Benutzerdaten bearbeiten und dabei dessen Gültigkeit bei Bedarf terminieren. Vorgehen: Ablaufdatum selektieren oder direkt eingeben und anschliessend Speichern. Das Login des Users wird ab dem eingegebenen Datum nicht mehr funktionieren. Abbildung 16: Gültigkeit eines User terminieren 19/29

20 3.8 User löschen Der Masteruser kann den User in der Benutzerübersicht oder in den Benutzerdaten löschen Vorgehen: Über Löschen lässt sich ein User löschen. Durch Eingabe einer Begründung und Ja lässt sich der Vorgang abschliessen. Abbildung 17: User Löschen 20/29

21 3.9 Stellvertreter definieren Der Masteruser kann seine eigenen Daten bearbeiten und einen Stellvertreter definieren, welche im Extranet für die User der eigenen Firma ersichtlich sein werden. Vorgehen: Der Masteruser kann sich selbst in der Benutzerübersicht selektieren oder seinen Namen im Header selektieren. Unter Details bearbeiten über Bearbeiten können nebst den User Daten das Kommentar Feld und der Masteruser Stv. bearbeitet werden. Die Anpassungen werden durch Speichern abgeschlossen. Hinweis: Durch die Stellvertretung werden keine Rechte delegiert. Diese Definition dient nur zu Informationszwecken. Der selektierte User muss also zwingend als Masteruser mit entsprechenden Rechten definiert sein, damit die Stellvertretung auch funktional übernommen werden kann. Abbildung 18: Definition der Stellvertretung durch Masteruser 21/29

22 4 Die Benutzerverwaltung als User Wenn der Benutzerverwaltung von einem User aufgerufen wird, dann findet er sich auf seinen Details wieder, welche er auch selber bearbeiten kann. Dazu gehört das Ändern der Adresse wie auch der Telefonnummer sowie seiner -Adresse. Auch kann er sich anzeigen lassen über welche Rechte von welchen eservices er verfügt, oder welche Verträge ihm zugeteilt sind. Der User hat keine Möglichkeit sich selber weitere Berechtigungen oder Verträge zuzuteilen. Dafür muss er zwingend mit seinem Masteruser in Kontakt treten. Abbildung 19: Sicht des Users beim Starten der Applikation 22/29

23 4.1 User Daten bearbeiten Der User kann seine persönlichen Daten bearbeiten. Vorgehen: Der User kann Benutzerverwaltung in der Navigation wählen oder seinen Namen im Header selektieren. Unter Details bearbeiten über Bearbeiten können die persönlichen Angaben bearbeitet werden. Die Anpassungen werden durch Speichern abgeschlossen. Hinweis: Die Mobilenummer ist optional. Falls diese nicht angegeben wird, erfolgt die Zustellung des Passworts über ansonsten erfolgt diese per SMS. Abbildung 20: User Daten bearbeiten 23/29

24 4.2 Passwort ändern Die Änderung des Passworts erfolgt über ein Passwort Reset. Vorgehen: Der User kann Benutzerverwaltung in der Navigation wählen oder seinen Namen im Header selektieren. Unter Details bearbeiten Passwort setzen wählen. Dem User wird nun per der Benutzername zugestellt und bei hinterlegter Mobilenummer das temporäre Passwort per SMS ansonsten ebenfalls per zugestellt. Der User kann sich anschliessend mit den temporären Login einloggen wobei er aufgefordert wird, ein neues Passwort zu setzen. Passwort Policy: Ein gültiges Passwort muss aus 8 Zeichen bestehen, mindestens eine Zahl und ein Sonderzeichen beinhalten und Gross- und Kleinschreibung kombinieren, z.b.: Initial1$ Abbildung 21: Passwort ändern durch User 24/29

25 4.3 Ansicht der Rechte Der User kann nachschauen, auf welche eservices oder auf welche Funktionen pro eservice er berechtigt ist. Unter Rechte erhält der User eine Übersicht seiner Rechte. Der Rechtetree erlaub das Aufklappen von Gruppen um die detaillierten rechte zu sehen. Hinweis: Mit Alle aufklappen / Alle zuklappen kann die ganze Hierarchie des Rechtetrees sichtbar / unsichtbar gemacht werden. Abbildung 22: Sicht auf eigene Rechte 25/29

26 4.4 Ansicht Verträge Unter Verträge kann der User die ihm zugeteilten Verträge einsehen. Hinweis: Durch die Zuteilung der Verträge wird das entsprechende Inventar für den User sichtbar. Abbildung 23: Sicht auf zugeteilte Verträge 26/29

27 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Sicht des Masterusers beim Starten der Applikation...6 Abbildung 2: Portal Navigation...7 Abbildung 3: Benutzerverwaltung Masteruser...8 Abbildung 4: Initialisierung neuen User erfassen...9 Abbildung 5: User Details erfassen...10 Abbildung 7: Rechte zuteilen...11 Abbildung 8: Übersicht der Rechteanpassung...11 Abbildung 10: Zuteilung der Verträge anpassen...12 Abbildung 11: Passwort in Benutzerdaten zurücksetzen...13 Abbildung 12: Passwort in Benutzerübersicht zurücksetzen...14 Abbildung 13: Rechtezuteilung bearbeiten...15 Abbildung 14: Übersicht der Rechteanpassung...15 Abbildung 15: Zuteilung der Verträge anpassen...16 Abbildung 16: Menu um ein User zu sperren / entsperren...17 Abbildung 17: Benutzersuche...18 Abbildung 18: Gültigkeit eines User terminieren...19 Abbildung 19: User Löschen...20 Abbildung 20: Definition der Stellvertretung durch Masteruser...21 Abbildung 21: Sicht des Users beim Starten der Applikation...22 Abbildung 22: User Daten bearbeiten /29

28 Abbildung 23: Passwort ändern durch User...24 Abbildung 24: Sicht auf eigene Rechte...25 Abbildung 25: Sicht auf zugeteilte Verträge /29

29 Inputs zum Handbuch können Sie direkt an senden. Für weitere Auskünfte stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung. Hinweis: Der Anwender muss sich bei Fragen oder für Hilfe an den Masteruser wenden. Der Masteruser seinerseits hat die Möglichkeit mit in Kontakt zu treten. Die aktuellen Koordinaten findet der Masteruser auf der Login Seite des Extranet. Fax /29