Leitfaden Mitarbeiter- und Passwortverwaltung

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1 Leitfaden Mitarbeiter- und Passwortverwaltung Dieser Leitfaden hilft Ihnen bei den wichtigsten Fragen rund um die Themen Anlage und Bearbeitung von Mitarbeitern sowie Passwortvergabe und Passwortverwaltung. Inhalt: 1. Einleitung Anmeldung im Programm Erstanlage Administrator (ADMIN) Standardprozess Exkurs: Erstanlage im Zuge der BO-Ablösung Anlage der Mitarbeiter/Verkäufer durch den ADMIN Startmaske Maske Person Maske Kontakt Maske Status Maske Rolle Vergabe Initial-Passwort Änderung Initial-Passwort bei Erstanmeldung Statusänderung Passwort Passwort gesperrt (Passwort falsch) Sperren eines Users/ Mitarbeiters User/ Mitarbeiter löschen...13 Stand: Seite 1 von 13

2 1. Einleitung Wir haben uns für die delegierte Mitarbeiter-Verwaltung entschieden, d.h. die Anlage und Verwaltung der Mitarbeiter obliegt der Verantwortung des Händlers. Zu diesem Zwecke bestimmt der Händler einen Administrator (ADMIN), der wiederum einzelne User/ Mitarbeiter anlegen, bearbeiten oder löschen kann. Zentral über ZA VS erfolgt nur noch die Verwaltung der ADMINs. Die Passwörter und Rollen für die User-Zugänge werden über das System RBAC (Role Based Access Control bedeutet Rollenbasierte Zugangskontrolle") verwaltet. 2. Anmeldung im Programm Rufen Sie die Landingpage KESS auf, klicken Sie auf den Button [Benutzerverwaltung] und melden Sie sich mit Ihren Anmeldedaten (User-ID/ Login-Name und Passwort) an. Stand: Seite 2 von 13

3 3. Erstanlage Administrator (ADMIN) 3.1 Standardprozess Die Händleradministratoren werden durch die Creditplus Bank (ZA VS) angelegt. Die Login-Daten für den Administrator werden schriftlich bereitgestellt. Danach ist jeder Händleradministrator selbst für die Anlage seiner User/ Mitarbeiter verantwortlich. Stand: Seite 3 von 13

4 3.2 Exkurs: Erstanlage im Zuge der BO-Ablösung Für die Erstanlage der Administratoren im Zuge der Ablösung von BendixOnline und Umstellung auf KESS wird die IT von der ZA mit den benötigten Daten beliefert. Die Daten werden in Form einer Excel-Tabelle zur Verfügung gestellt, diese wird durch IT in RBAC eingespielt. Die Händlernummer aus BO wird als Login-Name in RBAC hinterlegt, somit kann die Händlernummer dann als Username verwendet werden. Dennoch ist jedem User ebenfalls eine D-Nummer zuzuweisen. Als Passwort wird das BO-Passwort hinterlegt. Dem ADMIN werden automatisch die beiden Rollen Administrator und Verkäufer zugewiesen. Das alte Passwort und der Login-Name (Händlernummer) aus BO ist bei der Erstanmeldung sofort abzuändern. Für die Zweiradhändler wird eine Frist von 180 Tagen gesetzt, für die PKW-Händler von 90 Tagen. Stand: Seite 4 von 13

5 4. Anlage der Mitarbeiter/Verkäufer durch den ADMIN Rufen Sie die Landingpage KESS auf, klicken Sie auf den Button [Benutzerverwaltung] und melden Sie sich mit Ihren Anmeldedaten (User-ID/ Login-Name und Passwort) an. 4.1 Startmaske Klicken Sie auf den Button [Benutzerverwaltung], es erscheint der Button [Händler], klicken Sie auf den Button [Händler] und es erscheint ein weiterer Button [Neu]. Zur Anlage eines neuen Mitarbeiters klicken Sie auf [Neu]. Auf der Maske wird Ihnen weiterhin eine Liste aller Mitarbeiter unter Ihrer Händlernummer angezeigt (bei erstmaligem Aufruf ist diese Liste leer, bzw. wird nur der Administrator angezeigt). Über die entsprechenden Buttons in der Liste können Sie Mitarbeiterdaten ansehen, bearbeiten und löschen. Über die Funktion Suche können Sie, bei sehr vielen Mitarbeitern, gezielt nach einzelnen Mitarbeitern suchen. Klicken Sie auf den Button [NEU] und es öffnet sich die Maske Person. Erfassen Sie die mit * gekennzeichneten Pflichtfelder. Stand: Seite 5 von 13

6 4.2 Maske Person Erfassen Sie die mit * gekennzeichneten Pflichtfelder. Klicken Sie nach erfolgter Erfassung auf den Reiter [Kontakt] und Sie kommen in die Maske Kontakt. Hinweis: Bedeutung der Funktionen <<zurück / speichern / verwerfen: zurück = Wechsel auf Startseite speichern = speichert die erfassten Daten. Achtung: macht erst in der letzten Maske Sinn, vorher zeigt System Fehlermeldung über nicht erfasste Felder der Folgemasken! verwerfen = löscht die erfassten Daten 4.3 Maske Kontakt Erfassen Sie mindestens die mit * gekennzeichneten Pflichtfelder. Achten Sie insbesondere darauf, dass die adresse und ggf. Mobil-Telefonnummer gepflegt sind, um die korrekte Zustellung des Initial-Passwortes sicherzustellen. Klicken Sie nach erfolgter Erfassung auf den Reiter [Status] und Sie kommen in die Maske Status. Stand: Seite 6 von 13

7 4.4 Maske Status Erfassen Sie mindestens die mit * gekennzeichneten Pflichtfelder. Bitte bei Erstanlage den Status immer als aktiv erfassen! Felder: Status: aktiv = User/ Mitarbeiter ist angelegt und kann auf das Krediterfassungssystem zugreifen gesperrt (durch Admin) = User/ Mitarbeiter ist angelegt, Zugriff auf das Krediterfassungssystem ist nicht möglich, da der User/ Mitarbeiter durch den Admin gesperrt wurde gesperrt (Passwort falsch) = User/ Mitarbeiter ist angelegt, Zugriff auf das Krediterfassungssystem ist nicht möglich, da sich der User/ Mitarbeiter durch mehrfache (3- malige) Falscheingabe des Passwortes gesperrt hat. Der Admin muss den User/ Mitarbeiter wieder auf aktiv stellen Loginname: Jeder User/Mitarbeiter erhält bei Anlage eine individuelle User-ID in Form einer Buchstaben- Zahlenkombination (Beispiel D04711) über die er sich im System einloggen kann. Sinn und Zweck des zusätzlichen Login-Namens ist es, den Einstieg in das System für den User/ Mitarbeiter zu erleichtern, da er sich den selbst gesetzten Namen besser merken kann als die initial vergebene User-ID. Die Mindestlänge für den Login-Namen beträgt 8 Zeichen und darf nicht ausschließlich aus Zahlen bestehen. MA-Nummer: Hier kann zukünftig eine event. vorhandene Mitarbeiternummer des Users/Mitarbeiters erfasst werden, diese Funktionalität hat aktuell noch keine Auswirkungen! Versandweg neues Passwort: Hier entscheiden Sie auf welchem Weg Ihnen das Passwort zugestellt wird: = Sie erhalten Ihr Passwort per Mail an die angegebene adresse SMS = Sie erhalten Ihr Passwort per SMS an die angegebene Mobilfunk-Nummer Mündlich = Das neue Passwort wird Ihnen auf dem Bildschirm angezeigt Bitte beachten Sie: Hier wählen Sie lediglich den Versandweg des initialen Passwortes aus. Wenn später die Funktion Passwort vergessen in KESS genutzt werden soll, kann der Versandweg über den Menüpunkt Einstellungen in KESS festgelegt werden. Als Standardweg wird immer hinterlegt! Klicken Sie nach erfolgter Erfassung auf den Reiter [Rolle] und Sie kommen in die Maske Rolle. Stand: Seite 7 von 13

8 4.5 Maske Rolle Ordnen Sie dem Mitarbeiter die Rolle Verkäufer zu. Die Zuordnung erfolgt durch Klick auf Verkäufer in der Box Alle Händler Rollen, über die >> Taste wird die Rolle in die Box Zugeordnete Rollen übernommen. Achtung: Sie sollten einem zweiten User/Mitarbeiter die Rolle Administrator zuweisen, sollte der eigentliche Administrator nicht zur Verfügung stehen, kann dieser ebenfalls Mitarbeiter neu anlegen bzw. Passwörter zurücksetzen oder neu vergeben. Nach der Anlage des Users/ Mitarbeiters bitte die Daten speichern! Stand: Seite 8 von 13

9 4.6 Vergabe Initial-Passwort 1.) Mündlich: Die ID-Nummer und das initiale Passwort werden Ihnen auf dem Bildschirm angezeigt. Über die Tastenkombination Strg+P können Sie die Seite ausdrucken. 2.) Die ID-Nummer wird Ihnen auf dem Bildschirm angezeigt, das initiale Passwort wird Ihnen an die angegebene adresse gesendet. 3.) SMS: Die ID-Nummer wird Ihnen auf dem Bildschirm angezeigt, das initiale Passwort wird Ihnen an die angegebene Mobil-Telefonnummer gesendet. Das Initial-Passwort hat eine Gültigkeit von 90 Tagen, bei der ersten Anmeldung im Krediterfassungssystem wird der User/Mitarbeiter aufgefordert, das Passwort zu ändern. Stand: Seite 9 von 13

10 5. Änderung Initial-Passwort bei Erstanmeldung Schritt 1: Melden Sie sich mit Ihrer Mitarbeiter-ID oder Ihrem Login-Namen und Ihrem Initial-Passwort an. D ihi2 Schritt 2: Jetzt werden Sie aufgefordert eine Sicherheitsfrage auszuwählen und zu beantworten. Die Sicherheitsfrage/ Antwort wird benötigt, wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben und ein neues Passwort generieren wollen. Stand: Seite 10 von 13

11 Schritt 3: Vergeben Sie ein neues, individuelles Passwort. Hinweis: Anforderungen an das Passwort: Ihr neues Passwort muss folgenden Kriterien entsprechen: Mindestlänge 8 Zeichen Nicht mehr als 3 gleiche Zeichen hintereinander Mindestens 3 der folgenden Elemente müssen enthalten sein: Großbuchstaben Kleinbuchstaben Nummern Sonderzeichen Stand: Seite 11 von 13

12 6. Statusänderung Passwort Der ADMIN meldet sich hierzu in RBAC an und wählt in der Liste der Mitarbeiter den entsprechenden Mitarbeiter aus. Klicken Sie auf das Icon [bearbeiten]. 6.1 Passwort gesperrt (Passwort falsch) Nach 3-maliger Falscheingabe wird das Passwort automatisch gesperrt. Klicken Sie auf den Reiter [Status] und setzen Sie den Status auf aktiv. Wählen Sie in der Combobox Passwort zurücksetzen aus, ob Sie nur das Passwort oder auch die Sicherheitsfrage zurücksetzen wollen. Wählen Sie in der Combobox Versandweg neues Kennwort aus, auf welchem Wege dem User/Mitarbeiter sein neues Passwort mitgeteilt wird. Klicken Sie auf [speichern] und beim ersten Login wird der Mitarbeiter dann wieder aufgefordert, sich ein neues Passwort und ggf. eine Sicherheitsfrage zu vergeben. Stand: Seite 12 von 13

13 6.2 Sperren eines Users/ Mitarbeiters Sie haben die Möglichkeit einen Mitarbeiter zu sperren, klicken Sie auf den Reiter [Status] und setzen Sie den Status auf gesperrt (durch Admin). Klicken Sie auf [speichern] und der User/ Mitarbeiter kann sich nicht mehr im System anmelden. Zum entsperren setzen Sie den Status auf aktiv und klicken auf [speichern]. 7. User/ Mitarbeiter löschen Der ADMIN meldet sich hierzu in RBAC an und wählt in der Liste der Mitarbeiter den entsprechenden Mitarbeiter aus. Klicken Sie auf das Icon [löschen]. Es öffnet sich ein Layer mit dem Hinweis: Möchten Sie wirklich diesen Datensatz löschen? Bestätigen Sie mit Ja und der User/ Mitarbeiter ist gelöscht. Stand: Seite 13 von 13