WIRKSAME PRÄSENTATIONEN

Transkript

1 WIRKSAME PRÄSENTATIONEN

2 Präsentationen sind ein guter Weg, um Ihre Botschaft an eine Gruppe zu kommunizieren. Sie sind eine Möglichkeit, um Ihr Publikum in einem Raum in einem Zwei-Wege-Dialog zu versammeln. Verwenden Sie Präsentationen um: ein Publikum dazu zu bringen eine bestimmte Vorgehensweise an den Tag zu legen etwas zu vermitteln, dass Sie dem Publikum mitgeben wollen Informationen ganz nach den Bedürfnissen eines bestimmten Nutzers zu gestalten ein Diskussionsforum von kontroversen oder anspruchsvolle Ideen zu bieten herauszufinden, wie die Menschen auf eine Situation oder eine Idee reagieren Engagement und Ausrichtung zu verstärken ein Publikum dazu zu bringen sich an der Gestaltung einer Problemlösung zu beteiligen. Es gibt viele verschiedene Arten von Präsentationen die spezifische Anforderungen erfüllen. Dies sind einige Beispiele: Verkauf - Vorteile und Gründe für den Kauf Überzeugung - Gründe eine bestimmte Idee oder einen bestimmten Pfad zu verfolgen Statusbericht - Der Fortschritt eines Projekts, einer Task Force oder von Produktverkäufen Produkt Demonstration - wie etwas funktioniert Business Plan oder Strategie - Was als nächstes zu tun ist. Was sind die Ziele Detaillierte Informationen zu Teilen ist keine gute Verwendung für eine Präsentation. Das Publikum wird sich nicht an Details erinnern. Sie können eine Präsentation dazu nutzen, ein Publikum zu einer großen Veränderung oder einer Initiative zu informieren, aber für die Details sollten die schriftlichen Formen der Kommunikation verwendet werden. Also entscheidet der Zweck die Art der Präsentation. Außerdem sollte Ihre Präsentation ausgerichtet sein auf: die Größe des Publikums (groß, mittel, klein) die Formalität der Situation die Regelmäßigkeit der Treffen (einmalig, gelegentlich, häufig) die Tageszeit und weitere Angaben Einrichten Ihrer Präsentation Das Ziel der Präsentation ist das Ergebnis, das Sie erreichen möchten: Überzeugung, Diskussion, Buy-in, Feedback oder Verkauf. Das treibt die Entwicklung Ihrer Präsentation an. Beginnen Sie, indem Sie sich fragen: "Warum mache ich diese Präsentation?" und "Was will ich, dass mein Publikum als Ergebnis macht?" Wollen Sie informieren, überzeugen oder verkaufen? Wollen Sie, dass das Publikum versteht, lernt, oder Maßnahmen ergreift? Beachten Sie den Unterschied zwischen ob Sie ein Budget präsentieren so dass das Publikum es versteht oder es dafür stimmen soll! Möchten Sie Einsatz aus dem Publikum? Fügen Sie Ihrem Ziel Beispiele und Details hinzu, die Ihnen helfen Ihr Ziel zu erreichen. Lassen Sie alles überflüssige oder störende weg.

3 Eine Präsentation ist ein interaktiver Dialog zwischen Ihnen und Ihrem Publikum. Je besser Sie Ihre Zuhörer verstehen, desto besser können Sie Ihre Präsentation anpassen. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Fragen beantworten können: Ist das Thema für diese Zielgruppe kontrovers, bekannt oder neu - oder eine Kombination? Wer sind sie und was ist ihre Beziehung zu Ihrem Thema? Wie gut sind sie über das Thema informiert? Was brauchen sie, um Bescheid zu wissen? Was erwarten sie von der Veranstaltung? Von Ihrer Präsentation? Sind sie an eine bestimmte Präsentationsform gewöhnt? Was wissen sie über Sie, was müssen sie wissen? Wie denken sie über Sie? Warum sind sie hier? Freiwillig oder weil sie müssen? Werden sie wahrscheinlich begeistert sein? Höflich? Freundlich? Gibt es noch andere Hindernisse oder Erwartungen die Sie berücksichtigen müssen? Sie präsentieren nicht in einem Vakuum. Der Kontext Ihrer Präsentation spielt eine wichtige Rolle darin, wie die Präsentation aufgenommen wird. Sie müssen sich der folgenden Probleme bewusst sein: Ist die Situation formell oder informell? Wenn Sie präsentieren, wird das Publikum gerade gegessen, getrunken oder gearbeitet haben oder gerade etwas Aktives gemacht haben? Werden sie müde oder aufmerksam sein? Wann war die letzte Pause? Wer spricht vor Ihnen? Wer kommt nach Ihnen? Wie wirkt sich dies auf die Reaktion des Publikums aus? Sind Sie der erste oder der letzte Redner des Programms? Der Tag? Der Morgen oder Nachmittag? Sind Sie auf Fragen vorbereitet oder verteilen Sie Kopien Ihrer Präsentation? Wie viel Zeit haben Sie für die Präsentation? Können Sie Ihre Nachricht in dieser Zeit rüberbringen? Wird die physische Situation der Präsentation eine Anpassung Ihres Vortrags nötig machen? Welche Kontrolle haben Sie über die physische Umwelt? Definieren Sie Ihre Kernbotschaft: Woran sollen sich die Menschen erinnern und wie sollen sie anschließend handeln. Diese Information ergibt sich direkt aus Ihrem definierten Ziel. Sie können eine Reihe von unterstützenden Argumenten, Ideen und Fakten haben, aber nur eine zentrale Botschaft. Organisieren Sie Ihre Präsentation Sobald Sie die Basis für Ihre Präsentation haben, müssen Sie sie organisieren. Eine gut organisierte Präsentation wird das Publikum dazu bringen zuzuhören und die Wahrscheinlichkeit, dass Sie Ihr Ziel erreichen, steigt. Alle Präsentationen haben vier Teile: die Eröffnung, das Problem oder die Notwendigkeit, die Lösung, und der Handlungsschritt.

4 Während der Eröffnung, verwenden Sie ein "Haken" ein Kommentar, eine Frage, eine relevante Geschichte, oder ein Beispiel um das Interesse und die Aufmerksamkeit des Publikums zu bekommen. Benutzen Sie die Eröffnung für das Folgende: Definieren Sie den Zweck der Präsentation. Beweisen Sie Ihre Glaubwürdigkeit. Fragen Sie sich: "Welche meiner Informationen wird dieses besondere Publikum beeindrucken?" und betonen Sie diese. Oder nutzen Sie gegebenenfalls eine andere Person mit Autorität oder Glaubwürdigkeit, die Ihre Präsentation vorstellt. Beschreiben Sie die Bedeutung des Themas für das Publikum: Was ist drin für sie? Fassen Sie ganz kurz die wichtigsten Punkte zusammen die abgedeckt werden. Der zweite Teil der Präsentation ist die Problemstellung. Hier sollten Sie dem Publikum klar machen, warum Ihre Message wichtig ist ein klares Bedürfnis oder Problem entwickeln, dass Sie und das Publikum gemeinsam lösen die relevanten Argumente, Beispiele und eine Vielfalt an Trägermaterial miteinbringen um Interesse zu erzeugen ohne vom zentralen Punkt abzuweichen das Publikum miteinbeziehen, indem Sie nach ihren Anregungen und ihren Bedürfnissen und Problemen fragen die Akzeptanz abfragen, indem Sie nach Feedback fragen, wenn nötig Der dritte Teil der Präsentation, die Lösung, macht dem Publikum klar, wie das Problem Ihrer Meinung nach gelöst werden soll oder der Bedarf gedeckt werden soll. Hier werden Sie dem Publikum helfen die Vorteile der Lösung sichtbar zu machen dem Publikum einen Weg nach vorn zeigen Ihre Lösung im Hinblick auf die Bedürfnisse des Publikums zuschnitzen sicherstellen, dass die Dringlichkeit Ihrer Lösung der Notwendigkeit angepasst ist Zum Abschluss brauchen Sie einen starken Aufruf zum Handeln. Hier werden Sie die Kernaussage der Präsentation bekräftigen Ihrer Eröffnungspunkte in den Schlusskommentar integrieren Empfehlen zu Handeln Vereinbarungen vorschlagen Engagement oder Buy-in erhalten Einen Abschluss bieten Damit das Interesse Ihres Publikums hoch bleibt, miteinbeziehen Sie Vielfalt in der Tonhöhe, Zeit, Geschwindigkeit, und Körpersprache persönliche Geschichten Analogien Humor Beispiele Zitate Illustrationen Gutachten

5 Statistik Diagramme und Grafiken Einbeziehung des Publikums Ihre Energie, Körpersprache und Blickkontakt Mit Visuals Verwenden Sie visuelle Hilfsmittel, um Ihrem Publikum zu helfen Aufrechterhaltung der Aufmerksamkeit Erinnern an die Fakten Verstehen von Ideen, Beziehungen oder physikalischen Layouts Erkennen, dass Sie sich auf ein neues Thema zu bewegen Visuals helfen einen Punkt zu betonen, aber es gibt einige Bereiche, in denen sie besonders wirksam sind. Eröffnung. Helfen Sie Ihrem Publikum den Fokus auf den Zweck der Präsentation zu legen. Um die Tagesordnung zu präsentieren. Listen Sie die wichtigsten Elemente auf. Um wichtige Punkte zu markieren. Verwenden Sie denkwürdige Worte und Phrasen oder illustrieren Sie Punkte mit Diagrammen oder Graphen. Überarbeitung eines strukturierten Prozesses. Analysieren Sie den gesamten Prozess und relevante Eckpunkte. Um zu schließen. Enden Sie mit einem starken Bild der Nachricht, von der Sie wollen, dass sie das das Publikum mitreißt. Bedenken Sie jedoch, dass, wenn das Publikum auf Visuals schaut, es nicht auf Sie schaut - halten Sie also Visuals auf einem Minimum. Und, vermeiden Sie Wort-Folien als Anhaltspunkt, sondern kennen Sie Ihre Rede gründlich. Sie haben viele Möglichkeiten für Ihre Grafik, einschließlich Overhead Folien, Dias, PC-basierte Folien, Flipcharts und Handouts. Bei der Auswahl aus diesen Medien, müssen Sie Flexibilität, Kosten und Angemessenheit für Ihre Präsentation beachten. Remember, however, that when the audience is looking at a visual, it is not looking at Nicht alle Visuals verbessern eine Präsentation. Um wirksam zu sein, sollten Visuals Einfach sein Grafiken, Icons und Symbole verwenden um ein Konzept zu verstärken oder zu kommunizieren Schlüsselwörter verwenden, nicht ganze Sätze Nur ein Konzept pro Folie oder Overhead enthalten Nur drei bis sechs Theorien auf jedem Blatt Flipchart enthalten Farbe verwenden wo möglich, aber nicht übermäßig

6 Effektiv präsentieren Selbst professionelle Redner werden nervös. Der Schlüssel zur erfolgreichen Präsentation, ist wie Sie mit der Angst umgehen. Proben ist ein guter Weg, um die Angst zu bekämpfen. Proben mit der Ausrüstung und Visuals die Sie tatsächlich bei der Veranstaltung verwenden. Proben Sie jedes Mal wenn Sie üben die gesamte Präsentation. Proben Sie laut und, wenn möglich, vor einem Freund oder Kollegen. Ansonsten mit einem Band oder Videorecorder üben. Proben Sie, bis die Präsentation nicht mehr auswendig gelernt klingt. Konzentrieren Sie sich auf das Thema und den Wunsch, es zu kommunizieren, nicht auf Ihre Notizen Sobald Sie tatsächlich in den Raum mit dem Publikum sind Ihre Nachrichten, Ihre Materialien, und sich selbst vorbereitet haben, können Sie sich darauf konzentieren eine möglichst mitreißende Präsentation zu liefern. Sie erzielen die beste Leistung, wenn Sie effektiv sprechen, nutzen Sie Ihre Stimme effektiv, und stellen Sie ein positives Bild dar. Wie man effektiv spricht Machen Sie Ihre Präsentation in Konversationsform. Sprechen Sie nicht von einem Skript. Sprechen Sie nur aus Ihren Notizen, wenn Sie müssen. Vermeiden Sie den Gebrauch von Jargon oder Begriffen, die dem Publikum nicht vertraut sein könnten. Stellen Sie Blickkontakt her. Vermeiden Sie es hinter einem Podium zu stehen. Gehen Sie um Ihr Publikum herum oder benutzen Sie Bewegungen, wenn Sie steuern möchten, mehr Engagement zu bekommen. Sehen Sie sich das Publikum an um nonverbale Anhaltspunkte zu bekommen. Gestikulieren Sie entspannt und natürlich und klimpern Sie nicht mit Schlüssel oder Münzen in den Taschen. Atmen sie. Es hilft Ihnen, zu entspannen und reduziert Wörter wie "ähm". Die Forschung zeigt, dass Sprache und Ton für ein Drittel der Menschen den emotionalen Aspekt der Nachricht ausmacht, die Ihr Publikum erhält. Also an der eigenen Stimme arbeiten und wie Sie projizieren kann signifikante positive Auswirkungen haben. Halten Sie den Klang Ihrer Stimme natürlich. Sprechen Sie laut genug wenn Sie nicht über ein Mikrofon sprechen. Überprüfen Sie die Akustik, wenn Sie proben. Verwenden Sie ein Mikrofon für eine große Gruppe oder einem großen Raum, und üben Sie vorher eine komfortable Sprach-Lautstärke zu finden. Vermeiden Sie eine Schnellfeuer-Rede oder eine langwierige Rede. Üben Sie mit einem Tonbandgerät oder einem Kollegen um Feedback zu erhalten. Ausdrucksstark sein: Nicht monoton sprechen. Heben und senken Sie Ihre Stimme, um Ihren Punkt zu machen. Aussprechen: Sprechen Sie Worte klar aus.

7 Ihr Selbstvertrauen und Engagement, Ihre Nachricht wiederzugeben, wird in Ihrem Verhalten und Ihrer Körpersprache widergespiegelt. Um Ihre Effektivität zu optimieren, stellen Sie sicher Folgendes tun: Spiegeln Sie Vertrauen durch Ihre Kleidung und Präsenz wieder. Achten Sie auf Ihre Mimik und vermitteln Sie Interesse am Publikum. Wenn Sie zu nervös sein, das gesamte Publikum anzusehen, konzentrieren Sie sich stattdessen auf den Einzelnen. Stellen Sie Blickkontakt mit dem Publikum her. Umgang mit Fragen Einige Leute glauben, wenn es keine Fragen gibt, ist die Präsentation ein Erfolg. Allerdings, wenn Ihre Zuhörer engagiert sind und mitarbeiten, haben sie höchstwahrscheinlich Fragen an Sie. Seien Sie bereit, ihre Fragen zu beantworten. Antizipieren Sie Fragen durch die Konzentration auf die Bedenken Ihrer Zuhörer und wie Ihre Präsentation Sie begeistern könnte. Gehen Sie Ihren Vortrag mit jemand anderem durch und bitten um seine oder ihre Fragen. Lassen Sie Ihr Publikum wissen, wann Sie Fragen beantworten und warum. Unter Fragen am Ende Ihrer Präsentation können Sie Ihre Diskussion abzuschließen und sicher sein, das Publikum hat das ganze Bild. Dies ist die typische Vorgehensweise. Achten Sie darauf, den Übergang zu Q & A deutlich zu machen. Wenn das Publikum groß ist oder die Präsentation wird aufgezeichnet, wiederholen Sie die Frage für das Publikum zu hören. Halten Sie die Kontrolle über die Q & A-Session durch Umformulierung der Frage und gibt die Antwort auf die ganze Gruppe, nicht nur auf den Fragesteller. Fragen während der Präsentation anzunehmen, hält die Leute engagiert und gibt Ihnen Feedback darüber, wie gut das Publikum Ihre Nachricht versteht. Allerdings kann dieser Ansatz dazu führen, dass Sie die Kontrolle über Ihren Vortrag verlieren. Wenn Sie diesen Ansatz wählen, können Sie entweder die Fragen so beantworten wie sie entstehen, oder Sie können die Fragen strukturiert in einer Fragepause beantworten. Wenn Sie die Antwort auf eine Frage nicht wissen, leiten Sie die Person zu einer Quelle für die Antwort oder machen Sie ein Angebot, die Antwort später zu geben. Auswerten Ihre Präsentation Die Auswertung Ihrer Präsentation ist ein wichtiger Bestandteil des Verständnisses ihrer Auswirkungen. Sie können Ihre Präsentation in den verschiedenen Phasen bewerten. Vor der Präsentation, üben Sie Ihre Präsentation vor Test Publikum und holen Sie sich Feedback. Nehmen Sie Menschen, die ähnlich wie Ihr Zielpublikum sind. Zum Beispiel, wenn Sie vor Experten eines Themas präsentieren, proben Sie vor einen Fachmann. Testen Sie möglichst viele Funktionen Ihrer Präsentation: die Visuals, Logik, usw.

8 Während der Präsentation, achten Sie auf Hinweise, die Ihnen helfen die Reaktion des Publikums abzuschätzen. Körpersprache kann auf Interesse oder Langeweile hinweisen: Nicken Zuhörer im Einvernehmen oder sitzen Sie mit verschränkten Armen? Die Fragen, die gefragt werden können Ihnen dabei helfen, Bereiche Ihrer Präsentation zu identifizieren, die der Klärung bedürfen. Nach der Präsentation, beurteilen Sie ihre allgemeine Wirksamkeit. Bitten Sie um glaubwürdiges Feedback von Teilnehmern. Beachten Sie, was gut gelaufen ist und was verbessert werden muss. Wurde Ihr Ziel erreicht? Haben Sie den Verkauf? Überzeugten Sie das Publikum Ihre Empfehlung anzunehmen? War das Publikum engagiert und aufmerksam? Wenn Sie vorhaben die Präsentation erneut zu halten, welche Änderungen werden Sie machen, um sie zu verbessern? Was haben Sie gelernt? ZUSAMMENFASSUNG Schritte zum Einrichten einer Präsentation 1. Definieren Sie Ihre Ziele. 2. Wählen Sie eine Strategie, die mit Ihrem Ziel übereinstimmt. 3. Lernen Sie Ihr Publikum kennen. 4. Passen Sie Ihre Präsentation auf Ihr Publikum an. Schritte zum Erstellen einer Präsentation 1. Machen Sie ein Brainstorming. 2. Identifizieren Sie Ihre Nachricht und unterstützende Fakten. 3. Wählen Sie die Anzahl der Punkte. 4. Organisieren Sie Ihre Punkte. 5. Bereiten Sie eine Liste der möglichen Fragen und Einwände vor, und entscheiden Sie wie Sie sie lösen, wenn sie entstehen. 6. Planen Sie Ihre Visuals und Trägermaterialien Schritte zum Üben und Auswerten 1. Proben. 2. Feedback sammeln vor Ihrer Präsentation. 3. Bewerten Sie die Fortschritte Ihrer Präsentation, während Sie präsentieren. 4. Bewerten Sie Ihre Präsentation, nachdem Sie fertig sind. 5. Denken Sie darüber nach, was Sie gelernt haben und verwenden Sie Ihr neues Wissen um Ihre nächste Präsentation zu verbessern.