Die Bewerberin/der Bewerber kann Änderungen im Karriereprofil mittels der bereitgestellten Anwendung vornehmen.

Transkript

1 Datenschutzerklärung Die vorliegende Datenschutzerklärung umfasst drei getrennte Datenanwendungen, die im Wege der Jobbörse der Republik Österreich verfügbar gemacht werden: Die erste Datenanwendung umfasst die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Karriereprofil. Die zweite Datenanwendung umfasst das Freigeben des Karriereprofils zur Einsichtnahme für die Bundesministerien und andere Rechtsträger und die Verwendung von Daten durch die Einsicht nehmenden Bundesministerien und Rechtsträger zum Zweck der Rekrutierung von Personen. Für die Freigabe ist es Voraussetzung, dass zuvor ein Karriereprofil angelegt wurde. Die dritte Datenanwendung umfasst die Verwendung von Daten im Rahmen der Bewerbung bei den Bundesministerien und anderen Rechtsträgern. Für die Bewerbung ist es Voraussetzung, dass zuvor ein Karriereprofil angelegt wurde. Die Zustimmung zur Datenverwendung kann nur zu allen Datenanwendungen gemeinsam abgegeben werden. Die Verwendung von Daten für die zweite Datenanwendung erfolgt jedoch ausschließlich im Falle der Freigabe des Karriereprofils durch die Bewerberin/den Bewerber. Die Verwendung von Daten für die dritte Datenanwendung erfolgt ausschließlich im Falle der Bewerbung oder Initiativbewerbung durch die Bewerberin/den Bewerber. 1) Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Karriereprofil Zweck der Verarbeitung der Daten: Grundsätzliches: Zur Bewerbung bei den Bundesministerien und anderen an der Jobbörse der Republik Österreich teilnehmenden Rechtsträgern muss die Bewerberin/der Bewerber im ersten Schritt ein elektronisches Karriereprofil im Rahmen der vom Bundesministerium für Finanzen bereitgestellten Anwendung (Applikation PM-SAP) anlegen. Dieses Karriereprofil kann die Bewerberin/der Bewerber im zweiten Schritt freigeben und/oder dazu nutzen, um Bewerbungen an die Bundesministerien und andere Rechtsträger zu übermitteln. Dabei werden Daten aus dem Karriereprofil an jenes Bundesministerium oder jenen Rechtsträger übermittelt, das/der in das freigegebene Profil Einsicht nimmt oder an das/den die Bewerbung gerichtet wird. Davon erfasst sind nicht nur Bewerbungen auf konkret ausgeschriebene Stellen, sondern auch Initiativbewerbungen. Für die Datenverwendung von Daten aus dem Karriereprofil im Rahmen einer Freigabe oder einer konkreten Bewerbung bzw. Initiativbewerbung finden die unter Pkt. 2 bzw. 3 angefügten Datenschutzerklärungen Anwendung. 1

2 Datenschutzrechtliche Rollenverteilung/Dienstleistervereinbarung: Vor dem Anlegen eines Karriereprofils muss die Bewerberin/der Bewerber vom Bundesministerium für Finanzen als Auftraggeber der Benutzerverwaltung Zugangsdaten (z.b. Benutzername, Kennwort) anfordern. Das Bundesministerium für Finanzen bedient sich der Bundesrechenzentrum GmbH (BRZ GmbH) als Dienstleister. Hinsichtlich der Inhalte des Profils wird das Bundesministerium für Finanzen hingegen als Dienstleister der Bewerberin/des Bewerbers tätig. Das Bundesministerium für Finanzen bedient sich dabei der Bundesrechenzentrum GmbH (BRZ GmbH) als Subdienstleister. Die Bewerberin/der Bewerber bleibt Auftraggeber der Daten in ihrem/seinem Karriereprofil. Mit der Annahme dieser Datenschutzerklärung kommt eine entsprechende Dienstleistervereinbarung zwischen der Bewerberin/dem Bewerber als Auftraggeber und dem Bundesministerium für Finanzen als Dienstleister hinsichtlich der Inhalte des Karriereprofils zustande. Die Bewerberin/der Bewerber vereinbart mit dem Dienstleister, die Anzahl ihrer/seiner abgesendeten Bewerbungen zu ermitteln und bei der Freigabe des Karriereprofils sowie bei Bewerbungen für die Bundesministerien und anderen Rechtsträger soweit erforderlich zur Bearbeitung von Mehrfachbewerbungen ersichtlich zu machen. Profilerstellung/Befüllung der Felder: Im Profil werden jene Felder, die obligatorisch auszufüllen sind, deutlich gekennzeichnet. Sollten diese nicht ausgefüllt werden, kann die Erstellung des Profils nicht erfolgen. Die Bewerberin/der Bewerber kann Änderungen im Karriereprofil mittels der bereitgestellten Anwendung vornehmen. Einsichtnahme/Übermittlung von Profildaten: Die Profildaten können bis zur Freigabe oder Absendung einer Bewerbung nur von der Bewerberin/dem Bewerber, ihrem/seinem Dienstleister und dessen Subdienstleister sowie dem Auftraggeber der Benutzerverwaltung bzw. dessen Dienstleister eingesehen werden. Der Auftraggeber der Benutzerverwaltung verpflichtet sich, die Zugangsdaten der Bewerberin/des Bewerbers zum Karriereprofil auf keinen Fall an Dritte zu übermitteln. Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung der von der Bewerberin/dem Bewerber angegebenen nicht-sensiblen Daten erfolgt aufgrund der freiwilligen Zustimmung der Bewerberin/des Bewerbers isd 8 Abs 1 Z 2 des Datenschutzgesetzes 2000 (DSG 2000), BGBl I 1999/168. Die Verarbeitung allfällig angegebener sensibler Daten (z.b. Foto, Religion, ethnischer Hintergrund) erfolgt aufgrund der freiwilligen ausdrücklichen Zustimmung der Bewerberin/des Bewerbers isd 9 Z 6 DSG In beiden Fällen ist ein Widerruf der Zustimmung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben möglich. Gemäß 10 DSG 2000 dürfen Auftraggeber bei ihren Datenanwendungen Dienstleister in Anspruch nehmen, wenn diese ausreichende Gewähr für eine rechtmäßige und sichere Datenverwendung bieten. Der Auftraggeber hat mit dem Dienstleister die hiefür notwendigen Vereinbarungen zu treffen und sich von ihrer Einhaltung durch Einholung der erforderlichen Informationen über die vom Dienstleister tatsächlich getroffenen Maßnahmen zu überzeugen. Dienstleister der Bewerberin/des Bewerbers für das Karriereprofil (außer für die Benutzerverwaltung): Bundesministerium für Finanzen, Hintere Zollamtsstraße 2b, 1030 Wien Subdienstleister für das Karriereprofil (außer für die Benutzerverwaltung): Auftraggeber für die Verarbeitung von Daten (Zugangsdaten) in der Benutzerverwaltung: Bundesministerium für Finanzen, Hintere Zollamtsstraße 2b, 1030 Wien Dienstleister des Auftraggebers für die Benutzerverwaltung: 2

3 Dauer der Datenspeicherung/Datenlöschung: Nach einem Zeitraum von einem Jahr werden die Registrierungsdaten im Karriereprofil gelöscht, sofern keine Bewerbung, Freigabe oder Änderung der Daten erfolgt. Eine Meldung der beabsichtigten Löschung wird an den Bewerber versendet. Der Bewerber hat die Möglichkeit, die Aufbehaltungsdauer zu verlängern. Kontakt: Bundesministerium für Finanzen Abteilung V/6 Hintere Zollamtsstraße 2b 1030 Wien Tel.: 01/ post.v-6@bmf.gv.at Zustimmungserklärung: Durch die Annahme der Datenschutzerklärung bestätigt die Bewerberin/der Bewerber, dass sie/er über die Verarbeitung und die Übermittlung ihrer/seiner Daten, wie oben angeführt, informiert wurde und der Verarbeitung im Sinne des 4 Z 14 ivm den 8 Abs 1 Z 2 und 9 Z 6 Datenschutzgesetz 2000 (DSG 2000) sowie dem Abschluss einer Dienstleistervereinbarung ausdrücklich zustimmt. Die Zustimmung kann jederzeit bei der unter Kontakt genannten Ansprechperson widerrufen werden. Der Widerruf der Zustimmung zur Datenverarbeitung hat gleichzeitig zur Folge, dass die Dienstleistervereinbarung aufgelöst wird. Ebenso hat eine Auflösung der Dienstleistervereinbarung zur Folge, dass die personenbezogenen Daten in der Benutzerverwaltung gelöscht werden. Der Widerruf sowie die Auflösung der Dienstleistervereinbarung führen daher jeweils zu einer damit verbundenen Löschung des Karriereprofils. Der Widerruf der Zustimmung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten oder die Auflösung der Dienstleistervereinbarung umfassen jedoch nicht die bereits aus dem Karriereprofil an das jeweilige Bundesministerium oder an den jeweiligen anderen Rechtsträger im Zuge der Bewerbung übermittelten Daten. Die Bewerbungen bleiben sohin auch dann aktiv, wenn das Karriereprofil gelöscht wird. Auf die Möglichkeit der Zurückziehung von Bewerbungen wird hingewiesen. 3

4 2) Verwendung von personenbezogenen Daten bei der Freigabe des Karriereprofils Zweck der Verarbeitung der Daten: Grundsätzliches: Die Bewerberin/der Bewerber kann ihr/sein Karriereprofil zur Einsichtnahme durch Bundesministerien und andere an der Jobbörse der Republik Österreich teilnehmende Rechtsträger freigeben. Einsichtnahme/Übermittlung von Profildaten im Rahmen der Freigabe: Freigegebene Profile können von einsichtsberechtigten Bundesministerien und anderen Rechtsträgern eingesehen und Daten aus den Profilen im Zusammenhang mit der Rekrutierung von Personen verwendet werden. Dabei ist zur Bearbeitung von Mehrfachbewerbungen auch ersichtlich, wie oft Bewerbungen versendet worden sind. Das Bundeskanzleramt kann zudem im Rahmen des Mobilitätsmanagements in freigegebene Profile Einsicht nehmen bzw. diese nach bestimmten Kriterien durchsuchen und Daten daraus verarbeiten und an Bundesministerien und andere an der Jobbörse teilnehmende Rechtsträger zur weiteren Verwendung im Zusammenhang mit der Rekrutierung von Personen übermitteln (siehe dazu die Website des Bundeskanzleramtes Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung der von der Bewerberin/dem Bewerber angegebenen nicht-sensiblen Daten erfolgt aufgrund der freiwilligen Zustimmung der Bewerberin/des Bewerbers isd 8 Abs 1 Z 2 des Datenschutzgesetzes 2000 (DSG 2000), BGBl I 1999/168. Die Verarbeitung allfällig angegebener sensibler Daten (z.b. Foto, Religion, ethnischer Hintergrund) erfolgt aufgrund der freiwilligen ausdrücklichen Zustimmung der Bewerberin/des Bewerbers isd 9 Z 6 DSG In beiden Fällen ist ein Widerruf der Zustimmung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben möglich. Gemäß 10 DSG 2000 dürfen Auftraggeber bei ihren Datenanwendungen Dienstleister in Anspruch nehmen, wenn diese ausreichende Gewähr für eine rechtmäßige und sichere Datenverwendung bieten. Der Auftraggeber hat mit dem Dienstleister die hiefür notwendigen Vereinbarungen zu treffen und sich von ihrer Einhaltung durch Einholung der erforderlichen Informationen über die vom Dienstleister tatsächlich getroffenen Maßnahmen zu überzeugen. Auftraggeber für die Verarbeitung von Daten im Rahmen des Mobilitätsmanagements: Bundeskanzleramt Ballhausplatz Wien Tel.: 01/ Auftraggeber von im Rahmen der Freigabe übermittelten Daten: Auftraggeber für die im Rahmen der Freigabe übermittelten Daten ist jenes Bundesministerium oder jener Rechtsträger, das/der in das Karriereprofil Einsicht nimmt und Daten aus dem Karriereprofil verwendet. Folgende Auftraggeber kommen daher in Betracht: - Bundesministerien und oberste Organe des Bundes - Nicht zum Bund gehörige Organe (insbesondere Organe anderer Gebietskörperschaften, Organe der Selbstverwaltung, Gemeinden und kommunale Einrichtungen, Anstalten öffentlichen Rechts sowie Unternehmen im Sinne des Art 126b B-VG), die nach Maßgabe der technischen Möglichkeiten an der Jobbörse der Republik Österreich teilnehmen. Eine vollständige und aktuelle Liste der teilnehmenden Rechtsträger ist auf der Website abrufbar. Dienstleister des Auftraggebers im Rahmen der Freigabe: 4

5 Bundesministerium für Finanzen, Hintere Zollamtsstraße 2b, 1030 Wien Subdienstleister im Rahmen der Freigabe: Kontakt: Der für die Kontaktaufnahme im Rahmen der Freigabe des Karriereprofils zuständige Auftraggeber (siehe Abschnitt Auftraggeber von im Rahmen der Freigabe übermittelten Daten ) sowie dessen telefonische Kontaktmöglichkeit sind den Informationen auf der Website zu entnehmen. Darüber hinaus kann vom Bewerber/von der Bewerberin das Bundesministerium für Finanzen, Hintere Zollamtsstraße 2b, 1030 Wien, Tel. 01/ , als Dienstleister kontaktiert werden. Der Dienstleister wird das Anbringen an den zuständigen Auftraggeber weiterleiten. Dauer der Datenspeicherung/Datenlöschung: Nach einem Zeitraum von einem Jahr werden die Registrierungsdaten im Karriereprofil gelöscht, sofern keine Bewerbung, Freigabe oder Änderung der Daten erfolgt. Eine Meldung der beabsichtigten Löschung wird an den Bewerber versendet. Der Bewerber hat die Möglichkeit, die Aufbehaltungsdauer zu verlängern. Personenbezogene Daten müssen im Übrigen nach den Vorgaben des DSG 2000 jedenfalls gelöscht werden, sobald sie nicht mehr benötigt werden. Zustimmungserklärung: Durch die Annahme der Datenschutzerklärung bestätigt die Bewerberin/der Bewerber, dass sie/er über die Verarbeitung und die Übermittlung ihrer/seiner Daten im Rahmen der Freigabe des Profils, wie oben angeführt, informiert wurde und der Verarbeitung im Sinne des 4 Z 14 ivm den 8 Abs 1 Z 2 und 9 Z 6 Datenschutzgesetz 2000 (DSG 2000) ausdrücklich zustimmt. Die Zustimmung kann jederzeit bei der unter Kontakt genannten Ansprechperson widerrufen werden. Ein Widerruf der Freigabe hat keine nachteiligen Wirkungen außer der damit verbundenen Beschränkung der Einsichtnahme für Bundesministerien und andere Rechtsträger. Nach dem Widerruf der Freigabe dürfen Bundesministerien und andere Rechtsträger, welche Daten aus dem Karriereprofil vor dem Widerruf verarbeitet haben, diese nicht weiter verwenden. Der Widerruf der Zustimmung umfasst jedoch nicht die Verwendung jener Daten, die in Folge der Freigabe bereits in einem konkreten Bewerbungsverfahren verwendet werden. Derartige Bewerbungen bleiben sohin auch dann aktiv, wenn die Freigabe widerrufen oder das Bewerberprofil gelöscht wird. Auf die Möglichkeit der Zurückziehung von Bewerbungen wird hingewiesen. 5

6 3) Verwendung von Daten im Rahmen der Bewerbung bei den Bundesministerien oder anderen Rechtsträgern Zweck der Verwendung der Daten: Im Rahmen der Bewerbung für eine ausgeschriebene Stelle bzw. einer Initiativbewerbung bei einem Bundesministerium oder einem anderen Rechtsträger werden die Daten aus dem Karriereprofil im Wege des Bundesministeriums für Finanzen als Dienstleister der Bewerberin/des Bewerbers gemeinsam mit dem Bewerbungsschreiben der Bewerberin/des Bewerbers an jenes Bundesministerium oder jenen Rechtsträger übermittelt, an welches/welchen die Bewerbung gerichtet ist, und im Bewerbungsverfahren verwendet. Dabei ist zur Bearbeitung von Mehrfachbewerbungen auch ersichtlich, wie oft Bewerbungen versendet worden sind. Der Auftraggeber, an den die Bewerbung gerichtet ist, verpflichtet sich, die Daten der Bewerberin/des Bewerbers auf keinen Fall an Dritte zu übermitteln. Rechtsgrundlage: Die Verwendung der von der Bewerberin/dem Bewerber angegebenen nicht-sensiblen Daten erfolgt aufgrund der freiwilligen Zustimmung der Bewerberin/des Bewerbers isd 8 Abs 1 Z 2 des Datenschutzgesetzes 2000 (DSG 2000), BGBl I 1999/168. Die Verwendung allfällig angegebenen sensibler Daten (z.b. Foto, Religion, ethnischer Hintergrund) erfolgt aufgrund der freiwilligen ausdrücklichen Zustimmung der Bewerberin/des Bewerbers isd 9 Z 6 DSG In beiden Fällen ist ein Widerruf der Zustimmung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben möglich. Gemäß 10 DSG 2000 dürfen Auftraggeber bei ihren Datenanwendungen Dienstleister in Anspruch nehmen, wenn diese ausreichende Gewähr für eine rechtmäßige und sichere Datenverwendung bieten. Der Auftraggeber hat mit dem Dienstleister die hiefür notwendigen Vereinbarungen zu treffen und sich von ihrer Einhaltung durch Einholung der erforderlichen Informationen über die vom Dienstleister tatsächlich getroffenen Maßnahmen zu überzeugen. Auftraggeber von im Rahmen der Bewerbung übermittelten Daten: Auftraggeber für die im Rahmen der Bewerbung an Bundesministerien übermittelten Daten ist jenes Bundesministerium oder jener andere Rechtsträger, an das/den die Bewerbung gerichtet ist. Folgende Auftraggeber kommen daher abhängig von der Bewerbung in Betracht: - Bundesministerien und oberste Organe des Bundes - Nicht zum Bund gehörige Organe (insbesondere Organe anderer Gebietskörperschaften, Organe der Selbstverwaltung, Gemeinden und kommunale Einrichtungen, Anstalten öffentlichen Rechts sowie Unternehmen im Sinne des Art 126b B-VG), die nach Maßgabe der technischen Möglichkeiten an der Jobbörse der Republik Österreich teilnehmen. Eine vollständige und aktuelle Liste der teilnehmenden Rechtsträger ist auf der Website abrufbar. Dienstleister des Auftraggebers: Bundesministerium für Finanzen, Hintere Zollamtsstraße 2b, 1030 Wien Subdienstleister des Auftraggebers: Kontakt: Der für die Kontaktaufnahme zuständige Auftraggeber (siehe Abschnitt Auftraggeber von im Rahmen der Bewerbung übermittelten Daten ) sowie dessen telefonische Kontaktmöglichkeit sind den Informationen auf der Website zu entnehmen. 6

7 Darüber hinaus kann vom Bewerber/von der Bewerberin das Bundesministerium für Finanzen, Hintere Zollamtsstraße 2b, 1030 Wien, Tel. 01/ , als Dienstleister kontaktiert werden. Der Dienstleister wird das Anbringen an den zuständigen Auftraggeber weiterleiten. Dauer der Datenspeicherung/Datenlöschung: Nach einem Zeitraum von drei Jahren und drei Monaten nach der Absage bzw. dem Rückzug der Bewerbung sind die Bewerbungsdaten zu löschen. Die Löschung der Daten zur Bewerbung erfolgt unabhängig vom Bestehen eines Karriereprofils. Zustimmungserklärung: Durch die Annahme der Datenschutzerklärung bestätigt die Bewerberin/der Bewerber, dass sie/er über die Verarbeitung und die Übermittlung ihrer/seiner Daten, wie oben angeführt, informiert wurde und der Verarbeitung im Sinne des 4 Z 14 ivm den 8 Abs 1 Z 2 und 9 Z 6 Datenschutzgesetz 2000 (DSG 2000) ausdrücklich zustimmt. Die Zustimmung kann jederzeit beim zuständigen Auftraggeber widerrufen werden. Zum Widerruf der Zustimmung zur Verwendung von Daten im Rahmen der Bewerbung bei den Bundesministerien oder anderen Rechtsträgern wird darauf hingewiesen, dass trotz Widerrufs die Bewerbungsdaten sowie die an den Auftraggeber übermittelten Profildaten der Bewerberin/des Bewerbers für die Dauer bis zur Verjährung eines allfälligen Rechtsanspruches weiterhin aufbewahrt werden. 7