Dokumentenmanagementsystem - Einführungsbeispiel in der Praxis eines kommunalen Gebietsrechenzentrums

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Dominik Pfaff
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1 Dokumentenmanagementsystem - Einführungsbeispiel in der Praxis eines kommunalen Gebietsrechenzentrums MEMO-Tagung in Münster

2 Gliederung Vorstellung der Kommunalen Datenzentrale Westfalen-Süd Die DMS-Anfänge Das DMS-Auswahlverfahren Das DMS-Einführungsprojekt Folie 2

3 Die Kommunale Daten Zentrale Westfalen-Süd mit Sitz in Siegen 18 Städte und Gemeinden 2 Kreise ca Beschäftigte Zentraler Betrieb von über 100 IT-Verfahren Beratung Betreuung Betrieb 1.841,6 km Fläche ca Einwohner 69 Mitarbeiter/innen DMS-Team: 1,5 MA/innen Folie 3

4 Die Kommunale Daten Zentrale Westfalen-Süd Folie 4

5 Die DMS-Anfänge 1.Versuch: 2002 Projektgruppe Elektronische Schriftgutverwaltung auf der Basis eines einheitlichen Aktenplanes Ergebnis: Auswahl eines Produktes und Erfolgreiches Pilotprojekt in einer Kommune Restliche Kommunen blieben abwartend Folie 5

6 Die DMS-Anfänge 2. Versuch 2013 Bildung Projektgruppe mit externem Berater und Kunden (Entscheidern) aus 5 Städten und Gemeinden 2 Kreisen KDZ EU-weites Verhandlungsverfahren mit (vorgeschaltetem) Teilnahmewettbewerb 58 Anfragen der Unterlagen 18 Einsendungen der Unterlagen 9 Anbieter erfüllten die Anforderungskriterien 4 Anbieter haben ein Angebot abgegeben 4 Folie 6

7 Rahmenbedingungen Mandantenfähige zentrale Installation in der KDZ Server werden georedundant betrieben DMS muss (auch) über Citrix nutzbar sein DMS-Team: 1,5 Personen Standardisierte Vorgehensweise im Projekt Kundenverwaltungen sind über Richtfunk angebunden Seit 2006 für alle 20 Verbandskommunen in Betrieb 61 Richtfunkstandorte Entfernungen zw. 800 m und 21 km werden überbrückt Geschwindigkeiten von 155 Mbit/s bis 800 Mbit/s; Rathäuser mind. 300 Mbit/s Folie 7

8 Richtfunknetz der KDZ Folie 8

9 Inhalte Ausschreibung Als Teil der Ausschreibung wurde ein Lösungskonzept für die 10 Pilotprojekte der Projektgruppe gefordert: Ablage und Rechercheintegration des DMS in diverse Fachverfahren Diverse Teilprojekte zur allgemeinen Schriftgutverwaltung Ca. 100 DMS-User in der Pilotphase Bauordnung Personalwesen Allgemeine Schriftgutverwaltung Zulassung Finanzwesen Folie 9

10 Ausschreibungsergebnis Folie 10

11 Planung Einführungsprojekt 10 Teilprojekte im Einführungsprojekt (05/ /2017) Nr Projekt 1 KDZ; eakte für VertragsMGM 2 Kreis Olpe; Anbindung OK.Vorfahrt 3 Kreis Olpe; eakte im Bereich IT-Organisation 4 Hansestadt Attendorn; ebestellakte u. Freigabeprozess 5 Stadt Lennestadt; eakte im Bereich Liegenschaften 6 Stadt Freudenberg; eakte im Bereich zentrale Dienste 7 Kreis Siegen-Wittgenstein; Integration ProBauG 8 Stadt Lennestadt; Integration ProBauG 9 Stadt Bad Berleburg; Integration LOGA 10 Stadt Bad Berleburg; Integration newsystem kommunal Folie 11

12 Sachstand Einführungsprojekt Nr Projekt Status Dauer 1 KDZ; VertragsMGM 05/15-07/15 extra: allgemeine Schriftgutverwaltung (ASV) flächendeckend 05/15-2 Kreis Olpe; Anbindung OK.Vorfahrt 06/15-08/15 3 Kreis Olpe; ASV im Bereich IT-Organisation 08/15-01/16 extra: VertragsMGM 10/15 12/15 4 Hansestadt Attendorn; ASV im Bereich zentrale Dienste 08/15-01/16 5 Stadt Lennestadt; ASV im Bereich zentrale Dienste 08/15-01/16 extra: Liegenschaftsakte 01/16 - extra: TAPI-Schnittstelle 12/15 05/16 6 Stadt Freudenberg; ASV im Bereich zentrale Dienste 08/15-01/16 7 Kreis Siegen-Wittgenstein; Integration ProBauG 02/16 - extra: VertragsMGM im Bereich Verwaltung 02/16 04/16 extra: mobiler Client 05/16-8 Stadt Lennestadt; Integration ProBauG 02/16-9 Stadt Bad Berleburg; Integration LOGA 06/16-10 Stadt Bad Berleburg; Integration newsystem kommunal 09/16 - Folie 12

13 Ablauf eines Umsetzungsprojektes Am Beispiel der ASV-Einführung in einer Orga-Einheit : (Kennenlernen des Verfahrens ½- 1 Tag) Startworkshop 1 Tag Erstellung Lösungskonzept 1 Tag Installation der Lösung 2-3 Tage QS; Abnahme der Lösung 1 Tag Anwenderschulung Basis ½ Tag Vor-Ort-Support 1 Tag Projektabschluss ½ Tag Anwenderschulung Aufbau 1 Tag 3 4 Monate für 3 4 Kommunen parallel Folie 13

14 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Weitere Planung: Einsatz mobiler Endgeräte ; Start: 03/2016 Fragen? Weitere ASV-Einführungsprojekte beauftragt weiter geht s in Jutta Helsper -Projektleiterin DMSj.helsper@kdz-ws.net Folie 14

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