Arbeitskreis d.3ecm für Einsteiger und Umsteiger

Transkript

1 codia DMSforum 2015 Arbeitskreis d.3ecm für Einsteiger und Umsteiger

2 Agenda 09:00 9:20 Uhr Begrüßung u. Folienvortrag codia 09:20 09:35 Vortrag zum Scannen ( Herr Knoll ) 09:35 10:30 Demo Teil 1 codia ( Herr Brink ) 10:30 11:00 PAUSE 11:00 12:00 Anwenderbericht LRA Hassberge ( Frau Kiraly ) 12:00 13:00 MITTAGSPAUSE 13:00 14:00 Demo Teil 2 codia ( Herr Brink ) 14:00 15:00 Vortrag Einführung ECM ( codia Herr Theermann ) ENDE

3 codia Software GmbH Lösungsanbieter mit strategischer Ausrichtung auf Dokumenten Management, elektronische Archivierung, Vorgangsbearbeitung und egovernment Zielmarkt: Öffentlich Verwaltungen Kommunen, Hochschulen, Kommunal-und Landesbetriebe Langjährige Erfahrung mit 15+ Jahren Lösungskompetenz im Zielmarkt 50+ Mitarbeiter bundesweit mit Hauptsitz in Meppen 180+ direkt und indirekt betreute kommunale Anwender d.velop d.3ecm platinum partner

4 Was macht codia? Beratung Ist-Analyse (Dokumente, Akten, Ablagestrukturen, Prozesse) Technische und organisatorische Unterstützung Realisierung Projektmanagement Implementierung und Customizing von Standardprodukten d.3 codia DMS-Lösungen Individuelle Software-Entwicklung (Schnittstellen und Oberflächen) Integration in bestehende Anwendungen und Verfahren Test und Inbetriebnahme Betreuung Schulung Hotline Pflege und Wartung Scandienstleistungen, auch beim Kunden vor Ort!

5 codia Fachverfahrens- und Anwendungsintegrationen Grundsatz: Fachverfahren bleibt führendes Verfahren Transparenter Dokumentenzugriff aus dem Fachverfahren Automatisierte Belegübernahme bei Massendruck per COLD Metadaten / Dokumentattribute aus dem Fachverfahren Nutzung von Standardschnittstellen wie z. B. COM, SOAP (WebServices) Abgestimmte Schnittstellenlösungen mit Fachverfahrenshersteller Wartung und Support für Schnittstellenlösungen

6 codia Lösungen für Kommunalverwaltungen Integration in Fachverfahren codia Belegarchivierung (frühes und spätes Erfassen): INFOMA newsystem kommunal, AB- DATA, H&H HKR, SAP, UVN-FIN, CIP-Kommunal, FINANZ+, KIRP codia Steuern und Abgaben: INFOMA newsystem kommunal, AB-DATA, H&H HKR, UVN-FIN, C.I.P. -Kommunal, FINANZ+, OK.FIS VA codia Einwohnermeldewesen mit MESO Integration codia Bau: ProBAUG, GEKOS, cabs, Archikart codia PROSOZ 14 Plus codia Kfz-Zulassung: IKOL-KFZ, OK.VORFAHRT, ZW Expert, UVN-KFZ, codia Führerscheinwesen: Prokommunal FSW, IKOL-FS, OK.EFA codia Gesundheitsamt: ISGA, micropro health codia Überwachungsakte mit BALVI Integration codia Ordnungswidrigkeiten: pmowi, SC-OWI, IKOL-OWI, WiNOWiG codia Mahnung/Vollstreckung: Avviso codia Sozialamt: LÄMMkom, akdn-sozial, OPEN/PROSOZ codia Allgemeine Verkehrsangelegenheiten (Integration Ascherslebener Computer GmbH) codia Personalakte: LOGA, PAISY, KIDICAP, OK.PWS codia RIS: Somacos Session codia Umweltakte mit S&F KomVor Integration

7 codia Referenzkarte

8 d.3ecm DMS aus dem Münsterland

9 d.velop AG Anbieter von integralen Lösungen für Digitale, revisionssichere Archivierung Verwaltung von elektronischen Dokumenten Workflow gegründet Mitarbeiter am Hauptsitz der d.velop AG in Gescher in Westfalen Mehr als 500 Experten in der d.velop Gruppe 11 Tochtergesellschaft und Beteiligung in der d.velop Gruppe Über Kunden Beteiligung an der codia Software GmbH mit 25%

10 d.3 smart Clientanwendungen d.3 smart start d.3 smart mobile d.3 smart web d.3 web d.3 smart word d.3 smart outlook d.3 smart explorer

11 eakte im d.3ecm-system

12 Vorgangsbezogene Ablage in der eakte Akte / Vorgang Aktenmodell Dokumentdateien CI, NCI Fallakten Fachakten Sachakten Attribute z. B. Aktenzeichen, Kassenzeichen, Personennummer Dokumentarten z. B. Rechnung, Antrag, Angebot, Bestellung, Steuerdokumente)

13 eakte im d.3ecm-system Ziel: Ganzheitliche Elektronische Akte Unterschiedliche Dokumentenquellen: Office-Programme und , Papier (Scannen) Dateiablage und Internet Fachverfahren Langzeitstabile Dokumentenformate (TIFF, PDF/A) Integration/Anbindung Fachverfahren Recherche aus dem Fachverfahren Übernahme Dokumente und/oder Metadaten Office-Integration (Vorlagenmanagement) Berechtigungen / Zugriffskontrolle Elektronische Signatur Revisionssicherheit = Rechtssicherheit Aufbewahrungsfristen / Aussonderung

14 Sachakten Definierte Ablagestruktur und Metadaten (Akte-Vorgang-Dokument) Aktenplan als übergeordnetes hierarchisches Ordnungssystem Aktenschlüssel (Aktenzeichen, Vorgangsnummer) abgeleitet aus der Aktenplanzeichen der Betreffseinheit im Aktenplan Allgemeine Schriftgutverwaltung (organisationsübergreifend)

15 Fall- und Fachakten Fachspezifische Ablagestruktur bzw. Aktenebenen und Metadaten Anbindung bzw. Integration von Fachverfahren per Schnittstelle Fachspezifischer Aktenschlüssel aus Fachverfahren (z. B. Kassenzeichen, Personalnummer) Beispiele: Steuerakte, Personalakte, EWO-Akte, Kfz-Zulassungsakte, Baugenehmigungsakte, usw. Einbindung im verwaltungsweiten Aktenplan z.b. KGSt möglich

16 d.3ecm-dokumentenlebenszyklus

17 d.3ecm-dokumentenlebenszyklus Dokumente (und Eigenschaften) können erstellt, verändert und auch gelöscht werden. Diese Dokumente sind gegen Zugriff nicht berechtigter Personen gesperrt, so als ob ein Mitarbeiter das Dokument in seinem Büro eingeschlossen hat. Dokumente können von einem festgelegten Personenkreis geprüft werden. Die Dokumente können nicht mehr verändert, wohl aber gelöscht werden. Dokumente können von allen (berechtigten) Benutzern gefunden und visualisiert werden. In diesem Status kann das Dokument nicht mehr verändert und auch nicht mehr gelöscht werden. Es ist revisionssicher abgelegt. Es ist archiviert! Vorversionen, nicht mehr aktuelle Versionen eines Dokumentes werden im Status Archiv aufbewahrt und hier versioniert. Neue Versionen "schieben" die Vorgängerversion automatisch in diesen Status.

18 E-Government E-Government ist Gesetz! Aber: Es geht auch ohne Gesetz!

19 E-Government Die eakte ist ein Gebot der Vernunft technisch organisatorisch und wirtschaftlich sinnvoll

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