Workshop: Kostenkalkulation für kleine und mittelgroße Drittmittelprojekte DLE Forschungsservice und Nachwuchsförderung LUCAS ZINNER, ANDREA STOWERS,

Transkript

1 Workshop: Kostenkalkulation für kleine und mittelgroße Drittmittelprojekte DLE Forschungsservice und Nachwuchsförderung LUCAS ZINNER, ANDREA STOWERS, ALENA MORRISON, BARBARA LEITNER, 9. Juli 2015

2 DLE Forschungsservice und Nachwuchsförderung: Zentrale Servicestelle für alle WissenschafterInnen von DoktorandInnen bis zu Emeriti Policyentwicklung und Strategische Beratung des Uni Managements Förder und Projektberatung Rechtsberatung und Vertragsverhandlungen Wissenstransfer und Verwertung von IP Nachwuchsberatung und Skillstrainings Starten Initiativen durch eigene Drittmittelprojekte Aktive Mitgestaltung der ERA durch nationale und internationale Präsenz Abwicklung interner Programme und Förderungen Ombudsstelle für gute wissenschaftl.praxis

3 Aufgabenbereich Forschungsservice Informationen zu diversen nationalen und internationalen Förderprogrammen Unterstützung bei der Antragstellung und bei Projektplanungen, Budgetplanung (inkl. Overhead Regelung, Management) Prüfung der Einhaltung der Formalkriterien des Fördergebers Proposal Checks (ERC, MC, UW = Koordinator) Tipps z.b. zur Strukturierung des Antrages, Weitergabe von Erfahrungswerten, etc. Allgemeiner Support Unterstützung bei bzw. Koordinierung des Research Participant Portals Antrags /Budgetprüfung für das Rektorat der Universität Trouble Shooting (in Zusammenarbeit mit anderen Dienstleistungseinrichtungen der Universität) Unterstützung bei der Projektdurchführung ( fee for service ) Veranstaltung von Proposal Writing Days, Training für Projekt Hearings etc.

4 Drittmittelprojekte an der Universität Wien Gemäß Universitätsgesetz (UG 2002) können an der Universität Wien Forschungsprojekte nach 26 bzw. 27 abgewickelt werden. 27. (1) Jede Leiterin und jeder Leiter einer Organisationseinheit ist berechtigt, im Namen der Universität und im Zusammenhang mit deren Aufgaben. 1. durch unentgeltliche Rechtsgeschäfte sowie Spenden und Sponsoring Vermögen einzuwerben und Rechte zu erwerben; 2. Förderungen anderer Rechtsträger entgegenzunehmen; 3. Mittel für die Durchführung wissenschaftlicher oder künstlerischer Arbeiten sowie für Untersuchungen und Befundungen im Auftrag Dritter einzuwerben und damit im Zusammenhang stehende Verträge abzuschließen, soweit sie der wissenschaftlichen Forschung oder der Entwicklung und Erschließung der Künste dienen; 4. staatlich autorisierte technische Prüf und Gutachtertätigkeiten durchzuführen, sofern die betreffende Universitätseinrichtung als staatlich autorisierte Prüfanstalt anerkannt ist; 5. von Vermögen und Rechten, die aus Rechtsgeschäften gemäß Z1 bis 4 erworben werden, zur Erfüllung der Zwecke der Organisationseinheit Gebrauch zu machen. Bei Missbrauch kann diese Berechtigung vom Rektorat entzogen werden. (2) Jede oder jeder mit der Erfüllung von Verträgen gemäß Abs. 1 Z3 verantwortlich betraute Universitätsangehörige (Projektleiterin oder Projektleiter) ist zum Abschluss der für die Vertragserfüllung erforderlichen Rechtsgeschäfte und zur Verfügung über die Geldmittel im Rahmen der Einnahmen aus diesem Vertrag zu ermächtigen. Diese Bevollmächtigungen sind im Mitteilungsblatt der Universität zu verlautbaren. (3) Für die Inanspruchnahme von Personal und Sachmitteln der Universität zur Durchführung von Aufträgen Dritter (Abs. 1 Z3 und 4) ist voller Kostenersatz an die Universität zu leisten. Über die Verwendung dieses Kostenersatzes entscheidet das Rektorat. (4)

5 Vollkosten vs. förderbare Kosten Beispiel kleines Unternehmen: Tatsächlicher Aufwand: 1 ProjektleiterIn/ChefIn 2 ProjektmitarbeiterInnen 1 Sekretariatsperson Reisekosten für Feldforschung Veranstaltungskosten Konferenz Miete für 60 m2 Bürofläche Betriebskosten, Instandhaltung, Reparatur Büromaterial, Arbeitsplatzausstattung Fachliteratur Rechtsberatung, Steuerprüfung Versicherungen, Steuern etc. Arbeitszeit zur Erstellung des Projektantrags Förderbar: ProjektleiterIn Kosten teilweise förderbar Zusätzliche vs. bestehende MitarbeiterInnen (Voll /Teilzeit fürs Projekt) wenn projektspezifisch nötig teilweise möglich über Overheads tw. zu decken

6 Drittmittelprojekte an der Universität Wien Gemäß Universitätsgesetz (UG 2002) können an der Universität Wien Forschungsprojekte nach 26 bzw. 27 abgewickelt werden. 26 Projekte (z.b. FWF, OeNB Jubiläumsfonds): werden im Namen von ProjektleiterInnen eingereicht. Der/die ProjektleiterIn ist Vertragspartner. Die Universität verwaltet die Projektgelder treuhänderisch. Zeichnungsberechtigt = DekanIn/ZentrumsleiterIn/PlattformleiterIn 27 Projekte (z.b. EU, FFG, WWTF, Auftragsforschung, Ministerien etc.): werden im Namen der Universität eingereicht. Die Universität ist Vertragspartnerin des Fördergebers. Zeichnungsberechtigt: Budgetanteil UNIVIE < Euro = DekanIn/ZentrumsleiterIn/PlattformleiterIn Budgetanteil UNIVIE Euro = Rektorat (aktuell VRin Susanne Weigelin Schwiedrzik, ab Oktober 2015 Vizerektor Heinz Faßmann)

7 Budgetkalkulation Personalkosten I Terminologie: Brutto Brutto Gehaltskosten: Gehalt inkl. Dienstnehmer UND Dienstgeberanteil > Minimum gem. Kollektivvertrag für Universitäten Gehaltsvalorisierung: jährlicher Inflationsabgleich der Gehälter (zur Kalkulation ca. 2,5 3%/Jahr) Stammpersonal: an der Universität fix angestelltes und über das Globalbudget finanziertes Personal In Kind Leistung: Einbringung von Leistungen, die über das Globalbudget bezahlt und nicht vom Fördergeber finanziell abgegolten werden (z.b. Arbeitsleistung Stammpersonal, Sekretariat, Forschungsservice etc.) Auftragsforschungssätze: bei beauftragter Forschung z.b. für Unternehmen, sind marktübliche, höhere Stundensätze zu berechnen siehe Auftragsforschungssätze der Universität Wien

8 Budgetkalkulation Personalkosten II Vor Beantragung zu prüfen: Forschungsförderung (EU, FFG, FWF, OeNB etc.) oder Auftragsforschung (Unternehmen, teilw. Ministerien, FFG) Brutto Brutto Gehaltskosten gem. KV (Ausnahme FWF Projekte: FWF Kostensätze verwenden!) Jährliche Gehaltsvalorisierung (ca. 2,5 3% p.a.) Bei bereits bekannten ProjektmitarbeiterInnen vorab zu prüfen: PI (Principal Investigator/ProjektleiterIn) > Anstellungsverhältnis über gesamte Projektlaufzeit (Lehrbeauftragung stellt kein richtiges Anstellungsverhältnis dar) > Finanzierung PI übers Projekt PI/ProjektmitarbeiterInnen: > Kettenvertragsproblematik > Gehaltssprünge beachten (bei PhDs nach 3, bei PostDocs nach 8 Jahren Forschungserfahrung) > Studentische MitarbeiterInnen können nur zu max. 50% (20h/Woche) angestellt werden Raumbedarf gibt es am Institut/Fakultät genügend Arbeitsplätze Abrechnung von Stammpersonalkosten möglich/notwendig (wenn ja, Time Sheets führen!) Nachweis In Kind Leistung notwendig/nicht notwendig > In Kind Leistung plausibel?!?!

9 Budgetkalkulation Material /Gerätekosten Materialkosten (Consumables): üblicherweise bis Euro Anschaffungswert inkl. USt (bitte Förderrichtlinien beachten!) Gerätekosten (Equipment): Meist werden nur anteilige Abschreibungskosten gefördert! Wie erfolgt die Restfinanzierung, wenn nicht die gesamten Kosten in den Förderzeitraum fallen? Sachanlage Technische Anlagen und Maschinen Laboreinrichtung Laborkleingeräte EDV Anlagen Nutzungsdauer 10 Jahre 10 Jahre 5 Jahre (< Euro Anschaffungswert inkl. MwSt.) 4 Jahre

10 Budgetkalkulation Reisekosten Reisekosten: Achtung: Förderrichtlinien beachten! Realistisch kalkulieren (Flug, Unterkunft, etc.), nachvollziehbar darstellen (gegliedert nach MitarbeiterIn) Taggelder können nur für Personen bezahlt werden, die ein Anstellungsverhältnis an der Universität Wien haben! (bis zu max. 6 monatigem Aufenthalt) Info zur Abrechnung: Reisekosten inkl. Taggeld werden über die DLE Personalwesen verrechnet, reine Reisekostenabrechnungen ohne Taggeld über die DLE Finanzwesen

11 Budgetkalkulation Other Drittkosten/Subcontracting, Other: Werkverträge Analysen, Befragungen usw. ProbandInnenhonorare Open Access/Publikationen Projektaudits (EU verpflichtend wenn Budget > : 1% der gesamten Projektkosten) Etc. Achtung: Manche Fördergeber haben ein prozentuelles Limit für den Anteil der Drittkosten an den Gesamtkosten (z.b. FFG)! EU Horizon 2020 hat sehr strenge Richtlinien zu Subcontracting!

12 Budgetkalkulation Overheads Overheads (Gemeinkostenbeitrag): Overhead Regelung der Universität Wien vom (Neufassung) Mind. 20% Overheads auf die gesamten direkten Kosten (bitte Förderrichtlinien beachten! manche Fördergeber haben abweichende Vorgaben in ihren Richtlinien/Statuten, die dann von der Uni Wien auch akzeptiert werden, z.b. OeNB erlaubt keine Overheads) Bei 25% Overheads (EU, FFG) > 5 Prozentpunkte zukünftig für Risikofonds der Universität Wien Auftragsforschung wenn keine Auftragsforschungssätze verrechnet werden, dann min. 60% Overheads!

13 Budgetkalkulation Tipps Stolpersteine/Fehlerquellen: Jeder Fördergeber hat unterschiedliche Förderbedingungen! Bitte immer die Guidelines lesen! Förderquoten > Förderlücke schließen z.b. durch Abrechnung von Stammpersonalkosten (Time Sheets führen!) Einberechnung USt (VAT) für Zukäufe Gerätekosten > meist nur Abschreibungsrate förderbar, wie soll die Restfinanzierung erfolgen? Es können nur Kosten verrechnet werden, die PLAUSIBEL während der Projektlaufzeit und verlauf anfallen oft entstehen schon Kosten vor Projektbeginn! Geplante Projektkosten müssen mit dem kalkulierten Budget übereinstimmen (z.b. 30 Personenmonate verplant aber nur 20 Personenmonate budgetiert woher kommt die Restfinanzierung?)

14 Practical Examples Jeder Fördergeber hat unterschiedliche Förderbedingungen! Bitte immer die Guidelines lesen! For example: Funding rate European Commission: Horizon 2020 Where can I find the information? European Commission: Horizon 2020 University guidelines

17 Practical Examples For example: Funding rate Overall funding rate 75% distinction made between: i) research activities 75% and ii) management activities 100% Indirect costs from actual to a flat rate European Commission: Horizon 2020 Overall funding rate 100% Indirect costs 25% of direct costs excluding subcontracting Overall funding rate 100% Indirect costs 20% Overall funding rate between 35 80% Indirect costs 25% of project costs excluding subcontracting Funding rate between 75 85% Research activities and management activities 100% Indirect costs 15% of personnel costs

19 Practical Examples Where can I find the information? European Commission: Horizon for project partners/ programme/ University guidelines a z alt/d/drittmittelservices/drittmittelservices/ Or contact us!