So managen Sie die Finanzen

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1 Horizont 2020 So managen Sie die Finanzen Dieses Merkblatt bezieht sich auf das EU-Rahmenprogramm für Forschung und Innovation, Horizont Für andere Förderbereiche der EU (z. B. Erasmus+) bzw. das 7. Forschungsrahmenprogramm (Vorgänger von Horizont 2020) gelten teilweise andere Regelungen. Bitte sprechen Sie die EU-Referentinnen an. Wir unterstützen Sie gerne! Inhaltsverzeichnis I. Förderfähige Kosten 2 II. Personalkosten 4 III. Gerätekosten 7 IV. Reisekosten 10 V. Kosten für andere Güter und Dienstleistungen 11 VI. Unteraufträge 13 VII. Pauschale für indirekte Kosten 14 VIII. Förderquote 15 IX. Weitere Informationen & Kontakt 16 Neuerungen gegenüber dem 7. Forschungsrahmenprogramm (FP7) - Umsatzsteuer ist erstattungsfähig (Punkt I.6) - Ermittlung der Produktivstunden und des Produktivstundensatzes (Punkt II) - Interne Rechnungen (Punkt V.2) - Certificate on the financial statements (CFS, Punkt V.3) Horizont 2020: So managen Sie die Finanzen (Stand: ) Seite 1 von 16

2 I. Förderfähige Kosten Die EU legt fest, welche Kosten förderfähig sind und abgerechnet werden können. 1. Tatsächliche Kosten Sie können nur tatsächliche Kosten abrechnen, d. h. kalkulierte oder geschätzte Kosten sind nicht förderfähig. Beispiel In Ihrem EU-Antrag EU-FAU kalkulieren Sie für einen Wissenschaftler pro Jahr an Personalkosten. Tatsächlich kostet der Wissenschaftler im Jahr 2015 nur Sie können gegenüber der EU daher nur abrechnen und nicht Während der Projektlaufzeit entstandene Kosten Sie können nur Kosten abrechnen, die während der Projektlaufzeit (d. h. nach dem Projektstart und vor dem Projektende) angefallen sind. Entscheidend dafür ist an der FAU in der Regel das Buchungsdatum. Ausnahme: Kosten im Zusammenhang mit der Erstellung des Abschlussberichts und der abschließenden Prüfbescheinigung (sogenanntes certificate on the financial statements) dürfen Sie abrechnen, wenn sie bis maximal 60 Tage nach dem Projektende angefallen sind. Beispiele EU-Projekt EU-FAU, Projektlaufzeit: Im Dezember 2014 führt ein Mitarbeiter Versuche für EU-FAU durch. Die Personalkosten sind nicht förderfähig, da sie vor dem Projektstart ( ) angefallen sind. Für EU-FAU werden im September 2017 Verbrauchsmaterialien gekauft und im Januar 2018 bezahlt und verbucht. Diese Kosten sind förderfähig, da sie während der Projektlaufzeit angefallen sind. 3. Im Budgetplan (Annex 2 der Finanzhilfevereinbarung) enthaltene Kosten Sie können nur Kosten abrechnen, die in Ihrem Budgetplan (Annex 2) aufgeführt sind. Der Budgetplan entspricht in der Regel der Budgetkalkulation, die Sie ursprünglich mit Ihrem Antrag eingereicht haben. Daher führen Sie unbedingt alle voraussichtlichen Kosten bereits im Antrag auf. 4. Nachweisbare Kosten Sie können nur Kosten abrechnen, die belegbar sind und bei einer eventuellen Prüfung nachvollzogen werden können, z. B. auf der Anordnungsstellennummer verbucht sind. Bitte bewahren Sie daher alle Rechnungen, Belege und weiteren relevanten Unterlagen bis mindestens fünf Jahre nach der Schlusszahlung auf. 5. Projektbezug Sie können nur Kosten abrechnen, die einen Projektbezug aufweisen und für die Projektdurchführung notwendig sind. Bitte machen Sie den Projektbezug immer kenntlich, z. B. durch die Nennung des Akronyms oder der Anordnungsstellennummer auf der Rechnung oder dem Dienstreiseantrag. Horizont 2020: So managen Sie die Finanzen (Stand: ) Seite 2 von 16

3 6. Umsatzsteuer Die Umsatzsteuer, die Ihnen in Rechnung gestellt wird, können Sie gegenüber der EU abrechnen. 7. Nicht förderfähige Kosten Nicht förderfähige Kosten sind z. B.: Wechselkursverluste im Rahmen anderer Projekte erstattete Kosten (Doppelfinanzierung) übertriebene Ausgaben (z. B. ein sehr teures Gerät, obwohl es ein gleichwertiges günstigeres Modell des Geräts gäbe; überteuertes Catering, das der Bewirtungsrichtlinie der FAU widerspricht) Horizont 2020: So managen Sie die Finanzen (Stand: ) Seite 3 von 16

4 II. Personalkosten In EU-Projekten rechnen Sie die Personalkosten anhand monatlicher Stundensätze ab. Der monatliche Stundensatz wird auf Basis der tatsächlichen Personalkosten (Arbeitgeberbrutto) kalkuliert. Hat eine Person nicht zu 100 % ihrer Arbeitszeit für das EU-Projekt gearbeitet, rechnen Sie die anteiligen Personalkosten ab. Alle Personen, deren Personalkosten über das EU-Projekt abgerechnet werden, müssen Arbeitszeitnachweise führen (sogenannte Timesheets). 1. Definition Produktivstundensatz Die Abrechnung der Personalkosten erfolgt auf Basis eines monatlichen Stundensatzes, dem sogenannten Produktivstundensatz. Zur Ermittlung des jeweiligen monatlichen Produktivstundensatzes benötigen Sie für jede Mitarbeiterin/jeden Mitarbeiter die tatsächlichen Personalkosten eines Monats (siehe II.2.) die Produktivstunden eines Monats (siehe II.3.) die Produktivstunden für das EU-Projekt eines Monats 2. Tatsächliche Personalkosten Bei den Personalkosten rechnen Sie in EU-Projekten die tatsächlich entstandenen Kosten pro Monat ab. Maßgeblich ist das Arbeitgeberbrutto, das sich zusammensetzt aus: - Nettogehalt des Arbeitnehmers - Sozialversicherungsbeiträgen des Arbeitnehmers - Sozialversicherungsbeiträgen des Arbeitgebers - Lohn- und ggf. Kirchensteuer - Solidaritätszuschlag - Jahressonderzahlung: Die Jahressonderzahlung ist anteilig (1/12 pro Monat) abrechenbar, jedoch nur wenn sie tatsächlich ausgezahlt wurde. Die Auszahlung erfolgt für Arbeitnehmer mit dem Novemberentgelt, für Beamte mit den Dezemberbezügen. Wenn eine Berichtsperiode also zwischen Januar und Oktober eines Jahres endet, dürfen Sie für diese Monate die Jahressonderzahlung nicht abrechnen. Sie können dies in der nächsten Berichtsperiode nachholen. Endet ein Projekt vor Auszahlung der Sonderzahlung, ist für dieses Kalenderjahr die Sonderzahlung nicht abrechenbar. Wenn ein Mitarbeiter nicht zu 100 % für das EU-Projekt arbeitet, darf die Jahressonderzahlung nur anteilig zur Arbeitszeit für das EU-Projekt abgerechnet werden. Beispiel Herr A hat ein Arbeitgeberbrutto von monatlich Die Jahressonderzahlung beträgt Er arbeitet zu 100 % für das EU-Projekt EU-FAU. a) Die letzte Berichtsperiode läuft vom Jahressonderzahlung pro Monat: / 12 = 200 Es können pro Monat 200 an Jahressonderzahlung abgerechnet werden, da diese im November tatsächlich ausgezahlt wurde. Das abrechenbare monatliche Arbeitgeberbrutto beträgt somit ( ). b) Die letzte Berichtsperiode läuft vom Die Jahressonderzahlung kann nicht abgerechnet werden. Grund dafür ist, dass sie erst im November 2016 ausgezahlt wird. Das abrechenbare monatliche Arbeitgeberbrutto beträgt somit Horizont 2020: So managen Sie die Finanzen (Stand: ) Seite 4 von 16

5 3. Produktivstunden laut Standardstundenzahl Die Produktivstunden zur Berechnung des Stundensatzes sind durch eine Standardstundenzahl von Stunden pro Jahr festgelegt. Diese Zahl gilt für alle Beschäftigten und entspricht einer Vollzeitstelle. Für Beschäftigte mit einer geringeren Arbeitszeit wird die Standardstundenzahl anteilig bestimmt. Die monatlichen Produktivstunden erhält man durch eine Division der jährlichen Produktivstunden durch 12. Beispiel Frau B hat eine 75 %-Stelle an der FAU: - Produktivstunden pro Jahr: h x 0,75 = h - Produktivstunden pro Monat: h / 12 = 107,5 h 4. Ermittlung des monatlichen Produktivstundensatzes Der Produktivstundensatz gibt an, was eine Arbeitsstunde einer Mitarbeiterin/eines Mitarbeiters kostet. Den monatlichen Produktivstundensatz ermitteln Sie folgendermaßen: Produktivstundensatz = Personalkosten pro Monat Produktivstunden pro Monat Gegenüber der EU können Sie monatlich den folgenden Betrag abrechnen: Personalkosten für EU-Projekt = Produktivstundensatz x Produktivstunden für EU-Projekt Die Produktivstunden für das EU-Projekt entnehmen Sie den Timesheets (siehe Punkt II.5.). Eine Kalkulationshilfe für die Ermittlung des Stundensatzes erhalten Sie von den EU- Referentinnen. Beispiel Die tatsächlichen Personalkosten (Arbeitgeberbrutto) von Herrn A liegen im Februar 2016 bei 4.800, die Jahressonderzahlung beträgt Seine Produktivstunden pro Monat betragen 143,33 Stunden (=1.720 h/12). Für das Projekt EU-FAU hat er im Februar 140 Stunden gearbeitet. Die Berichtsperiode endet zum , d. h. die Jahressonderzahlung darf anteilig abgerechnet werden. Personalkosten Februar 2016 Arbeitgeberbrutto (in ) + anteilige Jahressonderzahlung (in ) = Personalkosten (in ) (2.400 / 12) = Produktivstundensatz Februar 2016 Personalkosten (in ) : Produktivstunden (in h) = Produktivstundensatz (in /h) : 143,33 h = 34,88 /h - Förderfähige Personalkosten für das EU-Projekt EU-FAU Produktivstundensatz (in /h) x Produktivstunden für EU-FAU (in h) = förderfähige Personalkosten 34,88 /h x 140 h = 4.883,20 Für Februar 2016 kann gegenüber der EU ein Betrag von 4.883,20 für das EU-Projekt EU-FAU abgerechnet werden. Bitte beachten Sie: Es ist unbedingt notwendig, dass ein Mitarbeiter im Kalenderjahr die jährliche Produktivstundenzahl (d. h Stunden bei einer Vollzeitstelle) erreicht. Denn ansonsten können Sie nicht die vollständigen Personalkosten gegenüber der EU abrechnen. Die Differenz muss der Lehrstuhl anderweitig decken. Falls ein Mitarbeiter z. B. aufgrund von längerer Krankheit oder Inanspruchnahme von Resturlaub die jährliche Produktivstundenzahl nicht erreichen sollte, kontaktieren Sie bitte frühzeitig die EU-Referentinnen. Horizont 2020: So managen Sie die Finanzen (Stand: ) Seite 5 von 16

6 5. Timesheets Voraussetzung für die Abrechnung von Personalkosten ist der Nachweis der Arbeitszeiten für das EU-Projekt. Daher sind Mitarbeiter/innen in EU-Projekten verpflichtet, mindestens monatliche Timesheets über ihre Arbeitszeit für das EU-Projekt zu führen (Vorsicht: Falls Sie gleichzeitig für ein FP7-Projekt arbeiten, muss die gesamte Arbeitszeit erfasst werden, nicht nur die für das EU-Projekt). Die Timesheets werden bei Audits überprüft. Vorlagen für die Timesheets (jährlich aktualisierte Version) erhalten Sie von den EU-Referentinnen. 6. Sonderfall Werkverträge Bitte beachten Sie, dass Sie Kosten für Werkverträge nicht als Personalkosten abrechnen können. Werkverträge gelten als Unteraufträge (siehe Punkt VI. Unteraufträge). Horizont 2020: So managen Sie die Finanzen (Stand: ) Seite 6 von 16

7 III. Gerätekosten Sie können die Kosten für Geräte (oder andere Anlagegüter) im Jahr der Anschaffung nicht als Ganzes gegenüber der EU geltend machen, sondern müssen diese über einen bestimmten Zeitraum (der Nutzungsdauer des Geräts) aufteilen (sogenannte Abschreibung). Bitte beachten Sie, dass Sie bei der Beschaffung von Geräten die geltenden Vergaberichtlinien einhalten. Sie müssen z. B. ab Euro (netto) mindestens drei Angebote einholen und das günstigste Angebot bzw. dasjenige mit dem besten Preis- Leistungs-Verhältnis auswählen. 1. Schwellenwerte für die Abschreibung An der FAU muss ein Gerät abgeschrieben werden, wenn die Nutzungsdauer länger als 1 Jahr ist und der Nettowert des Geräts 410 übersteigt. Die Nutzungsdauer wird an der FAU durch den DFG-Geräteschlüssel bestimmt ( FG_Geraetehauptgruppen_numerisch.pdf). Bei einer Nutzungsdauer unter 1 Jahr und/oder einem Nettowert von weniger als 410 erfolgt keine Abschreibung, sondern eine Verbuchung als Sachaufwand (unter 60 netto) oder geringfügiges Wirtschaftsgut ( netto). Gegenüber der EU rechnen Sie dies als Kosten für andere Güter und Dienstleistungen ab. 2. Lineare und anteilige Abschreibung Geräte müssen Sie über ihre Nutzungsdauer hinweg linear (d. h. in gleichmäßigen Anteilen) abschreiben. Zudem gibt die EU vor, dass Sie Geräte nur anteilig abschreiben dürfen, wenn Sie diese nicht zu 100 % für das EU-Projekt verwenden. Beispiel Das Projekt EU-FAU läuft vom Im Januar 2015 kaufen Sie das Gerät A für brutto und nehmen es noch im selben Monat in Betrieb. Das Gerät wird nur zu 50% für EU-FAU benutzt. - Die Nutzungsdauer laut DFG-Geräteschlüssel beträgt 36 Monate, d. h. das Gerät muss über 36 Monate linear abgeschrieben werden. Sie können pro Monat 500 abschreiben : 36 = 500 Sie benutzen das Gerät nur zu 50 % für das Projekt EU-FAU. Daher können Sie nur geltend machen x 0,5 = Die anteilige Nutzung (9.000 ) muss anderweitig finanziert werden. Die EU finanziert von der Gesamtsumme ( ) also lediglich Beginn der Abschreibung: Inbetriebnahmedatum Entscheidend für den Abschreibungsbeginn ist der Monat der Inbetriebnahme, die belegbar sein muss. An der FAU wird die Inbetriebnahme bei der Inventarisierung angegeben und ist auf dem Inventarisierungsbogen vermerkt. Ist die Inbetriebnahme nicht nachweisbar, dann gilt das Rechnungsdatum. Horizont 2020: So managen Sie die Finanzen (Stand: ) Seite 7 von 16

8 4. Abschreibung nur während der Projektlaufzeit Die Abschreibung von Gerätekosten über ein EU-Projekt kann nur während der Projektlaufzeit erfolgen. Läuft ein Projekt z. B. 3 Jahre, kann ein Gerät mit einer Nutzungsdauer von 4 Jahren nur zu drei Viertel seiner Anschaffungskosten von EU-Mitteln bezahlt werden. Geräte, die vor dem Projektstart gekauft wurden und deren Nutzungsdauer noch nicht vollständig abgelaufen ist, können Sie während der Laufzeit eines EU-Projektes anteilig abrechnen. Beispiel Das Projekt EU-FAU läuft vom Sie kaufen bereits vor Projektstart im Juli 2014 das Gerät B für brutto mit einer Nutzungsdauer von 42 Monaten. Da Sie das Gerät linear abschreiben müssen, können Sie pro Monat abschreiben. Sechs Monate liegen vor dem Projektstart. Somit können nicht über das EU-Projekt geltend gemacht werden. Die restlichen können im Rahmen von EU-FAU gegenüber der EU abgerechnet werden. Bitte beachten Sie: Eine Abrechnung von DFG-Großgeräten ist in EU-Projekten grundsätzlich nicht möglich. 5. Finanzierungslücken bei Kauf von Geräten Bitte beachten Sie, dass die lineare Abschreibung, die anteilige Abschreibung und die Abschreibung nur während der Projektlaufzeit dazu führen können, dass Sie einen erheblichen Teil des Gerätepreises nicht über das EU-Projekt abrechnen können, sondern anderweitig finanzieren müssen. Beispiel Das Projekt EU-FAU läuft vom Sie kaufen im Januar 2015 das Gerät C für den Betrag von brutto und nehmen es im Januar 2015 in Betrieb. Das Gerät wird zu 75 % für EU-FAU genutzt. - Die Nutzungsdauer laut DFG-Geräteschlüssel beträgt 48 Monate, d. h. das Gerät muss über 48 Monate linear abgeschrieben werden. Sie können pro Monat abschreiben : 48 = Die Projektlaufzeit von EU-FAU beträgt 36 Monate. Da Sie das Gerät im ersten Monat der Projektlaufzeit in Betrieb nehmen, können Sie es für 36 Monate über EU-FAU abschreiben. 36 x = Sie benutzen das Gerät nur zu 75% für das Projekt EU-FAU. Daher können Sie nur geltend machen x 0,75 = Der restliche Abschreibungsbetrag außerhalb des Projektzeitraums ( ) und die anderweitige anteilige Nutzung (9.000 ) müssen anderweitig finanziert werden. Dies sind insgesamt Die EU finanziert von der Gesamtsumme ( ) also lediglich Horizont 2020: So managen Sie die Finanzen (Stand: ) Seite 8 von 16

9 6. Fragen zur Abschreibung Bei allgemeinen Fragen zur Abschreibung und Inventarisierung an der FAU kann Ihnen das Referat H 4 (Frau Ursula Fischenich, Tel ) Auskunft geben. Es gibt auch ein Handbuch zu diesem Thema, das Sie unter dem folgenden Link finden: ndbuch_inventarisierung.pdf. Horizont 2020: So managen Sie die Finanzen (Stand: ) Seite 9 von 16

10 IV. Reisekosten Die EU erstattet Ihnen Reisekosten zu Projekttreffen, Konferenzen, Tagungen o. ä. Die Abrechnung erfolgt nach den üblichen Vorgaben an der FAU. 1. Abrechnung nach dem Bayerischen Reisekostengesetz Reisekosten in EU-Projekten werden (wie alle anderen Dienstreisen) nach dem Bayerischen Reisekostengesetz abgerechnet. Bitte reichen Sie Ihre Reisekostenabrechnung so schnell wie möglich (spätestens 6 Monate nach Beendigung der Dienstreise) beim Referat P 1 ein. 2. Aktive Teilnahme Reisekosten zu Konferenzen, Tagungen o. ä. werden von der EU nur erstattet, wenn Sie aktiv an der Veranstaltung teilnehmen. Aktive Teilnahme bedeutet, dass Sie z. B. einen Vortrag halten, ein Poster präsentieren oder Panelmitglied sind. Bei einer rein passiven Teilnahme als Zuhörer erkennt die EU die Reisekosten nicht an. 3. Projektbezug Sie können Reisekosten nur abrechnen, wenn diese einen Projektbezug haben. Bitte machen Sie diesen immer kenntlich, z. B. durch die Nennung des Akronyms oder der Anordnungsstellennummer auf dem Dienstreiseantrag. 4. Externe Experten, Gastwissenschaftler Falls Sie Reisekosten von externen Experten oder Gastwissenschaftlern abrechnen möchten, müssen diese Kosten im Annex 1 und 2 Ihres Grant Agreements vorgesehen sein. Ansonsten ist eine Vertragsänderung notwendig. Bitte kontaktieren Sie in einem solchen Fall frühzeitig die EU-Referentinnen. Die Reisekosten von externen Experten oder Gastwissenschaftlern werden ebenso nach dem Bayerischen Reisekostengesetz abgerechnet. Horizont 2020: So managen Sie die Finanzen (Stand: ) Seite 10 von 16

11 V. Kosten für andere Güter und Dienstleistungen Die EU erstattet Ihnen die Kosten für sogenannte andere Güter und Dienstleistungen (Other goods and services). Darunter fallen z. B. Kosten für die Verbreitung von Ergebnissen (inkl. Open Access, Open Data Management), interne Rechnungen, Kosten für Verbrauchsmaterialien, Catering oder Übersetzungen. Bitte beachten Sie, dass Sie bei der Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen die geltenden Vergaberichtlinien einhalten. Sie müssen z. B. ab Euro (netto) mindestens drei Angebote einholen und das günstigste Angebot bzw. dasjenige mit dem besten Preis- Leistungs-Verhältnis auswählen. 1. Open Access und Open Data Alle wissenschaftlichen Publikationen, die aus dem EU-Projekt hervorgehen, müssen unter Open Access Bedingungen publiziert werden. Die Kosten für die Open Access Publikationen können Sie gegenüber der EU abrechnen. Weitere Informationen zu Open Access finden Sie im H2020 Online Manual unter Auch die FAU informiert über Open Access: Zudem fördert die EU Open Research Data, d. h. Forschungsdaten, die einer Publikation zugrunde liegen, sollen ebenso Open Access zugänglich gemacht werden. Die Kosten für das Open Research Data Management (z. B. für die Erstellung eines Datenmanagementplans oder für die Archivierung der Daten) können Sie gegenüber der EU abrechnen. Weitere Informationen zu Open Research Data finden Sie im H2020 Online Manual unter Bitte beachten Sie: Alle Projekte, die ab dem Arbeitsprogramm 2017 gefördert werden, nehmen automatisch am Open Research Data Pilot teil. Somit sind Sie standardmäßig dazu verpflichtet, die Forschungsdaten Ihres EU-Projekts zugänglich zu machen. Ein Projekt kann jedoch jederzeit (auch während der Projektlaufzeit) aus dem Open Research Data Pilot hinausoptieren, wenn es dafür Gründe gibt (z. B. Datenschutz, Schutz von geistigem Eigentum). 2. Interne Rechnungen Kosten aus internen Rechnungen (z. B. für die Nutzung eines Geräts an einem anderen Lehrstuhl der FAU) können gegenüber der EU geltend gemacht werden. Bitte beachten Sie die folgenden Bedingungen: - Sie dürfen interne Rechnungen nur auf Basis von sogenannten unit costs (also Stückkosten, z. B. einem Stundensatz) abrechnen. - Die Kalkulation der unit costs richtet sich nach den an der FAU allgemein gültigen Regelungen. Allerdings muss die Kalkulation der unit costs auf tatsächlichen Kosten beruhen und nachvollziehbar sein. Im Falle eines Audits müssen Sie die Kalkulation vorlegen können und die tatsächlichen Kosten müssen gebucht sein. Beispiel: Sie müssen nachweisen können, aus welchen Kostenelementen sich ein Stundensatz für die Nutzung eines Geräts zusammensetzt. Horizont 2020: So managen Sie die Finanzen (Stand: ) Seite 11 von 16

12 - Geschätzte Kosten dürfen nur zu einem nicht wesentlichen Anteil in den unit costs enthalten sein und müssen auf objektiven und nachvollziehbaren Kriterien basieren. - In den unit costs dürfen keine indirekten Kosten enthalten sein, da Sie für diese bereits die Pauschale für indirekte Kosten erhalten (siehe Punkt VII). Auch Kosten, die Sie bereits unter einer der anderen Kostenkategorien abrechnen, dürfen nicht enthalten sein. 3. Prüfbescheinigung (sogenanntes certificate on the financial statements, CFS) Sie müssen am Projektende ein CFS einreichen, wenn Sie mehr als an Fördersumme (ausschlaggebend sind nur die tatsächlichen direkten Kosten) gegenüber der EU geltend machen. Das CFS wird durch einen unabhängigen Buchprüfer ausgestellt. Dieser prüft am Projektende Ihre Kosten und bestätigt im CFS, dass diese den Förderbedingungen der EU entsprechen. Die Kosten für die Erstellung des CFS können Sie gegenüber der EU abrechnen. Bitte kalkulieren Sie diese Kosten daher bereits im Antrag ein. 4. Projektbezug Sie können die Kosten für andere Güter und Dienstleistungen nur abrechnen, wenn diese einen Projektbezug haben. Bitte machen Sie diesen immer kenntlich, z. B. durch die Nennung des Akronyms oder der Anordnungsstellennummer auf der Rechnung. Horizont 2020: So managen Sie die Finanzen (Stand: ) Seite 12 von 16

13 VI. Unteraufträge Sie können für einen kleinen Teil der Projektaufgaben Unteraufträge vergeben, wenn Sie diese Aufgaben nicht selbst ausführen können (z. B. Analyse von Proben). Kernaufgaben des Projekts sowie die administrative Koordination dürfen Sie nicht als Unterauftrag vergeben. Bitte beachten Sie, dass Sie bei der Vergabe von Unteraufträgen die geltenden Vergaberichtlinien einhalten. Sie müssen z. B. ab Euro (netto) mindestens drei Angebote einholen und das günstigste Angebot bzw. dasjenige mit dem besten Preis- Leistungs-Verhältnis auswählen. 1. Nennung der Unteraufträge im Antrag Kosten für Unteraufträge sollten Sie bereits im Antrag aufführen oder spätestens bei den Vertragsverhandlungen mit der EU vereinbaren. Eine nachträgliche Aufnahme von Unteraufträgen während des Projektverlaufs ist nur durch eine Vertragsänderung mit Zustimmung der Europäischen Union möglich. 2. Einhaltung der Vergaberegeln Sie können Unteraufträge nicht freihändig vergeben, sondern müssen Vergaberegeln einhalten. Diese unterscheiden sich jeweils nach dem Auftragswert. Bitte berücksichtigen Sie dies bei Ihrer Budget- und Zeitplanung. Weitere Informationen zu den Vergaberegeln an der FAU finden Sie im Vergabehandbuch ( affungswesen/intern/vergabehandbuch.pdf). Auskunft dazu kann Ihnen auch das Referat H 1 geben. 3. Keine indirekten Kosten für Unteraufträge Bitte beachten Sie, dass auf die Kosten von Unteraufträgen keine indirekten Kosten von der EU gewährt werden (siehe Punkt VII. Pauschale für indirekte Kosten). Horizont 2020: So managen Sie die Finanzen (Stand: ) Seite 13 von 16

14 VII. Pauschale für indirekte Kosten Die EU gewährt für die indirekten Kosten eine Pauschale in Höhe von 25 % der direkten Kosten (sogenannter EU-Overhead), egal ob diese tatsächlich angefallen sind oder nicht. Zu den indirekten Kosten zählen z. B. Kosten für Strom, Miete oder die Büroausstattung. 1. Berechnung der indirekten Kosten Indirekte Kosten werden Ihnen auf alle direkten Kosten (Ausnahme: Unteraufträge und Beiträge Dritter, die nicht auf dem Gelände der FAU tätig sind) gewährt. Beispiel Personalkosten: Geräte (unter Berücksichtigung der Abschreibungsregeln): Verbrauchsmaterial: Reisekosten: CFS: Unterauftrag: Beitrag Dritter (der nicht auf dem Gelände der FAU tätig ist): Gesamtsumme direkte Kosten: Gesamtsumme direkte Kosten ohne Unterauftrag und Beitrag Dritter: Indirekte Kosten (25 % von 2.): Nachweis der indirekten Kosten Da die indirekten Kosten als Pauschale gewährt werden, müssen Sie keinen Nachweis über die Verwendung dieser Mittel erbringen. 3. Verteilung der Pauschale für indirekte Kosten an der FAU Die Pauschale für indirekte Kosten in Höhe von 25 % wird laut Beschluss der Universitätsleitung von der FAU nach demselben Schlüssel wie DFG-Programmpauschale und BMBF-Projektpauschale verteilt. Bitte berücksichtigen Sie dies bei Ihrer internen Budgetkalkulation. Die Richtlinie sowie die aktuelle Verteilung finden Sie unter Horizont 2020: So managen Sie die Finanzen (Stand: ) Seite 14 von 16

15 VIII. Förderquote Die Förderquote in Horizont 2020 beträgt für die FAU 100 %. 1. Förderquote für die FAU Sie erhalten als Fördersumme 100 % der direkten Kosten sowie eine Pauschale für indirekte Kosten in Höhe von 25 %. Beispiel für die FAU Personalkosten: Geräte (unter Berücksichtigung der Abschreibungsregeln): Verbrauchsmaterial: Reisekosten: CFS: Unterauftrag: Beitrag Dritter (der nicht auf dem Gelände der FAU tätig ist): Gesamtsumme direkte Kosten: Gesamtsumme direkte Kosten ohne Unterauftrag und Beitrag Dritter: Indirekte Kosten (25 % von 2.): Gesamtfördersumme EU (100 % von ): Förderquote für andere ( profit ) Teilnehmer Für andere Teilnehmer beträgt die Förderquote nicht immer 100 %. Dies gilt bei den sogenannten Innovationsmaßnahmen (Innovation Actions). Hier erhalten nur gemeinnützige Einrichtungen ( non-profit ) die Förderquote von 100 %; für alle anderen ( profit ) Teilnehmer, z. B. Industrieunternehmen, beträgt die Förderquote nur 70 %. Dies ist für Sie von Bedeutung, wenn Sie als Koordinator ein Budget für ein Konsortium kalkulieren müssen. Beispiel für andere ( profit ) Teilnehmer Personalkosten: Geräte (unter Berücksichtigung der Abschreibungsregeln): Verbrauchsmaterial: Reisekosten: CFS: Unterauftrag: Beitrag Dritter (der nicht auf dem Gelände der FAU tätig ist): Gesamtsumme direkte Kosten: Gesamtsumme direkte Kosten ohne Unterauftrag und Beitrag Dritter: Indirekte Kosten (25 % von 2.): Gesamtfördersumme EU (70 % von ): Horizont 2020: So managen Sie die Finanzen (Stand: ) Seite 15 von 16

16 IX. Weitere Informationen Text der Finanzhilfevereinbarung (Grant Agreement): European Commission: Horizon 2020 Multi-beneficiary Model Grant Agreement, Erläuterungen zum Model Grant Agreement: European Commission: Horizon 2020 Annotated Model Grant Agreement, amga_en.pdf Weitere Dokumente zu Horizont 2020: Participant Portal, Kontakt Frau ORRin Ulrike Hoffmann (Lehrstuhlinhaber/in Nachname A-Bo) Tel.: Frau Franziska Müller (Lehrstuhlinhaber/in Nachname Br-Ma) Tel.: Frau Julia Kinzler (Lehrstuhlinhaber/in Nachname Me-Z) Tel.: Horizont 2020: So managen Sie die Finanzen (Stand: ) Seite 16 von 16