EU-Hochschulbüro Praxishandbuch EU-Projektförderung. Inhalt. 1. Abrechnung von Projekten im 7. Forschungsrahmenprogramm (FRP)

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1 Inhalt 1. Abrechnung von Projekten im 7. Forschungsrahmenprogramm (FRP) 2. Besonderheiten bei der Abrechnung von Marie Curie-Projekten im 7. FRP 3. Finanzierung von ERC-Projekten im 7. FRP und Horizon Timesheets 5. Ausblick Änderungen Horizon

2 1. Abrechnung von Projekten im 7. Forschungsrahmenprogramm (FRP) Stand: August 2014 Hinweis: Diese Leitlinien beziehen sich insbesondere auf Verbundprojekte im Bereich Zusammenarbeit (Cooperation). Für Förderlinien wie der European Research Council (ERC), Marie Curie oder Forschung zugunsten von KMU gelten andere Regelungen. Bitte sprechen Sie uns an. 1) DIREKTE KOSTEN Personalkosten Die Abrechnung erfolgt auf der Basis der realen Kosten (Arbeitgeberbrutto). Die exakten Zahlen können Sie im Dezernat 2, Personalabrechnung, erfragen. Neben der Einstellung von zusätzlichen Projektmitarbeiter/innen besteht die Möglichkeit, fest angestelltes Personal (Professor/innen, Wissenschaftler/innen, Technisches Personal) anteilig abzurechnen. Vor Projektbeginn muss jedoch mit dem Dezernat 2 Rücksprache gehalten werden, da eine Aufgabenübertragung für die Projekttätigkeiten in der jeweiligen Personalakte dokumentiert werden muss. Erhalten festangestellte Mitarbeiter/innen zusätzlich Personalmittel für ihre eigene Stelle über den Zuschuss der EU, dann muss für deren im Projekt eingebrachten Personalanteil an der Universität Ersatzpersonal eingestellt oder aufgestockt werden. Die Personalmittel der festangestellten Mitarbeiter/innen unterliegen internen Umbuchungen. Für Projektmitarbeiter/innen und fest angestelltes Personal ist es Voraussetzung, dass die Personen Stundennachweise (Timesheets) über die Arbeit im Projekt führen. Die Stundennachweise werden über die gesamte Arbeitszeit verlangt, um Doppelfinanzierungen auszuschließen. Bitte verwenden Sie hierfür die Vorlage des Timesheets, die wir Ihnen auf unserer Homepage unter zur Verfügung stellen und beachten Sie die Hinweise in Kapitel 4 (Timesheets) dieses Praxishandbuchs. An der Universität Oldenburg wird das Haushaltsjahr ( ) als Brutto- Berechnungsgrundlage verwendet. Investitionsgüter Investitionsgüter sind nur in Höhe der internen Abschreibungssätze abzurechnen. Wenn Sie z.b. ein Gerät anschaffen, das eine Abschreibungsdauer von 5 Jahren hat, können Sie jährlich nur 1/8 der Netto-Kaufsumme abschreiben. Bei einer angenommenen Projektdauer von 4 Jahren müssen Sie die Hälfte der Netto-Kaufsumme zuzüglich der gesamten Mehrwertsteuer aus anderen Mitteln finanzieren. Arbeitsplatzrechner werden als Grundausstattung angesehen und daher von der EU nicht finanziert. 2

3 Die Abschreibungslaufzeiten können bei Gero Wilkens (Dez. 2) angefragt werden. Für die Abfrage müssen die Anlagenummern genannt werden. Die Abschreibungslaufzeit in den Projekten ist in erster Linie abhängig von dem Lieferdatum, falls die Rechnung eher verschickt worden ist, von dem Rechnungsdatum. Z.B. Abschreibungsdatum oder : In beiden Fällen wird der Mai noch als Abschreibungsmonat mit gewertet. Anlagebezeichnungen sind für Investitionen auf den Rechnungen vermerkt. Es ist das Vergaberecht zu beachten. Unter Umständen können Sie bei der Einfuhr von Investitionsgütern aus dem Ausland vom Zoll befreit werden. Weitere Informationen erhalten Sie im Dez. 2, Einkauf. Versandkosten können in Ausnahmefällen erstattet werden. Es ist eine Einzelfallprüfung erforderlich. Bitte wenden Sie sich an uns. Sachkosten Lagerentnahmen/Nutzung von Werkstätten: Diese Ausgaben werden an der Uni Oldenburg auf die Finanzstellen umgebucht, die bei der Abholung aus dem Lager bzw. bei der Bestellung mitgeteilt werden. Sie könnten also die Projektfinanzstelle Ihres EU- Vorhabens angeben. Da die EU diese internen Leistungen nicht anerkennt, können die Ausgaben nicht als direkte Kosten abgerechnet werden. Daher sollten Verbrauchsmittel und Werkstattleistungen möglichst nur extern eingekauft bzw. beauftragt werden. Telefon-, Druck- und Kopierkosten: Diese Kosten können nicht über die Projektfinanzstelle abgerechnet werden, da die Ausgaben gegenüber der EU nicht abrechenbar sind. Versandkosten können nur in Ausnahmefällen erstattet werden. Es ist eine Einzelfallprüfung erforderlich. Bitte wenden Sie sich an uns. Reisekosten In dem Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise muss ein Zusammenhang zum Vorhaben ersichtlich sein und es sollte der Projektname ersichtlich sein. Reisen können grundsätzlich vorgenommen werden von Personen, die bereits im Antrag erwähnt werden, deren Stellvertretern und ggf. von externen Personen, die später eingestellt werden. Reisekosten bei nicht über das Projekt beschäftigten Personen müssen als Ausnahme erfolgen und inhaltlich und schriftlich begründet werden. 3

4 Steuern für Flüge können als direkte Kosten mit abgerechnet werden. Bei der Abrechnung von Reisen ist darauf zu achten, dass Boarding Cards aufbewahrt und bei der Reisekostenabrechnung mit eingereicht werden. Wenn bei Fluggesellschaften, z.b. Ryanair, Zusatzgebühren entstehen, da nicht online eingecheckt wurde (Ryanair weist per Mail mit einer Frist von 14 Tagen darauf hin), können diese Zusatzgebühren nicht anerkannt werden. Bei Bahnfahrkarten ist darauf zu achten, dass diese entwertet werden. Der Großkundenrabatt der Universität sowie Bahncardrabatte (wenn vorhanden) müssen in Anspruch genommen werden. Eine Reiserücktrittsversicherung ist nicht erstattungsfähig, da es eine Versicherung für alle Uni-Mitarbeiter gibt und die Reiserücktrittsversicherung daher nicht doppelt abgerechnet werden kann. Kosten, die bei Storno von Reisen anfallen, werden i. d. R. nicht anerkannt. Zur Abrechnung von Reisekosten ist ein Nachweis der aktiven Teilnahme (z.b. Präsentation mit Projektbezug und EU-Logo, Teilnehmerliste, Agenda inkl. Erwähnung der reisenden Person und Projektbezug, Veranstaltungsprotokolle) vorzulegen. Unteraufträge (Subcontracting) Unteraufträge müssen i. d. R. im Projektvertrag aufgeführt sein und sind nur für begrenzte Projektaufgaben zulässig. Das outsourcing der Koordinatorentätigkeit ist nicht gestattet. Das hochschulinterne Vergaberecht ist einzuhalten (z.b. Vergleichsangebote, Wirtschaftlichkeitsprüfung, schriftlicher Vertrag). Achtung: es sind folgende finanzielle Einschränkungen zu beachten: o Unteraufträge sind i. d. R. mehrwertsteuerpflichtig, die MwSt. ist aber nicht über die zusätzlichen Projektkosten abrechenbar. o für Unteraufträge dürfen keine Overheads berechnet werden. o die Förderquote für die Aktivität Forschung beträgt für Hochschulen nur 75%. Aus diesen Gründen können bei größeren Unterverträgen erhebliche Finanzierungslücken entstehen. Bitte beachten Sie dies bei Ihren Planungen. 4

5 Mehrwertsteuer Ausgewiesene Mehrwertsteuer ist nicht erstattungsfähig, d.h. sie muss aus eigenen Mitteln finanziert werden. Audit Bei einer Fördersumme von mehr als sowie einem Vielfachen hiervon ( , usw.) benötigen Sie für Ihren Finanzbericht je ein externes Audit. Bitte kalkulieren Sie hierfür 1500 pro Audit unter Subcontract in der Aktivität Management. Auditorenkosten werden am Ende des Projektes abgerechnet. 2) INDIREKTE KOSTEN (OVERHEADS) Hochschulen, gemeinnützige Forschungseinrichtungen und KMU dürfen für ihre indirekten Kosten (= Overhead) eine Pauschale von 60% ansetzen. Diese Specific Flat Rate wird von der Universität Oldenburg angewandt. Die Pauschale wird auf alle direkten Kosten (Personal, Sach- und Reisekosten) außer den Kosten für Unteraufträge berechnet. Wenn Sie also direkte Kosten von beispielsweise abrechnen, können Sie zusätzlich an indirekten Kosten geltend machen. Von den insgesamt Euro übernimmt die EU 75% der Kosten, also , so dass alle direkten Kosten ( ) abgedeckt sind und eine Overheadpauschale von 20% ( ) für das Projekt verbleibt. Die fehlende Prozentsumme von 25% muss der EU gegenüber nicht nachgewiesen werden. Da es sich bei dem Overhead um eine von der EU gezahlte Pauschale handelt, müssen die Ausgaben gegenüber der EU und einer Rechnungsprüfung durch die EU nicht nachgewiesen werden. Von der Gesamtpauschale werden im Vorfeld alle nicht förderfähigen Kosten abgezogen (Restabschreibungen, MwSt) Der verbleibende Rest wird wie folgt laut Präsidiumsbeschluss (vom , sowie vom ) aufgeteilt: o 50% - Zentraler Einbehalt zur Finanzierung des Programmhaushalt des Präsidiums, o 20% - an die jeweilige Fakultät bzw. den jeweiligen Budgetkreis, o 30% - an die jeweilige Projektleitung bzw. das jeweilige Forschungszentrum. 3) AKTIVITÄTEN UND FÖRDERQUOTEN Die Kosten des Projekts (direkte u. indirekte) müssen sowohl im Antrag wie auch in der Abrechnung auf Aktivitäten aufgeteilt werden. Da die Aktivitäten unterschiedliche 5

6 Förderquoten haben, können Sie erst durch diese Aufteilung die Zuwendung der EU berechnen. Forschung (RTD): Hochschulen, Forschungseinrichtungen und KMU erhalten eine Erstattung von 75% der Projektkosten für Forschung; größere Unternehmen erhalten 50%. Demonstration: Demonstrationsaktivitäten werden zu 50% gefördert. Management: Managementkosten werden zu 100 % erstattet. Hierzu zählen z.b. Kosten für administratives Personal (einschließlich Reisen), Kosten für die Erstellung einer Website, Auditzertifikate oder auch Reisemittel für externe Experten. Achtung: die wissenschaftliche Koordination gilt als Forschungsaktivität und darf explizit nicht als Managementkosten abgerechnet werden. Other Activities: Die Kosten für Other Activities werden zu 100% gefördert. Hierzu zählen u.a. Trainingsmaßnahmen und Verbreitungsaktivitäten (unter Umständen auch projektbezogene Veröffentlichungen). Weitere Förderinstrumente o Exzellenznetzwerke: Die Ausführungen zu den direkten und indirekten Kosten unter I) sind übertragbar. Die Netzwerkaktivitäten sind eine Other Activity und werden zu 100% gefördert; Forschungsaktivitäten für Hochschulen zu 75%. o Coordination and Support Actions: Die Ausführungen zu den direkten Kosten zu I) sind übertragbar. In Coordination und Support Actions werden keine Forschungsaktivitäten gefördert. Die Vernetzungsaktivitäten werden als Other Activity zu 100% finanziert. Achtung: Als Overheadpauschale werden nur 7% der direkten Kosten erstattet. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass auf allen Investitionsgütern, Präsentationen, Berichten, Webseiten, etc. das EU-Logo erscheinen muss ( Dieses Praxishandbuch kann nur einen ersten Überblick geben und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Bitte wenden Sie sich an das EU-Hochschulbüro, wenn Sie für einen EU-Antrag Ihre Projektkosten kalkulieren oder Fragen zur Abwicklung haben. Wir unterstützen Sie gern! Ihre Ansprechpersonen sind: Dörte Dannemann, Tel. 0441/ , doerte.dannemann@uni-oldenburg.de Dr. Anne Clausen, Tel. 0441/ , anne.clausen@uni-oldenburg.de. 6