Rechtliche und Finanzielle Regelungen in Horizont 2020

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1 Rechtliche und Finanzielle Regelungen in Horizont 2020 Liane Lewerentz EU-Büro des BMBF Nationale Kontaktstelle Recht und Finanzen Bonn, 2015

2 Teilnahmefähigkeit und Förderfähigkeit in H2020

3 Minimumvoraussetzung für die Teilnahmefähigkeit des Konsortiums (Art. 9 BtR) Mindestteilnahmevoraussetzungen: drei voneinander unabhängige Einrichtungen aus drei unterschiedlichen EU- Mitgliedsstaaten oder assoziierten Staaten Ausnahmen z.b.: Ausschreibungen des Europäischen Forschungsrats (ERC) Koordinierungs- und Unterstützungsmaßnahmen (CSA) Mobilitäts- und Ausbildungsmaßnahmen Im Instrument zur Förderung kleiner und mittelständischer Unternehmen (KMU), sofern der europäische Mehrwert gegeben ist bei Maßnahmen der Ko-Finanzierung von Programmen im Arbeitsprogramm festgelegten und begründeten Fällen

4 Teilnahmevoraussetzungen: EU 28+AS EU Mitgliedsstaaten Assoziierte Staaten (AS) Albanien Bosnien & Herzegowina Färöer-Inseln Island Israel Mazedonien (EJR) Republik Moldau Montenegro Norwegen Serbien Türkei (Ukraine voraussichtlich ab 03/15) Schweiz (teilassoziiert seit 09/14)

5 Förderfähigkeit der Beteiligten (Art. 10 BtR) Einrichtungen in: EU Mitgliedstaaten und in Assoziierten Staaten zu H2020 sowie Organisationen von europäischem Interesse allen Staaten, die im Arbeitsprogramm gelistet sind (= alte FP 7 INCO Staaten) und nicht explizit im thematischen Arbeitsprogramm ausgeschlossen Internationale Organisationen oder Rechtspersonen soweit: von wesentlicher Bedeutung für die Projektdurchführung oder ein bilaterales wissenschaftlich-technisches Abkommen vorliegt (Art. 10 II b) Nicht förderfähig sind: Rechtspersonen aus industrialisierten Ländern (nicht gelistete Staaten des Annex I AP H2020 z. B. USA, Kanada, Japan, Australien, Monaco, Mexiko, Schweiz (außer in der 1. Säule Wissenschaftsexzellenz) etc.) und Schwellenländer der BRIC Staaten (Brasilien, Russland, Indien, China)

6 Rechtlicher Rahmen Hierarchie der Dokumente Vertrag von Lissabon Rahmenprogramm zu H2020 (Beschluss) Beteiligungsregeln (VO) Europäische Haushaltsordnung (EHO) Finanzhilfevereinbarung (Grant Agreement) Konsortialvertrag (Consortium Agreement) Kommentiertes GA (Annotated Model Grant Agreement (AMGA)) Leitfäden/ Online Manual

7 Die Finanzhilfevereinbarung in H2020 Model Grant Agreement

8 Partner Koordinator Partner Partner Partner Partner Finanzhilfevereinbarung (Grant Agreement) Außenverhältnis Konsortium-Kommission

9 Finanzhilfevereinbarung (Model Grant Agreement) Einheitliches Regelwerk für alle Programme in H2020 Spezifische Abweichungen für ERC, MSC, KMU, CO-FUND Umfangreicher als das FP 7 Model (FP7 MGA + Financial Guide) Arbeiten mit Versionen: Mono und Multi-Beneficiary Arbeiten mit Optionen im Vertragstext Ausrichtung: Partielles Lesen für bestimmte Situationen Kommentierung zum MGA: Annotated Documents veröffentlicht im Teilnehmerportal (unter Reference Documents)

10 Finanzhilfevereinbarung - Bestandteile Kernvereinbarung Allgemeine Geschäftsbedingungen (rechtliche und finanzielle Regelungen) Anlagen: Annex 1 Projektbeschreibung Annex 2 Veranschlagtes Projektbudget Annex 3 Beitritt der Partner zum Vertrag [optional 3a und 3b] Annex 4 Finanzbericht ( Financial Statement ) Annex 5 Prüfbescheinigung ( Certificate on the financial statements ) Annex 6 Methodenzertifikat ( Certificate on the methodology )

11 Finanzhilfevereinbarung: Inhaltsübersicht der Kernvereinbarung I. Allgemeines Zielsetzung des Vertrags II: Projekt III. Finanzhilfe IV: Rechte und Pflichten V.: Rollenverteilung VI: Zurückweisungen, Reduzierungen, Strafen, etc Projekt, Dauer, Budget Höhe der Zuwendung, Förderraten, förderfähige Kosten zur Projektdurchführung: Ressourcen, Beiträge Dritter, Unteraufträge Projektadministration: Berichtspflichten, Auszahlungen, Audits Bestehendes Wissen und Projektergebnisse: Zugangsrechte, Schutz von Ergebnissen, Verwertung, Verbreitung weiteres: Geschlechtergleichheit (Gender), Ethik, Vertraulichkeit Rollen und Verantwortlichkeiten, interne Arrangements Zurückweisungen von Kosten und Leistungen, Reduzierungen, Rückforderungen, Strafen Aussetzungen und Beendigungen des Projekts Schlussvorschriften Beitritt, Gültigkeit, Vertragsänderungen, anwendbares Recht

12 Konsortialvertrag (Consortium Agreement)

13 Konsortialvertrag (KV) (Artikel 41.3 GA) Abschluss des KV zwingend Ausnahme: anderslautende Bestimmung in der Ausschreibung Abschluss vor Unterzeichnung des GA (laut Arbeitsprogramme) Privatrechtliche Vereinbarung zwischen Konsortialpartnern Inhalt bestimmbar durch Partner, keine Kontrolle durch KOM Ggf. Vorlage bei PO notwendig Rechtliche Regelung des Innenverhältnis des Konsortiums

14 Vorgaben für den Konsortialvertrag (KV) (Artikel 41.3 GA) Interne Organisation des Konsortiums Management und Zugang zum Participant Portal Verteilung der EU-Zuwendung Ergänzende Regelungen zu Rechten und Pflichten bzgl. Background und Ergebnissen Streitbeilegungsmechanismen Interne Haftung, Vertraulichkeits- und Schadensersatzregelungen zwischen Partnern

15 Weitere Informationen zu Konsortialverträgen Mustertexte: DESCA H2020: MCARD-2020 by Digital Europe: ent.aspx EUCAR-2020: _Agreement/view

16 Finanzielle Regelungen Allgemeines Finanzmanagement Förderquoten Förderfähige / nicht förderfähige Kosten Direkte und indirekte Kosten Ausblick: Zahlungsmodalitäten Audits

17 Allgemeines Artikel 125 EU-Haushaltsordnung: Transparenz Gebot der Kofinanzierung Gewinnerzielungsverbot (kein Profit) kein Kumulierungsverbot mehr (d. h. Maßnahme, für die Finanzhilfe aus Unionshaushalt gewährt wird, kann zusätzlich Finanzhilfe aus H2020 erhalten, sofern sie nicht dieselben Kosten betreffen) keine Doppelfinanzierung es gelten grundsätzlich die Buchführungsregeln der Zuwendungsempfänger

18 Finanzmanagement Dokumente bereits in Antragsphase nutzen frühzeitige Einbindung von Finanzabteilungen, Verwaltungen, Drittmittelstellen etc. in die Budgetplanung rechtzeitige Klärung der Förderfähigkeit sämtlicher Kosten Identifizierung der Personalkostensätze Klärung interner Abschreibungsregeln Budget der Partner und Auszahlungsmodalitäten müssen im Konsortialvertrag eindeutig geregelt sein

19 Art. 6.1 GA Förderfähige Kosten Eligible Costs tatsächliche Kosten nicht abzugsfähige MwSt. während Projektlaufzeit entstanden (Ausnahme: Endberichte & Prüfbescheinigung) im Kostenvoranschlag angegeben für die Projektdurchführung erforderlich identifizier und kontrollierbar in Buchführung entsprechend geltender Rechnungslegungsgrundsätze und Kostenrechnungsverfahren erfasst angemessen, gerechtfertigt entsprechen Grundsatz der Wirtschaftlichkeit insbesondere bzgl. Sparsamkeit und Effizienz Nicht förderfähige Kosten Ineligible Costs Art. 6.5 GA abzugsfähige MwSt. Kosten i. V. m. mit Kapitalrendite Verbindlichkeiten durch Schulden, geschuldete Zinsen und Schuldendienste Rückstellungen für künftige Verluste oder Verbindlichkeiten Wechselkursverluste durch andere EU-Maßnahmen erstattete Kosten (Doppelfinanzierung) Bankkosten (Überweisung v. KOM) Kosten während Projektaussetzung zweifelhafte Forderungen übertriebene unachtsame Ausgaben

20 Mehrwertsteuer (MwSt.) Value Added Tax (VAT) nicht abzugsfähige MwSt. (non-deductible VAT) Art. 6.5 GA förderfähige Kosten Einrichtungen, die nach nationalem Recht nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind, rechnen Bruttobeträge ab abzugsfähige MwSt. (deductible VAT) Art. 6.5 GA nicht förderfähige Kosten Einrichtungen, die nach nationalem Recht vorsteuerabzugsberechtigt sind, rechnen Nettobeträge ab nicht ausgewiesene MwSt. sind förderfähige Kosten (wie im 7.FRP) d. h. Rechnung weist nur Gesamtbetrag auf ohne MwSt. separat abzubilden

21 Förderquoten Reimbursement Rates Einheitliche Förderquote pro Maßnahme (Art. 5.2 GA) Forschungs- und Innovationsmaßnahmen Research and Innovation Action 100% der erstattungsfähigen (direkten und indirekten) Kosten Innovationsmaßnahme Innovation Action 70% der erstattungsfähigen direkten und indirekte Kosten Ausnahme: Gemeinnützige (non-profit) Einrichtungen immer 100% der erstattungsfähigen Kosten

22 Förderquote 70% Reimbursement Rate 70% Innovationsmaßnahmen für nicht gemeinnützige (non-profit) Einrichtungen A. Direct personnel costs Eligible costs (per budget category) B. Direct costs of subcontracting D. Other direct costs E. Indirect costs 25% Total costs Reimbursement rate Actual Actual Actual (A+D)*025 A+B+D+E 70% EU Contribution Maximum EU contribution

23 Budgetplanung Estimated Budget (D) Art. 15 Sonderfälle (F) Indirekte Kosten (A) Personalkosten (C) Unteraufträge (E) In-kind Beiträge Dritter nicht auf Gelände des Zuwendungsempfängers Förderquote (B) Reisekosten; Verbrauchsmaterial; Abschreibungsraten für Geräte; Güter, Arbeiten, Dienstleistungen (Art. 10), in-kind Beiträge Dritter (Art. 11, 12 )

24 Direkte Kosten - Art GA (Direct Costs ) hängen direkt mit der Durchführung des Projekts zusammen und können dem Projekt unmittelbar zugerechnet werden Beispiele: Personalkosten (personnel costs) Art. 6.2.A. GA Unteraufträge (subcontracting) Art. 6.2.B. GA Sonstige direkte Kosten Reisekosten (travel cost) Art. 6.2.D.1. GA Anlagen/ Infrastruktur/ sonstige Aktiva (equipment/ infrastructure/ other assets) Art. 6.2.D.2. GA Sonstige Güter und Dienstleistungen (other goods and services) Art. 6.2.D.3. GA

25 Indirekte Kosten - Art.6.2.E. GA (Indirect Costs) hängen nicht direkt mit der Durchführung des Projekts zusammen und können ihm nicht unmittelbar zugerechnet werden Erstattung durch einheitliche Pauschale in Höhe von: 25% der direkten förderfähigen Kosten ohne Unteraufträge und in-kind-contributions Dritter, die nicht in den Räumlichkeiten des Zuwendungsempfängers anfallen Beispiele: Miete, Strom, Heizung, Büromaterial, -ausstattung, Telefon, Porto, Druck- und Kopierkosten, strukturelle Verwaltung (z.b. technisches Personal)

26 Budgetplanung Estimated Budget (D) Art. 15 Sonderfälle (F) Indirekte Kosten (A) Personalkosten (C) Unteraufträge (E) In-kind Beiträge Dritter nicht auf Gelände des Zuwendungsempfängers Förderquote (B) Reisekosten; Verbrauchsmaterial; Abschreibungsraten für Geräte; Güter, Arbeiten, Dienstleistungen (Art. 10), in-kind Beiträge Dritter (Art. 11, 12 )

27 Personalkosten direkte Anstellung beim Zuwendungsempfänger nach nationalem Recht (temporär oder dauerhaft) durch Arbeitsvertrag oder sonstigen Vertrag: Arbeit unter Anweisung des Zuwendungsempfängers auf Gelände des Zuwendungsempfängers Ergebnisse der Tätigkeit gehören Zuwendungsempfänger Kosten weichen nicht wesentlich von den üblichen Personalkosten ab vergütet wird Arbeitszeit und nicht bestimmte Leistung oder Werk

28 Personalkosten Gehalt Arbeitgeberbrutto inkl. Sozial-, Renten- und Krankenversicherungsbeiträge inkl. Zusatzleistungen: arbeits- oder tarifvertraglich vereinbart basierend auf objektiven Kriterien, nicht im Ermessen des Arbeitgebers sind Gehaltsbestandteil nicht an bestimmtes Projekt gebunden Beispiele: Urlaubs- oder Weihnachtsgeld, 13. Monatsgehalt, Gefahren- oder Nachtzulage

29 Personalkosten Art. 6.2.A. GA (Personnel Costs) Tatsächliche Personalkosten Personalkosten- Durchschnittssätze Stückkosten Unit Costs Von KOM vorgegeben Actual Personnel Costs (im Einklang mit bestehenden intern üblichen Buchhaltungsgrundsätzen) (nur für KMU Geschäftsführer und sonstige natürliche Personen ohne Gehalt)

30 Budgetplanung Estimated Budget (D) Art. 15 Sonderfälle (F) Indirekte Kosten (A) Personalkosten (C) Unteraufträge (E) In-kind Beiträge Dritter nicht auf Gelände des Zuwendungsempfängers Förderquote (B) Reisekosten; Verbrauchsmaterial; Abschreibungsraten für Geräte; Güter, Arbeiten, Dienstleistungen (Art. 10), in-kind Beiträge Dritter (Art. 11, 12 )

31 Reisekosten - Art. 6.2.D.1. GA (Travel Costs) entsprechen Kriterien für förderfähige Kosten nach Artikel 6.1 (a) (i) (vii) GA Reise muss für die Durchführung des Projekts erforderlich sein Reisedurchführung während der Projektlaufzeit Abrechnung von Reisekosten, Tagegeldern etc. nach intern üblicher Buchführungspraxis Personal des Zuwendungsempfängers externe Experten, deren Teilnahme am Projekt in Annex 1 vorgesehen ist

32 Budgetplanung Estimated Budget (D) Art. 15 Sonderfälle (F) Indirekte Kosten (A) Personalkosten (C) Unteraufträge (E) In-kind Beiträge Dritter nicht auf Gelände des Zuwendungsempfängers Förderquote (B) Reisekosten; Verbrauchsmaterial; Abschreibungsraten für Geräte; Güter, Arbeiten, Dienstleistungen (Art. 10), in-kind Beiträge Dritter (Art. 11, 12 )

33 Abschreibungskosten - Artikel 6.2.D.2 (Depreciation Costs) entspricht allgemeinen Kriterien für förderfähige Kosten nach Artikel 6.1 (a) (i) (vii) GA Zusätzliche Voraussetzungen (Artikel 6.2.D.3 und 10.1 GA): Beschaffung speziell für das Projekt nach bestem Preis-Leistungs-Verhältnis Abschreibung nach intern üblicher Buchführung im Einklang mit internationalen Rechnungslegungsgrundsätzen (z. B. International Accounting Standards IAS, International Financial Reporting Standards IFRS) Ausnahme: Erstattung der Gesamtkosten, wenn im GA vorgesehen

34 Abschreibungskosten - Artikel 6.2.D.2 (Depreciation Costs) Abschreibungskosten können nie höher sein als Anschaffungspreis keine Abschreibung über einen längeren Zeitraum als die Nutzungsdauer des Geräts in bestimmten Fällen (z. B. Infrastrukturen) können Kosten für Inbetriebnahme dem Anschaffungspreis zugeschlagen werden (Installation, Lieferung, Vorbereitung des Standorts) bei nicht ausschließlicher Nutzung im Projekt, muss Nutzungsanteil und -zeit nachgewiesen werden (z.b. Laborbücher, sonstige Dokumentation) Kauf vor Projektstart und vorherige anderweitige Nutzung möglich, wenn Abschreibungen noch laufen

35 Budgetplanung Estimated Budget (D) Art. 15 Sonderfälle (F) Indirekte Kosten (A) Personalkosten (C) Unteraufträge (E) In-kind Beiträge Dritter nicht auf Gelände des Zuwendungsempfängers Förderquote (B) Reisekosten; Verbrauchsmaterial; Abschreibungsraten für Geräte; Güter, Arbeiten, Dienstleistungen (Art. 10), in-kind Beiträge Dritter (Art. 11, 12 )

36 Sonstige Güter & Dienstleistungen (Artikel 6.2.D.3) entspricht allgemeinen Kriterien für förderfähige Kosten nach Artikel 6.1 (a) (i) (vii) GA Zusätzliche Voraussetzungen (Artikel 6.2.D.3 und 10.1 GA): Beschaffung speziell für das Projekt nach bestem Preis-Leistungs-Verhältnis (Rahmenvertrag möglich) Kosten in dieser Budgetkategorie sind u.a.: Verbrauchsmaterial Verbreitungsmaßnahmen (auch Open Access) Kosten in Zusammenhang mit geistigem Eigentum (z. B. Schutz von Ergebnissen, Lizenzgebühren) Prüfbescheinigung (Audit) und Methodenzertifikate Übersetzungen

37 Bescheinigung über die Kostenaufstellung Certificates on the Financial Statements (CFS) Annex 5 & Artikel 20.4 GA Bestätigung, dass alle abgerechneten Kosten und Einnahmen den Anforderungen der Finanzhilfevereinbarung entsprechen wird einmalig am Ende des Projekts fällig, wenn ein Zuwendungsbetrag (abzüglich indirekter Kosten) von erreicht bzw. überschritten wird maßgeblich sind nur in Annex 4 geltend gemachten Zuwendungen unter Zuwendungsbetrag keine Prüfbescheinigung notwendig keine Prüfbescheinigung für Flat Rates

38 Budgetplanung Estimated Budget (D) Art. 15 Sonderfälle (F) Indirekte Kosten (A) Personalkosten (C) Unteraufträge (E) In-kind Beiträge Dritter nicht auf Gelände des Zuwendungsempfängers Förderquote (B) Reisekosten; Verbrauchsmaterial; Abschreibungsraten für Geräte; Güter, Arbeiten, Dienstleistungen (Art. 10), in-kind Beiträge Dritter (Art. 11, 12 )

39 Güter, Arbeiten und Dienstleistungen Artikel 10 MGA Vertragspartner agieren als Wirtschaftsteilnehmer verkaufen ihre Leistungen zu Geschäftsbedingungen finanzielles Interesse Preise enthalten Gewinnmarge Beispiel: Catering, Raummiete, Publikationen, Übersetzung, Prüfbescheinigung In-kind Beiträge Dritter gegen Bezahlung Artikel 11 MGA Dritte stellen ihre Ressourcen zur Verfügung dies stellt nicht ihre wirtschaftliche Tätigkeit dar kein finanzielles Interesse Preise, die Dritter in Rechnung stellt, entsprechen tatsächlichen Kosten (enthalten keine Gewinnmarge) Beispiele: Personalausleihe, zur Verfügung stellen von Räumen, Geräten, Infrastruktur

40 Dritte Art GA (Third Parties) Artikel GA Art. 10 Art. 11 Art. 12 Art. 13 Art. 14 Art. 15 Dritte Verträge über Güter, Arbeiten oder Dienstleistungen (purchasing goods, works or services) = other direct costs in-kind Beiträge Dritter gegen Bezahlung (in-kind contributions provided by third parties against payment) in-kind Beiträge Dritter ohne Bezahlung (in-kind contributions provided by third parties free of charge) Unteraufträge (subcontracting) Verbundene Dritte (linked third parties) Option: Finanzhilfen für Dritte (providing financial support to third parties)

41 Open Access

42 Freier Zugang zu Projektveröffentlichungen Open access to scientific publications Schutz (z.b. Patent) Grüner Weg Ergebnisse Verbreitung Publikation Open Access Nutzung Publikation Goldener Weg

43 Freier Zugang zu Projektveröffentlichungen Open access to scientific publications Grüner Weg: Selbst-Archivierung Parallelveröffentlichung oder Selbstarchivierung, z.b. auf privaten Homepages, Institutshomepages oder auf Dokumentenservern Speicherung eines Aufsatzes oder Monographie, die beim Verlag eingereicht wurde zum öffentlichen Zugang Ergänzung bzw. Ablösung der nicht-standardisierten Selbstarchivierung durch Archivierung auf institutionellen Repositorien Sofortige oder verzögerte Veröffentlichung möglich

44 Freier Zugang zu Projektveröffentlichungen Open access to scientific publications Goldener Weg: Open Access Publishing Primäre Veröffentlichung in einem Open-Access Medium (Open Access Zeitschriften, Peer-Review Verfahren) Druckform parallel möglich Kosten werden vom Veröffentlichenden getragen Sofortige Veröffentlichung

45 Freier Zugang zu Forschungsdaten in H2020 Open access to research data in H2020 Voraussetzungen im Model Grant Agreement Art (option, nur für Open Access Research Data Pilot) Nur in bestimmten, im Arbeitsprogramm vorgesehenen, Bereichen von Horizont 2020, Open Research Data Pilot Auf freiwilliger Grundlage (Wenn veröffentlicht wird dann Open Access) Weiter Pflicht zum Schutz der Ergebnisse, Datenschutz und Wahrung von Sicherheitsvorschriften Kein Zugang zu Daten, wenn dies das Ziel des Vorhabens gefährden könnte

46 NATIONALE KONTAKTSTELLE RECHT & FINANZEN Finanzielle Fragen Alexandra Burgholz Tel Bastian Raue Tel Liane Lewerentz Tel Rechtliche Fragen Alexandra Burgholz Tel Nicole Schröder Tel Liane Lewerentz Tel Christin Kulke Tel Erstinformationen Recht & Finanzen Monika Schuler Tel Internet