Webinar Third Parties in Horizon Beiträge von Nicht-Projektpartnern. Mag. Martin Baumgartner , Wien

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1 Webinar Third Parties in Horizon 2020 Beiträge von Nicht-Projektpartnern Mag. Martin Baumgartner , Wien

2 Übersicht Was sind Third Parties? Welche gibt es, was sind die Unterschiede? Wie kann ich diese einsetzen, was können diese tun? Wie kann ich diese abrechnen? Worauf muss ich im Antrag und während der Implementierung achten? Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 1

3 ROLLEN VON NICHT-PROJEKT- PARTNERN IM PROJEKT Subcontractors (Art. 13 GA) Werk-/ Dienstleister (Art. 10 GA) Linked Third Parties (Art. 14 GA) Third Parties providing in-kind contributions - against payment (Art. 11 GA) - free of charge (Art. 12 GA) Financial support to third parties (cascade funding/prizes)(art. 15 GA) Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 2

4 SUBCONTRACTING I Definition Subcontract : Vertrag über den Kauf von Waren, Arbeiten oder Dienstleistungen, die im Annex 1 des Grant Agreement als Tasks des Projekts definiert sind Beispiele: Bau eines Prototyps, wenn als Task definiert Durchführung einer Umfrage, wenn als Task definiert Analysetätigkeiten, wenn als Task definiert Merkmale eines Subcontractors: Erhält einen Auftrag und stellt dafür eine Rechnung erhält einen marktüblichen Preis (kein Gewinnverbot ) Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 3

5 SUBCONTRACTING II Voraussetzungen für die Förderfähigkeit: Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis oder niedrigster Preis anwendbares Vergaberecht beachten Subcontracting muss im Grant Agreement angeführt sein (oder nachträgliche Anerkennung auf Risiko des Projektpartners) Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 4

6 SUBCONTRACTING III Bitte beachten: keine indirekten Kosten für Subcontracting Projektpartner trägt die Verantwortung geistige Eigentum gehört Projektpartner = Achtung Verträge! Subcontracting an Affiliates = nur in Ausnahmefällen (verb. Org. hat Rahmenvertrag oder ist üblicher Lieferant) Subcontracting unter Projektpartnern = nicht möglich im selben Projekt Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 5

7 SUBCONTRACTING BEI TEILEN VON TASKS? Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 6

8 COSTS OF SERVICES I Definition Service : Vertrag über Dienstleistungen, die nicht im Annex 1 des GA als Tasks definiert sind zählen zu den other direct costs Beispiele: Beratungskosten (z.b. IPR) Übersetzungskosten Catering Grafik-/Druckkosten Erstellung CFS/Methodenzertifikat Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 7

9 COSTS OF SERVICES II Voraussetzungen für die Förderfähigkeit: Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis oder niedrigster Preis anwendbares Vergaberecht beachten Bitte beachten: indirekte Kosten auch auf Services! Beneficiary trägt die Verantwortung Verträge müssen so gestaltet sein, dass das geistige Eigentum dem Beneficiary gehört Rahmenverträge sind zulässig (Voraussetzungen beachten) Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 8

10 ABGRENZUNG SUBCONTRACTING/ COSTS OF SERVICES Subcontracting Umsetzung von Tasks (wie in Annex 1 angegeben) Müssen in Annex 1 angegeben sein Abrechnung als Subcontracting Keine indirekten Kosten Costs of Services Keine Umsetzung von Tasks (aber für deren Durchführung nötig) Müssen nicht in Annex 1 angegeben sein Abrechnung als other direct costs 25 % indirekte Kosten Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis/niedrigster Preis Inhaltliche Verantwortung liegt beim Beneficiary Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 9

11 ROLLEN VON NICHT-PROJEKT- PARTNERN IM PROJEKT Subcontractors (Art. 13 GA) Werk-/ Dienstleister (Art. 10 GA) Linked Third Parties (Art. 14 GA) Third Parties providing in-kind contributions - against payment (Art. 11 GA) - free of charge (Art. 12 GA) Financial support to third parties (cascade funding/prizes)(art. 15 GA) Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 10

12 LINKED THIRD PARTIES Art. 14 GA Wer kann Linked Third Party sein? Affiliates Organisationen mit einer über das Projekt hinausgehenden rechtlichen Verbindung mit einem Projektpartner (z.b. Vereine/Verbände, Joint Research Units ) Organisation, die Hauptteil der Arbeit macht, sollte Partner sein Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 11

13 LINKED THIRD PARTIES Art. 14 GA Voraussetzungen für die Förderfähigkeit: Third Parties und ihre Tasks müssen im GA angegeben sein gleiche Abrechnungsregeln wie für die Projektpartner Sonstiges: Beneficiary ist für die Arbeit seiner Third Party verantwortlich Third Party ist selbst für ihre Kostenabrechnung verantwortlich Solidarhaftung mit Partner auf Verlangen der KOM Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 12

14 ABGRENZUNG (SUB-)CONTRACTS/ LINKED THIRD PARTIES Subcontracting + Costs of Services Motivation: (eher) finanzieller Natur Verbindung mit dem Beneficiary: (Werk-)Vertrag Förderfähig: vom Beneficiary tatsächlich bezahlter, marktüblicher Preis Linked Third Parties Motivation: (eher) inhaltlicher Natur Verbindung mit Beneficiary: Affiliate oder dauerhafte rechtliche Verbindung Förderfähig: eigene Kosten der Third Party (selbe Regeln wie für Beneficiaries) Inhaltliche Verantwortung liegt beim Beneficiary Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 13

15 ROLLEN VON NICHT-PROJEKT- PARTNERN IM PROJEKT Subcontractors (Art. 13 GA) Werk-/ Dienstleister (Art. 10 GA) Linked Third Parties (Art. 14 GA) Third Parties providing in-kind contributions - against payment (Art. 11 GA) - free of charge (Art. 12 GA) Financial support to third parties (cascade funding/prizes)(art. 15 GA) Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 14

16 ÜBERBLICK IN-KIND CONTRIBUTIONS Nicht-Projektpartner (Third Party) stellt einem Projektpartner Sachleistungen zur Verfügung (ohne selbst am Projekt beteiligt zu sein) Varianten: unentgeltlich entgeltlich nur die tatsächlichen Kosten der Sachleistung sind förderfähig (kein Gewinnzuschlag) Beispiele: Entsendung von Personal ( Secondment ) Zurverfügungstellung und Benutzung von Geräten/Forschungsinfrastrukturen Art GA Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 15

17 IN-KIND CONTRIBUTIONS BY THIRD PARTIES (AGAINST PAYMENT) Against payment: Partner erhält Sachleistung gegen Bezahlung dem Projektpartner entstehen förderfähige Kosten (in der Höhe, die er dem Dritten bezahlt) Art. 11 GA Förderfähigkeit: Angabe der Third Party, Sachleistung und voraussichtl. Kosten im Annex 1 (Alternativen: Amendment oder nachträgliche Anerkennung auf Risiko des Partners) Förderfähig sind immer nur die tatsächlichen Kosten der Third Party (keine Unit Costs oder Lump Sums erlaubt!) Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 16

18 IN-KIND CONTRIBUTIONS BY THIRD PARTIES (FREE OF CHARGE) Free of charge: Sachleistung ist für den Partner kostenlos trotzdem kann der Partner die Kosten abrechnen! wenn für das Projekt zweckgewidmet: gilt als Einnahme Förderfähigkeit: Verzeichnung in Konten der Third Party (nicht des Partners) Angabe der Third Party, Sachleistung und voraussichtlichen Kosten im Annex 1 (oder Amendment/nachtr. Anerkennung) Förderfähig sind nur die tatsächl. Kosten der Third Party (keine Unit Costs/Lump Sums!) Art. 12 GA Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 17

19 IN-KIND CONTRIBUTIONS: INDIREKTE KOSTEN I Indirekte Kosten sind abhängig davon, wo die Sachleistungen genutzt werden: a) am Gelände des Beneficiary: indirekte Kosten entstehen dem Beneficiary reguläre 25-Prozent-Pauschale für indirekte Kosten b) am Gelände der Third Party: indirekte Kosten entstehen der Third Party Aufschlag von 25 Prozent als Teil der direkten Kosten zur Abgeltung der indirekten Kosten der Third Party Konsequenz: Kosten der Sachleistungen zählen nicht zur Berechnungsbasis für die indirekten Kosten des Beneficiary (sonst Doppelverrechnung) Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 18

20 ROLLEN VON NICHT-PROJEKT- PARTNERN IM PROJEKT Subcontractors (Art. 13 GA) Werk-/ Dienstleister (Art. 10 GA) Linked Third Parties (Art. 14 GA) Third Parties providing in-kind contributions - against payment (Art. 11 GA) - free of charge (Art. 12 GA) Financial support to third parties (cascade funding/prizes)(art. 15 GA) Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 19

21 FINANCIAL SUPPORT TO THIRD PARTIES (cascade funding/prizes)(art. 15 GA) Ist der Fall wenn Partner im Rahmen des Projektes Geld an Nicht-Projektpartner (natürliche Personen oder Org.) auszahlen (Pauschale, tats. Kosten). Bsp: Allowances, fellowships, Mikrokredite, Seed Förderungen für Start ups. auch Linked Third Parties könnten solche finanzielle Unterstützungen geben oder Preise vergeben (sind nicht die EU-Preise!) Spezialfäll nur möglich, wenn im WP vorgesehen! Achtung: Financial support to third parties Verwechslungsgefahr! Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 20

22 ROLLEN VON NICHT-PROJEKT- PARTNERN IM PROJEKT Antragsphase Vertragsvorbereitungsphase Participant Portal Abrechnung Kontrollen Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 21

23 ANTRAGSPHASE Überlegen, ob und wie Subcontractors und/oder andere Third Parties ins Projekt eingebunden werden sollen und im Antrag erläutern Förderhöhen (non-profit 100% auch in IA) und Teilnahmebedingungen (Achtung bei Drittstaaten!) richten sich bei Linked Third Parties nach den üblichen. Kosten von Nicht-Projektpartner, welche nicht gesondert im Budget for the proposal ausgewiesen werden müssen, sind wie normale Kosten im Budget des Projektpartners darzustellen. Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 22

24 KOSTENDARSTELLUNG IM VOLLANTRAG Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 23

25 ANTRAGSPHASE Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 24

26 VERTRAGSVORBEREITUNGSPHASE Jede Linked Third Party benötigt einen validierten PIC Linked Third Party muss durch den Projektpartner im PP mit dem Projekt verlinkt werden. Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 25

27 THIRD PARTIES IN KONSORTIALVERTRÄGEN z.b. 4.3 Involvement of third parties A Party that enters into a subcontract or otherwise involves third parties (including but not limited to Affiliated Entities) in the Project remains responsible for carrying out its relevant part of the Project and for such third party s compliance with the provisions of this Consortium Agreement and of the Grant Agreement. It has to ensure that the involvement of third parties does not affect the rights and obligations of the other Parties under this Consortium Agreement and the Grant Agreement. Allenfalls abzuklären: Haftungsfragen? Schadenersatzfragen? Verschiegenheitsvereinbarungen? zw. Projektpartner und seinen Third Parties Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 26

28 ABRECHNUNG Projektpartner müssen speziell Angaben zu Subcontracting machen Kosten für zur Verfügung gestelltes Personal ( seconded ) gegen Vergütung werden unter Personalkosten des Projektpartners abgerechnet. Nur linked third parties erstellen ein eigenes Financial Statement (falls nötig: auch ein Certificates on the Financial Statements (CFS) = Threshold gilt nur für Third Party alleine) Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 27

29 PARTICIPANT PORTAL Im Participant Portal (PP) haben Nicht-Projektpartner keine Rollen, da sie nicht Teil des Grant Agreements sind. Erstellung des Financial Statements der Linked Third Party: da diese keinen LSIGN haben => entweder füllt der Projektpartner Kosten selbst aus, oder Linked Third Party bekommt Rolle des Task Manager eingeräumt. Andere Rollen eher kritisch hinterfragen! Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 28

30 BUDGETKATEGORIEN IM ÜBERBLICK [OPTION Spezifische Kostenkategorie, z.b. Unit Costs für klinische Studien] E. Indirekte Kosten D. Sonstige direkte Kosten (Reisekosten; Geräte/Infrastruktur; Güter und Services) [OPTION z.b. Vergabe von Preisen, Stipendien ] B. Subcontracting A. Personalkosten = Seconded personnel Gesamtkosten Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 29

31 INDIREKTE KOSTEN: BERECHNUNG DES PAUSCHALSATZES Von der Berechnungsbasis sind abzuziehen: Bei allen Projekten: Kosten für Subcontracting (Achtung: wenn keine Tasks ausgelagert werden kein Subcontracting, sondern purchase of services nicht abziehen!) Kosten für Sachleistungen Dritter, die nicht in den Räumlichkeiten des Projektteilnehmers anfallen Art. 29 RfP Nur bei entsprechender OPTION im GA: Finanzielle Unterstützung für Dritte (Option Art. 15 GA) Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 30

32 KONTROLLEN GEGENÜBER THIRD PARTIES Alle Third Parties können durch EU-Kommission, EU- Agenturen, EU. Rechnungshof und OLAF überprüft werden. Third Parties sind dabei verpflichtet, den PrüferInnen Zugang zum Betrieb/ zu ihren Räumlichkeiten zu gewähren und ihnen die gewünschten Informationen zu geben Achtung: in Verträgen zw. Projektpartner und Third Parties sicherstellen, dass EU Prüfrechte (Art 22, 23) gewährleistet werden => dementsprechende Klauseln in Werkverträge Artikel 22: Checks, Reviews, Audits Artikel 23: Evaluation of the impact of the action Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien

33 WEITERFÜHRENDE INFORMATIONEN: ALLGEMEINES General Grant Agreement : Annotated Grant Agreement (kommentierte Fassung des Grant Agreement): Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 32

34 KONTAKT HORIZON 2020 RECHT UND FINANZEN Mag. Martin Baumgartner Nationale Kontaktstelle Recht und Finanzen Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 33