Kleine und mittlere Unternehmen im 7.EU-Rahmenprogramm

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1 Kleine und mittlere Unternehmen im 7.EU-Rahmenprogramm Kostenplanung im 7. EU-Rahmenprogramm Regionale Auftaktkonferenz Spezialworkshop für AntragstellerInnen Research Salzburgfor SME-Associations im 7. EU Rahmenprogramm 3. November 2008, Wien Ines Haberl Carla Chibidziura FFG / EIP Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft, Europäische und Internationale Programme

2 Kostenplanung im 7. EU-Rahmenprogramm Fördergrundsätze und Förderformen Kostenarten erstattungsfähige - nicht erstattungsfähige Kosten direkte - indirekte Kosten Berechnungen Prüfbescheinigungen Zertifizierungen Subaufträge (Subcontracting) Kostenbeispiel Kostenkalkulator 2

3 Förderungsgrundsätze I Finanzbeitrag der EU wird vor allem bestimmt von: Förderform COOPERATION Kollaborative Forschung Vordefinierte Themen, modifizierte Instrumente IDEAS Pionier Forschung Individuelle Anträge, Europäischer Forschungsrat PEOPLE Human Potential Mobilität von ForscherInnen CAPACITIES Forschungskapazitäten Infrastruktur, KMU, Wissensregionen, Verbundprojekte (vormals IP; STREP) Exzellenznetzwerke (NoE) Koordinations- und Unterstützungsmaßnahmen (CSA) Pionierforschung (Ideas) Marie-Curie Maßnahmen Forschung für spezielle Zielgruppen (insbes. KMU) Joint Research Center + EURATOM 3

4 Förderungsgrundsätze II Finanzbeitrag der EU wird vor allem bestimmt von: Art der Tätigkeit Forschung & Entwicklung (F&E) Demonstration Management Training 4

5 Förderhöhen im Programm Kapazitäten: Forschung zugunsten von KMU Forschung und technologische Entwicklung Demonstrationsaktivitäten Management, Certificate on the financial statements (CFS) und Other activities Öffentliche Non-profit- Einrichtungen, höhere und Hochschulbildungseinrichtungen, Forschungseinrichtungen und KMU 75% 50% 100% andere Organisationen 50% 50% 100% 5

6 Kostenplanung im 7. EU-Rahmenprogramm Fördergrundsätze und Förderformen Kostenarten erstattungsfähige - nicht erstattungsfähige Kosten direkte - indirekte Kosten Berechnungen Prüfbescheinigungen Zertifizierungen Subaufträge (Subcontracting) Kostenbeispiel Kostenkalkulator 6

7 Kostenarten Erstattungsfähige Kosten Direkte Kosten Indirekte Kosten (Overheads) werden dem Projekt unmittelbar zugerechnet werden im Einklang mit den internen Buchführungsgrundsätzen des Projektteilnehmers abgerechnet können dem Projekt nicht unmittelbar zugerechnet werden, stehen aber in unmittelbarem Zusammenhang mit den direkten Kosten 7

8 Erstattungsfähige Kosten I Grant Agreement Annex II, II.14 tatsächliche Kosten (reale Kosten) dem Projektpartner entstanden während der Projektlaufzeit angefallen (60 Tage-Regelung für die Fertigstellung des Abschlussberichtes) in Übereinstimmung mit den üblichen Buchführungs- und Managementgrundsätzen des Projektpartners ermittelt (gleiches Buchhaltungssystem wie sonst auch!) 8

9 Erstattungsfähige Kosten II Grant Agreement Annex II, II.14 zur Erfüllung der Projektziele in Übereinstimmung mit den Prinzipien der Wirtschaftlichkeit, Effizienz und Effektivität verwendet Kosten sind in der Rechnungsführung (Buchhaltungsunterlagen) des Projektpartners ausgewiesen im Voranschlag des Budgets (estimated budget) angegeben 9

10 Nicht erstattungsfähige Kosten Grant Agreement Annex II, II.14.3 Indirekte Steuern (Mwst.) Zölle und Abgaben Geschuldete Zinsen Rückstellungen für künftige Verluste Wechselkursverluste Kosten in anderen EU-Projekten (keine Doppelfinanzierung!) Übermäßige, leichtfertige Ausgaben 10

11 Direkte Kosten Personalkosten Personalbegriff (lt. Grant Agreement Annex II Artikel II.15.1 GA) Führen von Zeitaufzeichnungen für alle MitarbeiterInnen Reisekosten Geräteanschaffungen 11

12 Indirekte Kosten Raummiete Strom- und Heizkosten Telefonkosten Kopierkosten Aufwendungen für Reinigungsdienste Allgemeine Büroausstattung Bürobedarfsmaterial Postgebühren 12

13 Berechnung der indirekten Kosten I (Grant Agreement Annex II Art. II.15.2a) 1. Abrechnung der tatsächlichen indirekten Kosten: a. mit Hilfe eines analytischen Buchführungssystems (zb. SAP) steht allen Teilnehmern am 7. RP offen b. vereinfachte Methode (simplified method): es besteht kein Buchhaltungssystem mit detaillierter Kostenzuweisung indirekte Kosten können auf Ebene der Rechtsperson zusammengefasst werden und werden dann mit Hilfe eines Schlüssels auf das Projekt Projektebene zugewiesen System muss den normalen Buchführungsgrundsätzen genügen 13

14 Berechnung der indirekten Kosten II (Grant Agreement Annex II Art. II.15.2a) 2. Pauschalabrechnung: a. 20% der direkten erstattungsfähigen Kosten: standard flat rate, Subcontracting Kosten ausgenommen b. 60% der direkten erstattungsfähigen Kosten: Sonderregelung für öffentl. Organisationen, Forschungsorganisationen, Unis, KMU Nur bei Projekten die F&E und Demonstration enthalten (und NoE) indirekte Kosten können nicht mit Sicherheit für das Projekt angegeben werden Gültig für alle Calls, die bis offen sind (danach mind. 40%) Wenn einmal exakter (1.a, 1.b) abgerechnet wurde kann man nicht mehr zu den 60 % zurückkehren 14

15 Zertifizierungen I Grant Agreement Annex II Art. II.4 Certificate on the financial statements (CFS) Prüfbescheinigung für Kostenabrechnungen verpflichtend: Bei kumulierten Gemeinschaftsbeiträgen gleich/größer ,- Euro pro Projektpartner (Betrag wird kumulativ über die gesamte Projektlaufzeit pro Partner berechnet ) ABER: Projekte mit Laufzeit bis zu 2 Jahren Partner müssen erst in der letzten Berichtsperiode (final payment) ein CFS machen sofern die kumulierten Beträge Euro übersteigen (auch wenn sie davor bereits mehr als Euro bekommen haben!) 15

16 Zertifizierungen II Certificate on the average personnel costs Zertifikat für Durchschnittspersonalkosten: Es dürfen Durchschnittpersonalkosten abgerechnet werden auf der Basis von Durchschnittssätzen Muss mit den üblichen Management- und Buchführungspraktiken übereinstimmen Dürfen nicht wesentlich von den tatsächlichen Personalkosten abweichen Zertifizierung der Berechnungsmethode durch Wirtschaftsprüfer, muss von der Kommission angenommen werden Solange sich die Methode nicht ändert, können die Personalkosten im 7. RP nach Durchschnittssätzen abgerechnet werden 16

17 Zertifizierungen III Durchführung von Zertifizierungen: Qualifizierte, externe und von TeilnehmerInnen unabhängige WirtschaftsprüferInnen (gemäß der Achten Richtlinie 84/253/EWG des Rates vom 10. April 1984) Öffentliche Organisationen, Universitäten, Forschungsorganisationen: ein competent public officer kann die Zertifizierung durchführen (z.b. ControllerIn aus der Organisation) 17

18 Subcontracting Grant Agreement Annex II Art. II.7 ist möglich wenn: Subunternehmer einen begrenzten Teil des Projektes ausführt (darf keine Kerntätigkeit des Projekts durchführen) Der Subcontractor im Annex I aufgelistet ist Tätigkeit und Kostenveranschlagung in Annex I aufgelistet ist best price-qualitiy Verhältnis gewährleistet und Transparenz und Gleichbehandlung gegeben ist Bereits bestehende Rahmenverträge zw. Projektteilnehmer und Unterauftragnehmer sind zulässig! 18

19 Informationen und Kontakt Informationen zum 7. Rahmenprogramm Dokumente zum 7. Rahmenprogramm 19

20 Kontakt: Mag. Carla Chibidziura FFG Europäische und Internationale Programme Tel: +43 (0) Mag. Martin Baumgartner FFG Europäische und Internationale Programme Tel: +43 (0)

21 Kostenplanung im 7. EU-Rahmenprogramm Fördergrundsätze und Förderformen Kostenarten erstattungsfähige - nicht erstattungsfähige Kosten direkte - indirekte Kosten Berechnungen Prüfbescheinigungen Zertifizierungen Subaufträge (Subcontracting) Kostenbeispiel Kostenkalkulator 21

22 Kostenkalkulation FP7 Übungsbeispiel

23 Arbeitsanleitung Übungsangaben: Konsortium: 3 Partner Projektdauer: 4 Jahre Gesamtbudget: rund 1 Mio. Euro 1 Personenmonat = 140 Stunden Partner A und C berechnen Overhead nur von Personalkosten Meetings, Reisekosten: pro Partner, nicht pro Person rechnen! Equipment: wird zu Beginn des Projektes gekauft, Amortisierung nach 5 Jahren 23

24 Ausgangspunkt Verbundprojekt Casestudy: Arbeitsblatt A - 1 person B - 2 persons Partner (OTHER) (Universität) Overhead rate 110% 60% Hourly rate (in Euros) 27, Effort table (1 personmonth = 140 hours) WP1: RTD (in person-month) 6 22,85 18 WP2: Demonstration (in person-month) 0 0,744 0 WP3: Training (in person-month) 0 2,035 0,5 WP4: Management (in person-month) 0 0,2 0,2 C - 1 person (KMU) 80% 35 8, ,47 0,45 24

25 Kostenplanung im 7. EU-Rahmenprogramm Fördergrundsätze und Förderformen Kostenarten erstattungsfähige - nicht erstattungsfähige Kosten direkte - indirekte Kosten Berechnungen Prüfbescheinigungen Zertifizierungen Subaufträge (Subcontracting) Kostenbeispiel Kostenkalkulator 25

26 Modell Kosten-Kalkulator I 26

27 Modell Kosten-Kalkulator II 27

28 Modell Kosten-Kalkulator III 28

29 Ihr Partner im 7.RP Kontakt: Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Europäische und Internationale Programme Dr. Ines Haberl Nationale Kontaktstelle für KMU 29