Budgetierung, Overheads, Kostenabrechnungen bei FP7-(Cooperation-) Projekten

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1 Budgetierung, Overheads, Kostenabrechnungen bei FP7-(Cooperation-) Projekten ETH Zürich, HG F 5 3. Oktober 2012, Uhr ETH & Universität Zürich EU GrantsAccess Andreas Ledergerber ETH Zürich Abteilung Rechnungswesen Anke Gravemann Seite 1

2 Ablauf FP7: Struktur, Projektarten Budgetierung (von Verbundprojekten) Overheads Wechselkursverluste Time Sheets Kostenabrechnungen, Audits Amendments Was bringt die Zukunft? Budgetrechner (Abteilung Rechnungswesen) Seite 2

3 Aufbau von FP7 Cooperation Ideas People Capacities

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5 Forschung und Technologieentwicklung (RTD) EU-Rückerstattung: 75% Lohnkosten: gemäss Ansätzen im Institut inkl. Arbeitgeberbeiträgen (ca %) Verbrauchsmaterial Material von bleibendem Wert: Abschreibungen gemäss Vorgaben ETH (Abschreibung bspw. über 3 oder 5 Jahre) Reisekosten: ca pro Reise pro Person Patentierungskosten: ca Nutzungskosten von Apparaturen (gem. Logbuch) Andere Kosten Seite 5

6 Managementaktivitäten (MGT) EU-Rückerstattung: 100% Audit: fällig nach kumulativem Schwellenwert von Auditkosten: ETH: 2500 pro Audit unter Management / Subcontracting (ohne Overhead); durchgeführt von KPMG. Seite 6

7 Demonstrationsaktivitäten (DEMO) EU-Rückerstattung: 50% Entwurf und Anfertigung von Prototypen Tests auf dem Prüfstand Einsatz von Infrastrukturen für Prototypentest Vorzertifizierung für Testzwecke Seite 7

8 Euresearch Zurich FP7-Kostenmodell ETH verwendet Special Transitional Flat Rate Die indirekten Kosten (Overhead) betragen 60% der direkten Kosten (bei Cooperation-Forschungsprojekten) Rückerstattung der direkten und indirekten Kosten (Overhead) für Universitäten: Forschung & Technologieentwicklung: 75% Demonstrationsaktivitäten: 50% Management, Audits und sonstige Aktivitäten: 100% Seite 8

9 Beispiel RTD-Budgetierung Personnel costs (= direct costs) EC Contrib. (75%) Gehälter Other direct costs (= direct costs) Indirect costs (Overhead) Equipment, Consumables, Travel usw. 60% aller direkten Kosten (ohne Subcontracting) 60% von = Total budget Requested EC Contribution 75% von = Seite 9

10 Euresearch Zurich Beispiel Management-Budgetierung Personnel costs (= direct costs) EC Contrib. (100%) Gehälter Other direct costs (= direct costs) Indirect costs (Overhead) Equipment, Consumables, Travel usw. 60% aller direkten Kosten (ohne Subcontracting) 60% von = Total budget Requested EC Contribution 100% von = Seite 10

11 Budgetierung aller anderen Projekte innerhalb von FP7 z. B. ERC, Marie-Curie-Projekte, Cooperation: Coordination & Support Actions etc. Die Kosten werden zu 100% rückerstattet. Der Overhead beträgt 7, 10 oder 20%, je nach Projektart Bei Marie-Curie-Projekten kommen die von der EU angegebenen Kostensätze zur Anwendung (insbesondere für die Gehälter) Seite 11

12 Euresearch Zurich Overhead-Aufteilung an der ETH Zürich Der Overhead (= indirect costs) wird wie folgt verteilt: Bei Projekten mit einem Overheadsatz von 60%: 2/3 an die/den projektverantwortliche/n Professor/in zur Projektkosten- Deckung und zur freien Verfügung im Bereich Forschung und Lehre an der ETH Zürich 1/3 an die Hochschule zur Abgeltung der Gemeinkosten Bei Projekten mit einem Overheadsatz von 7%, 10% oder 20%: 1/2 an die/den projektverantwortliche/n Professor/in zur freien Verfügung im Bereich Forschung und Lehre an der ETH Zürich 1/2 an die Hochschulezur Abgeltung der Gemeinkosten und zur Unterstützung von Forschung an der ETH Zürich Seite 12

13 Euresearch Zurich Nicht dem Projekt belastet werden dürfen Indirekte Steuern, Mehrwertsteuer oder Zölle fällige Zinsen Verluste durch Währungswechsel Kosten, die durch andere (EU-)Projekte abgedeckt sind Vorkehrungen für zukünftige Verluste Schulden und Kosten für Schuldendienste übermässige oder überzogene Angaben Seite 13

14 Risiko aus Währungsverlusten Risikodeckung an der ETH gemäss von Prof. Siegwart (VPFW) vom Grundsätzlich gilt, dass Währungsgewinne und -verluste zu Gunsten oder zu Lasten der betroffenen Professur gehen. Die gängige Praxis wird nicht geändert. Dies vor dem Hintergrund, dass die Departemente eine hohe Autonomie haben und innerhalb dieser Autonomie grossen Handlungsspielraum. Das bedeutet aber auch, dass Risiken mitgetragen werden müssen, zumal das Währungsrisiko symmetrisch ist, d.h. es können Gewinne oder Verluste entstehen. Weiter hat die ETH (Vizepräsident Finanzen und Controlling) aus Kostengründen entschieden, dass Währungsrisiken nicht extern abgesichert werden. Besteht bei Projektende ein Defizit, das weder über Overhead-, Instituts- oder Departementsmittel abgedeckt werden kann, kann in Härtefällen ein Antrag zur Beteiligung am Defizit an den Vizepräsidenten Forschung und Wirtschaftsbeziehungen, VPFW, gestellt werden. Diese Regelung bleibt bis auf weiteres in Kraft ETH Zürich - Sabine Meens 14

15 Euresearch Zurich Time Sheets (Arbeitszeiterfassung) Das Führen von Time Sheets ist für alle Personen, die über das Projekt bezahlt werden, obligatorisch. Auch Personen, die über Kredite des Institutes selbst bezahlt werden und nur teilweise für das Projekt arbeiten, können entsprechend abgerechnet werden, sofern Time Sheets bestehen. Seite 15

16 Reporting 1. Finanzielles Reporting ETH-intern (Forschende/Administration Abteilung Rechnungswesen) Abrechnungen ( Form C ) werden durch Drittmittelmanagement erstellt (auf Grundlage der Buchungen) Online-Tools FORCE oder SESAM Timesheets! in der Regel alle 12 bis 18 Monate fällig 2. Wissenschaftliches Reporting in der Regel parallel zu finanziellem Reporting alle 12 bis 18 Monate fällig Seite 16

17 Audits (Rechnungsprüfungen) Reguläres Audit An ETH Zürich durchgeführt durch KPMG Fällig pro EUR (Gesamtbetrag darunter: kein Audit) Audit aus Brüssel Auftraggeber können Europäische Kommission, Europäischer Rechnungshof, ERC-Exekutivagentur oder Research Executive Agency sein Gründe: Zufalls-Stichprobe, Hinweise oder Verdacht auf missbräuchliche Mittelverwendung etc. Audits werden begleitet durch Abteilung Rechnungswesen Seite 17

18 Vertragsänderungen («Amendments») Alle Amendments bitte an EU GrantsAccess senden Arten von Amendments Verlängerung der Laufzeit («no cost extensions») Projektabbruch («early termination») Zugang von neuen Projektpartnern (bspw. ETH) evtl. bei Budgetverschiebungen unter Partnern etc. Seite 18

19 «Horizon 2020» oder: Was bringt die Zukunft? FP7 ~EUR 54 Mia., , läuft per aus Nachfolgeprogramm: «Horizon 2020» (FP8) Start per 1. Januar 2014, Anhaltende Budgetdiskussionen (Spektrum von ~ Mia.) Assoziierungsverhandlungen EU Schweiz im Rahmen der bilateralen Verträge Seite 19

20 EU Antragstellung Formular zur Budgetkalkulation

21 Budgetformular für EU Projekte Das Formular soll einen Service für den Antragsteller bieten Die hinterlegten Personalkosten können genutzt werden (Quelle: HR) Die Budgetplanung kann in CHF erfolgen und wird zum ausgewählten Wechselkurs in Euro umgerechnet Es wird dokumentiert, wie das Budget bei der Antragstellung für ein EU-Projekt festlegt wurde Um festzustellen, ob ein Projekt aufgrund von Wechselkursschwankungen oder aufgrund von ungenauer Planung ein Defizit bzw. einen Gewinn auf einem Fonds ausweist, muss der Wechselkurs zum Zeitpunkt der Antragstellung dokumentiert werden. Aufgrund der unterschiedlichen Förderprogramme sind drei unterschiedliche Formulare erstellt worden Informationsveranstaltung EU Projekte

22 Budgetformular für EU Projekte Microsoft Excel-Arbeitsblatt Adobe Acrobat Document Zum Marie Curie Förderprogramm konnte noch keine Vorlage erstellt werden, da es sich um Lump sums / flat-rates handelt und die Planung daher nur in Euro erfolgen kann Im Frühjahr 2013 kommt ein neues Arbeitsprogramm mit neuen Ansätzen, dann soll auch hierfür eine Vorlage erstellt werden Das Formular wird auf den Internetseiten der FoBe und zukünftig auch auf den Seiten von EU-GrantsAccess hinterlegt Das Formular muss ausgefüllt mit dem Meldeformular für FP7 Projekte bei EU GrantsAccess eingereicht werden, so dass es im E-Dossier abgelegt werden kann Auf dem 1. Tabellenblatt des Excel Files sind die wichtigsten Informationen und Hilfestellungen für die Anwender hinterlegt Informationsveranstaltung EU Projekte

23 Herzlichen Dank für Ihr Interesse! Weitere Informationen und Unterstützung: Universität Zürich & ETH Zürich ETH Zürich Abteilung Rechnungswesen EU GrantsAccess Fondsbewirtschaftung Tel Tel / grants@sl.ethz.ch eu-projekte@fc.ethz.ch