Audits, Checks, Kontrollen

Transkript

1 1 W I S S E N T E C H N I K L E I D E N S C H A F T Audits, Checks, Kontrollen u

2 2 Checks Reviews Audits Konsequenzen RH-Erfahrungsbericht FP7

3 3 Checks (MGA Art. 22) Sind immer während der Projektimplementierung oder danach möglich (wie lange danach ungeklärt) EU kann durch Externe assistiert werden ordnungsgemäße Implementierung und Erfüllung der MGA Verpflichtungen geprüft (inkl. Beurteilung von Projektergebnissen und Reports)

4 4 Checks (MGA Art. 22) generell Informationspflicht (MGA Art. 17): bei Anfrage zusätzliche Infos jederzeit direkt zu übermitteln (korrekt, präzise, vollständig und in gewünschter Form (auch elektronisch)) Aufbewahrungspflicht (MGA Art. 18): 5 Jahre nach letzter Rate (sämtliche Dokumente und Daten) 3 Jahre bei geringer Förderung (low value grants) <= 60T Financial capacity check (RfP Art und 19) nur für Koordinatoren mit EU-Förderbeitrag >= 500k (Ausnahme ex-ante Checks: öffentliche Organisationen als auch bei Verdacht/im Zweifelsfalle)

5 5 Reviews (MGA Art. 22) Sind immer während der Projektimplementierung oder bis zu 2 Jahre nach letzter Rate ( final payment ) möglich EU kann durch Externe assistiert werden Recht Einwand zu erheben zwecks Wahrung von Geschäftsgeheimnissen ordnungsgemäße Implementierung (inkl. Beurteilung von Projektergebnissen und Reports), Erfüllung der MGA Verpflichtungen als auch die wissenschaftliche und technologische Relevanz geprüft

6 6 Reviews (MGA Art. 22) sämtliche INFOs sind zu liefern (zusätzlich) Vor-Ort-Review Review-Report Entwurf 30 Tage Zeit für Stellungnahme ( contradictory review procedure )

7 7 Audits Aktuell gibt es noch keine konkrete veröffentlichte H2020 Audit Strategie Neue Balance zwischen Vertrauen und Kontrolle Audit Strategie konzentriert auf Risiko- und Betrugsprävention H2020 Audits erstmals 2016 Bildung eines Common Audit Service (CAS) 2014 Maximal 7% der Fördernehmer (FP6 = 10,5%, FP7 = 9% bis jetzt)

8 8 Audits/ FP7 Auswahlverfahren Organisationen, welche viele Förderungen erhielten/ erhalten Zufallsprinzip high-risk Organisationen

9 9 Audits Möglich bis zu 2 Jahren nach der letzten Rate ( Balance Payment ) Recht Einwand zu erheben zwecks Wahrung von Geschäftsgeheimnissen Audits auch bei Third Party (Dritten) möglich (Info erfolgt via Fördernehmer)

10 10 Audits Audits dürfen durchgeführt werden von der Kommission: von der internen Abteilung (inkl. OLAF²) von autorisierten Stellvertretern vom Europäischen Rechnungshof von der internen Abteilung von autorisierten Stellvertretern ² Europäisches Amt für Betrugsbekämpfung

11 11 Audits Prüfumfang Wissenschaftliche Aspekte Technologische Aspekte Ethische Aspekte Finanzielle Aspekte (im Bezug auf Kosten) Jegliche andere Aspekte (z.b. Managementprinzipien, IKS) in Bezug auf die korrekte Implementierung des Projektes und Einhaltung der MGA-Verpflichtungen Fokus auf Buchführung, Lohnkonten, Zeitaufzeichnung, Stundenteiler etc.

12 12 Auditzertifikate (CFS) Certificates of financial statements (CFS) Nachweis der korrekten Abrechnung aller erstattungsfähigen Projektkosten Neu: verpflichtend bei Förderbeitrag >= (exkl. Lump sums (Pauschalbeträge), flat rates (Overhead) und Stück-/Einheitskosten (unit costs) -> FP7: Förderbeiträge >= Nur ein CFS/Fördernehmer am Ende des Projekts (NEU: Dienstleistung - nicht Subcontract)

13 13 Auditunterlagen (CFS) MGA/ Vertrag/ Annexes sowie Consortium Agreement Reports (A&M) Zeitaufzeichnungen Form C (= finanzieller Verwendungsnachweis als Teil des Managementberichts bzw. Summary Financial Report) Muster pro Instrument Überleitungstabellen/-berichte (Buchhaltung Form C) Belege (Rechnungen/ Berichte/ Protokolle ) Dienstverträge, Lohnkonten Werkverträge/ Subcontracts Ausschreibungsunterlagen TOR (Terms of Reference) etc.

14 14 Auditzertifikate (CFS) Formvorgabe entsprechend Annex 5 In englischer Sprache formulierte Anleitung und Checkliste für Prüfablauf Datiert, mit Stempel versehen und unterzeichnet

15 15 Auditzertifikate (CFS) Certificates of financial statements (CFS) Audit Report Entwurf 30 Tage Zeit für Stellungnahme Endbericht inkl. Berücksichtigung dieser Stellungnahme EU-COM hat auch nach Audit (CFS) Prüfrecht Wenn das Audit nicht den CFS Kriterien entspricht, erhält auditierende Organisation eine Information

16 16 Auditzertifikate (COM) Certificates of methodology Prüfung der Methode für Ermittlung der direkten Personalkosten in Form von Einheitskosten (unit costs) Formvorgabe entsprechend Annex 6 In englischer Sprache formulierte Anleitung und Checkliste für Prüfablauf Datiert, mit Stempel versehen und unterzeichnet

17 17 Konsequenzen bei Fehler a) Aberkennung von nicht-förderbaren Kosten b) Reduktion des EU-Förderbeitrages c) Rückforderung von unzulässigen EU- Förderbeiträgen a) und b) nach Projektende führt zu geändertem EU- Förderbeitrag (Rückzahlungen) während Projektlaufzeit (Modifizierung Annex I)

18 18 Konsequenzen bei Fehler Systematische/wiederkehrende Fehler, Unregelmäßigkeiten, Vertragsverletzungen, Betrug kann zur Ausweitung des Prüfumfangs führen (auf sämtliche EU-Projekte einer Organisation) Ausweitung von einem anderen auf ein oder mehrere EU-Projekte (Liste erhält der betroffene Fördernehmer) nicht später als 2 Jahre nach Projektende der anderen Konsequenzen siehe a) c) ferner Zahlungs- oder Projektstopp sowie Vertragskündigung

19 19 Ablauf bei s/w Fehler Förderbarkeit der Kosten (90 Tage Zeit) Stellungnahme zu allen gelisteten EU-Projekten alle Form C zu adaptieren/ zu korrigieren Korrekturvorgabe durch die EU-KOM Anwendung: Korrektur aller Form C nicht möglich/praktikabel Fördernehmer Form C nicht adaptiert übermittelt eigener Korrektur-Vorschlag möglich Unzureichende Implementierung oder Verletzung anderer Vertragsverpflichtungen (90 Tage Zeit)

20 20 Europäischer Rechnungshof/Bericht % der geprüften Zahlungen an Fördernehmer waren fehlerhaft (häufigsten Fehlerquellen) Förderung nicht erstattungsfähiger Kosten (überhöhte Kosten, fehlende Belege/ fehlender Nachweis) Personalkosten indirekten Kosten Verrechnung von Bruttobeträgen falsche Abschreibungsbeträge Einnahmen fehlen Fehlende Ausschreibungsunterlagen Subcontracting (Annex I)