Tipps und Stolpersteine im EU-Projektmanagement Präsentation: Veronika Kauert, Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg, TTZ

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Hedwig Otto
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1 1 Tipps und Stolpersteine im EU-Projektmanagement Präsentation: Veronika Kauert, Otto-von-Guericke-Universität Magdeburg, TTZ

2 2 Überblick 1. Erfolgreiches Projektmanagement 2. Aufgaben eines EU-Projektmanagers 3. Zeitlicher Ablauf eines EU-Projektes 4. Tipps und Hinweise im Tagesgeschäft eines EU-Projektmanagers 5. Konkrete Unterstützung durch die OVGU

3 3 1. Erfolgreiches Projektmanagement Wann sollte der Projektmanager hellhörig werden? Zeitnot, Überstunden Hektik Keine Qualitätssicherung Fachliche Nichtübereinstimmung Fehlende Ressourcen Einzelgänge der Projektpartner Kosten überzogen Fehlende Kommunikation Fluktuation der Projektpartner Permanente Infragestellung der Ergebnisse Termine werden nicht eingehalten Keine Aussprache von Kritik Zunehmender Fremdeinfluss auf das Projekt Nörgeln, permanente Fehlersuche, statt Lösungsvorschläge Keine gemeinsame Zielorientierung mehr Notwendige Entscheidungen werden hinausgezögert

4 4 2. Aufgaben eines EU-Projektmanagers Verhandeln Verantwortung und Krisenbewältigung Koordinieren Verbreitung und Verwertung der Ergebnisse Kommunizieren Projekttreffen und Konferenzen Berichterstattung Vertragsmanagement Finanzabwicklung

5 5 3. Zeitlicher Ablauf eines EU-Projektes (1/2) Projektlaufzeit: /02/ /06/ /06/ /06/2013 Pre-financing Cost reimbursement Cost reimbursement Cost reimbursement M M M M D D D D D D D D Period 1 Period 2 Period months 12 months months 60 01/03/ /02/ /03/2013 Periodic reports Periodic reports Periodic reports 01/01/ /12/ /12/ /12/2012 Start End

6 6 3. Zeitlicher Ablauf eines EU-Projektes (2/2) Berichterstattung an die EU Zwischenbericht 1. Wird max. 60 Tage nach dem Ende der Berichtsperiode fällig Bericht zum Stand des Projektes (Fortschritt, Zielerreichung) Bericht zur Mittelverwendung Finanzaufstellung (Form C) 2. Erfolgreiche Beurteilung des Zwischenberichtes durch die Kommission innerhalb von 105 Tagen nach Einreichung des Berichtes. Abschlussbericht 1. Wird max. 60 Tage nach Projektende übermittelt Ergebnisse, Schlussfolgerungen und sozioökonomische Auswirkungen des Projektes Gesellschaftliche Auswirkungen (gender equality actions, ethical issues, ) inklusive eines Plans zur Nutzung und Verbreitung der Erkenntnisse 2. Nach 105 Tagen Bericht von der Kommission -> Schlusszahlung 3. Bericht des Koordinators zur Aufteilung der Schlusszahlung unter den Zuschussempfängern bis 30 Tage nach Erhalt der Schlusszahlung durch die Kommission

7 7 4. Tipps und Hinweise im Tagesgeschäft eines EU-Projektmanagers (1/2) Kenntnis der Dokumente Überwachen des Zeitplans Überwachen der Kosten Berichterstellung Genaues Lesen aller EU Dokumente, auch die Fußnoten! Kennen des Grant Agreements Kennen des Consortium Agreements Ableiten der Termine aus dem Grant Agreement und dem Workplan (Annex I) Ableiten der zur Verfügung stehenden Mittel Aufsplittung der Mittel in die einzelnen Kostenkategorien Zeitliches Management - Puffer planen

8 8 4. Tipps und Hinweise im Tagesgeschäft eines EU-Projektmanagers (2/2) Kommunikation zwischen den Akteuren sicherstellen Ansprechpartner kennen Vor Ort treffen planen und wahrnehmen Verantwortlichkeiten festlegen Terminkontrolle Kostenüberwachung Berichterstellung rechtzeitig anfangen Timesheets kontinuierlich führen Bei Problemen Bei Problemen, im Zusammenhang nicht bis zur mit letzten dem EU-Projekt, Sekunde warten! Unterstützung anfordern! Sofort Kontakt zu den Forschungsreferenten suchen, sie helfen gerne weiter!

9 9 5. Konkrete Unterstützung durch die OVGU Pre-Award: Beratung zu Fördermöglichkeiten und Unterstützung in der Antragstellung Vorbereitung des Antrages Antragstellung Vertragsverhandlung Projektdurchführung Projektabschluss Post-Award: Übernahme von Aufgaben in der Projektabwicklung

10 10 5. Konkrete Unterstützung in der Projektabwicklung Koordinieren Koordinieren der administrativen Aktivitäten Einhaltung von Fristen und Terminen Fortschrittskontrolle Abstimmung mit anderen Bereichen und Projektpartnern Management des Konsortiums Kommunizieren Ansprechpartner für Projektpartner, Koordinator und wissenschaftliche Kollegen Austausch mit der EU und den Nationalen Kontaktstellen Erstellen von Beiträgen zur Projekt-Website Berichterstattung Beiträge zu den periodischen Berichten schreiben (administrative Aspekte) für pünktliche Abgabe sorgen Koordinieren der Partnerzuarbeiten Eingabe im Participant Portal übernehmen

11 5. Konkrete Unterstützung in der Projektabwicklung Finanzabwicklung Budgetberechnungen (sowohl für das gesamte Konsortium als auch intern) Kostenkontrolle Übernahme der Mittelverteilung und die

11 11 5. Konkrete Unterstützung in der Projektabwicklung Finanzabwicklung Budgetberechnungen (sowohl für das gesamte Konsortium als auch intern) Kostenkontrolle Übernahme der Mittelverteilung und die finanzielle Abwicklung Unterstützung bei der Erstellung des Financial Statements und der Beschaffung des Audit Zertifikats Erstellen, Führen und Sammeln von Timesheets Vertragsmanagement Klärung von besonderen Fragestellungen Korrespondenz mit Rechtsabteilung und dem Koordinator Projekttreffen und Konferenzen Organisation von / Teilnahme an Projektmeetings und Konferenzen Vorbereitung eigener Beiträge

12 12 5. Konkrete Unterstützung in der Projektabwicklung Beispiel: timesheet Project Number: Participant Number in this project: Otto-von-Guericke-University Magdeburg Project Acronym: Legal Name: Duration: Organisation short name: OvGU Actual Periode: Mo Tu We Th Fr Sa Su Mo Tu We Th Fr Sa Su Mo Tu We Th Fr Sa Su Mo Tu We Th Fr Sa Su Total Type of Activity WP/Task Activity RTD WP01 0 WP02 0 WP03 Arbeitszeitnachweise müssen enthalten: 0 Demo WP04 0 Management WP05 0 Other WP06 0 Other Project name 0 Illness 0 Holi 0 Unpaid Absence Month : February 10 date & signature of the worker Date & signature of the head of department Worker: Name des Zuwendungsempfängers Name des Projektmitarbeiters Bezeichnung des Projektes Nummer des Projektkontos Hours worked on (Project the EU project RTDaccount Summary Month: 0 Demo 0 number should be indicated.) Management 0 Other 0 Total Zeitraum 0 Absence (Sick leave, Holi..) 0 Hours worked on other projects 0 Anzahl der Stunden Unpaid Absence 0 Productive hours worked in the month 0 Name und Unterschrift des Mitarbeiters und des Vorgesetzten (Projektleiters)

13 13 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Dipl.-Kffr. Veronika Kauert Technologie-Transfer-Zentrum EU-Projektmanagement +49 (0)

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