Notwendige Arbeitsschritte im 7. Rahmenprogramm- Teil 1: Antragstellung

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1 Checkliste Grundlegende Arbeitsschritte im 7. RP 1 / 5 Notwendige Arbeitsschritte im 7. Rahmenprogramm- Teil 1: Antragstellung Erläuterungen: / PL: Koordinator oder Wissenschaftlicher Projektleiter : Heidelberg Research Service (HRS) - Ansprechpartner für EU-Forschungsprogramme in der Zentralen Universitätsverwaltung () Heidelberg : Hauptanteil der Arbeit liegt bei der jeweiligen Einrichtung/Person : Mit- oder Zuarbeit : In der Regel eine reine Beratungstätigkeit. Nr. Vom Antrag bis zum Abschlussbericht / PL erled igt 1. Vorbereitung des Antrags 1.1 Spezifisches Programm identifizieren 1.2 Projektidee entwickeln und an Hand der vorhandenen Dokumente (Aufrufe, Arbeitsprogramme, u. ä.) prüfen 1.3 Projektidee mit schon von der EU finanzierten Projekten vergleichen 1.4 Projektpartner identifizieren und Kernkonsortium bilden 1.5 Projektskizze anfertigen 1.6 Realisierbarkeit des Projektes abschätzen (inhaltlich, strukturell, finanziell) 1.7 Entscheidung bezüglich topic, finance scheme und dazugehörigen Aktivitäten treffen 1.8 Ressourcen (personell und materiell) für Antragstellung, Abwicklung und ggf. Fortführung nach Ablauf der Förderung prüfen 1.9 Zeitplan für die Erarbeitung des Projektantrages an Hand der voraussichtlichen Einreichfristen aufstellen 1.10 Projektskizze präzisieren / Projekttitel und ACRNYM festlegen 1.11 Finanzrahmen im Überblick abstecken (finance scheme beachten!) 1.12 Projektidee mit erfolgter Ausschreibung (Call) abgleichen 1.13 Zeitplan an Abgabetermin in der Ausschreibung anpassen 1.14 Konsortium ggf. ergänzen und Koordinator bestimmen 1.15 Vorüberlegung zur Managementstruktur treffen und mit geeigneten Konsortialvertrags-Mustern abgleichen 1.16 Evtl. Teilnahmevereinbarung mit Geheimhaltungsklausel abschließen (Letter of Intent, Memorandum of Understanding, Non-Disclosure Agreement...)

2 Checkliste Grundlegende Arbeitsschritte im 7. RP 2 / 5 Nr. Vom Antrag bis zum Abschlussbericht / PL 2. Antragstellung erled igt 2.1 Aktuelle Dokumente berücksichtigen (call fiche, work programme, guide for applicants und sonstige relevante Veröffentlichungen der Kommission) 2.2 Absprache innerhalb des Konsortiums über wissenschaftliche und administrative Arbeitsteilung und Rollen 2.3 Management Struktur fiieren 2.4 Projektskizze mit Nationaler Kontaktstelle (NKS) abstimmen? 2.5 Falls erforderlich, Vorregistrierung durch den Koordinator des Antrages vornehmen 2.6 Nutzernamen und Passwort für das Electronic Proposal Submission System (EPSS) durch Koordinator beantragen (4 Wochen vor Deadline) 2.7 Partner werden über die Registrierung durch Koordinator informiert 2.8 Einholen / Liefern der erforderlichen Informationen zum spezifischen Kostenmodell jedes Partners 2.9 Erstellen der A2 Antragsformulare (Proposal Submission Forms administrative Angaben) durch den Koordinator und alle Partner mit Hilfe des EPSS 2.10 Projektbeschreibung und Durchführungsplan mit Einarbeitung der Aufgaben und Beiträge aller Partner (B-Teil) für die Gesamtlaufzeit, Deliverables und Milestones-Tabellen (B-Teil, Kap bis 1.3.3) 2.11 Erarbeitung des Managementplans und seiner Struktur unter Berücksichtigung von Verwertungs- und Schutzrechten, ethischen Aspekten und der Gleichstellungspolitik 2.12 Kalkulation des Finanzrahmens durch Koordinator unter Verwendung der Angaben von allen Partnern (A3-Antragsformular) 2.13 Detaillierte Budgetplanung für das Gesamtprojekt durch Koordinator und Partner (definierte Kostenkategorien) 2.14 Budgetplanung nach den Inhalten des Projektes (work packages und staff effort form B-Teil, Kap und 2.4) 2.15 Prüfung der Inhalte an Hand des Evaluierungshandbuches. Check durch unabhängige Kollegen anhand der Evaluierungskriterien und Antragshinweise / / / / / 2.16 Kontrollieren aller A2-Formulare auf Vollständig- und Richtigkeit / / / / / 2.17 Hochladen des Proposals (B-Teil) als PDF-Datei, sobald eine verlässliche Version des Projekts vorliegt (Aktualisierung ist bis zur Deadline möglich!) 2.18 Fristgerechtes Einstellen der endgültigen Version (B-Teil) in das EPSS- System, sicherheitshalber einige Stunden vor Ende der Deadline! 2.19 Nach Ablauf der Deadline ist es möglich, mit den vorhandenen Passwörtern die A- und B-Teile als PDF-Dateien herunterzuladen!

3 Checkliste Grundlegende Arbeitsschritte im 7. RP 3 / 5 3. Vertragsverhandlung 3.1 Inhaltliche Verhandlung im Rahmen des von der Kommission festgelegten Finanzbeitrages 3.2 Erstellen der Grant Agreement Preparation Forms mit Hilfe des NEF- Systems 3.3 Einreichen der Legal Documents und Finanznachweise, falls erforderlich / 3.4 Überarbeiten und Anpassen der Arbeitsbeschreibung (später Anne I des Vertrages) 3.5 Abstimmen des Budgets entsprechend der Verhandlungsergebnisse 3.6 Verhandlung des Konsortialvertrages mit den Partnern / 3.7 Abschluss und Unterzeichnung des Konsortialvertrages durch alle Partner 3.8 Unterzeichnung des Vertrages durch koordinierende Einrichtung und Europäische Kommission 3.9 Beitritt aller Partner innerhalb der vorgegebenen Frist zum Vertrag (Formblatt A)

4 Checkliste Grundlegende Arbeitsschritte im 7. RP 4 / 5 4. Projektabwicklung 4.1 Aufnahme der Arbeiten am Projekt 4.2 Kick-off meeting 4.3 Geldeingang überwachen und Mittel weiterleiten / 4.4 Laufende Information aller Partner über Daten, Dokumente, Projektstatus und Finanzleistungen Erstellen einer Road-Map für die Projektabwicklung 4.5 Umsetzen des Finanzierungsplanes an den einzelnen Einrichtungen (Personaleinstellung, Beschaffung von Geräten ) 4.6 Umsetzung und Kontrolle der einzelnen Arbeitsschritte laut Durchführungsplan 4.7 rganisation und Durchführung von wissenschaftlichen Meetings und Epert Panels (Ethics, Gender, IPR, Dissemination, Innovation, Training Activities, Eternal Scientific Advisory Group) 4.8 Änderung oder Erweiterung des Konsortiums prüfen / auf Wechsel und Ausscheiden eines Projektpartners reagieren 4.9 Europäische Kommission einbinden, ggf. Ausschreibung einleiten und Vertragsänderung (EU-Vertrag, Konsortialvertrag) vorbereiten 4.10 Annual Assembly Vorbereitung und Durchführung der Annual Assembly inkl. Abstimmung über den Implementierungsplan für die nächsten 18 Monate und ggf. Feedback einer Eternal Scientific Advisory Group einholen 4.11 Periodische Überprüfung und Fortschreibung des Durchführungs- und Finanzierungsplans (18-Monats-Plan) 4.12 Wissenschaftliche Berichterstattung laut Vertrag 4.13 Langfristige Vorbereitung und Erstellen der Management-Berichte / 4.14 Erstellen der Kostennachweise (Formblatt C) und Begründung der Plausibilität durch alle Partner (Management-Report) 4.15 Zertifizierung der Kostennnachweise durch unabhängige Finanzkontrolle (Audit) entsprechend der vertraglichen Anforderungen 4.16 Überprüfung der Kostennachweise der Partner im Hinblick auf Plausibilität und Übereinstimmung mit EU- und Konsortialvertrag durch den Koordinator 4.17 Erarbeiten der zusätzlichen Berichte und Ausfüllen der Fragebögen (laut Vertrag) 4.18 Fortsetzungsmaßnahmen einleiten, Folgeprojekt beantragen 4.19 Gegebenenfalls Verwertung/Patentierung und Kontrolle der Eigentumsregelungen laut EU- und Konsortialvertrag / / / / / 4.20 Öffentlichkeitsarbeit (Internet, Presse, Publikation) 4.21 rganisation und Durchführung geplanter Veranstaltungen

5 Checkliste Grundlegende Arbeitsschritte im 7. RP 5 / 5 5. Projektabschluss 5.1 Wissenschaftlicher Abschlussbericht 5.2 Management-Bericht inkl. Finanzabschlussbericht u. Audit Zertifikate / 5.4 Erstellen von Zusatzberichten und Ausfüllen von Fragebögen laut Vertrag 5.5 Weitere Verwertung und Darstellung der Ergebnisse 5.6 Klärung von Patent- und Eigentumsfragen, falls erforderlich Abschluss von Zusatzverträgen 5.7 Öffentlichkeitsarbeit / 5.8 Restzahlungen überprüfen / Stand: ; P:\d6ag2\EU-Projektmanagement\Checkliste7RP_ doc