Leitfaden für Projektträger von LEONARDO DA VINCI Mobilitätsprojekten (Projektzyklus)

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1 Leitfaden für Projektträger von LEONARDO DA VINCI Mobilitätsprojekten (Projektzyklus) 1. Bedarf identifizieren Spezifische Zielsetzung, Inhalt und Aufgaben des Projektes festlegen Einordnung des Projektes in den Bildungsablauf über Vorbilder in der Region informieren, Erfahrungsaustausch 2. Zielgruppe definieren (IVT, PLM, VETPRO) über jeweilige rechtliche Grundlagen informieren (IVT Berufsbildungsgesetz, PLM Abgrenzung vom Arbeitnehmerstatus) 3. Partner gewinnen (für Projektantrag mind. 1, besser mehr) Kontaktseminare der Nationalen Agentur nutzen Projektdatenbank ADAM nutzen ggf. Vorbereitenden Besuch (Förderung möglich) durchführen auf Websites anderer NA s in Europa informieren Deutsche Außenhandelskammern, Firmenkontaktmessen nutzen LEO-NET Synergieeffekte zu anderen Projekten (z.b. ERASMUS) nutzen 4. Abstimmung mit Projektpartnern über Inhalt des Projektes, Projekttitel, Projektlaufzeit, Koordinator Anzahl und Zeitraum der Mobilitäten (Bedarfsermittlung in der jeweiligen Zielgruppe) Zielländer, Einzel- oder Gruppenmaßnahmen Mobilitätszertifikat (nur IVT) zur Sicherung von Projektmitteln

2 5. Antragstellung jährliche Antragsfrist beachten (Zeitmanagement!) relevante Dokumente studieren (Ratsbeschluss, Europäischer Aufruf, Nationaler Aufruf, Nationale Prioritäten, Mobilitätszertifikat) Info-Veranstaltungen der NA besuchen, ggf. Projektskizze vorab zur Prüfung einreichen Letters of Intent entwerfen, mit Partnern abstimmen und unterzeichnen und im Original einholen Formulare Juristischer Status und Finanzangaben der eigenen Einrichtung organisieren Projektantrag in Datenbank MultiPass eingeben und zeitgerecht (Nachweis!) bei Nationaler Agentur einreichen (online + per Post) 6. Bis zur Bewilligung des Antrages (ca. 3,5 Monate) Zeit nutzen für: Vorbereitung von Info-Material für potentielle Teilnehmer Strategie zur sprachlichen und interkulturellen Vorbereitung der Teilnehmer (zielgruppenspezifisch) festlegen (individuell oder zentrale Maßnahmen, Online-Angebote usw.) Versicherungsmöglichkeiten für Kranken-, Unfall- und Haftpflichtversicherungen prüfen und Information vorbereiten Bewerbungsdokumente und -verfahren vorbereiten 7. Nach Bewilligung des Projektantrages durch die Nationale Agentur: Finanzierungsvereinbarung (Abweichungen vom Antrag) prüfen und schnellstmöglich abschließen (Zahlung 1. Rate = 80%) Partner informieren, Webseite einrichten bzw. aktualisieren Info-Material fertig stellen und drucken Info-Veranstaltungen organisieren, Präsentation vorbereiten Bewerbungsverfahren (online-datenbank, per , per Post) abstimmen o Bewerbungsformular, weitere einzureichende Unterlagen o Fristen (laufend oder feste Termine) Auswahlverfahren abstimmen und veröffentlichen (Transparenz!) Musterverträge für Teilnehmer ggf. anpassen und ergänzen Konto für Verwaltung der Projektmittel einrichten, Unterschriftsregelung für Zahlungsmodalitäten

3 Kick off-meetings der NA besuchen, Handbuch Mobilität studieren eigene Qualitätsstandards setzen Abläufe und Verantwortlichkeiten planen - Qualitätsmanagement, Zeitmanagement, Vertragsmanagement! 8. Projektrealisierung Auswahl der Bewerber Vermittlung der Bewerber Vertragsschließung für jede Einzelmaßnahme o Abschluss der Lernvereinbarung vor Ausreise des Teilnehmers o Transparente Kalkulation der Förderung o Information über einzureichende Berichtsdokumente bereits mit Vertragsübersendung logistische Unterstützung der Teilnehmer durch Beratung und Vermittlung von Kontakten (Reise, Unterkunft, Versicherung) Kontakte zu den Teilnehmern in den aufnehmenden Einrichtungen halten, um auftretende Probleme zeitnah zu klären laufende Projektevaluierung in Bezug auf die Einhaltung der quantitativen und qualitativen Projektziele, Transparenz und Gleichbehandlung der Teilnehmer, laufende finanzielle Kalkulation des Projektes o ggf. Änderungsantrag an NA, wenn inhaltliche Änderungen bzw. Rückgabe der Mittel > 10% bzw Nutzung der Ergebnisse der laufenden Projektevaluierung (Auswertung der Teilnehmerberichte) für die Planung und Realisierung zukünftiger Maßnahmen im Projekt laufendes und lückenloses Dokumentenmanagement (Verträge und Nachweise der Teilnehmer) für Projektabschlussbericht zeitnahe Erfassung aller Entsendungen in der Datenbank MultiPass Erfahrungsaustausch mit anderen Projektträgern und Nutzung der Ergebnisse für weitere laufende Maßnahmen im Projekt Verfahren zur Ausstellung des Europass Mobilität für jeden Teilnehmer etablieren o Anmeldung o Info für Teilnehmer und Betreuer aufbereiten o Verantwortlichkeiten klären

4 9. Berichterstattung an Nationale Agentur Laufende und termingerechte Abrechnung jeder Einzelmaßnahme (45 Tage nach Einreichung der Berichtsdokumente durch den Teilnehmer) und Erfassung in der Datenbank MultiPass Erarbeitung des finanziellen Teils des Abschlussberichtes über die Datenbank Multipass Erarbeitung des sachlichen Teil des Abschlussberichtes (Auswertung der Teilnehmerberichte), Darstellung von speziellen Aspekten und Problemen zur Information für die Nationale Agentur Termingerechte Einreichung des Abschlussberichtes inklusive der geforderten Teilnehmerdokumente als Anlagen (45 Tage nach Rückkehr des letzten Teilnehmers) Prüfung der von der Nationalen Agentur übersandten Schlussabrechnung 10. Auswertung und Verbreitung der Projektergebnisse Information aller Projektpartner über die Ergebnisse der Projektarbeit und Diskussion dazu Erarbeitung einer konkreten gemeinsamen Verbreitungsstrategie o Nutzung von regionalen Bildungsnetzwerken o Nutzung transnationaler Netzwerke o Projektpräsentationen im Rahmen von nationalen und internationalen Mobilitätskonferenzen, Transfertagungen und Workshops o Projektpräsentationen im Rahmen der jährlich stattfindenden Europa-Woche o Synergieeffekte zu anderen Projekten ausbauen (ERASMUS, LEONARDO-Partnerschaften) o Veröffentlichung von Erfahrungsberichten auf der Webseite des Projektträgers/Koordinators bzw. der Partner o Nutzung von Regionalpartnerschaften o Beteiligung an Firmenkontaktmessen o Veröffentlichungen in der Fachpresse Diskussion von Nachfolgeprojekten unter Nutzung der Ergebnisse aus der bisherigen Projektarbeit

5 Abkürzungsverzeichnis: IVT Initial Vocational Education Berufliche Erstausbildung PLM People at the Labour Market Personen am Arbeitsmarkt VETPRO Vocational Education and Training Professionals Berufsausbildungspersonal NA Nationale Agentur Anlagen: Mobilitätszertifikat Projektskizze IVT-Projekt Projektskizze VETPRO-Projekt