PERSONALKOSTEN IN H2020

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1 PERSONALKOSTEN IN H2020

2 PERSONALKOSTEN IN H2020 Überblick: Überblick und allgemeine Voraussetzungen Stundensatzberechnung Durchschnittspersonalkosten (Unit costs) Natural persons working under a direct contract (KonsulentInnen ) KMU-Pauschale Personell seconded by a Third Party/Leiharbeitskräfte Zeitaufzeichnungen Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 1

3 ABRECHNUNG VON AM PROJEKT MITARBEITENDEN PERSONEN Kategorie Art. GA Anmerkungen Employees (or equivalent) 6.2.A.1 als actual oder unit costs Natural persons working under a direct contract 6.2.A.2 - insb. KonsulentInnen - Bedingungen beachten! Personnel seconded by a third party against payment Personnel seconded by a third party free of charge Owners of beneficiaries that are SMEs (ohne Gehalt) Beneficiaries that are natural persons not receiving a salary 6.2.A.3. u und A A.5 Bedingungen beachten! - Bedingungen beachten! - gelten als Einnahme fixer Stundensatz ( unit costs ) fixer Stundensatz (wie für KMU- EigentümerInnen) Contracts Bedingungen beachten! gelten nicht als - auch für Leiharbeit Personalkosten! Subcontracts Bedingungen beachten! - auch für Leiharbeit Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 2

4 PERSONALKOSTENABRECHNUNG: ALLGEMEINE VORAUSSETZUNGEN Erfüllung der allg. Voraussetzungen für die Förderfähigkeit (Projektteilnehmer entstanden, für das Projekt notwendig...) Person fällt unter eine der Kategorien des Art. 6.2.A. (employee, natural person with a direct contract etc.) schriftliches Assignment to the action (ausdrückliche Zuweisung zum Projekt durch Dienstvertrag, schriftliche Anweisungen, Organigramm ) Zeitaufzeichnungen bzw. Bestätigung (Declaration) der 100%-Tätigkeit für das Projekt Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 3

5 PERSONALKOSTEN IM ÜBERBLICK Personalkosten als tatsächliche Kosten (actual costs) Berechnung nach den Angaben im Grant Agreement (Art. 6.2.A) Personalkosten als Einheitskosten (unit costs) Durchschnittspersonalkosten Berechnung nach der üblichen Praxis des Beneficiary Fixer Stundensatz für KMU-EigentümerInnen und natürliche Personen ohne Gehalt Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 4

6 BERECHNUNG DES STUNDENSATZES Personalkosten = Stundensatz x EU-Projektstunden Brutto-Brutto-Kosten: Berechnung des Stundensatzes: Jährliche Brutto- Brutto-Kosten Jahresproduktivstunden (3 Optionen) Gehälter Sozialversicherungsbeiträge Steuern und Abgaben Sonstige verpflichtende Gehaltsbestandteile freiwillige Prämien etc. gelten als additional remuneration nur für Non-Profit-Organisationen u.u. förderfähig Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 5

7 OPTIONEN FÜR DIE BERECHNUNG DER JAHRESPRODUKTIVSTUNDEN Stunden : Standardzahl (Teilzeit: aliquoter Anteil) kann jeder Teilnehmer verwenden Stundensatz = jährl. Brutto-Brutto-Kosten Jahresproduktivstunden 2. Individuelle Jahresproduktivstunden : Berechnung: Annual workable hours der Person (= die laut Gesetz/ Kollektivvertrag/ Arbeitsvertrag/ vorgesehene Arbeitszeit unter Berücksichtigung von Urlaubsanspruch, Feiertagen etc.) + Überstunden Fehlzeiten (Krankenstände etc.) 3. Standard-Jahresproduktivstunden Berechnung nach üblichen Kostenrechnungsprinzipien müssen mind. 90 % der Annual workable hours entsprechen Bitte beachten: Es können nie mehr Stunden als die jeweiligen Jahresproduktivstunden abgerechnet werden! Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 6

8 JAHRESPRODUKTIVSTUNDEN: VORAUSSETZUNGEN IM VERGLEICH 1720 Individ. Jahresproduktivstd. Standard-Jahresproduktivstd. keine Jährliche Sollarbeitszeit steht fest (laut Dienstvertrag/Kollektivvertrag/Gesetz) UND konsistente Anwendung (innerhalb einer bergleichbaren Gruppe von Personal) ODER Jährliche Sollarbeitszeit steht nicht fest, aber Ein fixer Stundensatz wurde vertraglich vereinbart UND die erfolgte Bezahlung kann nachgewiesen werden UND es gibt keine weiteren ( parallelen ) Verträge mit derselben Person DANN wie folgt zu berechnen: Bezahlung im Verlauf des Jahres fixer Stundensatz gem. Vertrag UND Berechnung entspricht der der üblichen Praxis des Teilnehmers UND die Standard-Jahresproduktivstunden entsprechen mind. 90 % der Jahres- Sollarbeitszeit (gemäß Dienstverträgen/ anwendbarem Kollektivvertrag/Gesetz) -> wenn nicht: auf 90 % erhöhen oder andere Option verwenden Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 7

9 BERECHNUNGSBEISPIEL 1: INDIVIDUELLE JAHRESPRODUKTIVSTD. Sollarbeitszeit: Tage/Jahr 365 davon Samstage/Sonntage Jahresurlaub - 25 Feiertage (Mo.-Fr.) - 10 freie Tage gem. Kollektivvertrag - 2 SUMME 224 Tage 224 Tage x 8 Stunden = 1792 Stunden Überstunden: 1892 Stunden - 80 Stunden Fehlzeiten (6 Tage Krankenst./4 Tage Pflegefreist.) Individuelle Jahresproduktivstunden: 1812 Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 8

10 BERECHNUNGSBEISPIEL 2: STANDARD-JAHRESPRODUKTIVSTD. 1. Standard-Jahresproduktivstunden gemäß der üblichen Kostenrechnungspraxis der F&E-GmbH: Sollarbeitszeit: 1792 Stunden (Berechnung wie in Beispiel 1) = 224 Tage abzüglich durchschnittl. nicht produktive Zeiten (laut interner Statistik der F&E-GmbH): Krankenstand: 7 Tage Weiterbildung: 4 Tage sonst. unproduktive Aktivitäten: 5 Tage Gesamt: 16 Tage Ergibt 208 produktive Tage/Jahr à 8 Stunden = 1664 Stunden 2. Vergleich mit Sollarbeitszeit: 1792 (Sollarbeitszeit in Stunden) x 0.9 = 1612,8 1612,8 > 1664 Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 9

11 ENDE DER BERICHTSPERIODE VOR ENDE DES WIRTSCHAFTSJAHRES Ist das Wirtschaftsjahr am Ende der Berichtsperiode noch nicht abgeschlossen, sind die Zahlen des letzten abgeschlossenen Wirtschaftsjahres heranzuziehen (Ausnahme: im laufenden Jahr eingestelltes Personal) Adjustments der Personalkosten sind nicht möglich Beginn RP: Ende RP: Fortschreibung des Stundensatzes aus 2015 für Jänner bis März 2016 Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 10

12 STANDARD REMUNERATION UND ADDITIONAL REMUNERATION Grundgehalt Standard remuneration Verpflichtende Extras" Gesetzl./ vertragl. Grundlage (kein Ermessen des Arbeitgebers) betrifft die Haupttätigkeit (kein Zusammenhang mit einem konkreten Projekt) z.b.: 13./14. Gehalt, Gefahrenzulage Additional remuneration Bonuszahlungen nur für Non-Profit- Organisationen förderfähig nur unter bestimmten Voraussetzungen förderfähig nur bei Zusammenhang mit der Projektteilnahme möglich Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 11

13 GRUNDGEHALT UND VERPFLICHTENDE EXTRAS Wird für die regulären Aufgaben bezahlt (Verpflichtung zur Bezahlung ist vom konkreten Projekt unabhängig) Ist fix, d.h. Bedingungen und Betrag/Prozentsatz stehen fest (Ausnahme: variable verpflichtende Gehaltsbestandteile) Es besteht ein Rechtsanspruch (laut Dienstvertrag/ Kollektivvertrag/Gesetz) Zusätzliche Bedingungen für variable Gehaltsbestandteile: Betrag wird durch objektive, dokumentierte Kriterien bestimmt (z.b. 500 Euro Prämie pro wissenschaftliche Publikation ) Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 12

14 ADDITIONAL REMUNERATION I Wird zusätzlich zum regulären Gehalt bezahlt Beispiele: Bonus für Projektteilnahme zusätzlicher Vertrag für zusätzliche Aufgaben mit einem höheren Stundensatz ( Schwellenwert von gilt) Indikatoren: höherer Stundensatz (durch Projektteilnahme bedingt) andere/zusätzliche Arbeitsaufgaben/Expertise Zur additional remuneration zählen neben dem zusätzlichen Gehalt auch die damit verbundenen Steuern etc. Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 13

15 ADDITIONAL REMUNERATION II Nur für Non-Profit-Organisationen mit bis zu EUR pro Jahr (bei 100%-Tätigkeit für Projekt) förderfähig Voraussetzungen: Zusammenhang mit Projektteilnahme nur für zusätzliche Arbeit oder Expertise Vergabe nach objektiven, allgemeinen Kriterien konsistente Anwendung auf Basis der üblichen Praxis schriftlich dokumentiertes Vergabesystem unabhängig von der Finanzierungsquelle (spezielle Regeln nur für EU-Projekte sind unzulässig) Regeln dürfen nicht so gestaltet sein, dass Boni nur bei übrig gebliebenem Projektbudget vergeben werden Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 14

16 ADDITIONAL REMUNERATION : BEISPIEL Gehaltsbestandteile Forscher A (brutto-brutto; jährlich; 1720 Jahresproduktivstunden): Grundgehalt: Abteilungsleiter-Zulage: Zulage/Leitung H2020-Projekt: Berechnungsgrundlage Stundensatz Bei Erfüllung der Voraussetzungen: als additional remuneration förderfähig Zulage/Leitung internes Projekt: Nicht förderfähig (Zulage ohne Projektzusammenhang) Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 15

17 PERSONALKOSTEN: ENTSCHEIDUNGSBAUM Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 16

18 DURCHSCHNITTSPERSONALKOSTEN (UNIT COSTS) Stundensatz wird auf Basis der üblichen Kostenrechnungspraxis des Beneficiary berechnet Konsistente Verwendung der Durchschnittspersonalkosten (einheitliche Methode innerhalb einer Gruppe von Personal) Objektive Kriterien (Verwendung unabh. von Förderstelle) Budgetierte/geschätzte Elemente dürfen einfließen, müssen aber ebenfalls auf objektiven Informationen beruhen Freiwilliges Methodenzertifikat ( CoMUC ) Berechnung wird bei Audit nicht mehr hinterfragt Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 17

19 NATURAL PERSONS WORKING UNDER A DIRECT CONTRACT (KONSULENT/INNEN ) Erfüllung der allg. Voraussetzungen für die Förderfähigkeit Direkter Vertrag zwischen Person und Teilnehmer Arbeit unter den Anweisungen und der Kontrolle des Teilnehmers Berichtspflicht gegenüber dem Teilnehmer Arbeit in den Räumlichkeiten des Teilnehmers (Ausnahme: Teleworking-Vereinbarung) Arbeitsergebnisse (inkl. IPR) gehören dem Teilnehmer Kosten nicht wesentlich höher als bei vergleichb. Angestellten stundenweise Bezahlung durch Zeitaufzeichnungen dokumentiert Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 18

20 KMU-PAUSCHALE Zielgruppe: KMU-EigentümerInnen und natürl. Personen, die an einem Projekt mitarbeiten und kein Gehalt beziehen Berechnung: { Monatl. living allowance for experienced researchers (IF) / 143 } x { correction coefficient / 100 } Stundensatz für Österreich: 34,08 (2014) Änderung während des Projekts: Vertragsänderung nötig Vergleich KMU-Pauschale FP7/H2020: Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 19

21 VERGLEICH PERSONS WITH A DIRECT CONTRACT/ SECONDMENT/ LEIHARBEIT I Vertragliche Grundlage Natural persons working under a direct contract Personnel seconded by a third party ag. payment Überlassene Arbeitskärfte ( Leiharbeit ) eine natürliche Person arbeitet unter den Anweisungen und der Kontrolle des Teilnehmers an einem Projekt mit direkter Vertrag zwischen einer natürlichen Person und dem Teilnehmer, der nicht dem Arbeitsrecht unterliegt die natürliche Person hat einen Dienstvertrag mit einem Dritten und wird von diesem bezahlt der Dritte vereinbart mit dem Teilnehmer, dass die Person (vorübergehend) für diesen arbeitet Personalkosten Personalkosten Subcontract bzw. sonst. direkte Kosten Kurzbeschreibung Budgetkategorie Auswahl Keine speziellen Kriterien Bestes Preis-Leistungs- Verhältnis oder niedrigster Preis Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 20

22 VERGLEICH PERSONS WITH A DIRECT CONTRACT/ SECONDMENT/ LEIHARBEIT II Preis/ förderfähige Kosten Indirekte Kosten Angabe im GA nötig? Natural persons working under a direct contract Kosten dürfen nicht wesentlich höher sein als bei vergleichbaren Angestellten Ja Personnel seconded by a third party against payment förderfähig ist der dem Dritten tatsächlich entstandene Preis (Berechnung wie Personalkosten) Person arbeitet beim Teilnehmer vor Ort: Ja Person arbeitet beim Dritten: Dritter erhält + 25% (als dir. Kosten!) Überlassene Arbeitskärfte ( Leiharbeit ) förderfähig ist der vom Überlasser verrechnete, marktübliche Preis (inkl. Gewinn) Contracts: ja Nein Ja Contracts: nein Subcontracts: nein Subcontracts: ja Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 21

23 ZEITAUFZEICHNUNGEN I Grundsatz: die für das Projekt gearbeiteten Stunden müssen mit Zeitaufzeichnungen dokumentiert werden die Zeitaufzeichnungen sind zumindest monatlich von MitarbeiterIn und Vorgesetztem/r zu unterzeichnen Ausnahme: bei Personen, die mind. einen Monat lang zu 100 % ihrer Arbeitszeit für ein Projekt gearbeitet haben, genügt eine Bestätigung ( Declaration ) des Beneficiary es ist nur eine Bestätigung pro Berichtsperiode zulässig! Vorlagen für Time Sheet und Bestätigung: Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 22

24 ZEITAUFZEICHNUNGEN II Empfohlene Inhalte: 1. title and number of the action 2. beneficiary s full name 3. full name, date and signature of the person working for the action 4. number of hours declared for the action (per day) 3. Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft Sensengasse Wien 5. supervisor s full name and signature 6. reference to the action tasks or work package 7. description of the activities carried out 5. 23