LEITFADEN STUNDENSÄTZE IN S-CONTROL

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1 LEITFADEN STUNDENSÄTZE IN S-CONTROL 1. DIE MITARBEITERSTUNDENSÄTZE INTERN, MIT GMKF UND EXTERN Interner Mitarbeiterstundensatz Der Mitarbeiterstundensatz gehört zu den wichtigsten Vorraussetzungen, um ein gutes Controlling zu machen. Der Stundensatz des Mitarbeiters errechnet sich aus folgender Formel: Bruttogehalt + Lohnnebenkosten Stunden = ind. Stundensatz des Mitarbeiters In dieser Formel gibt es neben fixen Bestandteilen auch variable Bestandteile die Berücksichtigung finden müssen: a) Zu dem Bruttogehalt müssen eventuell Sonderzahlungen, Prämien, Gratifikationen und Tantiemen addiert werden. b) Die Stunden: Es gibt grundsätzlich erstmal 3 unterschiedliche Grundlagen welche Stunden zur Berechnung des Stundensatzes zu Grunde gelegt werden: Monats-Sollstunden: Bruttogehalt + Lohnnebenkosten Monats-Sollstunden = ind. Stundensatz des Mitarbeiters Beispiel: MITARBEITER BRUTTO LOHN-NK GESAMTKOSTEN SOLLSTUNDEN STUNDENSATZ Stephan Lange (Architekt) 3.350,00 753, , ,32 Vera Pauls (Zeichnerin) 2.374,00 534, , ,52 Michael Kraus (Ingenieur) 4.043,00 909, , ,14 Johanna Kroll (Inhaberin) 6.985, , , ,62 Dies bewirkt, dass jede Stunde, also auch die Überstunden, die die Mitarbeiter in S-Control eintragen, mit dem errechneten Stundensatz bewertet werden. Daraus ergibt sich: Je mehr Stunden der Mitarbeiter einträgt, desto höher werden die Kosten. Seite 1 von 16

2 Monats-Ist-Stunden: Bruttogehalt + Lohnnebenkosten Monats-Ist-Stunden = ind. Stundensatz des Mitarbeiters Beispiel: MITARBEITER BRUTTO LOHN-NK GESAMTKOSTEN IST-STUNDEN STUNDENSATZ Stephan Lange (Architekt) 3.350,00 753, , ,95 Vera Pauls (Zeichnerin) 2.374,00 534, , ,52 Michael Kraus (Ingenieur) 4.043,00 909, , ,16 Johanna Kroll (Inhaberin) 6.985, , , ,26 Dies bewirkt, dass der Stundensatz des Mitarbeiters sinkt je mehr Überstunden der Mitarbeiter macht. Daraus ergibt sich: Je mehr Stunden der Mitarbeiter einträgt, desto niedriger wird der Stundensatz, aber die Monatskosten bleiben konstant. Problem: Am ersten Arbeitstag des Monats hat der Mitarbeiter Lange 8 IST-Stunden. Daraus würde sich ein Stundensatz von 418,75 ergeben. Dieses Ergebnis ist natürlich nicht gewünscht. Daraus ableitend können in S-Control Regeln hinterlegt werden, die die Basis zur Stundensatzberechnung sind. Unter Stammdaten -> Mitarbeiter auf der Registerkarte Überstunden können diese Regeln pro Mitarbeiter definiert werden. Seite 2 von 16

3 SBG ist die Stundensatzberechnungsgrundlage! Die Entscheidung welche Regel nun die Richtige für Ihr Büro und den Mitarbeiter ist, hängt oftmals vom Umgang mit den Überstunden ab. Basis für die Zuordnung der Regeln zum Mitarbeiter ist Folgendes zu berücksichtigen: Wenn der Mitarbeiter keine Überstunden bezahlt bekommt, dann sollte die Regel WENN (IST>SOLL) dann IST, sonst SOLL-STUNDEN. Dies hat zur Folge, dass so lange der Stundensatz von 23,32 konstant verwendet wird, wie der Mitarbeiter keine Überstunde gemacht hat. Sobald der Mitarbeiter Überstunden macht und einträgt, sinkt sein Stundensatz mit jeder eingegebenen Stunde. Die monatlichen Kosten des Mitarbeiters bleiben konstant. Der Mitarbeiter bekommt jede Überstunde bezahlt. Dann können Sie zwischen den Regeln Monats- Sollstunden und Jahresmittel(Soll) wählen. Dies hat zur Folge, dass der Stundensatz des Mitarbeiters über alle eingegebenen Stunden konstant bleibt, aber die Monatskosten des Mitarbeiters mit jeder Überstunde steigen. Der Mitarbeiter hat in seinem Arbeitsvertrag geregelt, dass eine bestimmte Anzahl an Überstunden pro Monat mit dem Bruttogehalt abgegolten sind. In diesem Fall sollten die Regeln Vergütung der Überstunden auf Basis der Sollstunden oder Vergütung der Überstunden auf Basis der Sollstunden + unbezahlte Überstunden gewählt werden. Mitarbeiterstundensatz inklusive Gemeinkostenfaktor Um auch die Gemeinkosten (Sachkosten + Fehlzeiten + Unproduktive Zeiten) des Büros zu decken muss auf den individuellen Mitarbeiter Stundensatz ein Gemeinkostenanteil aufgeschlagen werden. Dies macht S- Control über den Gemeinkostenfaktor (GMKF). Seite 3 von 16

4 Nachdem der Stundensatz des Mitarbeiters ermittelt wurde, wird dieser mit dem Gemeinkostenfaktor multipliziert. Beispiel: MITARBEITER GESAMTKOSTEN SOLL-STUNDEN STUNDENSATZ GMKF STD.SATZ GMKF Stephan Lange 4.103, ,32 2,35 54,79 Vera Pauls 2.908, ,52 2,35 38,83 Michael Kraus 4.952, ,14 2,35 66,13 Johanna Kroll 8.556, ,62 2,35 114,25 Externer Mitarbeiterstundensatz zur Verrechnung von Leistungen nach Aufwand Betriebswirtschaftlich ist die Berechnung des Verrechnungssatzes der einzelnen Mitarbeiter denkbar einfach. Nachdem Sie den Stundensatz des Mitarbeiters inkl. Gemeinkostenfaktor ermittelt haben, müssen Sie nur einen Aufschlag für Gewinn und Wagnis definieren, um zu wissen zu welchem Stundensatz der Mitarbeiter verrechnet werden kann. Beispiel: MITARBEITER GESAMTKOSTEN IST-STUNDEN STUNDENSATZ GMKF STD.SATZ GMKF GEWINN/WAGNIS EX. STD.SATZ Stephan Lange 4.103, ,32 2,35 54,79 10% 60,27 Vera Pauls 2.908, ,52 2,35 38,83 10% 42,71 Michael Kraus 4.952, ,14 2,35 66,13 10% 72,74 Johanna Kroll 8.556, ,62 2,35 114,25 10% 125,68 Aufgrund der HOAI und der Marktsituation ist die Verwendung eines kalkulierten Stundensatzes zur Verrechnung mit dem Auftraggeber nur bedingt möglich. In den meisten Fällen wird der Stundensatz vom Auftraggeber vorgeschrieben, bzw. gibt die HOAI Verrechnungssätze für Architekten, Ingenieure, Zeichner, Inhaber und kaufmännische Mitarbeiter vor. Hierfür können in S-Control unter Mitarbeiterkostensätze die jeweiligen Verrechnungssätze hinterlegt werden. Seite 4 von 16

5 2. DER KALKULATORISCHE STUNDENSATZ IN DER PROJEKT VORPLANUNG (REGIECENTER) Der kalk. Stundensatz im RegieCenter wird durch die Funktion "Ermittle Stundensätze" errechnet, dies geschieht auf folgende Art und Weise: ERMITTLUNG DES KALK. STUNDENSATZES AUF BASIS EINES VERGLEICHSPROJEKTES Das Programm überprüft welche Mitarbeiter in dem ausgewählten Vergleichsprojekt wie viele Stunden gebucht haben. Beispiel: MITARBEITER PROJEKT SUMME STD STD.SATZ KOSTEN Stephan Lange (Architekt) ,32 583,00 Vera Pauls (Zeichnerin) ,52 792,96 Michael Kraus (Ingenieur) , ,66 Johanna Kroll (Inhaberin) ,62 729,30 SUMME: , ,92 Der mittlere Projektstundensatz im Projekt beträgt 25,78 Diese Informationen bekommt S-Control über die Zeiterfassung. Die Mitarbeiter haben alle das Gehalt inkl. Lohnnebenkosten in den Stammdaten hinterlegt, so dass S-Control den Stundensatz des Mitarbeiters errechnen kann. Mit diesem Stundensatz wird jeder Zeiteintrag verknüpft. Dieser Projektstundensatz ist S-Control aber noch nicht präzise genug, deswegen brechen wir den Stundensatz auch noch auf die Leistungsphase herunter: Projekt MITARBEITER TÄTIGKEIT SUMME STD STD.SATZ KOSTEN Stephan Lange (Architekt) 1 LPH 5 23,32 116,60 Vera Pauls (Zeichnerin) 1 LPH 0 16,52 0,00 Michael Kraus (Ingenieur) 1 LPH 3 28,14 84,42 Johanna Kroll (Inhaberin) 1 LPH 9 48,62 437,58 SUMME: 17 37,56 638,60 Seite 5 von 16

6 Der mittlere Stundensatz pro Leistungsphase beträgt 37,56 An Hand dieser Vorgehensweise errechnet dann S-Control den Stundensatz für jede Tätigkeit, unabhängig davon, ob es sich um eine Leistungsphase handelt oder nicht. In der Funktion Ermittle Stundensätze werden hierfür folgende Voreinstellungen gemacht. Bei dieser Auswahl sollten Sie das Datum nicht einschränken. Der Zuschlag in % kann bei Bedarf frei gewählt werden. Der GMKF Gemeinkostenfaktor wird bei der Berechnung des Stundensatzes berücksichtigt. Seite 6 von 16

7 ERMITTLUNG DES KALK. STUNDENSATZES AUF BASIS ALLER PROJEKTE Hierbei überspringt das Programm die Ebene Projekte und überprüft welcher Mitarbeiter in welcher Tätigkeit (Leistungsphase) wie viele Stunden gebucht hat über alle Projekte hinweg. Beispiel: MITARBEITER TÄTIGKEIT SUMME STD STD.SATZ KOSTEN Stephan Lange (Architekt) LPH , ,88 Vera Pauls (Zeichnerin) LPH , ,00 Michael Kraus (Ingenieur) LPH , ,84 Johanna Kroll (Inhaberin) LPH , ,82 0,00 SUMME: , ,54 Der mittlere Stundensatz der Leistungsphase 3 beträgt 23,52 Diese Informationen bekommt S-Control über die Zeiterfassung. Die Mitarbeiter haben alle das Gehalt inkl. Lohnnebenkosten in den Stammdaten hinterlegt, so dass S-Control den Stundensatz des Mitarbeiters errechnen kann. Mit diesem Stundensatz wird jeder Zeiteintrag verknüpft. An Hand dieser Vorgehensweise errechnet dann S-Control den Stundensatz für jede Tätigkeit, unabhängig davon, ob es sich um eine Leistungsphase handelt oder nicht. Seite 7 von 16

8 In der Funktion Ermittle Stundensätze werden hierfür folgende Voreinstellungen gemacht. Bei dieser Auswahl kann es sinnvoll sein das Datum für die Kalkulation einzuschränken, besonders dann wenn Sie bereits seit vielen Jahren mit S-Control arbeiten und nur auf Basis der vergangenen 2 Jahre kalkulieren wollen. Der Zuschlag in % kann bei Bedarf frei gewählt werden. Der GMKF Gemeinkostenfaktor wird bei der Berechnung des Stundensatzes berücksichtigt. Seite 8 von 16

9 ERMITTLUNG DES KALK. STUNDENSATZES AUF BASIS EINER PROJEKTGRUPPE Diese Vorgehensweise empfehlen wir unseren Kunden, sofern Sie in der Lage sind Ihre Objekte nach Typen zusammen zu fassen. Hierbei überspringt das Programm die Ebene Projekte und überprüft welcher Mitarbeiter in welcher Tätigkeit (Leistungsphase) wie viele Stunden, in den Projekten der ausgewählten Gruppe, gebucht hat. Beispiel: ALLE PROJEKTE DER GRUPPE "KLINIKEN" MITARBEITER TÄTIGKEIT SUMME STD STD.SATZ KOSTEN Stephan Lange (Architekt) LPH , ,80 Vera Pauls (Zeichnerin) LPH , ,00 Michael Kraus (Ingenieur) LPH , ,46 Johanna Kroll (Inhaberin) LPH , ,98 0,00 SUMME: , ,24 Der mittlere Stundensatz der Leistungsphase 3 beträgt 22,66 Diese Informationen bekommt S-Control über die Zeiterfassung. Die Mitarbeiter haben alle das Gehalt inkl. Lohnnebenkosten in den Stammdaten hinterlegt, so dass S-Control den Stundensatz des Mitarbeiters errechnen kann. Mit diesem Stundensatz wird jeder Zeiteintrag verknüpft. An Hand dieser Vorgehensweise errechnet dann S-Control den Stundensatz für jede Tätigkeit, unabhängig davon, ob es sich um eine Leistungsphase handelt oder nicht. Seite 9 von 16

10 In der Funktion Ermittle Stundensätze werden hierfür folgende Voreinstellungen gemacht. Bei dieser Auswahl kann es ebenfalls sinnvoll sein das Datum für die Kalkulation einzuschränken, besonders dann wenn Sie bereits seit vielen Jahren mit S-Control arbeiten und nur auf Basis der vergangenen 2 Jahre kalkulieren wollen. Der Zuschlag in % kann bei Bedarf frei gewählt werden. Der GMKF Gemeinkostenfaktor wird bei der Berechnung des Stundensatzes berücksichtigt. Seite 10 von 16

11 3. DER MITTLERE STUNDENSATZ IN DER PROJEKT NACHKALKULATION (AUSWERTUNGEN) In einigen Auswertungen wird der mittlere Stundensatz ausgewiesen. Dieser Stundensatz ermittelt sich aus dem Verhältnis von Projektkosten zu den gebuchten Projekt-Stunden. B 004 Budget-Stundenvergleich und B 004-GE Budget-Stundenvergleich m Gmkf fremdl.-bereinigt, In dieser Auswertung wird das Budget um alle Kosten bereinigt, die keine Personalkosten sind, um den reinen Personalaufwand mit dem reinen Personalbudget zu vergleichen. Der kalk. Std-Satz pro Leistungsphase errechnet sich: Budget allg.kost. Reisekosten Plan-Std. Seite 11 von 16

12 Der mittlere Std.-Satz pro Leistungsphase errechnet sich: Personalkosten Ist-Stunden Wobei sich die Personalkosten und die Ist-Stunden aus der Zeiterfassung aller Mitarbeiter ergeben. Detailliert: Seite 12 von 16

13 B 008-GE Stundenvergleich Einzelprojekt Diese Auswertung stellt im Bereich Budget / kalk. Std-Satz / Soll-Std. einen Auszug aus dem RegieCenter dar. Der kalk. Std-Satz wurde entweder, wie in dem Beispiel, über die Funktion ermittle Stundensätze kalkuliert oder es wurde manuell ein Stundensatz eingetragen. Der mittlere Std.-Satz pro Leistungsphase errechnet sich: Eigenkosten Ist-Stunden Seite 13 von 16

14 Wobei sich die Eigenkosten aus der Zeiterfassung aller Mitarbeiter und den Reisekosten ergeben. Die Ist- Stunden ergeben sich aus der Zeiterfassung. Detailliert: Seite 14 von 16

15 H 008 Stundenvergleich Einzelprojekt und H 008-GE Stundenvergleich Einzelprojekt mit Gemeinkosten In dieser Auswertung wird der kalk. Std.-Satz aus dem Verhältnis von Honorar zu Soll-Std. ermittelt und mit den tatsächlichen Kosten und Stunden verglichen. Der kalk. Std.-Satz errechnet sich aus: Honorar Soll-Std. Der mittlere Std.-Satz pro Leistungsphase errechnet sich: Kosten Ist-Stunden Seite 15 von 16

16 Wobei sich die Kosten aus der Zeiterfassung aller Mitarbeiter und den Reisekosten ergeben. Die Ist- Stunden ergeben sich aus der Zeiterfassung. Detailliert: Seite 16 von 16