Beschluss des Rektorats vom 23. September 2008

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1 Overhead-Regelung der Universität Wien Beschluss des Rektorats vom 23. September 2008 Inhalt Ausgangssituation...2 Eckpunkte der zukünftigen Regelung...2 Anwendungszeitpunkt / Übergangsregelungen...2 Verwendung der Erlöse aus den Beiträgen zu Overheadkosten Bonuszahlungen: Detailregelungen Overheadanteil der Organisationseinheit: Detailregelungen Overheadanteil der Gesamtuniversität: Detailregelungen Overheads bei Exzellenzprojekten: Detailregelungen...6 Verrechnung von Overheads...7 Ausnahmen zur 20%-Overhead-Regelung Projekte mit höherem Overhead-Satz Projekte von Fördergebern, die höhere Overhead-Sätze akzeptieren EU-Förderungen Entfall oder Ermäßigung des Overhead-Beitrags

2 Ausgangssituation Die Universität Wien strebt gemäß Entwicklungsplan eine Steigerung ihrer Drittmittelaktivitäten an, insbesondere zur Schärfung ihres wissenschaftlichen Profils, zur Verbesserung der Arbeitsmöglichkeiten für JungwissenschafterInnen, zur Verbreiterung der allgemeinen Finanzierungsbasis für Forschungsaufwendungen und zwecks positiver Auswirkungen auf die forschungsgeleitete Lehre. Drittmittelprojekte verursachen neben den direkten Kosten, die schon bisher von den Förderbzw. AuftraggeberInnen finanziert wurden, beträchtliche indirekte Kosten. In der derzeitigen Förder- und Auftraggeberlandschaft ist ein voller Kostenersatz auch der indirekten Kosten noch nicht realistisch. Der FWF stellt der Universität für alle Projekte, die seit November 2007 genehmigt wurden, 20% der direkten Projektförderung ohne besonderen Antrag zusätzlich zur Verfügung. Die Universität darf auf Kostenersatz bei Drittmittelprojekten nicht vollständig verzichten. Die Festlegung eines Kostenersatzes ist in 26 Abs. 3 und 27 Abs. 3 UG begründet. Als Kostenersatz wird dabei der Ersatz sowohl der fixen als auch der variablen Kosten bezeichnet, die im Rahmen von Drittmittelprojekten für die Inanspruchnahme von Ressourcen der Universität anfallen. Der Entwicklungsplan sieht vor, dass bis zum Vorliegen einer Vollkostenrechnung eine pauschale Abgeltung vorgenommen werden kann, wobei der FWF-Overheadsatz in Höhe von 20% als Orientierung dient. Eckpunkte der zukünftigen Regelung An der Universität Wien wird für alle extern finanzierten Drittmittelprojekte (nicht nur für solche des FWF) neben dem Ersatz der direkten Kosten ein Beitrag zu Overheadkosten in der Höhe von 20% eingeführt (Ausnahmen s.u.). Diese Regelung gilt für Projekte mit Vertragsabschluss ab dem 1. September Die Overheadregelung der Universität Wien verfolgt das Ziel, Beiträge zur Finanzierung der indirekten Kosten zu leisten, ohne die Projektmittel zur Abdeckung der direkten Kosten zu schmälern. Daher sind die Overheads in den Kalkulationen, die Grundlage der Vertragsverhandlungen sind und auch Bestandteil der Verträge sein sollen, als Zuschlag zu den direkten Projektkosten auszuweisen. Anwendungszeitpunkt / Übergangsregelungen Die FWF-Regelung zu den Overheads gilt für jene Projekte, die seit November 2007 bewilligt wurden. Diese FWF-Projekte fallen automatisch ab sofort in den Geltungsbereich der Overhead-Regelung. Für die übrigen Drittmittelprojekte wird die Overhead-Regelung mit 1. September 2009 voll wirksam, sofern diese nicht unter u. a. Ausnahmeregelungen fallen. Ab diesem Zeitpunkt ist bei allen neu begonnenen Projekten ein Beitrag zu Overhead-Kosten von 20% mit dem Vertragspartner zu vereinbaren (Ausnahmen s.u.). Vor diesem Zeitpunkt werden nur jene Projekte einbezogen, in welchen Beiträge zu den Overhead-Kosten explizit mit dem Vertragspartner vereinbart sind. Während dieses Übergangszeitraums soll die Kalkulation von Overheads jedenfalls erfolgen und ihre Durchsetzung gegenüber den VertragspartnerInnen gegebenenfalls mit der Unterstützung des 2

3 Vizerektors für Forschung angestrebt werden, selbst wenn Overheads nicht in vollem Umfang lukrierbar sind. Projektanträge sind mindestens 2 Wochen vor dem benötigten Erhalt der Zustimmung in der DLE Forschungsservice und Internationale Beziehungen einzureichen. (Anm. Die Einführung einer Overhead-Regelung bedingt Veränderungen in der administrativen Abwicklung von Drittmittelprojekten: nach Beschluss der Overhead-Regelung werden daher detaillierte Prozessbeschreibungen insbesondere zu Projektbeantragung und Projektanlage ausgearbeitet und breit kommuniziert werden.) Ab 1. Jänner 2009 wird bei der Anlage von Drittmittelprojekten ermittelt, ob und in welcher Höhe Overheads vereinbart sind. Auf Initiative von ProjektleiterInnen kann die Overhead- Regelung auch rückwirkend auf bereits laufende Projekte angewandt werden. Die entsprechenden Verrechnungen werden in diesem Fall im Zuge des Jahresabschlusses 2008 durchgeführt. Bei laufenden Projekten würde die universitätsinterne Einführung von Overhead-Leistungen zu einem erheblichen Einschnitt in die Finanzplanung führen und die ohnehin knapp kalkulierten Projekte jedenfalls vor finanzielle Probleme stellen. Laufende Projekte werden daher nicht mit einem Overhead-Beitrag belegt. Verwendung der Erlöse aus den Beiträgen zu Overheadkosten Erlöse aus Overheads stellen für die Universität Wien grundsätzlich eine zusätzliche Erlösquelle dar. Sie tragen zu einem erhöhten Kostendeckungsgrad im Bereich der drittfinanzierten Forschung bei. Aus diesem Grund sollen die Erlöse aus Overheads grundsätzlich im Bereich der Forschung, großteils der Drittmittelforschung, verbleiben und nicht für andere Zwecke verwendet werden. Ein Beitrag zu den Overheadkosten in der Regelhöhe von 20% soll wie folgt aufgeteilt werden: Bonuszahlungen: 3 Prozentpunkte der Einnahmen werden an den Projektleiter bzw. die Projektleiterin als bezugs- bzw. gehaltswirksamer Bonus (brutto) ausgezahlt. Overheadanteil der Organisationseinheit: 11 Prozentpunkte der Einnahmen kommen der Organisationseinheit des Projektleiters bzw. der Projektleiterin, d. h. der Fakultät bzw. dem Zentrum zugute und sind ausschließlich für die Verbesserung der Forschungsinfrastruktur zu verwenden. Im Gegenzug garantiert die Fakultät/das Zentrum für alle ProjektmitarbeiterInnen eine angemessene räumliche Unterbringung (inkl. fallweiser Nutzung von Besprechungsräumlichkeiten) und die Bereitstellung einer angemessenen Labor-, Büro- und EDV-Ausstattung sowie den Zugang zu und die Verwendung von vorhandener (Geräte-)Infrastruktur ohne weitere Kostenverrechnung. Overheadanteil der Gesamtuniversität: 6 Prozentpunkte der Einnahmen werden zentral für die Stärkung zentraler Services, für Zusatzfinanzierung von Exzellenzprojekten, für Anbahnungsfinanzierungen sowie für die in den Zielvereinbarungen zwischen Fakultäten/Zentren und Rektorat vereinbarten Boni für die Einwerbung von Drittmitteln verwendet werden. Bei Exzellenzprogrammen soll unter Einrechnung der fakultären Leistungen ein Zuschuss von 20% aus Mitteln der Universität gewährleistet sein. 3

4 1. Bonuszahlungen: Detailregelungen Sofern neben dem Ersatz der direkten Kosten ein Beitrag zu Overhead-Kosten in der Höhe von 20% vereinnahmt wird, werden 3 Prozentpunkte dieser Einnahmen an den Projektleiter bzw. die Projektleiterin als bezugs- bzw. gehaltswirksamer Bonus ausgezahlt. Liegt der Beitrag zu Overhead-Kosten unter 20%, wird der Bonus aliquot reduziert. Übersteigt der Beitrag zu Overhead-Kosten die Regelhöhe von 20%, so kann eine etwaige höhere Bonuszahlung an den Projektleiter bzw. die Projektleiterin vertraglich geregelt werden. Der Projektleiter bzw. die Projektleiterin ist zu Beginn des Projekts berechtigt, auf den Bonus zugunsten des Projekts zur Gänze oder zum Teil zu verzichten. In diesem Fall können die entsprechenden Mittel analog zu den übrigen Projektmitteln auf Anweisung des Projektleiters bzw. der Projektleiterin als Sach- und Investitionsmittel frei für das Projekt verwendet werden. Diese Entscheidung hinsichtlich der Prämienverwendung ist bei Projektanlage zu treffen und gilt für die gesamte Projektlaufzeit. Eine Teilung der Prämie unter mehreren Personen ist grundsätzlich nur in Ausnahmefällen möglich. Die Anwendung der Bonusregelung ist auch bei EU-Projekten möglich. In diesem Fall sind die Boni aus den (de facto ebenfalls 20%) Overhead-Kosten zu bedecken, die von der EU gemäß den Regelungen des 7. Rahmenprogramms zur Verfügung gestellt werden. Analog zu den übrigen Projekten ist bei Projektanlage zu entscheiden, ob eine Bonuszahlung über die Projektlaufzeit erwünscht ist. Bei Kooperationsprojekten wird der Bonus nur auf jene Einnahmenanteile berechnet, die an die Universität Wien fließen. Sofern Projekte (z.b. SFBs, NFNs, DKs) eine vertraglich fixierte, durch spezifische Projektvolumina ausgedrückte Projektstrukturierung aufweisen, wird eine Differenzierung nach Projektteilen vorgenommen. In diesem Fall werden die Boni an die TeilprojektleiterInnen gemäß den jeweiligen Projektanteilen über die Lohnverrechnung zur Auszahlung gebracht. Diese Regelung gilt nur für Netzwerkprojekte, die oben beispielhaft genannt sind, nicht jedoch im Falle eines universitätsinternen Splitting nach Work Packages. Die Prämienauszahlung erfolgt im Nachhinein für das abgelaufene Kalenderjahr und basiert auf den tatsächlichen Projekteinnahmen. Den ProjektleiterInnen, die eine Prämie beziehen, wird mit einem Schreiben Anerkennung ausgesprochen und gleichzeitig eine detaillierte Aufstellung übermittelt, mithilfe derer die Prämienberechnung nachvollziehbar dargestellt wird. Die Prämienzahlungen werden gemeinsam mit den entsprechenden Overhead-Einnahmen auf einer zentralen Kostenstelle verbucht, sodass sichergestellt ist, dass die Prämienzahlung nicht in die Projektabrechnung aufgenommen wird. Im Falle eines Verzichts auf die Prämienzahlung werden die entsprechenden Projektmittel als Projekteinnahmen dem Projekt zugebucht, sobald die Einnahmen von den FördergeberInnen überwiesen werden. In diesem Fall werden die Mittel als Fördereinnahmen bzw. als sonstige Einnahmen (bei FWF-Projekten) dargestellt. Sie sind frei für das Projekt verwendbar und werden in die Projektabrechnung aufgenommen. Exzellenzprogramme, für die ein Overhead von 20% vom Fördergeber zur Verfügung gestellt wird, erhalten unter Einrechnung der fakultären Leistungen einen Zuschuss von 20% der direkten Projektaufwendungen aus Mitteln der Universität. Diese Programme können also de facto über ihre gesamten Overheads verfügen (vgl. unten). Prämienzahlungen in diesen Programmen werden nicht aus diesen Mitteln bedeckt, sondern an die ProjektleiterInnen zusätzlich aus dem Overheadanteil der Gesamtuniversität nach oben beschriebenen Modalitäten ausgezahlt. 4

5 2. Overheadanteil der Organisationseinheit: Detailregelungen 11 Prozentpunkte der Einnahmen kommen der Organisationseinheit des Projektleiters bzw. der Projektleiterin, d. h. der Fakultät bzw. dem Zentrum zugute und sind ausschließlich für die Verbesserung der Forschungsinfrastrukur zu verwenden. Im Gegenzug garantiert die Fakultät/das Zentrum für alle ProjektmitarbeiterInnen eine angemessene räumliche Unterbringung (inkl. fallweiser Nutzung von Besprechungsräumlichkeiten) und die Bereitstellung einer angemessenen Labor-, Büro- und EDV-Ausstattung sowie den Zugang zu und die Verwendung von vorhandener (Geräte-)Infrastruktur ohne weitere Kostenverrechnung. Sollte die räumliche Unterbringung aus Mitteln der Fakultät/des Zentrums gesichert sein, so werden in Abhängigkeit von der Anzahl der ProjektmitarbeiterInnen kalkulatorische Raumkosten berechnet, vom Overhead-Anteil der Organisationseinheit abgezogen und einem zentral verwalteten interfakultären Raumkostenpool zugebucht. Dieser kalkulatorische Raumkostensatz wird derart berechnet, dass die Raumgrenzkosten, d.h. die reinen Mietkosten (exkl. Infrastrukturkosten) jedenfalls abgedeckt sind. Derzeit werden für Büroraum 10 EUR pro m² und Monat unter Anwendung eines Norm-Raumbedarfs von 10 m² pro Vollzeitäquivalent MitarbeiterIn angesetzt. Sofern die Bereitstellung von Raum nicht durch externe Anmietungen, sondern durch Umschichtungen innerhalb von Organisationseinheiten zustande kommt, erfolgt eine entsprechende Verrechnung mit diesem kalkulatorischen Grenzkostensatz zwischen den beteiligten Organisationseinheiten. Jene Organisationseinheit, die bisher von ihr genutzte Flächen temporär für die Dauer des jeweiligen Projekts zur Verfügung stellt, erhält somit durch die Bereitstellung von Raum einen finanziellen Anreiz. Sofern die räumliche Unterbringung nur durch Bereitstellung von zusätzlichen, extern angemieteten Räumlichkeiten ermöglicht wird, wird ein erhöhter Raumkostensatz verrechnet, welcher wiederum einem zentral verwalteten interfakultären Raumkostenpool zugebucht wird. Dieser Kostensatz wird derart berechnet, dass nicht nur die Mietkosten, sondern auch sonstige Infrastrukturkosten (z.b. Betriebskosten, Energie, IT-Infrastruktur) enthalten sind. Um den finanziellen Spielraum der Organisationseinheiten nicht zu sehr einzuengen, werden somit zwar erhöhte Grenzkosten, nicht jedoch die vollen Raumkosten verrechnet. Derzeit werden für diese erhöhten Grenzkosten für Büroraum 20 EUR pro m² und Monat unter Anwendung eines Norm-Raumbedarfs von 10 m² pro Vollzeitäquivalent MitarbeiterIn angesetzt. Die Differenz auf die tatsächlichen Raumkosten sowie die anfallenden Miet-, Instandhaltungs- und Infrastrukturkosten werden soweit möglich aus dem zentral verwalteten interfakultären Raumkostenpool finanziert. Die Restmittel können von der Fakultät/vom Zentrum frei für Zwecke der Forschung verwendet werden. Vorrangig ist jedoch der Infrastrukturbedarf für die Durchführung aller Drittmittelprojekte sicher zu stellen, d.h. es ist nicht nur der Raumbedarf, sondern auch der Bedarf nach adäquater Ausstattung der Räumlichkeiten aus Overheads zu finanzieren. Zudem sind aus diesen Mitteln auch jene Projekte zu unterstützen, die unter Ausnahmeregelungen fallen (z.b. EU-Förderungen, Projekte von FördergeberInnen, die in ihren Förderrichtlinien noch keinen Beitrag zu Overhead-Kosten vorsehen). Der Overheadanteil der Fakultät bzw. des Zentrums wird auf einer eigenen Kostenstelle vereinnahmt. Auf dieser Kostenstelle werden auch sämtliche Aufwendungen direkt verbucht, d.h. die Beiträge zu den Raumkosten, aber auch sämtliche anderen Aufwendungen (z.b. Sach- / Investitionsmittel) werden über diese Kostenstelle verrechnet. Um die aus Overheads finanzierten Aufwendungen transparent dem FWF bzw. dem BMWF darstellen zu können, ist eine Umbuchung von Budgetmitteln von dieser Kostenstelle auf andere Kostenstellen (z.b. Projekte / Subeinheiten) nicht möglich. Der Leiter der Organisationseinheit fungiert als Anweisungsberechtigter für die Verwendung der Overheads. In den jährlichen Zielvereinbarungen ist eine Planung der Einnahmen (auf Basis der voraussichtlichen Drittmitteleinnahmen) sowie der Kosten vorzunehmen. Die Bildung von Reserven ist nur in einem vernünftigen Ausmaß auf begrenzte Zeit möglich. Da im Jahr

6 noch keine vereinnahmten Overheads in nennenswerter Höhe vorhanden sind, werden Overheads in den im Herbst 2008 abzuschließenden Zielvereinbarungen mit den Fakultäten und Zentren noch nicht gesondert Thema sein (erstmals bei den Zielvereinbarungen für 2010 im Herbst 2009). 3. Overheadanteil der Gesamtuniversität: Detailregelungen 6 Prozentpunkte der Einnahmen werden zentral insbesondere für die Stärkung zentraler Drittmittelservices, für Zusatzfinanzierungen und Boni von Exzellenzprojekten, für Anbahnungsfinanzierungen, für die Abdeckung der Dienstgeberbeiträge bei Bonuszahlungen sowie für die zumindest teilweise Abdeckung der in den Zielvereinbarungen zwischen Fakultäten/Zentren und Rektorat vereinbarten Boni für die Einwerbung von Drittmitteln verwendet werden. Analog zu den Fakultäten ist in der jährlichen Budgetplanung eine Aufstellung der voraussichtlichen Einnahmen und der zu erwartenden Kosten vorzulegen und gemeinsam mit dem gesamtuniversitären Budget zu beschließen. Direkte Aufwendungen (z.b. Anbahnungsfinanzierungen) werden über eine zentrale Kostenstelle verbucht. Im Falle von (befristeten) Budgetzuweisungen (z.b. Stärkung zentraler Services) ist eine eigene Nebenrechnung zu führen, um die Verwendung der Overheads jederzeit transparent gegenüber FWF bzw. BMWF nachweisen zu können. 4. Overheads bei Exzellenzprojekten: Detailregelungen Bei Exzellenzprogrammen soll unter Einrechnung der fakultären Leistungen ein Zuschuss von zumindest 20% aus Mitteln der Universität gewährleistet sein. Dieser Zuschuss wird im Vorhinein in Form von Commitments der Universität festgelegt. Als Exzellenzprogramme werden folgende Förderschienen bezeichnet: Doktoratskollegs SFB (Spezialforschungsbereiche) Start- / Wittgensteinpreise NFN (Nationale Forschungsnetzwerke) ERC Förderungen Im Falle von Exzellenzprogrammen werden die vollen Beiträge zu den Overhead-Kosten in Höhe von 20% auf einer separaten Kostenstelle vereinnahmt, über die der jeweilige Projektleiter bzw. die jeweilige Projektleiterin anweisungsberechtigt ist. Etwaige Kostenbeiträge z.b. für die Nutzung von Infrastruktur werden auf dieser Kostenstelle verbucht und vermindern somit den Dispositionsspielraum des jeweiligen Projektleiters bzw. der Projektleiterin. Es gelten insbesondere dieselben Regelungen zur Bereitstellung von Raum wie oben beschrieben: wird Raum aus der jeweiligen Organisationseinheit zur Verfügung gestellt, erfolgt die Verrechnung der Raumkosten zu einem kalkulatorischen Grenzkostensatz. Sofern die Fakultät/das Zentrum die Unterbringung in fakultären Räumlichkeiten sowie den Zugang zu und die Verwendung von vorhandener (Geräte-) Infrastruktur ermöglicht, erfolgt die Verrechnung der Raumkosten im Gegensatz zu sonstigen Drittmittelprojekten an die Fakultät (und nicht an die Gesamtuniversität). Bei externer Anmietung von zusätzlichen Räumlichkeiten wird ein höherer Kostensatz in Rechnung gestellt, dem Projekt direkt verrechnet und dem zentral verwalteten interfakultären Raumkostenpool zugebucht. Die übrigen Mittel können vom Projektleiter bzw. von der Projektleiterin frei für Zwecke der Forschung verwendet werden. 6

7 Die nach dem Projektende verbleibenden Mittel stehen dem Projektleiter bzw. der Projektleiterin noch bis zum Ende des 2. Kalenderjahres nach Abschluss des Projekts zur Verfügung. Sofern nichts anderes vereinbart wird, fallen danach verbleibende Mittel im Verhältnis 11:9 an Organisationseinheit bzw. Gesamtuniversität und werden über die jeweiligen für die Abwicklung von Overheads eingerichteten Kostenstellen vereinnahmt. Verrechnung von Overheads Die Überweisung der Overheads vom FWF an die Universität Wien erfolgt halbjährlich zentral unter Angabe der betroffenen Projekte. In weiterer Folge erfolgt die Aufteilung der Einnahmen auf die verschiedenen Kostenstellen: Direkte Überweisung auf Projekte (im Falle des Verzichts auf die Prämienregelung) Direkte Überweisung auf separate Kostenstellen (im Falle von Exzellenzprogrammen) Dotierung der Kostenstellen der Organisationseinheiten mit dem jeweiligen Overhead-Anteil Dotierung der Kostenstelle der Gesamtuniversität mit dem jeweiligen Overhead-Anteil Dotierung einer separaten Kostenstelle mit jenem Teil der Einnahmen, der für die jährlichen Prämienzahlungen zu verwenden ist Dotierung eines zentral verwalteten interfakultären Raumkostenpools mit den Kostenbeiträgen für interne Raumüberlassungen bzw. externe Anmietungen Bei den übrigen Projekten werden Beiträge zu Overhead-Kosten im Regelfall gemeinsam mit den übrigen Fördermitteln überwiesen und vorerst auf der jeweiligen Kostenstelle (Innenauftrag) des Projekts verbucht. Es erfolgt monatlich im Nachhinein eine Umbuchung der Einnahmen aus Overheads auf die jeweiligen, oben beschriebenen Kostenstellen. Der Termin für diese Umbuchungen wird so gewählt, dass bei Kooperationsprojekten ausreichend Zeit für die Weiterleitung von Einnahmen an Projektpartner bleibt. Sofern ein von 20% abweichender Overheadsatz vereinbart wurde, erfolgt eine aliquote Weiterleitung der Einnahmen (wobei ein höherer Bonus für den Projektleiter bzw. die Projektleiterin einer gesonderten Vereinbarung bedarf). Eine erstmalige Verrechnung der Einnahmen aus Overheads erfolgt Ende des 1. Quartals 2009 nach Einrichtung der verschiedenen Kostenstellen und Verrechnungsbeziehungen. Zu diesem Zeitpunkt werden erstmals die vom FWF für 2007 und 2008 überwiesenen Overheads aufgeteilt und die entsprechenden Prämienzahlungen zur Auszahlung gebracht. Ausnahmen zur 20% Overhead Regelung 1. Projekte mit höherem Overhead Satz Bei Projekten mit vertraglich fixierten Regelungen, die den Übergang der IPR Intellectual Property Rights an den/die Vertragspartner/in vorsehen oder bei entwicklungsnahen Projekten sollen Beiträge zu Overhead-Kosten von mehr als 20% kalkuliert werden, wobei mittelfristig die Verrechnung der vollen Kosten (inkl. Risikozuschlag plus Abschlagszahlung für IPR) anzustreben ist. In solchen Fällen ist vor Anbotserstellung bzw. Vertragsunterzeichnung das für Forschungsangelegenheiten zuständige Mitglied des Rektorats zu befassen, insbesondere bzgl. der Vereinbarung eines angemessenen Overheadsatzes. Derartige Projektanträge sind mindestens 2 Wochen vor dem benötigten Erhalt der Zustimmung in der DLE Forschungsservice und Internationale Beziehungen einzureichen. 7

8 2. Projekte von Fördergebern, die höhere Overhead Sätze akzeptieren Die Verrechnung höherer Overhead-Sätze ist grundsätzlich anzustreben, da Drittmittelprojekte in einer Vollkostendarstellung Overheads von weit über 20% verursachen. Sollte die Verrechnung von höheren Overheads als dem Pauschalsatz von 20% möglich sein, sind diese bereits in der Projektkalkulation zu berücksichtigen. Unterstützung bei diesen Projektkalkulationen wird von der DLE Finanzwesen und Controlling geleistet. 3. EU Förderungen Auf Grund der hohen strategischen Bedeutung von EU-Projekten wird als Anreiz zur Einwerbung von EU-Projektmitteln die bisherige Vorgehensweise gemäß 7. EU-Rahmenprogramm vorläufig beibehalten: Der derzeit von der EU gewährte Beitrag zu Overhead-Kosten in der Höhe von de facto 20% kommt somit weiterhin zur Gänze dem jeweiligen Projekt zugute und wird direkt über das Projekt verrechnet. Wie bereits oben erwähnt, können die Bonus-Regelungen auch bei EU- Förderprojekten zur Anwendung kommen, wobei die Boni (inkl. aliquoter Dienstgeberbeiträge) aus den von der EU gewährten Overhead-Beiträgen zu finanzieren sind. 4. Entfall oder Ermäßigung des Overhead Beitrags - bei bestimmten Fördergebern: Verschiedene FördergeberInnen sehen derzeit in ihren Förderrichtlinien keine Beiträge zu Overheads vor. Projekte solcher FördergeberInnen werden daher in Anbetracht ihrer Relevanz für die WissenschafterInnen ausgenommen, darunter fallen: Jubiläumsfonds der Österreichischen Nationalbank (OeNB) Hochschuljubiläumsstiftung der Stadt Wien Jubiläumsfonds der Stadt Wien für die Akademie der Wissenschaften (ÖAW) Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG) Christian Doppler Gesellschaft Eine ausführliche Liste derartiger Fördergeber ist über die DLE Forschungsservice und Internationale Beziehungen zu beziehen. Weitere Ausnahmen von der Overhead-Regelung (Ermäßigung bzw. gänzlicher Entfall) sind bei strategisch wichtigen Projekten möglich, bei denen ein Vertragsabschluss mit dem angestrebten Overhead-Regelsatz von 20% trotz entsprechender Bemühung nicht möglich ist. Solche Ausnahmen sind vor Vertragsunterzeichnung zu fixieren und bedürfen jedenfalls der Zustimmung des für Forschungsangelegenheiten zuständigen Mitglieds des Rektorats. Derartige Projektanträge sind mindestens 2 Wochen vor dem benötigten Erhalt der Zustimmung in der DLE Forschungsservice und Internationale Beziehungen einzureichen. - bei Kleinstprojekten: Keine Overheads werden bei Kleinstprojekten mit Gesamteinnahmen < verrechnet. Diese Drittmittelprojekte werden üblicherweise über keine eigene Kostenstelle (Innenauftrag), sondern über den Drittmittelauftrag der jeweiligen Subeinheit ( Drittmittelsammelauftrag ) verrechnet. Drittmittelprojekte mit Gesamteinnahmen > werden über eine eigene Kostenstelle (Innenauftrag) abgewickelt und sind der Overhead-Regelung unterworfen. Gleiches gilt für jene Projekte, die im Regelfall Einnahmen > aufweisen und gesammelt über eine Kostenstelle (Innenauftrag / Kleinprojektsammelauftrag ) abgewickelt werden. - für Tagungen/Konferenzen: Die Abwicklung von Tagungen und Konferenzen ist von der generellen Overhead-Regelung ausgenommen. Diesen Aktivitäten werden indirekte Kosten (insb. Kostensätze für die Nutzung 8

9 von universitären Räumlichkeiten) direkt verrechnet, sodass eine Anwendung der pauschalen Overhead-Regelung entfällt. 9