Pro Kostenstelle gibt es an der TUB einen Rollenverwalter. Initial sind diese Verwalterrollen den jeweiligen Leitern der Einrichtungen zugeordnet.

Transkript

1 Rollenverwaltung Die Anwendung Rollenverwaltung dient zum Anlegen, Zuweisen und Verwalten von Geschäftsrollen einer Einrichtung. Eine Geschäftsrolle enthält die Anwendungsrollen. In der Rollenverwaltung werden diese Rollen angelegt und den Mitarbeitern zugewiesen. Innerhalb dieser Anwendung werden auch die Informationen zur Organisationseinheit gepflegt Wer kann Rollen verwalten? Pro Kostenstelle gibt es an der TUB einen Rollenverwalter. Initial sind diese Verwalterrollen den jeweiligen Leitern der Einrichtungen zugeordnet. Organisationsformationen verwalten Klicken Sie auf Rollenverwaltung Sie werden zu der Eingabe der TAN Nummer aufgefordert, wenn Sie sich über Passwort eingeloggt haben und noch keine andere Anwendung im Portal aufgerufen haben. Geben Sie hier die angezeigte TAN Nummer aus Ihrer TAN Liste ein und klicken Sie auf den Button Weiter. Seite 1

2 Sollten Sie sich mit der Campuskarte eingeloggt haben, müssen Sie keine TAN Nummer eingeben. Sie sehen folgendes Bild: Im linken Bereich sehen Sie alle Organisationseinheiten, die Sie verwalten dürfen. Klicken Sie die Organisationseinheit an, deren Angaben Sie angezeigt haben möchten. Auf der rechten Seite sehen Sie alle Angaben zu dieser Organisationseinheit. Klicken Sie auf Organisationseinheit verwalten Seite 2

3 Klicken Sie auf Organisation bearbeiten. Sie sehen folgendes Bild: Sie können jetzt die einzelnen Angaben editieren. Klicken Sie auf Änderungen übernehmen um die Angaben zu speichern. Klicken Sie im Krümelpfad auf Organisationsübersicht um Geschäftrollen und Mitarbeiter zu verwalten Seite 3

4 Geschäftsrollen verwalten Eine Geschäftsrolle beinhaltet Anwendungsrollen. Pro Organisationseinheit sind bereits mehrere Geschäftsrollen angelegt, die bearbeitet werden können. So enthält z.b. die Rolle Sekretär/in des Fachgebietes die SuperX Anwenderrolle ICST Verwalter Geschäftsrolle bearbeiten Wählen Sie eine angezeigte Geschäftsrolle und klicken Sie den Button Geschäftsrolle bearbeiten. Sie sehen z:b. folgendes Bild Im linken Fenster sehen Sie die globalen Zuweisungen von Anwenderrollen zur Geschäftsrolle. So beinhaltet z.b. die Geschäftsrolle Kostenstellenverwalter bereits die Anwendungsrolle ASKnet. Diese Rolle kann vom Rollenverwalter auch nicht entzogen werden Sie können jetzt den Namen und die Beschreibung der Geschäftsrolle ändern. Klicken Sie auf Änderung übernehmen wenn Sie die eingegebenen Daten übernehmen wollen. Im linken Bereich sehen Sie die schon zugewiesenen Anwendungsrollen zu dieser Geschäftsrolle. Wählen Sie im mittleren Bereich die Anwendungsrolle, die der Geschäftsrolle hinzugefügt werden soll. Klicken Sie auf den Button mit dem nach links zeigenden Pfeil. Die Anwendungsrolle ist zugewiesen. Sie können auch der gewählten Geschäftsrolle eine Anwendungsrolle entziehen. Wählen Sie dazu im linken Fenster die Anwendungsrolle, die der Geschäftsrolle entzogen werden soll. Klicken Sie auf den Button mit dem nach rechts zeigenden Pfeil. Die Anwendungsrolle ist entzogen. Klicken Sie im Krümelpfad auf Organisationsübersicht um den Bereich zu verlassen. Seite 4

5 Geschäftsrolle entfernen Wählen Sie im Bereich Geschäftsrollen Übersicht die Geschäftsrolle, die Sie entfernen möchten. Klicken Sie den Button Geschäftsrolle entfernen. Geschäftsrolle hinzufügen Sie können eigene Geschäftsrollen anlegen und dieser Anwendungsrollen zuweisen. Klicken Sie im Bereich Geschäftsrollen Übersicht auf den Button Geschäftsrolle hinzufügen. Sie sehen z.b. folgendes Bild: Um Geschäftsrollen nicht völlig neu anlegen zu müssen, können Sie auf Vorlagen zurückgreifen, die bereits Anwenderrollen enthalten. Sie können sich diese anzeigen lassen, in dem Sie auf den Button Vorlage anzeigen klicken. Wenn Sie eine Geschäftsrolle aus einer Vorlage erzeugen, brauchen Sie keinen Namen anzugeben. In diesem Fall wird der Name der Vorlage übernommen und durch Ihre Kostenstelle ergänzt. Klicken Sie dazu den Button Aus Vorlage erzeugen an und wählen Sie eine verfügbare Vorlage. Klicken Sie danach den Button Geschäftsrolle hinzufügen. Die neue Geschäftsrolle wird den Geschäftsrollen ihrer Einrichtung zugewiesen. Sie können auch eine leere Geschäftsrolle erzeugen und diese mit einem eigenen Namen versehen. Klicken Sie dazu den Button leere Geschäftsrolle erzeugen an und geben einen Namen und eine Beschreibung für die neue Geschäftsrolle an. Klicken Sie danach den Button Geschäftsrolle hinzufügen. Die neue Geschäftsrolle wird den Geschäftsrollen ihrer Einrichtung zugewiesen. Diese Geschäftsrolle hat aber noch keine Anwendungsrollen. Dies können Sie unter der Ansicht Geschäftsrollen bearbeiten. Seite 5

6 Mitarbeiter anzeigen Sie können im Bereich Geschäftsrollen Übersicht sich die Mitglieder der Geschäftsrollen anzeigen lassen. Wählen Sie dazu eine Geschäftsrolle aus und klicken Sie dann auf den Button Mitglieder anzeigen. Sie sehen z.b.: Mitarbeiter verwalten/rollen zuweisen Klicken Sie auf Mitarbeiter/innen in der Ansicht Organisationsübersicht! Sie sehen alle Miterbeiter, die Ihrer Organisationseinheit zugeordnet sind. z.b. Seite 6

7 Die Reihenfolge der Anzeige können Sie nach Namen, nach Kostenstellen oder nach Tätigkeit sortieren. Wählen Sie dafür die gewünschte Sortierung aus und klicken Sie dann auf den Button Mitarbeiter sortieren. Sie können nur die Mitarbeiter Ihrer Organisationseinheit, die Sie im vorherigen Menü gewählt haben, anzeigen lassen oder die Mitarbeiter der gewählten Organisationsenheit und der untergeordneten Einheiten. Wählen Sie dafür die gewünschte Anzeige aus und klicken Sie dann auf den Button Mitarbeiterliste neu aufbauen. Zuweisen von Geschäftsrollen an Mitarbeiter aus dem eigenen Bereich Klicken Sie in der Ansicht Organisationsübersicht/Mitarbeiter/innen auf den/die Mitarbeiter/in, dem Sie Anwenderrollen zuweisen möchten. Klicken Sie danach den Button Mitarbeiter/in bearbeiten Sie sehen z.b. folgendes Bild: Wenn der Mitarbeiter schon über Geschäftsrollen verfügt, werden diese im Fenster zugewiesene Geschäftsrollen angezeigt. Sollten Sie nicht wissen, welche Anwenderrollen eine Geschäftsrolle hat, markieren Sie die gewünschte Geschäftsrolle und klicken Sie auf Geschäftsrolle anzeigen. Verlassen Sie die Ansicht wieder durch Klick auf den Krümelpfad Mitarbeiter bearbeiten Wählen Sie jetzt eine Geschäftsrolle im Fenster Verfügbare Geschäftsrollen Durch gleichzeitiges drücken der STRG Taste auf Ihrer Tastatur können Sie auch mehrere Geschäftrollen gleichzeitig auswählen. Klicken Sie dann auf den Button mit dem nach links gerichteten Pfeil. Die Geschäftsrollen werden zum Mitarbeiter übertragen. Verlassen Sie die Ansicht wieder durch Klick auf den Krümelpfad Mitarbeiter/innen Seite 7

8 Zuweisen von Geschäftsrollen an Mitarbeiter aus fremden Organisationseinheit Oft ist es nötig, auch fremden Mitarbeitern eine Geschäftsrolle zu übertragen, z.b. wenn ein Mitarbeiter in mehreren Kostenstellen beschäftigt ist oder wenn Arbeitsgruppen Mitglieder aus verschiedenen Strutureinheiten haben. Wählen Sie dazu zunächst den Mitarbeiter, dem Sie eine Geschäftsrolle zuweisen möchten. Geben Sie in der Ansicht Organisationsauswahl/Organisationsübersicht/Mitarbeiter/innen im Fenster Nach Mitarbeiter/innen suchen den gesuchten Namen ein. Klicken Sie dann auf Suchvorgang starten. Die Sucherergebnisse werden angezeigt. Markieren Sie die gewünschte Person und klicken Sie dann auf Mitarbeiter bearbeiten. Wenn der Mitarbeiter schon über Geschäftsrollen verfügt, werden diese im Fenster zugewiesene Geschäftrollen angezeigt. Sollten Sie nicht wissen, welche Anwenderrollen eine Geschäftsrolle hat, markieren Sie die gewünschte Geschäftsrolle und klicken Sie auf Geschäftsrolle anzeigen. Verlassen Sie die Ansicht wieder durch Klick auf den Krümelpfad Mitarbeiter bearbeiten Wählen Sie jetzt eine Geschäftsrolle im Fenster Verfügbare Geschäftsrollen Durch gleichzeitiges drücken der STRG Taste auf Ihrer Tastatur können Sie auch mehrere Geschäftrollen geleichzeitig auswählen. Klicken Sie dann auf den Button mit dem nach links gerichteten Pfeil. Die Geschäftsrollen werden zum Mitarbeiter übertragen. Verlassen Sie die Ansicht wieder durch Klick auf den Krümelpfad Mitarbeiter/innen Seite 8

9 Entziehen von Geschäftsrollen Vergebene Geschäftsrollen können Mitarbeitern auch wieder entzogen werden. Gehen Sie dazu in die Ansicht Organisationsauswahl/Organisationsübersicht/Mitarbeiter/innen. Sie sehen z.b. folgendes Bild Wählen Sie jetzt eine Geschäftsrolle im Fenster Zugewiesene Geschäftsrollen Durch gleichzeitiges drücken der STRG Taste auf Ihrer Tastatur können Sie auch mehrere Geschäftrollen gleichzeitig auswählen. Klicken Sie dann auf den Button mit dem nach rechts gerichteten Pfeil. Die Geschäftsrollen werden dem Mitarbeiter entzogen. Verlassen Sie die Ansicht wieder durch Klick auf den Krümelpfad Mitarbeiter/innen Seite 9

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