Anlagen auf den folgenden Seiten 4

Transkript

1 Rechenzentrum Klinikum rechts der Isar Technische Universität München Einheitliche -Adressen für die Mitarbeiter von Klinikum und Fakultät In Kurzfassung einige Informationen zum Vorstandsbeschluss, Datenschutz und Umsetzung. Auszug aus dem Beschluss des Vorstandes: 1 Nutzung von Kommunikation aus Sicht des Datenschutzes 2 Wie konfiguriere ich mein Outlook? 2 Was ist zu tun bei LRZ-Adressen? 3 Was ist zu tun bei privaten externen Adressen? 3 -Adressen für Forschung und Lehre 3 Tipps und Tricks 3 Funktionskennungen 3 Weiterleitung der nach extern 3 Einrichtung für Apple-Geräte 3 Einrichtung für Android-Geräte 4 Betreiber eines eigenen servers 4 WindowsXP und/oder Outlook2007 oder älter 4 Anlagen auf den folgenden Seiten 4 Schreiben des Vorstandes vom Schreiben des Datenschutz-Beauftragten vom Einladung zum Treffen der IT-Beauftragten vom Anleitung für die Einrichtung unter Android 4 Auszug aus dem Beschluss des Vorstandes: (Auszug aus dem Schreiben des Vorstandes vom ) Für Mitarbeiter des Klinikums und für Mitglieder der Fakultät stehen ab dem 1. Juni 2015 ausschließlich zwei Varianten für -Adressen zur Verfügung: 1. Für alle s mit patientenrelevanten Informationen müssen verbindlich Adressen nach dem Muster Vorname.Nachname@mri.tum.de genutzt werden. 2. Für nicht patientenrelevante Informationen aus Forschung und Lehre ist zusätzlich die Nutzung -Adressen, in der Regel in der Form Vorname.Nachname@tum.de möglich. Andere bestehende persönliche Adressen, z.b. in der sind ab lnkrafttreten des Beschlusses in eine der beiden zulässigen Adressen umzuleiten oder zu deaktivieren. Funktionskennungen können zunächst unverändert beibehalten werden. Anschreiben_Einheitliche_ .docx Version vom , Seite 1 von 4

2 Nutzung von Kommunikation aus Sicht des Datenschutzes (Auszug aus dem Schreiben des Datenschutz-Beauftragten vom ) Rechtsgrundlage /Quelle ist Art. 27 Bayerisches Krankenhausgesetz Datenschutz. In Abs. (4) ist die Nutzung von Patientendaten geregelt. Im Satz 4 steht: Die Krankenhausverwaltung darf Patientendaten nutzen, soweit dies zur verwaltungsmäßigen Abwicklung der Behandlung der Patienten erforderlich ist. Und im Satz 6 werden zu Patientendaten, die nicht zur verwaltungsmäßigen Abwicklung der Behandlung erforderlich sind (im Kommentar als MEDIZINDATEN bezeichnet) stringente eingrenzende Vorgaben gemacht. In der Zusammenfassung -Nutzung zur verwaltungsmäßigen Abwicklung der Behandlung ist erlaubt *) (auch mit Echt-Daten). -Nutzung zum Versand von Medizindaten darf nur in verschlüsselter Form stattfinden. Unter Krankenhausverwaltung ist nicht nur die engere Patientenverwaltung zu verstehen, es sind hier auch z. B. Assistenzkräfte bis hin zu Oberärzten und Chefsekretariaten einbezogen, z. B. im Zusammenhang mit Terminplanung, Kostenvoranschlag und Abrechnungsangelegenheiten mit Privatpatienten aus dem osteuropäischen / arabischen Ausland. *) im Kommentar zu Art.27 BayKrG: ermöglicht Zugriff auf Patientendaten, soweit dies zur Abrechnung und sonstigen verwaltungsmäßigen Abwicklung der Behandlung erforderlich ist. Eigene Anmerkung: Bei derartiger E- MAIL- Korrespondenz sind ebenso spezifische organisatorisch-technische Datensicherungsmaßnahmen zu beachten, wie sie bei Fax-Versand und anderen Kommunikations-formen artspezifisch bekannt sind. Wie konfiguriere ich mein Outlook? Für alle Mitarbeiter des Klinikums sind in Outlook eingerichtet. Mit Ihrem MRI-Domänen-Benutzer-Konto erhalten Sie auch ein für dienstliche Belange verbindliches -Konto Vorname.Nachname@mri.tum.de. Dies wird beim ersten Start von Outlook 2013 weitestgehend automatisiert konfiguriert. Sie müssen lediglich durch Weiter, Weiter, Weiter und OK die Voreinstellungen bestätigen. Danach können Sie dieses Konto für Ihre gesamte -Kommunikation verwenden. Außerdem können Sie Kalender, Kontakte und Aufgaben nutzen. Anschreiben_Einheitliche_ .docx Version2 vom , Seite 2 von 4

3 Was ist zu tun bei LRZ-Adressen? Alle Mitarbeiter des MRI, die bisher nutzen, müssen ihre s auf die einheitlichen Adressen umstellen und ggf. ihre Mails migrieren. Die LRZ-Adressen können bis auf weiteres bestehen bleiben, wenn von dort eine Umleitung auf eine der neuen Adressen eingerichtet wird und für die Kommunikation in Zukunft die neuen Adressen verwendet werden. Eine Anleitung für die Umleitung finden Sie unter Nicht weiter benötigte Konten sollten zudem baldmöglichst gelöscht werden. Wenden Sie sich dazu an den LRZ-Master User bzw. verantwortlichen in Ihrer Einrichtung. Was ist zu tun bei privaten externen Adressen? Private ) sind für dienstlichen E- Mail-Verkehr auch weiterhin nicht zulässig. -Adressen für Forschung und Lehre Für die Mitarbeiter der TUM sind angelegt. Mitarbeiter des MRI, die zusätzlich für Aufgaben in Forschung und Lehre Adresse benötigen, können dies über die Einverständniserklärung zur Übermittlung Ihrer Personendaten bei der Personalabteilung des Klinikums (siehe QM-Dokument MPA_FB_TUM-Online) beantragen. Weitere Hilfestellungen finden Sie unter Tipps und Tricks Hier benötigen wir Ihre Hilfe für weitere Einträge, bitte einfach eine an uns senden servicedesk@mri.tum.de Funktionskennungen Funktionskennungen erhalten Sie auf Antrag des Leiters der Einrichtung. Bitte wenden Sie sich an Ihre/n IT-Beauftragte/n Weiterleitung der nach extern Aus Datenschutzgründen ist die Weiterleitung der außerhalb von mri.tum.de nicht erlaubt. Sollte dies im Einzelfall notwendig sein, richten Sie bitte einen formlosen Antrag an den Servicedesk servicedesk@mri.tum.de. Dieser Antrag muss eine Begründung der Leitung der Klinik /des Instituts enthalten und von dort unterschrieben sein. Einrichtung für Apple-Geräte Einrichtung gem. Apple: Angaben (Punkt2): - <MRI- -Adresse> - Domain: mri - Benutzername und Passwort (wie bei MRI-Account) - Beschreibung: frei wählbar Server (Punkt3): - <MRI- -Adresse> - Server: owaproxy.mri.tum.de Anschreiben_Einheitliche_ .docx Version2 vom , Seite 3 von 4

4 - Domain: mri - Benutzername und Passwort (wie bei MRI-Account) - Beschreibung: frei wählbar Einrichtung für Android-Geräte Siehe Anlage Betreiber eines eigenen servers Falls Sie ein eigenes Mail-System betreiben: Die TUM bietet Unterstützung für die Migration von lehrstuhlspezifischen -Systemen auf das zentrale TUM-System, s. auch WindowsXP und/oder Outlook2007 oder älter Bitte beachten Sie folgende technische Einschränkungen: Der Zugriff per Outlook auf den TUM Exchange-Server erfordert mindestens Outlook Version Eine gleichzeitige Einrichtung von beiden Exchange-Konten in ist erst ab Outlook 2010 möglich. Windows XP kann zudem gelegentlich zu Problemen beim Zugriff auf den TUM-Exchange über Outlook führen. Ggf. muss in solchen Fällen zunächst der entsprechende Rechner auf einen aktuelleren Stand gebracht werden. Der Abruf der Mails (ohne zusätzliche Exchange-Funktionen) z.b. über Mailprogramme wie Thunderbird oder Webzugang ( ist aber auch in diesen Fällen möglich. Anlagen auf den folgenden Seiten Schreiben des Vorstandes vom Schreiben des Datenschutz-Beauftragten vom Einladung zum Treffen der IT-Beauftragten vom Anleitung für die Einrichtung unter Android Anschreiben_Einheitliche_ .docx Version2 vom , Seite 4 von 4

5 Klinikum rechts der lsar Technische Universität München Vorstand Klinikum rechts der lsar München Klinikum rechts der lsar Anstalt des öffentlichen Rechts Vorstand Einheitliche -Adressen für die Mitarbeiter von Klinikum und Fakultät Univ.-Prof. Dr. R. Gradinger (089) /7709 Markus Zendler (089) /4860 Anette Thoke-Colberg (089) /4852 Univ.-Prof. Dr. P. Henningsen (089) /4845 Sehr geehrte Damen und Herren, liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, lsmaninger Strasse München München. 18.Juni 2015 die -Kommunikation von Klinikum und Fakultät soll einheitlicher, sicherer und komfortabler werden. Daher hat der Vorstand des Klinikums in Abstimmung mit der Fakultät beschlossen, dass für Mitarbeiter des Klinikums und für Mitglieder der Fakultät ab dem 1. Juni 2015 ausschließlich zwei Varianten für Adressen zur Verfügung stehen: 1. Für alle s mit patientenrelevanten Informationen müssen verbindlich Adressen nach dem Muster genutzt werden. 2. Für nicht patientenrelevante Informationen aus Forschung und Lehre ist zusätzlich die Nutzung -Adressen, in der Regel in der Form möglich. Andere bestehende persönliche Adressen, z.b. in der sind ab lnkrafttreten des Beschlusses in eine der beiden zulässigen Adressen umzuleiten oder zu deaktivieren. Funktionskennungen können zunächst unverändert beibehalten werden. Für die vollumfängliche Umsetzung des Beschlusses wird eine Übergangszeit bis eingeräumt. Rechenzentrum und Fakultät werden sich mit den IT Beauftragten der Kliniken, Institute und Abteilungen im Laufe der Monate Juni/Juli in Verbindung setzen und nochmals ausführlich über die notwendigen Maßnahmen sowie den zeitlichen Rahmen der Umsetzung informieren. Als Ansprechpartnerin des Rechenzentrums steht Ihnen Frau Spiridonov, erreichbar per unter oder telefonisch über das RZ-Sekretariat (4369), zur Verfügung. Vorteile der neuen Regelung 1. Mehr Möglichkeiten: Im Gegensatz zu stehen und auf einem Exchange-Server zur Verfügung. Damit sind zahlreiche zusätzliche Möglichkeiten verbunden, u.a.: Vorstand: Univ.-Prof. Dr. Reiner Gradinger (Ärztlicher Direktor, Vorsitzender) Markus Zendler (Kaufmännischer Direktor) Anette Thoke-Colberg (Pflegedirektorin) Univ.-Prof. Dr. Peter Henningsen (Dekan) Bankverbindung: Bayer. Landesbank Girozentrale Kto-Nr BLZ BIC: BYLADEMM I BAN: DE USt-ldNr. DE

6 Klinikum rechts der lsar Technische Universität München o Deutlich mehr Speicherplatz für Ihre s auf dem Mail Server o Ein umfassendes System, das neben der -Kommunikation unter anderem auch eine einheitliche Terminplanung sowie eine zentrale Verwaltung von Aufgaben, Kontakten und Räumlichkeiten ermöglicht o Strukturierte Suche nach bestimmten Personen und Organisationen, da das System Organisationsstrukturen abbildet o Nutzung der MRI-Dienstleistungen, die an gekoppelt sind (z.b. W-LAN und VPN Zugang im Klinikum, scann2 etc.) o Nutzung der TUM-Dienstleistungen, die an gekoppelt sind (z. B. persönlicher und Projektspeicherplatz, eduroam W-LAN-Zugang etc.) Eine Zusammenstellung der Möglichkeiten, die Exchange-Server bieten und eine ausführliche Anleitung zu ihrer Nutzung, finden Sie unter Die mit verbundenen Dienstleistungen für Forschung und Lehre finden Sie unter http: I/portal. mytum. de/iuk/service/it -d ienstekatalog. 2. Sicherer Umgang mit Patientendaten: Patientendaten erfordern einen besonderen Schutz. Die Accounts eingerichteten Sicherheitsvorkehrungen verhindern, dass Informationen aus dem -Verkehr in unberechtigte Hände gelangen. Sie sind Bestandteil eines mit dem Bayerischen Landesdatenschutzbeauftragten abgestimmten Maßnahmenkatalogs und entsprechen den bayerischen Datenschutzbestimmungen. 3. Einheitliches Auftreten und bessere Erreichbarkeit: Einheitliche Kontaktdaten erleichtern die Kommunikation sowohl mit externen Partnern als auch innerhalb des Klinikums bzw. der Fakultät. Sie verbessern somit die Außendarstellung von Klinikum und Fakultät, sorgen für eine transparente Erreichbarkeit und vereinfachen die interne Kommunikation. Das bedeutet die neue Regelung für Sie - Neue Mitarbeiter bekommen ab dem 1. Juni 2015 nur noch die genannten einheitlichen -Adressen. - Für alle Mitarbeiter des Klinikums sind eingerichtet. Mitarbeiter, die zusätzlich für Aufgaben in Forschung und Lehre benötigen, können dies über die Einverständniserklärung zur Übermittlung ihrer Personendaten bei der Personalabteilung des Klinikums beantragen. - Für alle Mitarbeiter der TUM sind angelegt. Eine ausführlichere Anleitung zum Einrichten 2

7 Klinikum rechts der lsar Technische Universität München finden Sie unter Einrichtung TUM.pdf. - Alle Mitarbeiter, die bisher andere, z.b. nutzen, sollten ihre s auf die einheitlichen Adressen umstellen und ggf. ihre Mails migrieren. Diese anderen Konten können bis auf weiteres bestehen bleiben, wenn von dort eine Umleitung auf eine der neuen Adressen eingerichtet wird und für die Kommunikation in Zukunft die neuen Adressen verwendet werden. Eine Anleitung für die Umleitung Adressen finden Sie unter Umstellung LRZ.pdf. Nicht weiter benötigte Konten sollten zudem baldmöglichst gelöscht werden. Wenden Sie sich dazu an den LRZ-Master User bzw. verantwortlichen in Ihrer Einrichtung. Die TUM bietet zudem Unterstützung für die Migration von lehrstuhlspezifischen -Systemen auf das zentrale TUM-System, s. auch /www. it. tu m. deieinrichtungenfit -servicezentrum/koordination-von-itdiensten/#c Bei Kontaktdaten z.b. im Internet, auf Flyern und Visitenkarten etc. können künftig nur angegeben werden. - Private -Adressen sind für dienstlichen -Verkehr auch weiterhin nicht zulässig. - Mitarbeiter, die sowohl als auch nutzen, können sich in Outlook (ab Version 2010) beide Konten gemeinsam anzeigen lassen. Eine ständige Umleitung auf ist aus Datenschutzgründen nicht zulässig. - Beim Abruf von s an ist von außerhalb des Klinikums ein Download von angehängten Dateien normalerweise nicht möglich. ln begründeten Einzelfällen kann diese Möglichkeit aber für bestimmte mobile Geräte eingerichtet werden. - Der Abruf von s an ist von außerhalb des Klinikums ohne Einschränkung möglich, z.b. überden heimischen PC, den Laptop unterwegs oder über Mit freundlichen Grüßen Ärztlicher Direkte Univ. rof. Dr. Peter Henn Dekan /!.;_en 3

8 Klinikum rechts der Isar der TU München Joachim Werner bdsb des MRI Entwurf Datenschutz im Krankenhaus hier: Nutzung von mit Patientenbezug Verschiedene Gegebenheiten im Klinikum hatten mich veranlasst zu klären unter welchen Umständen und auf welcher Rechtsgrundlage - Korrespondenz mit Patientenbezug aus der Sicht des Datenschutzes e r l a u b t ist. Rechtsgrundlage /Quelle ist Art. 27 Bayerisches Krankenhausgesetz Datenschutz In Abs. (4) ist die Nutzung von Patientendaten geregelt. Im Satz 4 steht. Die Krankenhausverwaltung darf Patientendaten nutzen, soweit dies zur verwaltungsmäßigen Abwicklung der Behandlung der Patienten erforderlich ist. Und im Satz 6 werden zu Patientendaten, die nicht zur verwaltungsmäßigen Abwicklung der Behandlung erforderlich sind (im Kommentar als MEDIZINDATEN bezeichnet) stringente eingrenzende Vorgaben gemacht. In der Zusammenfassung E- MAIL- Nutzung zur verwaltungsmäßigen Abwicklung*) der Behandlung ist erlaubt -(auch mit Echt-Daten). E- MAIL- Nutzung zum Versand von Medizindaten darf nur in verschlüsselter Form stattfinden. Anmerkungen: Unter Krankenhausverwaltung ist nicht nur die engere Patientenverwaltung zu verstehen, es sind hier auch z. B. Assistenzkräfte bis hin zu Oberärzten und Chefsekretariaten einbezogen, z. B. im Zusammenhang mit Terminplanung, Kostenvoranschlag und Abrechnungsangelegenheiten mit Privatpatienten aus dem osteuropäischen / arabischen Ausland. Ich möchte diese Klarstellung in unserem Klinikum in geeigneter Weise bekannt werden lassen bzw. in meinen Schulungen einbringen. Zuvor jedoch bitte ich einzelne Funktionsträger im MRI und externe Datenschutz-Experten um Vorabkenntnisnahme und ggfs. Rückmeldung M. E. sollte diese Klarstellung auch in den einschlägigen Dienstanweisungen / Mitarbeiterinformationen redaktionell eingebaut werden. gez. We. *) im Kommentar zu Art.27 BayKrG: ermöglicht Zugriff auf Patientendaten, soweit dies zur Abrechnung und sonstigen verwaltungsmäßigen Abwicklung der Behandlung erforderlich ist. Eigene Anmerkung: Bei derartiger E- MAIL- Korrespondenz sind ebenso spezifische organisatorisch-technische Datensicherungsmaßnahmen zu beachten, wie sie bei Fax-Versand und anderen Kommunikationsformen art-spezifisch bekannt sind.

9 Klinikum rechts der Isar Technische Universität München Klinikum rechts der Isar RZ München An die IT-Beuftragte des MRI Klinikum rechts der Isar Anstalt des öffentlichen Rechts Rechenzentrum (RZ) - im Hause Dipl.-Inf. Gregor Pickert Leiter RZ Ismaninger Straße München Gregor.Pickert@mri.tum.de Tel: Fax: München, Info an die IT-Verantwortliche der Einrichtungen Sehr geehrte Damen und Herren, liebe IT-Verantwortliche der Einrichtungen, wie Sie aus dem vorangegangenen Schreiben von Klinikum und Fakultät entnehmen konnten, wurde beschlossen, dass für Mitarbeiter des Klinikums und für Mitglieder der Fakultät ab dem 1. Juni 2015 ausschließlich zwei Varianten für -Adressen zur Verfügung stehen: 1. Für alle s mit patientenrelevanten Informationen müssen verbindlich Adressen nach dem Muster Vorname.Nachname@mri.tum.de genutzt werden. 2. Für nicht patientenrelevante Informationen aus Forschung und Lehre ist zusätzlich die Nutzung -Adressen, in der Regel in der Form Vorname.Nachname@tum.de, möglich. Für neue Mitarbeiter sollen daher ab dem keine neuen LRZ oder klinikspezifischen adressen angelegt werden. Wir bitten daher die LRZ Master User, ab diesem Zeitpunkt keine neuen persönlichen LRZ-Adressen mehr anzulegen. Die Funktion für Master User, neue Adressen anzulegen, wird dementsprechend abgeschaltet. Neue Mitarbeiter erhalten ausschließlich eine oder beide der o.g. zulässigen -Adressen. Wie bisher erhalten Mitarbeiter des Klinikums automatisch Adresse, Mitarbeiter der TUM automatisch Adresse. Neue oder bereits beschäftigte Mitarbeiter des Klinikums können wie bisher für ihre Aufgaben in Forschung und Lehre zudem eine TUMonline-Kennung und Adresse mit einer Einverständniserklärung zur Übermittlung Ihrer Personendaten bei der Personalabteilung des Klinikums beantragen. Die Übertragung der Personendaten erfolgt anschließend über die Personalabteilung, die importierten Benutzer erscheinen in TUMonline und können dort regulär verwaltet werden. Wir bitten die TUMonline Beauftragten bzw. Benutzerverwalter, ihre Nutzer entsprechend zu beraten und darauf zu achten, dass nur Personen mit Aufgaben in Forschung und Lehre in TUMonline importiert werden. Bitte legen Sie Mitarbeiter des Klinikums nicht als Gäste an, sondern wählen sie den Weg über den Import. Als Gäste sollten nur echte Gäste angelegt werden. Bitte stellen Sie sicher, dass für Ihre Vorstand: Univ.-Prof. Dr. Reiner Gradinger (Ärztlicher Direktor, Vorsitzender) Markus Zendler (Kaufmännischer Direktor) Anette Thoke-Colberg (Pflegedirektorin) Univ.-Prof. Dr. Peter Henningsen (Dekan) Bankverbindung: Bayer. Landesbank Girozentrale Kto-Nr BLZ BIC: BYLADEMM IBAN: DE USt-IdNr. DE Seite 1 von 2

10 Klinikum rechts der Isar Technische Universität München Einrichtung ein TUMonline-Benutzerverwalter mit den entsprechenden Rechten eingetragen ist. Bereits bestehende persönliche Adressen, z.b. in der aber auch klinikspezifische Adressen etc. sind ab Inkrafttreten des Beschlusses in eine der beiden zulässigen Adressen umzuleiten und die Inhalte ggf. migriert werden. Diese anderen Konten können bis auf weiteres bestehen bleiben, wenn von dort eine Umleitung auf eine der neuen Adressen eingerichtet wird und für die Kommunikation in Zukunft die neuen Adressen verwendet werden. Funktionskennungen können zunächst unverändert beibehalten werden. Nicht weiter benötigte LRZ-Konten sollten zudem baldmöglichst gelöscht werden. Wir bitten die LRZ Master User, dies zum Anlass zu nehmen Ihre Projekte durchzusehen und veraltete Mailadressen etc. zu löschen. Auch durch die Umstellung obsolet gewordene Mailadressen, die keiner weiteren Übergangszeit bedürfen, sollten gelöscht werden, um die sehr hohe Anzahl an LRZ-Mailboxen zu reduzieren. Falls Sie ein eigenes Mail-System betreiben: Die TUM bietet Unterstützung für die Migration von lehrstuhlspezifischen -Systemen auf das zentrale TUM- System, s. auch Bitte beachten Sie folgende technische Einschränkungen: Der Zugriff per Outlook auf den TUM Exchange-Server erfordert mindestens Outlook Version Eine gleichzeitige Einrichtung von beiden Exchange-Konten in ist erst ab Outlook 2010 möglich. Windows XP kann zudem gelegentlich zu Problemen beim Zugriff auf den TUM-Exchange über Outlook führen. Ggf. muss in solchen Fällen zunächst der entsprechende Rechner auf einen aktuelleren Stand gebracht werden. Der Abruf der Mails (ohne zusätzliche Exchange-Funktionen) z.b. über Mailprogramme wie Thunderbird oder Webzugang ( ist aber auch in diesen Fällen möglich. Weiterführende Anleitungen zur Weiterleitung der LRZ-Adressen, zur Einrichtung der TUM-Adressen und die Benutzerdokumentation für das TUM- Exchange sind dem vorangegangenen Schreiben angehängt und hier zu finden: Anleitung zur Einrichtung der TUM Adresse: Anleitung zur Weiterleitung der LRZ Adresse: Benutzerdokumentation TUM Exchange: Mit freundlichen Grüßen Dipl.-Inf. Gregor Pickert Leiter Rechenzentrum Seite 2 von 2

11 Einrichtung von Exchange Active Sync unter Android 5

12

13

14