Merkblatt Buchhaltungspflicht

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1 In Überarbeitung Zürcher Landwirtschaftliche Kreditkasse Merkblatt Buchhaltungspflicht 1. Zielsetzungen der Buchhaltungspflicht Die wirtschaftliche Entwicklung der ZLK-Kunden-Betriebe soll, im Interesse der Betriebsleiterfamilien wie auch der ZLK, nach einer grösseren Investition laufend verfolgt werden. Betriebe, deren wirtschaftliche Ergebnisse ungenügend sind oder sich negativ entwickeln, müssen möglichst frühzeitig erkannt werden, damit zweckmässige Massnahmen zur Verbesserung der Situation und zur Risikobegrenzung für die ZLK eingeleitet werden können. Die Buchhaltungspflicht und die jährliche Einforderung der Ergebnisse zur Einsicht, ist damit ein wichtiger Teil des Risikomanagements der ZLK. Die Massnahmen dienen auch dem Kreditnehmer/der Kreditnehmerin, weil jedes Jahr eine externe Stelle eine kurze Beurteilung der Betriebsergebnisse vornimmt. 2. Beginn der Buchhaltungspflicht Mit Abschluss des Kreditvertrages wird ein Kreditnehmer/eine Kreditnehmerin verpflichtet, eine Buchhaltung zu führen und diese der ZLK jährlich zur Einsichtnahme zuzustellen, sofern mindestens eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist: Gesamtschuld gegenüber ZLK ist 150'000. oder grösser (Gesamtschuld=Summe neu bewilligter Kredit und Saldi bestehender IK- und Betriebshilfedarlehen) Starthilfedarlehen an Landwirtschaftsbetrieb oder bäuerliche Selbsthilfeorganisation Investitionskredit für Diversifizierungsmassnahmen oder bedeutende Betriebsumstellungen, wenn von Seiten der ZLK Interesse an der Kontrolle der Wirtschaftlichkeit des Projektes besteht Betriebshilfedarlehen von 100'000. oder mehr für die Überbrückung einer finanziellen Bedrängnis Schlechte Wirtschaftlichkeit des Betriebes vor der Kreditgewährung Knappe Tragbarkeit der Investition In der Regel ist für das Rechnungsjahr, in welchem der Kredit ausbezahlt wird, der erste Buchhaltungsabschluss abzuliefern. 3. Anforderungen an die Pflichtbuchhaltungen Es wird eine aussagekräftige, landwirtschaftliche Buchhaltung verlangt (Finanzoder Betriebsbuchhaltung), welche im Abschluss mindestens folgende Ergebnisse ausweist: Anfangs- und Schlussbilanz: Finanzvermögen Vorrätevermögen Viehvermögen Maschinenvermögen Landgutvermögen Kurzfristiges Fremdkapital Mittel- und langfristiges Fremdkapital Eigenkapital (Privatkonto) Zürcher Landwirtschaftliche Kreditkasse ZLK Telefon Eschikon 23, Postfach 560 Fax Effretikon

2 Erfolgsrechnung: Einkommen aus landw. Tätigkeit Neben- und Privateinkommen Privatverbrauch der Betriebsleiterfamilie (ohne Teillöhne Familienmitglieder) Abschreibungen auf Landgutvermögen Übrige Abschreibungen Privater Ausgleich Bestehen bedeutende Zusatzeinkommen, welche in der Buchhaltung nicht erfasst sind, kann von den Buchhaltungspflichtigen Auskunft darüber verlangt werden oder zusätzlich eine Kopie der Steuererklärung des entsprechenden Buchhaltungsjahres eingefordert werden. 4. Ende der Buchhaltungspflicht Ein Schuldner/eine Schuldnerin der ZLK wird von der Pflicht zur Einreichung der Buchhaltungsergebnisse befreit, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind: In der Regel, wenn die Gesamtschuld gegenüber der ZLK unter 100' gesunken ist und mind. 5 Buchhaltungsabschlüsse abgeliefert wurden. Als Ausnahmen nicht entlassen werden: Schuldner/Schuldnerinnen, welche in den letzten zwei Jahren mindestens ein Mal ein Rating R1 oder R2 aufwiesen Schuldner/Schuldnerinnen mit Betriebshilfe-Restdarlehen über 50'000.--, welches ursprünglich für die Behebung einer finanziellen Bedrängnis gewährt wurde Schuldner/Schuldnerinnen, die besondere Auflagen gemäss Kreditvertrag zu erfüllen haben, sofern noch nicht mindestens 7 Abschlüsse geliefert wurden. Vorzeitig entlassen werden können: Schuldner/Schuldnerinnen, welche mindestens 5 Buchhaltungsabschlüsse abgeliefert haben und während den drei letzten aufeinander folgenden Jahren immer ein Rating R6 aufwiesen. Der/die Buchhaltungspflichtige wird schriftlich über die Beendigung der Buchhaltungs- Einreichungspflicht informiert. 5. Termine und Abläufe ZLK-Kunden und Kundinnen mit Buchhaltungspflicht haben den Jahresabschluss bis spätestens Mitte September des folgenden Jahres der ZLK zur Einsichtnahme zuzustellen. Ende September werden Säumige schriftlich an ihre Pflicht erinnert und eine Nachfrist bis Ende Oktober gesetzt. Wird kein oder nur ein ungenügender Buchhaltungsabschluss eingereicht, können Sanktionen ergriffen werden (siehe Punkt 7). Akzeptiert werden nur Buchhaltungsabschlüsse, welche die unter Punkt 3 formulierten Mindest-Anforderungen erfüllen. Es können Finanzbuchhaltungs- oder betriebswirtschaftliche Buchhaltungsabschlüsse eingereicht werden. Sind Zusatz- und Nebeneinkommen oder der Privatverbrauch nicht oder nicht vollständig ausgewiesen, behält sich die ZLK vor, diese Informationen bei den Buchhaltungspflichtigen zusätzlich einzufordern und/oder die Einreichung einer Kopie der Steuererklärung zu verlangen. Die Buchhaltungsergebnisse können auf zwei verschiedenen Wegen an die ZLK übermittelt werden: a) Vollständiger Buchhaltungsabschluss in gedruckter Form (ohne Kontendetails und Buchungsjournal). Allenfalls sind ergänzende Angaben zu Nebeneinkommen und Privatverbrauch nötig. Originalunterlagen werden nach der Datenerfassung umgehend zurückgeschickt, Kopien werden an der ZLK nach 1-2 Jahren vernichtet.

3 b) Direkte elektronische Übermittlung der Ergebnisse von der Buchstelle an die ZLK. Für dieses Verfahren ist die ausdrückliche Zustimmung der Buchhaltungspflichtigen nötig. Vorerst können nur Daten übernommen werden, welche von der AGRO Treuhand Lindau mit dem Buchhaltungsprogramm Agro Twin erfasst wurden. Allenfalls müssen ergänzenden Angaben zu Nebeneinkommen und Privatverbrauch noch zusätzlich direkt bei den Pflichtigen eingeholt werden. Bestehen Unklarheiten oder Hinweise auf Probleme behält sich die ZLK das Recht vor, den vollständigen, gedruckten Buchhaltungsabschluss zu verlangen. 6. Verwendung der Informationen und Datenschutz Die Buchhaltungsergebnisse werden an der ZLK elektronisch erfasst und gespeichert, damit die wirtschaftliche Entwicklung über die Jahre verfolgt werden kann. Der Kunde/die Kundin erhält i.d.r. von der ZLK eine kurze Zusammenfassung der Ergebnisse der letzten Jahre und eine Bewertung mit Hilfe eines Ratingsystems (siehe Beispiel). Auf der Basis von fünf quantitativen Buchhaltungskennzahlen (Gewicht 85%) und qualitativen Beurteilungen in den Bereichen Betriebsführung und Unternehmen (Gewicht 15%) wird der Landwirtschaftsbetrieb einer Risikoklasse von R1 bis R6 zugeteilt. Die einzelnen Risikoklassen haben dabei folgende Bedeutung: R6 Wirtschaftlich gesunder Betrieb mit ausgeglichenen, guten Werten in allen Bereichen. Mittelfristig sind keine Probleme oder Ausfälle zu erwarten. R5 Wirtschaftlich stabiler Betrieb mit weitgehend guten Werten, aber mittelmässigen Ergebnissen in einzelnen Bereichen. Kurz- bis mittelfristig sind keine Probleme oder Ausfälle zu erwarten. R4 Wirtschaftlich mittelmässiger Betrieb mit mässigen Ergebnissen in mehreren Bereichen. Die Existenzfähigkeit des Betriebes ist nicht in Frage gestellt, mittelfristig können aber Probleme und eventuell Ausfälle auftreten. Der Betriebsleite/die Betriebsleiterin wird schriftlich auf diese Situation hingewiesen, weitere Massnahmen seitens der ZLK sind nicht vorgesehen. R3 Wirtschaftlicher unsicherer Betrieb mit mittelmässigen bis schlechten Ergebnissen in vielen Bereichen. Kurzfristig sind eventuell Probleme, aber noch keine Ausfälle zu erwarten. Mittelfristig kann die Existenz des Betriebes in Frage gestellt sein und Ausfälle sind möglich. Der Betriebsleite/die Betriebsleiterin wird schriftlich auf diese Situation hingewiesen. Tritt diese Klassierung wiederholt auf, wird der Betriebsleiter/die Betriebsleiterin von der ZLK auf die problematische wirtschaftliche Lage und die Bedenken bezüglich Existenzfähigkeit des Betriebes in Zukunft hingewiesen. Es wird empfohlen, eine strategische Betriebsplanung in Angriff zu nehmen. Weitere Massnahmen seitens der ZLK sind in der Regel nicht vorgesehen. R2 Wirtschaftlich gefährdeter Betrieb mit schlechten bis sehr schlechten Ergeb- R1 nissen in den meisten Bereichen. Kurzfristig sind Probleme und wahrscheinlich Ausfälle zu erwarten. Die Existenzfähigkeit ist kurz- bis mittelfristig gefährdet. Der Betriebsleiter/die Betriebsleiterin wird auf die dramatische wirtschaftliche Lage aufmerksam gemacht und aufgefordert, die Planung der weiteren Entwicklung des Betriebes in Angriff zu nehmen. Er/sie kann zur Einreichung eines Betriebskonzeptes oder zu anderen Sicherungsmassnahmen verpflichtet werden. Die Entwicklung der Ergebnisse wird von der ZLK intensiv verfolgt.

4 Der Datenschutz wird von der ZLK jederzeit gewährleistet. Die Buchhaltungsergebnisse werden nur für interne Zwecke verwendet. Ohne die Zustimmung des Betriebsleiters/der Betriebsleiterin werden keinerlei Auskünfte an Dritte erteilt. Öffentlich werden nur zusammengefasste Durchschnittswerte etc. bekannt gegeben. 7. Folgen bei Nichterfüllung der Buchhaltungspflicht Werden ohne hinreichende Begründung keine oder nur ungenügende Buchhaltungsabschlüsse eingereicht, können von der ZLK folgende Sanktionen ergriffen werden: Substantielle Erhöhung der jährlichen Tilgungsrate. Ausschluss des Betriebes von weiteren Investitionskrediten oder sozialen Begleitmassnahmen. 8. Beispiele: Ratingergebnisse eines Betriebes Siehe folgende Seiten

5 Beispiel eines mittleren Betriebes (Rating 3-4)

6 Beispiel eines schwachen Betriebes (Rating 1-2)