Ansatz und Elemente eines integrierten Gesundheitsmanagements -

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1 Ansatz und Elemente eines integrierten s - Erfahrungen der 2jährigen Ausbauphase in der niedersächsischen Landesverwaltung Klaus Schahn, September 2005 Klaus Schahn Weiterbildungsstudium Arbeitswissenschaft Universität Hannover 1

2 Überblick Entwicklung des s Konzept und Ziele des s Stand der Umsetzung Strukturen und Prozesse der Qualitätssicherung Erfolgsfaktoren für in der öffentlichen Verwaltung Erfolgsfaktoren und Verbesserungspotenziale aus Sicht der Projekte Bilanz der Ausbauphase Klaus Schahn Weiterbildungsstudium Arbeitswissenschaft Universität Hannover 2

3 Ausgangsbedingungen für Verwaltungsmodernisierung in Niedersachsen Zwei grundlegende Perspektiven Aufgabenkritik, Neustrukturierung der Aufgaben und der Organisationsstrukturen der öffentlichen Verwaltung Bund, Länder, Kommune Entwicklung der inneren Strukturen und Abläufe des Verwaltungshandelns - Binnenmodernisierung, u.a. Führung und Personalmanagement Klaus Schahn Weiterbildungsstudium Arbeitswissenschaft Universität Hannover 3

4 - Konzeptentwicklung und Vorbereitung der Ausbauphase Rahmenkonzept der Personalentwicklung in Niedersachsen 1997 Leitfaden zur Umsetzung des s 2000 Kabinettsbeschluss zur Verwaltungsreform Niedersachsen: 2002 Ausbau des s in der niedersächsischen Landesverwaltung und Abschluss einer darauf abzielenden Vereinbarung nach 81 NPersVG Konstituierung der landesweiten Steuerungsgruppe 01/2003 Abschlussveranstaltung für die Ausbauphase 12/2004 Klaus Schahn Weiterbildungsstudium Arbeitswissenschaft Universität Hannover 4

5 - Ansatz und Ziele Ein Bündel von Ansätzen und Aktivitäten der Organisationsund Personalentwicklung Im Focus stehen die wahrgenommen Belastungen und die Gesundheitsressourcen der Beschäftigten Ziele Arbeitsbedingungen durch die aktive Mitwirkung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu verbessern und das individuelle Gesundheitsverhalten und die Fähigkeiten zur Bewältigung von Anforderungen zu fördern Steigerung der Selbstkompetenz der Personen Verbesserung der Fähigkeit zur Selbstveränderung der Organisation (Transformationsfähigkeit, K. Bleicher) Klaus Schahn Weiterbildungsstudium Arbeitswissenschaft Universität Hannover 5

6 - Interessenbezug bezieht sich explizit auf die Interessen der Dienststellenleitungen und der Beschäftigten Beschäftigtenperspektive Gesundheit einschließlich Wohlbefinden Arbeitszufriedenheit Verbesserungen der Arbeitsbedingungen Beteiligung, Mitsprache Persönlichkeitsentwicklung Leitungsperspektive Verbesserung der Dienstleistungsqualität Vermeidung innerer Kündigung Reduzierung von Fehlzeiten Reduzierung von vorzeitiger Verrentung und Pensionierung Klaus Schahn Weiterbildungsstudium Arbeitswissenschaft Universität Hannover 6

7 - Prozessmodell Klaus Schahn Weiterbildungsstudium Arbeitswissenschaft Universität Hannover 7

8 - Grundsätze Ganzheitlichkeit berücksichtigt Verhalten und Verhältnisse Keine Maßnahme ohne Diagnose Partizipation Beteiligung: Leitung und Interessenvertretungen, Führungskräfte, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Integration Gesundheit als Bestandteil des Leitbildes Integration von in die Strukturen und Abläufe des Organisationsalltags, Integration der mit Gesundheitsfragen befassten Stellen Steuerung und Projektmanagement Angemessene Projektorganisation, als Lernzyklus Gender Mainstreaming berücksichtigt die unterschiedlichen Bedingungen von Frauen und Männern Klaus Schahn Weiterbildungsstudium Arbeitswissenschaft Universität Hannover 8

9 Bekannte Zusammenhänge von Arbeit und Fehlzeiten Kombination von hohen Anforderungen und geringen Gestaltungsmöglichkeiten Nicht-Anwenden-Können von Qualifikationen Hohe Leistungsanforderungen und hohes Engagement bei ausbleibenden Gratifikationen Führungsverhalten Ungleichbehandlung durch Vorgesetze Nicht-Einhalten von Delegationsregeln Keine Beteiligung bei Entscheidungen Keine akzeptierte Informationspolitik Soziale Stressfaktoren (Mobbing) Fehlende soziale Unterstützung Körperliche Zwangshaltungen Zeitdruck Stress Herz- Kreislauferkrankung Bluthochdruck, Hohe Cholesterinwerte Depression Muskel- und Skeletterkrankungen Psychiatrische Erkrankungen Vorzeitige Verrentung Fehlzeiten Klaus Schahn Weiterbildungsstudium Arbeitswissenschaft Universität Hannover 9

10 Ansatzpunkte für die gesundheitsförderliche Gestaltung der Arbeit Arbeitsmittel, -umgebung Sozial- Arbeitsorganisation und -zeit Individuelle Passung Umfeld Beziehungen Arbeitsaufgabe Klaus Schahn Weiterbildungsstudium Arbeitswissenschaft Universität Hannover 10

11 Geförderte Modellprojekte in der Ausbauphase MF MI MJ Finanzämter: Aurich, Leer, Nienburg; Staatl. Baumanagement: Braunschweig, Munster Landesamt für Statistik, Innenministerium, Bez.Reg.BS, Bildungsinstitut der Polizei, Landespolizeipräsidium Landessozialgericht Niedersachsen/Bremen u.vier Sozialgerichte, Amtsgerichte Hannover, Nordenham, Landgericht Aurich, JVAen Braunschweig, Meppen; MK MS MU/MS MW MWK Kultusministerium Sozialministerium, Versorgungsamt Hannover, Landesbildungszentrum für Blinde Niedersächsisches Landesamt für Ökologie, Gewerbeaufsichtsamt Lüneburg Straßenbauämter Stade, Lingen MHH,Universität Oldenburg, Universitätsbibliothek Hannover Spiegelt die Vielfalt wieder: Große und kleine Dienststellen, Fachund Querschnittsämter, Regionen, Entwicklungsstände der Projekte Fördervolumen pro Jahr Euro Klaus Schahn Weiterbildungsstudium Arbeitswissenschaft Universität Hannover 11

12 Stand der Arbeit in 2005 Fortsetzung der Steuerungsgruppe und des Beratungsservices Förderung und Betreuung laufender Projekte Förderung und Betreuung neuer Projekte Uni Hannover Informatik Zentrum Niedersachsen OLG Celle 5 weitere Finanzämter - OFD als Steuerungsinstanz... Vorschlag für eine einheitliche Krankenstandsstatistik Vorbereitung eines neuen Kabinettbeschlusses zum GM Personalverantwortliche der Ressorts in die Steuerungsgruppe Co-Finanzierung der Projekte durch die Ressorts Klaus Schahn Weiterbildungsstudium Arbeitswissenschaft Universität Hannover 12

13 Instrumente der Qualitätssicherung in der Ausbauphase Konzeptionelle Grundlagen Leitfaden Kabinettsbeschluss Steuerungs- und Beratungsinstitutionen Landesweite Steuerungsgruppe Beratungsservice Netzwerke der Modellprojekte Prozesse der Qualitätssicherung Klaus Schahn Weiterbildungsstudium Arbeitswissenschaft Universität Hannover 13

14 Prozesse der Qualitätssicherung Ausschreibung von Fördermitteln Antrags- und Bewilligungsverfahren Beratung der Dienststellen durch Beratungsservice Einstieg, Spezielle Themen, Coaching der Akteure Ermittlung des weiteren Beratungs- und Qualifizierungsbedarfs Beratung durch externe Dienstleister Aufbau von Netzwerken Bearbeitung übergreifender Themen Kollegiale Beratung in Teilnetzwerken Evaluation nach einem einheitlichem Schema durch den Beratungsservice Klaus Schahn Weiterbildungsstudium Arbeitswissenschaft Universität Hannover 14

15 Evaluationskonzept - Ziele Umsetzung von systematisch beurteilen Stärken und Verbesserungspotenziale erkennen Lernprozesse und Selbststeuerung in den Dienststellen unterstützen Ergebnisse und Prozesse sichtbar machen, um den Dienststellen ein Lernen voneinander zu ermöglichen Instrumente von optimieren Klaus Schahn Weiterbildungsstudium Arbeitswissenschaft Universität Hannover 15

16 Evaluationskonzept und Durchführung Konzept Orientierung am Modell der EFQM und des Project Excellence Fragenkatalog für den Workshop Bewertungsraster Evaluationsworkshop Durchführung Auswertung der Anträge, Auswertung der Projektverläufe im Rahmen der kollegialen Beratung in den Netzwerken Evaluationsworkshops mit 7 Projekten in 2004 Evaluation weiterer 20 Projekte im 1. und 2. Quartal 2005 Vorlage des Berichtes über die Ausbauphase im 1. Quartal 2005 Klaus Schahn Weiterbildungsstudium Arbeitswissenschaft Universität Hannover 16

17 Evaluationskonzept Klaus Schahn Weiterbildungsstudium Arbeitswissenschaft Universität Hannover 17

18 Erfolgsfaktoren und Verbesserungspotenziale aus Sicht der Projekte Rahmenbedingungen Definieren von Zielen Projektmanagement Schritte im Ergebnisse Klaus Schahn Weiterbildungsstudium Arbeitswissenschaft Universität Hannover 18

19 Positive Rahmenbedingungen aus Sicht der Projekte Finanzielle Unterstützung durch das Ministerium für Inneres und Sport als Startschuss Der klassische Projektauftrag wurde häufig in Form von Dienstvereinbarungen oder eines Auftrags an einen Dienstleister erteilt. Er sicherte die Vorgehensweisen und den Prozess im Projekt ab. Die externe Begleitung hat das Lernen und Sich-Qualifizieren im Verlaufe des Projektes abgesichert und ermöglicht Die Akzeptanz und Glaubwürdigkeit des Projektes bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und Führungskräften wurde erhöht durch: Den Einsatz eigener Mittel Die wahrnehmbare Unterstützung durch die Leitung Zügige Umsetzung der Lösungsvorschläge Aufarbeiten negativer Vorerfahrungen aus anderen Projekten Klaus Schahn Weiterbildungsstudium Arbeitswissenschaft Universität Hannover 19

20 Erfolgsfaktor Ziele Gemeinsame Erarbeitung und Festlegung der Ziele in der Steuerungsgruppe Konkretisierung der globalen Ziele in Prozess- und Ergebnisziele Voraussetzung für ein gutes Projektmarketing und damit für eine breite Akzeptanz des Projektes Überprüfbarkeit des Erfolges und des Projektverlaufs Grundlage für die Projektplanung Klaus Schahn Weiterbildungsstudium Arbeitswissenschaft Universität Hannover 20

21 Erfolgsfaktoren Prozesse im Projektmanagement (1) Regelungen über Entscheidungsverfahren Konsensprinzip bei Entscheidungen in den Steuerungsgruppen Ausgleich der Interessen gemeinsam verfolgte Ziele aufrecht erhalten und diese verfolgen Eine Person - eine Stimme bei Mehrheitsprinzip, kein Vetorecht Effektive Steuerung durch: klare Prioritätensetzung über Mitteleinsatz - orientiert an den Zielen des Projektes Wir haben uns immer gefragt: Wo ist der höchste Handlungsbedarf, wo kann die größte Wirkung erzielt werden? Monitoring und Überprüfung der einzelnen Schritte und Ergebnisse Klaus Schahn Weiterbildungsstudium Arbeitswissenschaft Universität Hannover 21

22 Erfolgsfaktoren Prozesse im Projektmanagement (2) Gezielte Informationen und Nachsteuern von Informationen nach Anlässen Zielen, Inhalten über methodische Vorgehensweisen im Verlauf des Projektes Erfolge im Projekt Wir haben viel mit den Leuten gesprochen. Wir haben vorab in den Bereichen Gespräche geführt... Klaus Schahn Weiterbildungsstudium Arbeitswissenschaft Universität Hannover 22

23 Schritte im (1) Führungskräfte und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit an Bord nehmen: Sichtbar an Interessen und Belastungen ansetzen und diese ernst nehmen und bearbeiten Ursachen analysieren: Beteiligung der Betroffenen in der Analyse der Ursachen Klare Rahmenbedingungen und Moderation für Gesundheitszirkel Klar benanntes Thema und Ziel (Arbeitsauftrag) Verbindliche Teilnahme Ausreichend Zeit für Ursachenanalyse Konkrete Maßnahmen im eigenen Einflussbereich Klare Zuständigkeit für die Umsetzung der Maßnahmen Klaus Schahn Weiterbildungsstudium Arbeitswissenschaft Universität Hannover 23

24 Schritte im (2) Führungskräfte unterschiedlicher Ebenen als spezielle Zielgruppen ins einbeziehen Gender Mainstreaming Spezifische Lebens- und Arbeitsbedingungen von Frauen und Männern wurden berücksichtigt durch: Auswertung der Befragungen nach Geschlecht, Tätigkeitsbereich und Beschäftigungsumfang Beteiligung der Betroffenen in den Gesundheitszirkeln z.b. nach Tätigkeitsbereichen Vermeidung von Stereotypen über Frauen und Männer durch Konkretisierung von Belastungssituationen Klaus Schahn Weiterbildungsstudium Arbeitswissenschaft Universität Hannover 24

25 Führungskräfte mit an Bord nehmen Klaus Schahn Weiterbildungsstudium Arbeitswissenschaft Universität Hannover 25

26 Ergebnisse und Zielerreichung Beispiele in den Modellprojekten Erhöhte Arbeitszufriedenheit und erhöhte Produktivität durch... Verringerung von Postdurchlaufzeiten Neugestaltung von Arbeitszeiten Einführung von Teamarbeit Klärung von Kompetenzen Neue Besprechungskulturen und -regeln Verringerung von durchschnittlichen Bearbeitungszeiten Einrichtung einzelner Bildschirmarbeitsplätze Fazit: Die Beschäftigten sind in Regelfall an einer zügigen und qualitativ guten Erledigung ihrer Arbeit interessiert Klaus Schahn Weiterbildungsstudium Arbeitswissenschaft Universität Hannover 26

27 Investitionen in die Gesundheit Unterschiedliche hohe Kosten in Abhängigkeit von: Größe der Dienststellen Art und Umfang der Analyseprozesse Verfügbare Ressourcen für Moderation in der Landesverwaltung Einschätzung der Projekte: ca. zwei Drittel der Kosten für Begleitung, Analyse und Moderation Umsetzung der Lösungsvorschläge aus den Gesundheitszirkeln: meist ohne großen finanziellen Aufwand organisatorische Veränderungen standen im Vordergrund Vereinzelt auch ergonomische Ausstattung, die aus eigenen Mitteln der Dienststellen finanziert wurde Instandhaltungs- und Sanierungsarbeiten zum Teil Bestandteil von mittel- und langfristigen Planung von Investitionsmitteln Klaus Schahn Weiterbildungsstudium Arbeitswissenschaft Universität Hannover 27

28 Beurteilung der Ausbauphase Umsetzung der Prinzipien Steuerung des Gesamtprozesses Klaus Schahn Weiterbildungsstudium Arbeitswissenschaft Universität Hannover 28

29 Umsetzung der Prinzipien des Leitfadens Ganzheitlichkeit - in den meisten Modellprojekten gelungen Focus auf Arbeitsbedingungen z.t. zunächst irritierend Partizipation - trifft auf Verständnis und positive Erfahrungen Z.T. Neigung zu expertenorientiertem Vorgehen Projektmanagement - in vielem Dienststellen ein Lernfeld Komplexer Prozess: Planung und Steuerung, Methodeneinsatz Learning by Doing - Prozessbegleitende Qualifizierung und Beratung Integration - Projekte stehen größten Teils noch vor der dauerhaften Implementierung Klärung zukünftiger Finanzierung und Planbarkeit der Finanzierung Gender Mainstreaming - differenzierter Blick in den Projekten Identifikation von Zielgruppen Berücksichtigung von Fragen der Vereinbarkeit Konzeptionell weiter zu entwickeln Klaus Schahn Weiterbildungsstudium Arbeitswissenschaft Universität Hannover 29

30 Steuerung auf Landesebene Fördermittel durch das Ministerium für Inneres und Sport für viele Projekte eine notwendige Rahmenbedingung für den Einstieg in den Prozess Bedingung für eine externe Prozessbegleitung - Absicherung der Lernprozesse Qualitätssicherung - der Einstieg in OE / PE-Prozesse wurde gesichert durch: Antrags- und Bewilligungsverfahren Inanspruchnahme von Dienstleistern - Absicherung der Vorgehensweise und Methoden Nachsteuerung in den Netzwerken, insbesondere der kollegialen Projektberatung Klaus Schahn Weiterbildungsstudium Arbeitswissenschaft Universität Hannover 30

31 Erfahrungen und Lernschritte in den Projekten Das war learning by doing. Ohne eine Begleitung hätten wir das nicht geschafft. Es war wichtig, sich auf den Prozess einzulassen. ist was Positives, in Zeiten, wo so viel gespart wird. Auch wenn unsere Behörde aufgelöst wird: Wir nehmen mit, was wir hier gelernt haben. Wir haben auch gesehen, womit wir keine Probleme haben, wo es gut läuft. Wir haben mit wenig Mitteln große Wirkung erreicht. Und vor allem haben wir gelernt, dass wir unsere Probleme gemeinsam bearbeiten müssen und auch lösen können. Klaus Schahn Weiterbildungsstudium Arbeitswissenschaft Universität Hannover 31