VSŠ VIŠJA STROKOVNA ŠOLA MARIBOR

Transkript

1 VSŠ VIŠJA STROKOVNA ŠOLA MARIBOR POSLOVNI SEKRETAR DIPLOMSKA NALOGA NATALIJA MIKLOŽIČ Maribor 2008 DOBA EVROPSKO POSLOVNO IZOBRAŽEVALNO SREDIŠČE

2

3 VSŠ VIŠJA STROKOVNA ŠOLA MARIBOR POSLOVNI SEKRETAR OBČINSKA UPRAVA IN ANALIZA RAZLIKE MED TAJNICO IN POSLOVNO SEKRETARKO V OBČINI RAČE FRAM NATALIJA MIKLOŽIČ Predavatelj mentor: Mentorica praktičnega izobraževanja v organizaciji: Organizacija: Lektorica: Prevod v tuj jezik: Milan Železnik, univ. dipl. prav. Lidija Belca, pravnica Občina Rače Fram Milena Furek, prof. Milena Leskovar, prof. Maribor 2008 DOBA EVROPSKO POSLOVNO IZOBRAŽEVALNO SREDIŠČE

4 ZAHVALA Ob zaključku diplomske naloge se zahvaljujem mentorju predavatelju gospodu Milanu Železniku, ki mi je pomagal izbrati primerno temo za nalogo. Zahvaljujem se tudi gospodu Viktorju Ledniku, ki mi je svetoval in me vodil pri nalogi. Zahvala gre tudi moji družini, ki mi je ves čas šolanja stala ob strani.

5 POVZETEK V nalogi bom predstavila občinsko upravo občine Rače-Fram, katere problematika je preobremenjenost občinskih delavcev zaradi velikega števila raznovrstnih nalog, časovnih pritiskov in hitrega tempa. Zaposleni so zaradi tega pod stresom, slabše opravljajo delovne naloge in v delo vložijo manj energije. Za delodajalca, v tem primeru župana, so doživetja stresa pri zaposlenih neprijetna, ker pomenijo upad učinkovitosti in slabšo kakovost dela. Zaradi tega je pomembno, da stres obvladamo čimbolj učinkovito, če je mogoče pa ga tudi preprečimo. Kot predloge, kako bi stres lahko odpravili ali zmanjšali, bom na pripravi seje občinskega sveta opisala, kako bi poslovni sekretar lahko pri tem pomagal, kakšna bi bila njegova vloga, kako bi lahko izboljšali potek priprav na sejo in zmanjšali pritiske zaposlenih. S temi predlogi bi prišlo do boljše komunikacije med udeleženci in posledično do manj zapletov pri pripravah na sejo. Zanima me tudi mnenje zaposlenih, ali se zavedajo svoje preobremenjenosti, kako se o odraža na njihovem delu, ali bi potrebovali nekoga poslovnega sekretarja, ki bi jih razbremenil in pri katerih nalogah bi to lahko storil. Ključne besede: preobremenjenost, poslovni sekretar, občinska uprava.

6 ZUSAMMENFASSUNG In meiner Arbeit werde ich die Gemeindeverwaltung der Gemeinde Race-Fram vorstellen. Die grösste Schwierigkeit ist die Überlastung der Gemeindemitglieder, die unter Zeitdruck stehen und zahlreicheverschiedene Aufgaben bewältigen müssen. Die Beschäftigen stehen sehr oft unter Stress, erledigen ihre Arbeit deswegwn schlechter und arbeiten mit niedrigerem Arbeitselan. Für den Arbeitgeber, in diesen Fall den Bürgermeister, sind die Probleme der Beschäftigten eine ärgerliche Angelegenheit, weil sie einen Rückgang der Leistungsfähigkeit und Qualität bedeuten. Deshalb ist es wichtig, dass man den Stressfaktor verringert oder ihn gleich ganz beseitigt. Meine Vorschläge werde ich bei der Sitzung des Gemeinderates vorstellen. Ich werde mich mit Fragen beschäftigen, wie der Geschäftssektor den Stress minimieren kann und welchw Rolle er bei der Vorbereitung von Sitzungen hat. Mit meinen Vorschlägen könnte sich die Kommunikation zwischen den Beschäftigten verbessern und infolgedessen die Vorbereitungen für die Sitzungen des Gemeinderates erleichtern. Mich interessier auch die Meinung der Besch ftigten, ob sie sich der Überlastung bewusst sind, wie sich die Überlastung auf ihre Arbeit auswirkt oder ob sie einen Ansprechpartner brauchen- z. B. Einen Geschäftssekretär, der sie entlasten kann und der verschiedene Aufgaben übernimmt. Schlüsselwörter: Überlastung, Geschäftssekretär, Gemeindeverwaltung.

7 KAZALO VSEBINE 1 UVOD Namen Cilji Metode Osnovna trditev Omejitve raziskave Natančnejša opredelitev problema SPLOŠNA OPREDELITEV IN NALOGE OBČIN Kratek opis občine Rače-Fram Opredelitev lokalne samouprave Opredelitev občine Naloge občin Mestne občine Ostale občine ORGANI OBČINE Občinski svet Župan Nadzorni odbor Občinski svet v občini Rače-Fram Odbori in komisije v občini Rače-Fram OBČINSKA UPRAVA Organizacija občinske uprave Naloge občinske uprave Organizacija občinske uprave v občini Rače-Fram Notranja organizacija in sistemizacija delovnih mest v občini Rače-Fram Klasifikacija delovnih mest v občini Rače-Fram Naloge zaposlenih v občinski upravi občine Rače-Fram RAZLIKA MED TAJNICO IN POSLOVNO SEKRETARKO Poklic tajnice Poklic poslovnega sekretarja Naloge poslovnega sekretarja, ki so usmerjene k razbremenitvi vodilnih delavcev Opravila in naloge tajnice v občini Rače-Fram PRIPRAVA SEJE OBČINSKEGA SVETA, ZAPLETI PRI PRIPRAVI IN PREDLOGI IZBOLJŠAV Smisel seje občinskega sveta Priprava seje občinskega sveta Kje prihaja do zapletov Predlogi izboljšav... 34

8 7 ANALIZA POTREBE PO DELOVNEM MESTU POSLOVNEGA SEKRETARJA Analiza odgovorov ZAKLJUČEK LITERATURA Knjige Elektronski viri Zakoni... 41

9 KAZALO PREGLEDNIC Preglednica številka 1: Primerjava velikosti občin 16 Preglednica številka 2: Sistemizacija zaposlenih po delovnih mestih 25 Preglednica številka 3: Stopnja izobrazbe zaposlenih 26

10 1 UVOD 1.1 Namen Vsaka občina je izpostavljena budnemu očesu javnosti, tako pri izvajanja nalog kakor tudi glede ljudi, ki so v njej zaposleni in jo predstavljajo. Zaradi tega je pomembno, kakšni ljudje so v njej zaposleni. S tem mislim predvsem primero izobrazbo, strpnost in prijaznost ter nenehno prilagajanje vedno novim izzivom in nalogam. Poslovni sekretar je pomemben del delovanja vsake občine, zato želim v nalogi poudariti razliko med klasično tajnico in poslovnim sekretarjem. Ker ima občina Rače-Fram zaposleno tajnico in ne poslovne sekretarke, bom razliko predstavila na primeru priprave seje občinskega sveta. Na kratko želim predstaviti tudi pomen in naloge občinske uprave. 1.2 Cilji Z nalogo želim: prikazati, kako bi poslovni sekretar s svojim širšim znanjem in organizacijskimi sposobnostmi prispeval k boljšemu in učinkovitejšemu delu občinskega sveta, ugotoviti, kako bi s takšnim delom razbremenil odgovorne funkcionarje v občini (župana in druge vodilne delavce), da se ne bi ukvarjali z direktnimi pripravami na seje občinskega sveta; to pomeni, da je poslovni sekretar koordinator in posrednik med občinskimi službami, županom in občinskim svetom v smislu izboljšanja seje občinskega sveta, prikazati, kako z uvajanjem nove informacijske tehnologije izboljšati delovanje občinskega sveta, pripravljanje gradiva za seje občinskega sveta, lažjega sprejemanja povratnih informacij s strani občinskih svetnikov, z osebnim pogovorom z nekaterimi zaposlenimi pridobiti mnenja, ali občina dejansko potrebuje novo delovno mesto poslovnega sekretarja, ki bi prispeval k uspešnejšemu delu in razbremenitvi nekaterih zaposlenih v upravi. 10

11 1.3 Metode V teoretičnem delu bom na osnovi literature in pridobljenih znanj skozi proces izobraževanja razložila osnovne pojme, ki so pomembni, da vemo, kako občine delujejo, predvsem, kakšna je vloga in pomen občinskega sveta kot najvišjega predstavniškega telesa na občinski ravni in kateri organi, z ozirom na organizacijo občine, imajo v njej najpomembnejšo vlogo za delovanje občinskega sveta in občine kot celote, v empiričnem delu bom izvedla nekaj osebnih razgovorov z zaposlenimi v občini Rače-Fram, s pomočjo katerih bom poskušala izvedeti, ali so preobremenjeni zaradi različnosti nalog, ki jih opravljajo, kako se to kaže pri njihovem delu, ali bi potrebovali pomoč poslovnega sekretarja, da bi jih razbremenil ter pri katerih nalogah, predstavila bom njihove odgovore in jih analizirala. 1.4 Osnovna trditev Občina Rače-Fram ima v svoji upravi 10 zaposlenih. V primerjavi z velikimi občinami, kjer je za vsako področje zaposlena konkretna oseba, je v občini Rače-Fram vsak posamezni zaposlen odgovoren za več področij. Zaradi tega menim, da občina potrebuje zaposleno strokovno usposobljeno osebo, ki bo na podlagi svojega pridobljenega znanja, svoje osebnosti in permanentnega izobraževanja razbremenila zaposlene in jim tako pomagala laže doseči zastavljene cilje v smislu boljšega delovanja občinskega sveta in drugih organov občine. 1.5 Omejitve raziskave Pri prebiranju literature sem ugotovila, da ni dovolj prikazov razlik glede definiranja velikih in malih občin, v raziskavi mnenj se bom omejila na nekatere zaposlene v občini Rače-Fram. 11

12 1.6 Natančnejša opredelitev problema V diplomski nalogi sem proučevala področje javne uprave, natančneje področje občinske uprave, in vlogo poslovnega sekretarja v občini Rače-Fram pri izboljšanju delovanja občinskega sveta in pripravah na sejo občinskega sveta, glede na to, da je trenutno tam zaposlena klasična tajnica. Obravnavana občina spada med manjše občine in ker je vsak posamezni zaposleni odgovoren za več področij, se pojavlja problem preobremenjenosti. Ta se v različnih fizičnih obremenitvah in časovnih pritiskih kaže kot nezmožnost organizacije svojega dela zaradi prevelikega števila nalog. Posledica vsega tega pa so zaostanki in napake pri delu in seveda stres. To so dejavniki, ki jih ob normalnem delovnem tempu ali ob pomoči osebe, ki je ustrezno usposobljena in izobražena, ne bi bilo, ali pa bi bili zmanjšani. Poslovni sekretar je oseba, ki bi lahko veliko prispevala k zmanjšanju preobremenjenosti. A ne glede na to, da je poklic poslovnega sekretarja nekakšna nadgradnja poklica klasične tajnice, je samo od vodstva občine odvisno, kakšno vlogo bo imel poslovni sekretar v občinski upravi. 12

13 2 SPLOŠNA OPREDELITEV IN NALOGE OBČIN 2.1 Kratek opis občine Rače-Fram Občina Rače-Fram ima nekaj več kot prebivalcev, ki živijo na 51 km² površine. Spada med srednje velike občine. Na vzhodnem delu se občina naslanja na ravnino Dravskega polja, na zahodnem pa na gozdove Framskega Pohorja, kjer se nahajajo kmečke domačije. V nižinskem delu občine se je že v preteklosti začela razvijati industrija, katere zametek je predstavljala takratna tovarna špirita, ki se danes imenuje Pinus. V starem jedru naselja Rače se še vidijo kmečke sledi Dravskega polja, ki pa vedno bolj izgubljajo nekdanji pomen. Na obronkih Framskega Pohorja danes najdemo tri oljarne, zasebni mlin in nekaj zasebnih manjših žag, kmečke delavnice pa so se ohranile v zelo majhnem številu. Vse bolj se razvija turistično področje, ki ponuja lepote krajev in tipičnost pohorskih kulinaričnih dobrot. Poseben pečat daje videzu občine tudi kulturna dediščina, med katero spada tudi grad Rače, v katerem je sedež občine. Vsekakor pa je potrebno omeniti tudi Krajinski park Rački ribniki, katerega postopno urejanje predstavlja pomemben korak približevanja k naravnejšemu načinu življenja. Vsa prizadevanja, ki sledijo tej smeri, bodo pripomogla k širšemu razvoju turistične dejavnosti ter posledično gospodarskemu razvoju občine Rače-Fram. 2.2 Opredelitev lokalne samouprave Lokalna samouprava je pravica lokalnih skupnosti, občin in širših lokalnih skupnosti, da v svoji pristojnosti urejajo in opravljajo lokalne javne zadeve, ki se nanašajo na življenje in delo prebivalcev na njihovem območju. 1 Se pravi, da v mejah zakona urejajo tisti del javnih zadev, ki so v korist njihovega prebivalstva. To so: preskrba z vodo, plinom, elektriko, javna razsvetljava, kanalizacija in druge. 2.3 Opredelitev občine 1 Vlaj, Stane, Lokalna samouprava, Ljubljana, Fakulteta za družbene vede, (1998, str. 17) 13

14 Občina je z ustavo opredeljena kot lokalna skupnost, ki predstavlja klasično enoto lokalne samouprave, enoto, ki opravlja zadeve lokalnega pomena, ki so ozko povezane z življenjem ljudi na določenem območju. Vezana je na določeno ozemlje, ki je lahko sestavljeno iz več naselij, ki jih vežejo skupne potrebe in interesi prebivalcev. Po določbi 39. člena ustave RS se občina ustanovi z zakonom po predhodnem referendumu, na katerem se ugotovi volja prebivalcev. Zakon določi tudi območje, ime in sedež občine. Tudi o imenu in sedežu občine se odloča na referendumu prebivalcev naselij, vključenih v občino. Občina ima svoj grb, zastavo in pečat. Vsaka občina sprejme tudi svoj statut, s katerim določi načela za organizacijo in delovanje občine, oblikovanje in pristojnosti občinskih organov ter način sodelovanja občanov pri sprejemanju odločitev v občini. 2.4 Naloge občin ZLS določa, da občina opravlja zlasti naslednje naloge: upravljanje občinskega premoženja, ki omogoča pogoje za gospodarski razvoj občine, v okviru svojih pristojnosti ureja, upravlja in skrbi za lokalne javne službe, ureja in vzdržuje vodovodne, komunalne in energetske objekte, pospešuje vzgojno-izobraževalno, društveno, turistično in kulturno dejavnost na svojem območju, vzdržuje in ureja lokalne javne ceste, javne poti in druge javne površine, sprejema statut občine in druge splošne akte, organizira občinsko upravo, zagotavlja pogoje za gradnjo stanovanj in skrbi za povečanje najemnega socialnega sklada stanovanj, ureja druge lokalne zadeve javnega pomena. 2 Zakon o lokalni samoupravi opredeljuje dve vrsti občin. To so mestne občine in ostale občine. Razlika med tema opredelitvama se kaže v z zakonom določenih pogojih za ustanovitev posamezne občine. Da bi neka občina pridobila status mestne občine, mora namreč izpolnjevati bistveno zahtevnejše pogoje kot ostale občine. V nadaljevanju bom opisala pogoje za nastanek mestnih in ostalih občin. 2 Zakon o lokalni samoupravi, Uradni list Republike Slovenije, (številka 72/1993) 14

15 2.4.1 Mestne občine Da lahko neko mesto dobi status mestne občine, mora izpolnjevati določene zakonske pogoje: imeti mora najmanj prebivalcev, najmanj delovnih mest, mestno občino ustanovi državni zbor z zakonom po prej opravljenem referendumu, s katerim se ugotovi volja prebivalcev na določenem ozemlju ter po postopku, ki ga določa poseben zakon. Z zakonom se določita območje in ime mestne občine, mesto mora biti geografsko, gospodarsko in kulturno središče svojega gravitacijskega območja. V Sloveniji imamo 11 mestnih občin Ostale občine Nova občina se lahko ustanovi z zakonom po opravljenem referendumu, s katerim se ugotovi volja prebivalcev, zaradi geografskih, gospodarskih, narodnostnih ali zgodovinskih razlogov se lahko ustanovi občina, ki ima manj kot 5.000, vendar ne manj kot prebivalcev, občina mora biti sposobna zadovoljevati potrebe in interese svojih prebivalcev ter izpolnjevati druge naloge, ki so v skladu z zakonom. To pomeni, da mora imeti popolno osnovno šolo, primarno zdravstveno varstvo, komunalno opremljenost, poštne storitve, knjižnico in prostore za upravno dejavnost lokalnih skupnosti, območje občine obsega naselje ali več naselij, ki so povezana s skupnimi potrebami prebivalcev, območje je določeno z Zakonom o ustanovitvi občine. 3 V Sloveniji imamo primere, ko določene občine ne izpolnjujejo z Zakonom o lokalni samoupravi določenih pogojev za nastanek občine. To pomeni, da so novo nastale občine večinoma majhne in imajo majhno število prebivalcev. Kot primer bom navedla nekaj podatkov za primerjavo velikosti občin (občino Slovenska Bistrica, v kateri živim, občino Rače-Fram, o kateri pišem nalogo, najmanjšo občino v Sloveniji - občino Hodoš, najmanjšo občino po površini občino Odranci in največjo občino v Sloveniji mestno občino Ljubljana). Podatki so bili objavljeni decembra Zakon o lokalni samoupravi, Uradni list Republike Slovenije, (številka 94/2007) 15

16 Preglednica 1: Primerjava velikosti občin ŠTEVILO PREBIVALCEV POVRŠINA V km² ŠTEVILO GOSPODINJSTEV OBČINA LJUBLJANA km² OBČINA SLOVENSKA ,5 km² BISTRICA OBČINA HODOŠ ,1 km² 104 OBČINA ODRANCI ,9 km² 418 OBČINA RAČE-FRAM ,2 km² Ko govorimo o velikosti občin, se vedno pojavi vprašanje, kako veliko naj bo ozemlje občine in kolikšno naj bo njeno najmanjše število prebivalcev. Božo Grafenauer v knjigi Lokalna samouprava na Slovenskem pravi, da v občini, če je prevelika, pride do oddaljenosti oblasti od prebivalcev in do njihovega občutka nezmožnosti, da bi vplivali na odločitve oziroma na neposredno odločanje. Če je občina premajhna, prebivalci v njej opravljajo le manj pomembne funkcije, ker drugih ne morejo, saj nimajo kje uporabiti svojih samoupravnih pravic. 4 Mnenja o tem, ali so tako majhne občine, kot je občina Hodoš, smiselne, so različna. Pozitivni učinki nastanka majhnih občin se kažejo predvsem v hitrejšem razvoju teh občin, v ustanavljanju različnih novih storitev in v izgradnji komunalne infrastrukture, kar ima za posledico to, da kraj postane privlačen za priselitev in bivanje na tem območju, pojavijo se nova delovna mesta in možen nadaljnji gospodarski razvoj. Po mnenju nekaterih so nastale male občine nefunkcionalne, saj so premajhne, da bi lahko same zmogle večje investicije in razvojne programe, ne morejo si privoščiti, da bi imele zaposlen strokovni kader za vsako področje posebej, posledica tega pa je centralizacija države. To pomeni, da so v veliki meri odvisne od pomoči države, ker imajo premalo sredstev za normalno delovanje. Ob vsem povedanem, kar zadeva velikosti občin, ni dovolj jasno, zakaj se ustanavljajo občine, ki ne izpolnjujejo vseh, z zakonom predpisanih pogojev, kot je v primerih občin Hodoš in Odranci, kjer v zahtevanem pogoju števila prebivalcev občini bistveno odstopata od zakonsko 4 Božo Grafenauer, Lokalna samouprava na Slovenskem, Univerza v Mariboru, Pravna fakulteta, (2000, str. 52) 16

17 določenega pogoja najmanj prebivalcev. Še več, menimo, da občine, ki ne izpolnjujejo z zakonom predpisanih pogojev, sploh ne bi smeli ustanavljati, saj nihče nima pravice kršiti pozitivnega prava. Žal v praksi tudi ustavno sodišče, kljub zakonsko jasno določenim kriterijem za ustanovitev občin, ni upoštevalo zakona in ga je razlagalo tako, da kriterijev ni potrebno upoštevati. Na ta način je bilo kršeno načelo funkcionalne ustavnosti in zakonitosti, ki določa, da morajo vsi državni organi pri svojem delu spoštovati in se dosledno ravnati po ustavi in zakonu. Še posebej nesprejemljivo pa je, da tega načela ne spoštuje ustavno sodišče kot najvišji organ sodne veje oblasti, ki ravno pri razsojanju zadev v zvezi z ustanavljanjem občin ni spoštovalo zakonskih kriterijev. Kot primer navajam občini Hodoš in Odranci, ki že v času ustanovitve (občina Hodoš je bila ustanovljena leta 1998, občina Odranci pa leta 1994) nista izpolnjevali zahtevanega pogoja števila prebivalcev to je najmanj prebivalcev. Takšnih občin, ki imajo pod prebivalcev, je zdaj več kot 100. Prihodnost nam prinaša veliko razvoja in sprememb na vseh področjih, posledično pa vedno večje potrebe prebivalstva, da bi le-te zadovoljili. Rešitve ne vidimo v ustanavljanju malih občin. Kljub temu da nam ponujajo nekaj novih delovnih mest in storitev, ne morejo zadovoljiti vseh potreb svojih prebivalcev. Smisel je v sodelovanju občin zaradi skupnega urejanja in opravljanja lokalnih zadev javnega pomena, kot določa 6. člen Zakona o lokalni samoupravi, da v ta namen občine ustanavljajo skupne organe, ustanavljajo in upravljajo sklade, javne zavode, javna podjetja in ustanove. 17

18 3 ORGANI OBČINE Organi občine so: občinski svet, župan in nadzorni odbor. 3.1 Občinski svet Je najvišji organ odločanja o vseh zadevah v okviru pravic in dolžnosti občine. Člani občinskega sveta se volijo po večinskem ali proporcionalnem načelu. Če občinski svet šteje manj kot 12 članov, se ti volijo po večinskem načelu. Če jih šteje več kot 12, se volijo po proporcionalnem načelu. Naloge občinskega sveta so: sprejema statut občine, sprejema občinski proračun in zaključni račun proračuna, sprejema odloke in druge akte občine, sprejema prostorske in druge plane razvoja občine, daje soglasje k prenosu nalog iz državne pristojnosti na občino, imenuje in razrešuje člane nadzornega odbora ter člane komisij in odborov občinskega sveta, imenuje in razrešuje člane sveta za varstvo uporabnikov javnih dobrin, nadzoruje delo župana, podžupana in občinske uprave, odloča o pridobitvi in odtujitvi občinskega premoženja, če za odločanje o tem ni pooblaščen župan, odloča o drugih zadevah, ki jih določa zakon in statut občine, občinski svet ima tudi odbore in komisijo za mandatna vprašanja, volitve in imenovanja. Ustanovi lahko tudi druge komisije in odbore kot svoja delovna telesa. Te komisije in odbori v okviru svojega delovnega področja, v skladu s statutom občine in poslovnikom občinskega sveta, obravnavajo zadeve iz pristojnosti občinskega sveta in dajejo občinskemu svetu mnenja in predloge. 3.2 Župan 18

19 Predstavlja in zastopa občino ter je odgovoren za delovanje občine kot celote. Njegova najpomembnejša naloga je vodenje občinske uprave. Mandatna doba župana traja štiri leta. Volijo ga državljani, ki imajo v občini stalno prebivališče, na neposrednih in tajnih volitvah. Izvoljen je kandidat, ki dobi večino oddanih glasov volivcev. Če nobeden od kandidatov ne dobi absolutne večine glasov v prvem krogu, se opravi drugi krog volitev med kandidatoma, ki sta dobila v prvem krogu največ glasov. Ostale naloge župana so: predlaga občinskemu svetu v sprejem proračun in zaključni račun proračuna, predlaga odloke in druge akte, imenuje in razrešuje tajnika občine skrbi za objavo statuta, odlokov in drugih splošnih aktov občine, predlaga občinskemu svetu organizacijo in delovno področje občinske uprave, določi sistemizacijo delovnih mest v občinski upravi, sklicuje in vodi seje občinskega sveta, imenuje enega ali več podžupanov. 3.3 Nadzorni odbor Je najvišji organ nadzora javne porabe v občini. Imenuje jih občinski svet v 45 dneh po prvi seji. Nadzorni odbor o svojih ugotovitvah izdela poročilo s priporočili in predlogi, ki so jih občinski svet, župan in uporabniki dolžni upoštevati. Naloge nadzornega odbora: opravlja nadzor nad razpolaganjem s premoženjem občine, nadzoruje namenskost in smotrnost porabe proračunskih sredstev, nadzoruje finančno poslovanje uporabnikov proračunskih sredstev Občinski svet v občini Rače-Fram - Občinski svet v občini Rače-Fram šteje 16 članov, ki se volijo po proporcionalnem sistemu. Njegovi člani se volijo za štiri leta, - volitve so neposredne in se opravijo na podlagi splošne in enake volilne pravice s tajnim glasovanjem, 19

20 - občinski svet se konstituira na prvi seji po volitvah, na katerih je potrjenih več kot polovica mandatov članov sveta, - na prvi seji se izmed navzočih članov imenuje tričlansko komisijo za potrditev mandatov članov občinskega sveta, - mandate članov potrdi svet na predlog komisije potem, ko dobi njeno poročilo o pregledu potrdil o izvolitvi, - občinski svet ima svoja delovna telesa: komisijo za mandatna vprašanja, volitve in imenovanja in statutarno pravno komisijo. Obe komisiji štejeta po pet članov, - občinski svet lahko ustanovi tudi druge stalne ali občasne komisije in odbore kot svoja delovna telesa Odbori in komisije v občini Rače-Fram Stalne komisije: - so delovna in posvetovalna telesa občinskega sveta. Občinski svet občine Rače-Fram je ustanovil naslednje stalne odbore, ki obravnavajo predloge aktov in drugih odločitev iz pristojnosti občine na svojem področju: Odbor za kmetijstvo, gozdarstvo in prehrano, Odbor za gospodarstvo, Odbor za prostorsko planiranje, Odbor za komunalo, Odbor za družbene dejavnosti. 6 Ti odbori oblikujejo o predlaganih aktih svoje mnenje in občinskemu svetu podajo stališče s predlogom odločitve. Vsi našteti odbori štejejo po 8 članov. Delovno področje in število članov posameznega delovnega telesa občinskega sveta se določi s poslovnikom občinskega sveta, člane odborov in komisij pa imenuje občinski svet izmed svojih članov in največ polovico izmed drugih občanov. Število odborov, ki jih določa statut, se po eni strani zdi optimalno, po drugi strani pa glede na velikost občine morda le nekoliko preveliko. Z ozirom na to da občina nima velikega števila pravnih subjektov s področja kmetijstva, gozdarstva, prehrane in gospodarstva, ki vključuje 5 Statut občine Rače-Fram 6 Statut občine Rače-Fram 20

21 storitveno in podjetniško obrtniško dejavnost, bi bilo mnogo racionalneje, če bi združili ta dva odbora v en odbor, ki bi bil sestavljen tako, da bi bili v njem člani, ki bi strokovno pokrivali naštete dejavnosti. Na ta način bi se delo optimiziralo, ne samo z vidika administracije in števila članov, ampak tudi z vidika vsebine dela takšnega odbora. K takšnemu predlogu racionalizacije me je pripeljala ugotovitev, da se tudi v Odloku o organizaciji in delovnem področju občinske uprave občine Rače-Fram, v 7. členu, ki govori o opravljanju del občinske uprave, štejejo gospodarske in kmetijske dejavnosti kot ena dejavnost gospodarska dejavnost v širšem pomenu besede. Občasne komisije: - občasne komisije običajno lahko imenuje občinski svet ali župan, praviloma v primeru izrednih razmer (Primer: po kakšni veliki ujmi, ko je potrebno oceniti škodo, organizirati pomoč). Občina Rače Fram se od leta 1995, ko je pridobila status občine, pa vse do danes, še ni znašla v situaciji, ko bi potrebovala ustanovitev občasne komisije. 21

22 4 OBČINSKA UPRAVA Občinska uprava je organ občine, ki opravlja upravne in strokovne naloge za občino. Sestavlja jo eden ali več organov občinske uprave, ki jih ustanovi občinski svet na predlog župana. Občinska uprava izvaja pravilnike, akte, odloke in aktivnosti, ki jih sprejme občinski svet na svojih sejah. Predstojnik občinske uprave je župan, neposredno delo občinske uprave pa vodi tajnik občine, ki ga imenuje in razrešuje župan. 4.1 Organizacija občinske uprave Občinska uprava mora biti organizirana tako, da je primerna nalogam, ki jih opravlja, velikosti občine in številu prebivalcev, ki živijo v občini. Z najmanjšimi stroški in minimalnimi zaposlitvami izvaja naloge iz svoje pristojnosti. Večje občine imajo upravo organizirano po resornem načelu in imajo oblikovanih več upravnih organov. To pomeni, da so za eno ali več področij organizirani upravni organi. Uprave manjših občin pa so ponavadi le enovite uprave brez organiziranih upravnih organov, ampak le z notranjimi organizacijskimi enotami, kot na primer: urad župana, finančni urad in potrebne pomožne službe, enota za družbene javne službe, enota za gospodarske javne službe. Zaradi tega posamezni oddelki opravljajo več dejavnosti. Primer: oddelek za družbene dejavnosti opravlja naloge s področij vzgoje in izobraževanja, zdravstva, kulture, športa, telesne kulture, informacijske dejavnosti in socialnega varstva. 7 Občinsko upravo ustanovi na predlog župana občinski svet s splošnim aktom, s katerim določi njene naloge in notranjo organizacijo. Župan določi tudi sistemizacijo delovnih mest v občinski upravi in odloča o sklenitvi delovnega razmerja. Po njegovem pooblastilu lahko o tem odloča tudi tajnik, katerega izobrazba mora ustrezati zahtevam za odločanje o upravnih stvareh. 7 Stane Vlaj, Lokalna Samouprava, Ljubljana, Fakulteta za družbene vede, (1998, str. 282) 22

23 Upravo usmerja in nadzira župan, zakon pa določa, da lahko občinska uprava za izvajanje nadzora nad izvajanjem občinskih predpisov v okviru občinske uprave ustanovi občinsko inšpekcijo. 4.2 Naloge občinske uprave Občinska uprava odloča o upravnih stvareh iz občinske pristojnosti, opravlja organizacijske in strokovne naloge za organe občine, opravlja inšpekcijsko nadzorstvo, zagotavlja delovanje javnih služb, opravlja strokovne naloge za izvajanje občinskih pristojnosti Organizacija občinske uprave v občini Rače-Fram Organizacija občinske uprave v občini Rače-Fram je bila ustanovljena z 21. členom Odloka o organizaciji in delovnem področju občinske uprave Občine Rače-Fram. Organizacija občinske uprave v občini Rače-Fram je prilagojena poslanstvu in nalogam, za katere je ustanovljena, ter upravnim in delovnim procesom, ki potekajo znotraj nje. Zagotavlja predvsem: strokovno, učinkovito in racionalno izvrševanje upravnih in drugih nalog, notranji nadzor nad opravljanjem nalog, usmerjenost občinske uprave k uporabnikom, njenih storitev, sodelovanje z organi občine in zunanjimi institucijami. 9 Občinska uprava opravlja upravne in strokovno-tehnične naloge ter je pristojna za izvrševanje upravnih nalog predvsem na naslednjih področjih: področje splošno pravnih in kadrovskih zadev, področje javnih financ, področje gospodarskih dejavnosti, področje negospodarskih dejavnosti, področje varstva okolja in urejanja prostora, področje inšpekcijskega nadzorstva, področje družbenih dejavnosti. 8 Viktor Lednik in Milan Železnik, Javna Uprava, Maribor, Doba Epis, (2006, str. 245) 9 Odlok o organizaciji in delovnem področju občinske uprave občine Rače-Fram 23

24 4.2.2 Notranja organizacija in sistemizacija delovnih mest v občini Rače-Fram Vsak državni organ, uprava lokalne skupnosti in oseba javnega prava mora imeti akt o sistemizaciji delovnih mest, v katerem so v skladu z notranjo organizacijo določena delovna mesta, potrebna za izvajanje nalog, o vsakem delovnem mestu pa se določijo najmanj opisi nalog in pogoji za zasedbo delovnega mesta, določa 21. člen Zakona o javnih uslužbencih. 10 Notranjo organizacijo in delovno področje občinske uprave v občini Rače-Fram določi občinski svet na predlog župana, z odlokom, sistemizacijo delovnih mest v občinski upravi pa na predlog direktorja občinske uprave določi župan. Župan na podlagi Zakona o lokalni samoupravi izda Pravilnik o notranji organizaciji in sistemizaciji delovnih mest v občinski upravi občine Rače-Fram. Ta pravilnik določa: notranjo organizacijo občinske uprave kot enovitega organa in sistemizacijo delovnih mest v občinski upravi, s katero so podrobno določeni pogoji, ki so potrebni za pridobitev posameznega delovnega mesta ter število in vrsta uradniških in strokovno-tehničnih delovnih mest. 11 V katalogu delovnih mest so natančneje opredeljena delovna mesta. Pri posameznem delovnem mestu so navedena: zaporedna številka delovnega mesta, število delovnih mest, naziv delovnega mesta, uradniški naziv, stopnja naziva, zahtevane delovne izkušnje, osnovni količnik, karierni razred, tarifni razred, dodatki, delovni čas, osnovni in posebni pogoji za opravljanje delovnega mesta, razred tveganja, plačilna skupina, podskupina, plačilni razred ter opis delovnih nalog. Sistemizacija je v skladu z obsegom sredstev, ki so v finančnem načrtu predvidena za plače, ki jih plačuje delodajalec. Število sistemiziranih delovnih mest ne sme biti višje od števila delovnih mest, dovoljenih v kadrovskem načrtu. V primeru potrebe pa lahko župan, v skladu s kadrovskim načrtom in zagotovljenimi finančnimi sredstvi, določi dodatna delovna mesta. V naslednji preglednici bo prikazana dejanska sistemizacija delovnih mest v občini Rače- Fram in število izvrševalcev za posamezno delovno mesto. 10 Zakon o javnih uslužbencih, Uradni list Republike Slovenije, (številka 56/2002) 11 Pravilnik o notranji organizaciji in sistemizaciji delovnih mest v občinski upravi občine Rače-FRam 24

25 Preglednica 2: Sistemizacija zaposlenih po delovnih mestih NAZIV DELOVNEGA MESTA ŠTEVILO IZVRŠEVALCEV Direktorica občinske uprave 1 Višja svetovalka za področje prostorskega 1 planiranja in premoženjskih zadev Višja svetovalka za področje financ in 1 računovodstva Svetovalka za področje delovnih in splošno 1 pravnih zadev Svetovalka za področje kmetijstva turizma in 1 civilne zaščite Svetovalec za področje komunale in varstva 1 okolja Višja referentka za področje družbenih 1 dejavnosti Tajnica župana 1 Referentka za področje računovodstva in 1 športa Klasifikacija delovnih mest v občini Rače-Fram Zahtevana stopnja izobrazbe v občini Rače-Fram za strokovno-tehnično delovno mesto se določi skladno z Uredbo o notranji organizaciji, sistemizaciji, delovnih mestih in nazivih v organih javne uprave in v pravosodnih organih. 12 Pri uradniških delovnih mestih se glede zahtevane stopnje izobrazbe upošteva zahtevana stopnja izobrazbe za nazive, v kateri se lahko opravlja dela na tem delovnem mestu. Za delovna mesta, na katerih se opravljajo naloge vodenja upravnega postopka in odločanja v upravnem postopku, je kot pogoj določen izpit iz upravnega postopka. V naslednji preglednici predstavljam stopnjo izobrazbe zaposlenih v občinski upravi občine Rače-Fram. 12 Uredba o notranji organizaciji in sistemizaciji, delovnih mestih in nazivih v organih javne uprave in v pravosodnih organih, Uradni list Republike Slovenije, (številka 58/2003) 25

26 Preglednica 3: Stopnja izobrazbe zaposlenih STOPNJA IZOBRAZBE Magisterij Univ. dipl. (fakultetna izobrazba) Visoka strokovna šola Višja šola Srednja šola ŠTEVILO OSEB 1 oseba 1 oseba 4 osebe 1 oseba 2 osebi Naloge zaposlenih v občinski upravi občine Rače-Fram Direktorica občinske uprave: - neposredno vodi občinsko upravo, vodi projektne skupine, pomaga pri izvajanju strokovnih nalog iz delovnega področja lokalne skupnosti, načrtuje, organizira, usmerja in nadzoruje izvajanje nalog občinske uprave, izdaja odločbe v upravnem postopku na prvi stopnji, skrbi za sodelovanje z drugimi organi, predlaga županu sprejem določenih odločitev, koordinira pripravo dokončnega osnutka in predloga proračuna, rebalansa in sprememb proračuna. Področje za prostorsko planiranje: - izvajajo se naloge iz premoženjsko-pravnih zadev (prodaja premoženja občine, licitacije), sodelovanje pri oblikovanju sistemskih rešitev in drugih najzahtevnejših gradiv, samostojna priprava zahtevnih analiz, razvojnih projektov, vodenje upravnih postopkov na prvi stopnji. Področje financ in računovodstva in športa: - izvajajo naloge v zvezi s pripravo in izvrševanjem proračuna, priprava zahtevnih analiz razvojnih projektov, finančno računovodske naloge, vodenje poslovnih knjig, izstavljanje računov in vodenje evidence neplačnikov ter priprava predlogov za izterjavo, vodenje upravnih postopkov na prvi stopnji, opravljanje administrativnih nalog in finančno poslovanje krajevnih skupnosti, spremljanje področja športne in rekreativne dejavnosti javnega pomena ter izdelava letnih programov športa. Področje delovnih in splošnih pravnih zadev: 26

27 - izvajajo postopke javnega naročanja, urejanje in izvajanje zadev na kadrovskem področju, reševanje zadev glede stanovanjske politike, vodenje upravnih postopkov s področja gostinstva in trgovine, reševanje vlog za pridobitev žepnine, ki jo podeljuje občina socialno ogroženim dijakom, vodenje upravnih postopkov na prvi stopnji. Področje kmetijstva in turizma ter civilne zaščite: - priprava podatkov za obračun nadomestila uporabe stavbnega zemljišča, izdajanje potrdil iz uradnih evidenc, izdajanje izjav o uveljavljanju predkupne pravice, sodelovanje pri pripravi načrtov delovanja sistema zaščite in reševanja, izvajanje strokovnih nalog s področja zaščite in reševanja ter požarnega varstva. Področje komunale in varstva okolja: - vodenje režijskega obrata, organiziranje sistema gospodarskih javnih služb in izvajanje nalog s tega področja, upravljanje prometnih površin in vzdrževanje prometne svetlobne signalizacije, izdajanje odločb o odmeri komunalnega prispevka, vodenje drugih upravnih postopkov prve stopnje, koordinacija aktivnosti na področju komunalne dejavnosti in varstva okolja. Področje družbenih dejavnosti: - izvajanje postopkov na področju šolstva in otroškega varstva, izvajanje postopkov na področju zdravstva in socialnega varstva, priprava zapisnikov sej občinskega sveta, vodenje upravnih postopkov na prvi stopnji. 27

28 5 RAZLIKA MED TAJNICO IN POSLOVNO SEKRETARKO Poklica tajnica in poslovni sekretar sta zahtevna in odgovorna. Zahtevata visoko stopnjo profesionalnosti in odgovornosti. Eden glavnih ciljev obeh poklicev je uspešno izpolnjevanje obveznosti in uspešno vodenje pisarne. Brez dobre tajnice ali poslovnega sekretarja ni učinkovitega vodenja pisarne. Pa vendar obstajajo razlike med obema. V nadaljevanju naloge bom opisala karakteristike in naloge tajnice ter poslovnega sekretarja. 5.1 Poklic tajnice Delo tajnice zajema široko področje in opravljanje različnih delovnih nalog, vendar je njena poglavitna naloga opravljanje pisarniškega dela in drugih pomožnih opravil, ki podpirajo potek dela v pisarni. Pri svojem delu uporablja osebni računalnik, telefon, telefaks, tiskalnik, fotokopirni stroj, skener ter druge elektronske medije in ustrezno programsko opremo. Večinoma deluje po navodilih nadrejenega. Njena dela so predvsem: sprejemanje obiskovalcev in poslovnih partnerjev, sprejemanje telefonskih klicev in njihovo preusmerjanje, sprejemanje pošte, vodenje njene evidence, razvrščanje in odpravljanje pošte, samostojno sestavljanje dopisov, zapisnikov in druge dokumentacije, organizacija delovnih sestankov in administrativna podpora pri pripravi gradiv za sestanek, vodenje kadrovske evidence in prisotnosti na delu, skrb za urejenost dokumentacije in pravilno shranjevanje dokumentarnega gradiva in dokumentov. Potrebne sposobnosti in znanja: pisno in ustno komuniciranje v slovenskem in najmanj enem tujem jeziku, poznavanje splošnega in poslovnega bontona, znati mora opravljati s tehnično opremo v pisarni, elektronskimi mediji in programsko opremo, poznati osnovne predpise o pisarniškem poslovanju in o varstvu arhivskega gradiva, poznati osnove organizacije dela in predpisov o delovnih razmerjih. Tajnica ne sme biti konfliktna osebnost, pač pa naj bi imela smisel za delo z ljudmi in sposobnost za prepoznavanje različnih osebnosti in njihovih karakternih lastnosti, kar ji 28

29 omogoča lažje delo. Pri svojem delu mora biti zanesljiva, strokovna in profesionalna. Pomembno je tudi, da je organizirana oseba, ki ima smisel za red in urejenost ter je lojalna, kar je zelo pomembno pri varovanju zaupnih podatkov in poslovnih skrivnosti Poklic poslovnega sekretarja Najpomembnejša razlika med tajnico in poslovnim sekretarjem je ta, da je poslovni sekretar bolj samostojen pri svojem delu. Samostojno načrtuje, organizira in vodi procese v tajništvu in pisarnah. Z ozirom na svojo višješolsko izobrazbo razpolaga z več znanja s področja delovanja občine, saj je skozi izobraževalni proces pridobil širša in dovolj dobra znanja s področja javne uprave, delovanja občin, družbene ureditve, osnov gospodarskega prava, pisarniškega poslovanja in še z nekaterih drugih področij. Iz tega znanja izhaja, da je poslovni sekretar sposoben opravljati zahtevnejša dela v zvezi z: analiziranjem in reševanjem problemov, ki zadevajo snovanje in uvajanje novih rešitev na področju organizacije dela in informacijskega sistema v tajništvu in pisarnah, vodenjem in organiziranjem aktivnosti svojega nadrejenega, sodelovanjem pri pripravi gradiva za seje, sestanke, vodenjem poslovne korespondence in dokumentarnega gradiva, vodenjem manjše skupine sodelavcev, skrbjo za pretok informacij in koordinacijo dela na vseh stopnjah, samostojnim komuniciranjem s strankami in poslovnimi partnerji ter skrbjo za protokolarne zadeve pri sprejemu obiskovalcev. Potrebne sposobnosti in znanja: poslovno komuniciranje v slovenskem in še dveh tujih jezikih, poznavanje delovne zakonodaje, opravljanje dejanja v upravnem postopku, poznavanje psihologije dela, reševanje podjetniške probleme in poznavanje osnov menedžmenta, nenehno nadgrajevanje znanja. 13 Elektronski vir, [dostop 23. junija 2008] 29

30 Poslovni sekretar mora imeti dobre psihofizične sposobnosti, saj je izpostavljen mnogim stresnim situacijam, znati mora reševati konfliktne situacije in imeti občutek za delo z ljudmi. Prijaznost, odločnost, zanesljivost, samozavest in samoiniciativnost so značajske odlike dobrega poslovnega sekretarja Naloge poslovnega sekretarja, ki so usmerjene k razbremenitvi vodilnih delavcev Poslovni sekretar za razliko od tajnice opravlja ne samo administrativne, ampak bolj samostojne naloge, ki so usmerjene predvsem v pomoč nadrejenemu sodelavcu. S tem ko opravlja tovrstne naloge, mu pomaga razbremeniti urnik, da se lahko nadrejeni posveti bolj pomembnim zadevam. Pomaga mu lahko predvsem pri načrtovanju, organiziranju, komuniciranju, motivaciji in nadzoru Opravila in naloge tajnice v občini Rače-Fram Njene naloge so predvsem: sprejem, odpošiljanje in knjiženje pošte, faksiranje, kopiranje in sortiranje pošte, vsa opravila, ki zadevajo organizacijo letnih prireditev, pripravljanje donatorskih pogodb, obračun letnega dopusta, priprava plač za zaposlene v občinski upravi in plač delavcev javnih del, specifikacija potnih stroškov, vpisovanje računov; sprejem strank, upravna taksa, sestavljanje dopisov, koordinacija sestankov in razgovorov z županom, prijave v evidenco zdravstvenega zavarovanja za brezposelne osebe, naročanje pisarniškega materiala, zbiranje in naročanje popravil javne razsvetljave, arhiviranje dospele in poslane pošte organov občine. 14 Elektronski vir, [dostop 23. junija 2008] 30

31 Iz zgoraj navedenih nalog je razvidno, da so naloge tajnice v občini Rače-Fram večji del administrativne, ne pa konkretne, samostojne naloge, ki bi pripomogle k razbremenitvi urnika vodilnih delavcev. Kljub temu pa opravlja tajnica tudi del nalog poslovnega sekretarja, kamor sodi samostojno organiziranje in načrtovanje. V tem primeru tajnica organizira in načrtuje letne prireditve v občini. K vsem naštetim opravilom in nalogam, ki jih opravlja tajnica, lahko dodamo še pripravo seje občinskega sveta oziroma vse administrativne aktivnosti, ki so potrebne za pripravo seje. Kako poteka priprava seje, katere so pomanjkljivosti in predlog izboljšav bo predstavljeno v naslednjem poglavju. 31

32 6 PRIPRAVA SEJE OBČINSKEGA SVETA, ZAPLETI PRI PRIPRAVI IN PREDLOGI IZBOLJŠAV 6.1 Smisel seje občinskega sveta Smisel sej občinskega sveta je predvsem v tem, da župan in njegova delovna telesa sodelujejo pri uresničevanju in pripravljanju nalog občine, ki si jih zadajo na sejah. Pri tem usklajujejo tudi programe dela in njihovo izvrševanje. Na sejah se medsebojno obveščajo in poročajo, v kolikšni meri so bile uresničene zadane naloge in kakšne težave se porajajo pri tem. Za izvajanje odločitev občinskega sveta skrbi župan, ki na vsaki seji sporoči, ali so bili uresničeni cilji in naloge prejšnjih sej. Če cilji niso bili realizirani, jih je potrebno na seji izpostaviti in navesti razloge za neizvršitev. Če ciljev ni možno realizirati, župan predlaga občinskemu svetu nov sklep, takega, ki ga bo mogoče doseči. 6.2 Priprava seje občinskega sveta V občini Rače-Fram seje občinskega sveta zasedajo enkrat mesečno. Vsaka seja se začne z vabilom, ki ga pripravi tajnica. Vabilo se lahko pripravi, ko so določene vse točke dnevnega reda, datum in ura seje. Ker je vsako poslovno pisanje izraz osebne kulture, izobraženosti in razgledanosti, po kateri se lahko presoja kvaliteta neke organizacije, je pomembno, da je dobro urejeno. To pomeni, da morata biti namen in osnovna tema sporočila, v tem primeru dnevni red, popolnoma jasna. Posamezne točke so podane v logičnem zaporedju, vabilo pa vsebuje samo potrebne informacije in nič več, da se prejemnik ne izgubi v besedilu. Prednosti tako napisanega besedila so predvsem, da ne izgubljamo časa zaradi branja odvečnih in nepotrebnih informacij, da pravilno razumemo vsebino in da si zapomnimo pomembne podatke. Če povzamem bistvo, vabilo vsebuje sklic seje, datum, uro in kraj dogajanja ter predlagani dnevni red. Posamezne točke dnevnega reda nastanejo: na osnovi predloga referenta posameznega področja, po sklepu občinskega sveta, če občinska uprava ugotovi potrebo, če pride do sprememb v zakonodaji (Primer: občina je po zakonu dolžna, na predlog vrtca, določiti cene v skladu z zakonodajo). 32

33 Ko referent pripravi gradivo, da predlog svoje točke županu na vpogled in če je v redu, jo župan potrdi in uvrsti na dnevni red. Ko so vse točke zbrane in jih župan potrdi, tajnica pri referentih zbere potrebno gradivo, ga fotokopira in ga da v vezavo. Oblikuje tudi naslovnice gradiva za vsako točko posebej. Vabila skupaj z gradivom pošlje članom občinskega sveta, nadzornemu odboru, predsednikoma krajevnih skupnosti Rače in Fram, statutarno pravni komisiji, medijem in poročevalcem za posamezno točko. Gradivo morajo vabljeni dobiti najmanj sedem dni pred sejo, da se lahko pripravijo. Pred začetkom same seje tajnica pripravi še dvorano, v kateri bo le-ta potekala. Poskrbi za prezračenost prostora, čistočo in osvežilne napitke, saj seje trajajo tudi tri ure in več. Sedežni red na seji ni določen. Mize so postavljene tako, da se občinski svetniki med seboj vidijo in si ne kažejo hrbta, kar je pomembno za dober pretok informacij in komunikacijo nasploh. 6.3 Kje prihaja do zapletov Današnja družba je družba sprememb, ki jih čutimo na vseh področjih, tudi na delovnem mestu. Največji problem so časovni pritiski, opravljanje dela v pospešenem tempu in slaba organizacija dela ter izobrazba, ki je včasih pomanjkljiva in ne ustreza delovnemu mestu. Posledica vsega tega je stres, ki se ne odraža samo v socialnem okolju zaposlenih, ampak tudi med samim procesom dela. Zaposleni pod stresom slabše opravljajo delovne naloge, v delo vložijo manj energije, zato kakovost dela upade. Prav tukaj prihaja do zapletov pri pripravi seje občinskega sveta. Referenti namreč gradivo za seje pripravljajo sami, ker pa so zasipani še z drugim delom (vsak referent je dejaven na več področjih), prihaja do zamud pri pripravi gradiva in posledično do časovnih pritiskov. Zaradi pomanjkanja časa prihaja do tega, da gradiva niso usklajena z željami in zamislimi župana, posledično pa zaradi tega prihaja do težav na seji občinskega sveta. Ker župan dobi gradivo zadnji čas, da ga pregleda in uvrsti na dnevni red, ga dobijo zadnji čas tudi občinski svetniki, ki bi sicer imeli več časa za pripravo na sejo, da povedo ali se strinjajo s predlaganim dnevnim redom ali bi še kaj dodali ali spremenili. Kar se pa zadeva same seje občinskega sveta, je potrebno omeniti, da so seje v občini Rače- Fram brez odmorov in niso opremljene s tehničnimi pripomočki (grafoskopom, mikrofoni, računalnikom). Prostor je tudi brez klimatizacije, ki je v današnjem času postala skoraj že nujno zlo. 33

34 6.4 Predlogi izboljšav Vloga poslovnega sekretarja pri pripravi seje občinskega sveta izhaja predvsem v osebni podpori županu, referentom na posameznem področju in občinskim svetnikom. Pri tem je največji poudarek na poznavanju dela referentov, pri pripravah sej občinskega sveta, organizacijskih sposobnostih, sposobnosti komuniciranja in sporazumevanja ter v dobrem poznavanju informacijske tehnologije in sistemov. Vloga poslovnega sekretarja zahteva drugačen pristop, znanja in sposobnosti ter visoko stopnjo profesionalnosti. Poslovnega sekretarja si pri pripravi seje občinskega sveta predstavljamo kot neko vez med referenti in županom ter občinskimi svetniki. Ker ni obremenjen z administrativnimi deli, bi lahko skrbel samo za pripravo seje občinskega sveta, in sicer tako, da bi koordiniral gradivo za sejo med posameznimi referenti in županom. To bi lahko storil z obojestransko komunikacijo. S tako komunikacijo bi dajal in pridobival podatke, ki so pomembni za pripravo gradiva, izmenjeval bi mnenja, prenašal bi ideje, zamisli in rešitve, usklajeval bi interese župana in referentov, predvsem pa bi vzdrževal nenehni stik med njimi in skrbel, da bodo zadeve rešene pravočasno. Pred začetkom priprave gradiva za sejo občinskega sveta bi se poslovni sekretar sestal z referenti za posamezno točko dnevnega reda. Pomeni, da bi organiziral sestanek, na katerem bi skupaj naredili osnutek dnevnega reda. Učinkovitost dela je zelo odvisna od uspešnega organiziranja in vodenja sestanka, na katerem bi referenti med seboj prenašali različne informacije, ki bi bile v pomoč pri sestavljanju gradiva za sejo in prenašanju čimbolj celovitih informacij županu. S pomočjo tega sestanka bi referenti namreč uresničevali svoj vpliv. To pomeni, da bi bila vsaka odločitev, sprejeta na sestanku, rezultat določenega zaporedja informacij med različnimi referenti in soglasja med njihovimi stališči. S tem, ko bi referenti med seboj sodelovali, usklajevali svoja mnenja in stališča, bi osnutki za sejo bili bolj dodelani in celoviti, županu pa bi prihranili čas za različne popravke. Če bi prišlo do nesoglasij ali problemov, bi poslovni sekretar najprej stopil v kontakt z direktorico občinske uprave, katere naloga je, da usmerja in nadzoruje izvajanje nalog občinske uprave. Z njo bi poskušal poiskati rešitve za nesoglasja in probleme ter z njimi seznaniti referente, katerih se te rešitve tičejo. Referenti bi nato rešitve upoštevali pri sestavljanju osnutka gradiva. Zdaj je na vrsti župan, ki mora gradivo pregledati. Poslovni sekretar zbere osnutke vseh referentov, ki so pripravljali gradivo za posamezne točke 34

35 dnevnega reda in jih odnese županu. Ta osnutke pregleda, poda svoje mnenje in ugotovitve poslovnemu sekretarju, ki jih zopet prenese na referente. Če so županove ugotovitve pozitivne, referent dokonča gradivo in župan ga uvrsti na dnevni red. Prednost tega načina sodelovanja, župan poslovni sekretar referenti, je predvsem ta, da župana ne obremenjujemo s samim procesom pripravljanja gradiva. Probleme, ki se pojavijo, rešujejo referenti in poslovni sekretar skupaj na sestanku in s sodelovanjem direktorice občinske uprave. Vsem nam je znan rek, ki pravi, da več glav več ve. V tem je tudi smisel sestanka, saj lahko referenti skupaj pridejo do boljših rešitev in ne obremenjujejo župana, ki mu je s tem prihranjen pomemben čas. Tudi referentom je prihranjen čas, saj se jim ni potrebno ubadati s problematiko in hitreje pridejo do rešitev, če delajo skupaj in si med sabo pomagajo. Glede na to, da člani občinskega sveta opravljajo svojo funkcijo nepoklicno, bi poslovni sekretar lahko bil na voljo tudi njim, in sicer tako, da bi jih osebno obiskal z osnutkom dnevnega reda in gradiva. Člani občinskega sveta bi tako imeli možnost pravi čas izraziti svoje mnenje, ki bi ga referenti upoštevali pri končnem oblikovanju gradiva, na sami seji občinskega sveta pa bi bilo manj nesoglasij. Poslovni sekretar bi lahko pomagal tudi pri izvedbi seje nadzornega odbora. Skrbel bi za sprotno delo, vsaj v tistih zadevah, kjer zakon in statut zavezujeta nadzorni odbor, da mora ukrepati. Nadzorni odbor bi seznanil z osnutkom dnevnega reda in s tistimi točkami, ki se nanašajo na pristojnosti nadzornega odbora. Primer: nadzorni odbor nadzoruje namenskost in smotrnost porabe proračunskih sredstev občine, določa 38. člen statuta občine Rače-Fram Če se župan odloči, da bo obnovil kanalizacijo v nekem kraju in prekorači občinski proračun, ga mora nadzorni odbor opomniti na to, predlagati rebalans sredstev ali kakšno drugo rešitev. Poslovni sekretar bi nadzorni odbor pravi čas opomnil na to, da so sredstva prekoračena. To pa ne pomeni, da bi posegal v avtonomijo in neodvisnost nadzornega odbora, saj se bo nadzorni odbor sam odločil, kaj bo storil. Poslovni sekretar bi samo pravi čas opomnil na kočljivo zadevo. Se pravi, da bi izvajal neke vrste nadzor. 35