Arbeitsgemeinschaft Instandhaltung Gebäudetechnik (AIG) im VDMA. Lyoner Straße 18, Frankfurt am Main

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1 Arbeitsgemeinschaft Instandhaltung Gebäudetechnik (AIG) Instandhaltungs-Information Nr. 19 Vergabe von leistungen Vorwort August Dienstleistungen (GM-Leistungen) kommen in den unterschiedlichsten Formen der Ausarbeitung verstärkt als Ausschreibungen auf den Markt. Es gibt keinen einheitlichen Standard. Anfragen und Ausschreibungen weisen sehr unterschiedliche Detaillierungsgrade auf und reichen von Pauschalpreisanfragen bis hin zur Untergliederung in Tausenden von Einzelpreisen. Die vorliegende AIG-Instandhaltungs-Information soll Leitfaden sein, um einerseits dem Auftraggeber eine bestmögliche Hilfestellung für den Vergabeprozess einschließlich der Transparenz hinsichtlich Leistung, Qualität und Preis zu geben, andererseits den potentiellen Auftragnehmern die Möglichkeit zu bieten, ein wirtschaftliches Angebot abzugeben, welches die Einbringung ihres Know-how und ihrer Erfahrungen genügend Spielraum belässt. 1 Anwendung Die Vergabe von GM-Leistungen kann unterschiedliche Gründe haben: Der hohe Kostendruck führt dazu, dass Betreiber/Nutzer bei der Bewirtschaftung der Liegenschaften neue Strukturen einführen und externe Dienstleister einbinden. Konzentration auf das Kerngeschäft. Moderne und hochtechnisierte Liegenschaften stellen hohe Qualitätsansprüche an das eingesetzte Betriebs- und Instandhaltungspersonal, welche die eigenen Mitarbeiter oft nicht ausreichend erfüllen. Große und überregional verteilte Liegenschaften können mit den bestehenden Strukturen nicht wirtschaftlich betrieben werden (z.b. fehlende regionale Präsenz, Logistik, technische Betriebsausstattung). Hohe Nutzeranforderungen, die eine Veränderung der bisherigen Betriebsweise erfordern (z.b. Nutzerkomfort, Verfügbarkeit, Sicherheit). 2 Begriffe Grundsätzlich sollen die Beteiligten im Vergabeprozess Begriffe verwenden, die mit den einschlägigen Norm- und Regelwerken in Einklang stehen. Dies sind insbesondere: Arbeitsgemeinschaft Instandhaltung Gebäudetechnik (AIG) im VDMA Lyoner Straße 18, Frankfurt am Main Tel: 069/ , Fax: 069/ , aig@vdma.org

2 AIG-Instandhaltungs-Information Nr. 19 Seite 2 von 5 DIN " Begriffe und Leistungen" Beiblatt 1 zu DIN " Begriffe und Leistungen Gegenüberstellung von Leistungen" 1 DIN "Betreiben von Maschinen und vergleichbaren technischen Arbeitsmitteln; Begriffe für Tätigkeiten" DIN "Instandhaltung - Begriffe und Maßnahmen" DIN "Nutzungskosten im Hochbau" Nach DIN gliedern sich die Leistungen des GM wie folgt: GEBÄUDEMANAGEMENT Technisches Infrastrukturelles Kaufmännisches Flächenmanagement Leistungsbereiche des s 2 3 Verfahren Das Vergabeverfahren erfolgt nach einem Prozessablauf, der nachfolgend in seinen Hauptpunkten beschrieben wird: 1. Definition der Leistungen, die verändert werden sollen oder müssen Sie ergibt sich aus den unter Abschnitt 1 "Anwendung" genannten Gründen. 2. Definition der Rahmenbedingungen, unter denen die Leistungen zu erbringen sind Rahmenbedingungen sind z.b. der Übergang von vorhandenem Personal an den Auftragnehmer, die Festlegung von außergewöhnlichen Arbeitszeiten, besondere Sicherheitsanforderungen. 3. Entscheidung, ob die Anfrage/Ausschreibung selbst oder durch einen Dritten erfolgt Basis ist das Vorhandensein von qualifiziertem und erfahrenem Personal, wobei die Objektivität gewahrt sein muss. 1 Erscheint voraussichtlich im Herbst Quelle: DIN Ausgabe

3 AIG-Instandhaltungs-Information Nr. 19 Seite 3 von 5 4. Erstellung der Anfrage-/Ausschreibungsunterlagen Entscheidung, ob eine Funktionalausschreibung oder ein detailliertes Leistungsprogramm erstellt wird. Zusammenstellung der Anfrageunterlagen mit allen erforderlichen Angaben, damit eine qualifizierte Angebotsbearbeitung möglich ist. 5. Suche und Auswahl potentieller Anbieter Einholung und Auswertung von Marktinformationen über potentielle Anbieter. Auswahl des Bieterkreises durch eine Präqualifikation, z.b. Bieterpräsentation mit Referenzen. 6. Versendung der Anfrage-/Ausschreibungsunterlagen Bekanntgabe des Vergabemodus, Festlegung der Termine für Abgabe und voraussichtliche Vergabe sowie ggf. Terminvorschläge zur Einholung weiterer Informationen (z.b. Ortsbegehung). 7. Bearbeitungsprozess des Anbieters Dem Anbieter muss eine so ausreichend bemessene Bearbeitungszeit eingeräumt werden, damit ihm eine Anfrage von Subunternehmern möglich ist. 8. Angebotsabgabe und präsentation durch den Anbieter Den Anbietern soll die Möglichkeit zur Vorstellung und Erläuterung ihres Angebotes gegeben werden; gleichfalls hat der Auftraggeber die Möglichkeit, bestehende Fragen zu klären. 9. Entscheidung über die Auftragsvergabe Sie wird sich immer aus der Summe der Bewertung von Einzelkriterien ableiten. Die Gewichtung und Priorität der Einzelkriterien hängt vom Individualfall ab. Die Richtigkeit einer Entscheidung erweist sich in der Regel erst nach einem längeren Zeitraum. Um einen nachhaltigen Erfolg zu gewährleisten, soll die Auftragserteilung an leistungsfähige Unternehmen unter dem Aspekt der Qualität und Preiswürdigkeit erfolgen. 4 Anforderungen / Bedingungen Anforderungen und Bedingungen sind kundenspezifische Vorgaben. Dies können z.b. sein: Einhaltung spezifischer Richtlinien und gesetzesähnlicher Vorschriften, besondere Sicherheitsanforderungen an das ausführende Personal, besondere Zeitregelungen, Nachweis über vorhandene Managementsysteme, Einführung eines Dokumentations- und Berichtswesens, Regelung der Kompetenzen, Einführung und Abstimmung von Reaktionszeiten und Verfahrensweisen bei Notfällen, Beistellung von Medien, Energie, Räumlichkeiten und Zuleistungen durch den Auftraggeber, Zulässigkeit der Einbindung von Subunternehmen. 5 Leistungen Die GM-Leistungen unterteilen sich nach DIN in die Leistungsbereiche: Technisches GM (TGM) Infrastrukturelles GM (IGM) Kaufmännisches GM (KGM) In allen drei Leistungsbereichen können flächenbezogene Leistungen (z.b. Nutzungsplanung, Flächenoptimierung) enthalten sein.

4 AIG-Instandhaltungs-Information Nr. 19 Seite 4 von 5 Technisches (TGM) nach DIN Betreiben Modernisieren Dokumentieren Sanieren Energiemanagement Umbauen Informationsmanagement Verfolgen der technischen Gewährleistung Hinweis: Das im TGM enthaltene Betreiben beinhaltet u.a. auch das Instandhalten (Warten, Inspizieren, Instandsetzen). Für die Durchführung der Wartungsarbeiten wird die Zugrundelegung des VDMA-Einheitsblattes empfohlen; VDI 6022 formuliert darüber hinaus Anforderungen und Maßnahmen für einen hygienisch einwandfreien Zustand von Raumlufttechnischen Anlagen. Merkmale der Inspektion sind im VDMA-Einheitsblatt beschrieben. Infrastrukturelles (IGM) nach DIN Verpflegungsdienste Sicherheitsdienste DV-Dienstleistungen Umzugsdienste Gärtnerdienste Waren- und Logistikdienste Hausmeisterdienste Winterdienste Interne Postdienste Zentrale Telekommunikationsdienste Kopier- und Druckereidienste Entsorgen Parkraumbetreiberdienste Reinigungs- und Pflegedienste Versorgen Kaufmännisches (KGM) nach DIN Beschaffungsmanagement Objektbuchhaltung Kostenplanung- und Kontrolle Vertragsmanagement Eine genaue Beschreibung der o.g. Teilleistungen von TGM, IGM und KGM enthält DIN Der angefragte Leistungsumfang kann projektbezogen alle o.g. Leistungen einschließen, Teilleistungen bewusst ausschließen oder weitere Teilleistungen beinhalten. Bei der Aufstellung der Ausschreibung sollte in die Bereiche TGM, IGM und KGM unterschieden werden. In einer reinen Funktionalausschreibung sind die Leistungsinhalte im Einzelnen nicht beschrieben. Festzuschreiben sind die zu erreichenden Zielvorgaben (z.b. Verfügbarkeit, Zufriedenheitsgrad, Werterhaltung). 6 Preise Die Preisangabe kann auf verschiedene Weise erfolgen. Üblich sind Festpreise über eine festgelegte Vertragslaufzeit hinweg, die in der Regel mit einer Preisgleitklausel versehen sind. Der Detaillierungsgrad der geforderten Preisangaben muss sich nach den wirklichen Erfordernissen des Auftraggebers richten und dem Auftragnehmer gleichzeitig ermöglichen, interdisziplinäre Synergieeffekte für die Preisgestaltung zu nutzen.

5 AIG-Instandhaltungs-Information Nr. 19 Seite 5 von 5 Schlusswort / Empfehlung Alle am Vergabeprozess Beteiligten benötigen eine hohe Identifikation sowohl mit den Anforderungen des Auftraggebers und der Nutzer als auch mit den Möglichkeiten und Methoden der Dienstleister. Umfangreiche Detailkenntnisse der angeführten Normen verhindern Schnittstellenprobleme bei der Leistungsdefinition und sichern das Verständnis zwischen Auftraggeber und den potentiellen Auftragnehmern. Die Verwendung gleicher Begriffe ermöglicht einen korrekten Leistungs- und Preisvergleich. Zitierte Veröffentlichungen DIN Begriffe und Leistungen DIN Bbl. 1 Begriffe und Leistungen Gegenüberstellung von Leistungen 3 DIN Betreiben von Maschinen und vergleichbaren technischen Arbeitsmitteln - Begriffe für Tätigkeiten DIN Instandhaltung - Begriffe und Maßnahmen DIN Nutzungskosten im Hochbau VDI 6022 Hygienische Anforderungen an Raumlufttechnische Anlagen Büro- und Versammlungsräume VDMA Inspektion von lufttechnischen und anderen technischen Ausrüstungen in Gebäuden VDMA Leistungsprogramm für die Wartung von lufttechnischen und anderen technischen Ausrüstungen in Gebäuden Teil 0 Übersicht und Gliederung, Nummernsystem, Allgemeine Anwendungshinweise Teil 1 Lufttechnische Geräte und Anlagen Teil 2 Heiztechnische Geräte und Anlagen Teil 3 Kältetechnische Geräte und Anlagen zu Kühl- und Heizzwecken Teil 4 MSR-Einrichtungen und Gebäudeautomationssysteme Teil 5 Elektrotechnische Geräte und Anlagen Teil 6 Sanitärtechnische Geräte und Anlagen Teil 7 Teil 100 Brandschutztechnische Geräte und Anlagen Gegenüberstellung der Inhalte von VDMA 24186: und deren Vorgängerausgaben Das DIN-Taschenbuch 255 "Instandhaltung Gebäudetechnik" enthält alle o.g. Norm- und Regelwerke mit Ausnahme der DIN 32736, dem dazugehörenden Beiblatt 1, der DIN sowie VDI DIN ist Bestandteil von DIN-Taschenbuch 114 "Kosten im Hochbau, Flächen, Rauminhalte, Normen, Gesetze, Verordnungen". Informationen und Bezug sind über den Beuth-Verlag GmbH, Berlin, Tel: 030/ , Fax: 030/ , Internet: möglich. 3 Erscheint voraussichtlich im Herbst 2000 Arbeitsgemeinschaft Instandhaltung Gebäudetechnik (AIG) im Fachverband Allgemeine Lufttechnik des VDMA Verband Deutscher Maschinen- und Anlagenbau e.v. Lyoner Str. 18, Frankfurt am Main Telefon: 0 69/ , Telefax: 0 69/ aig@vdma.org, Internet: Ausgabe: August 2000 Arbeitsgemeinschaft Instandhaltung Gebäudetechnik (AIG) Jede Art der Vervielfältigung, auch auszugsweise, ist nur mit Genehmigung der Arbeitsgemeinschaft Instandhaltung Gebäudetechnik (AIG) gestattet.