Verwaltungsbestimmungen

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1 Philipps-Universität Marburg Abteilung Haushalt und Rechnungswesen Verwaltungsbestimmungen zur Führung von Handvorschusskassen und Geldannahmestellen der Philipps-Universität Marburg 1

2 Nachfolgende Bestimmungen werden aufgrund 3 Abs. 4 der Hochschulfinanzverordnung (HVFO) erlassen und ersetzen die bisher ausgehändigten Zahlstellenbestimmungen für die Führung von Geldannahmestellen und Handvorschusskassen. Sie treten mit Wirkung vom in Kraft und wurden durch ablauftechnische Ergänzungen erweitert. Inhaltsübersicht Nr. 1 Bezeichnung Nr. 2 Aufgaben bzw. Zweck Nr. 3 Verwalter/innen und Vertreter/innen Nr. 4 Geldverwaltung Nr. 5 Besondere Bestimmungen für Handvorschüsse Nr. 6 Besondere Bestimmungen für Geldannahmestellen Nr. 7 Mitwirkungspflichten und Haftung der Mitarbeiter/innen Nr. 8 Sondergenehmigung zur Geldannahme für Teilnehmergebühren Nr. 9 Scheckannahme und Weitergabedokumentation Nr. 10 Schließung einer Geldannahmestelle 1 Bezeichnung 1.1 Für jede Geldannahmestelle bzw. Handvorschusskasse wird eine spezifische lfd. Nr. vergeben, die zusätzlich als Bezeichnung für eine eindeutige Differenzierung bei evtl. mehrfach in einem Fachbereich eingerichteten Geldannahmestellen bzw. Handvorschusskassen dient und bei jedem Schriftwechsel mit anzugeben ist. 1.2 Neuanträge, Änderungswünsche, Schließungsanträge sowie sonstiger Schriftwechsel, der Geldannahmestellen und Handvorschüsse betrifft, senden Sie bitte an die Haushaltsabteilung Geldannahmestellen und Handvorschüsse, Pilgrimstein 18 20, Marburg 2 Aufgaben bzw. Zweck 2.1 Vorrangig ist immer nach wirtschaftlichen, unbaren Alternativen zu suchen. Erst deren nachvollziehbares Fehlen kann Begründung für die Beantragung bzw. den fortgesetzten Betrieb von Zahlstellen sein. 2.2 Bargeldzahlstellen sollen möglichst an zentraler Stelle, z. B. im Dekanat eingerichtet werden, damit eine optimale Auslastung bei Bedarf erfolgen kann und die Anzahl an einem Fachbereich bzw. Standort möglichst gering gehalten werden kann. 2.3 Der Handvorschuss ist für sofort zu leistende geringfügige Barzahlungen, z. B. Kleinhandelswaren, bestimmt. Aus dem Handvorschuss dürfen keine Vergütungen, Löhne, Reisekosten etc. gezahlt werden. 2.4 Die Geldannahmestelle ist zur Annahme geringfügiger Bareinzahlungen, die von ihrer Art her bekannt sind, bestimmt. Aus Geldannahmestellen dürfen keine Auszahlungen getätigt, sondern nur die eingenommenen Gelder, z. B. bei Erreichen des genehmigten Höchstbestandes, direkt und zeitnah bei der nächstgelegenen Filiale der Sparkasse Marburg- Biedenkopf auf das Konto der Philipps-Universität (Konto-Nr. 108) eingezahlt werden. 2

3 2.5 Die Zweckbestimmung für die jeweilige Geldannahmestelle bzw. Handvorschusskasse wird bei der Einrichtung festgelegt und ist in der Folge einzuhalten. Abweichende Vorgänge bedürfen der vorherigen Genehmigung durch die Haushaltsabteilung. Wenn diese nicht erfolgt, haben solche Barzahlungen zu unterbleiben. 3 Verwalter/innen und Vertreter/innen 3.1 Für jede Geldannahmestelle bzw. Handvorschusskasse sollte jeweils 1 Verwalter/in und 1 Vertreter/in von der Haushaltsabteilung bestellt werden. Dies erfolgt durch schriftlichen Antrag des/der Fachbereichs-Dekans/in bzw. Abteilungsleiters/in einer Einrichtung unter Angabe des Verwendungszwecks der Kasse. Es ist auch möglich, mehrere Verwalter/innen bzw. Vertreter/innen zu benennen. 3.2 Verwalter/innen und Vertreter/innen werden von dem/der zuständigen Sachbearbeiter/in in der Haushaltsabteilung unter Aushändigung der Verwaltungsbestimmungen. eingewiesen Bei der Auswahl des Personenkreises zur Benennung von Verwaltern/innen bzw. Vertretern/innen sollte darauf geachtet werden, dass hierfür vorrangig fest angestelltes Personal in Frage kommt möglichst keine Externen, Hilfskräfte und Auszubildende. Außerdem sollte die Beantragung nur in Absprache zwischen dem/der in Frage kommenden Mitarbeiter/in und dem/der jeweiligen Vorgesetzten erfolgen. 3.4 Unter Fürsorgegesichtspunkten sollten Menschen mit Behinderungen bzw. persönlichen Einschränkungen nach Möglichkeit von der Verpflichtung zu Bargeld-, Scheck- und Werttransporten besonders bei Nachttresorgängen und auf deren Wunsch hin ausgenommen werden. Es ist eine Einzelfallabwägung notwendig. 3.5 Der/Die Verwalter/in ist für die sichere, ordnungsgemäße und wirtschaftliche Erledigung der Aufgaben der Geldannahmestelle bzw. Handvorschusskasse verantwortlich. Mängel in der Sicherheit der Einrichtung und bei der Verwaltung der Kasse sowie Unregelmäßigkeiten hat er/sie unverzüglich seinem/r Vorgesetzen, bzw. dem/der FB-Leiter/in und der Internen Revision mitzuteilen. 3.6 Bei einem Wechsel bzw. Ausscheiden eines/r Verwalters/in oder Vertreters/in ist die Haushaltsabteilung rechtzeitig in Kenntnis zu setzen, um sicher zu stellen, dass eine ordnungsgemäße Übergabe durch die Bestellung eines/r Nachfolgers/in zum Verwalter/in / Vertreter/in bzw. ein Widerruf erfolgt. Geht ein/e Mitarbeiter/in in den Ruhestand oder verlässt die Universität, erlischt die Befugnis automatisch. Lediglich der/die Nachfolger/in wird seitens der Haushaltsabteilung neu benannt. Erfolgt ein Wechsel innerhalb der Universität, so ist die Befugnis seitens der Haushaltsabteilung schriftlich zu widerrufen mit Durchschrift an den/die Dekan/in bzw. Leiter/in fachbereichsfreier Einrichtungen und dem Hinweis, die Mitarbeiter/innen bzw. die Wirtschaftsverwaltung entsprechend zu informieren. 3.7 In jedem Fall ist bei einem Wechsel ein Übergabe-Protokoll zu führen. Entsprechende Muster- Formulare sind in der Haushaltsabteilung erhältlich. 4 Geldverwaltung 4.1 Alle Geldbewegungen sind in einer Anschreibeliste zu dokumentieren ein entsprechendes Formular ist in der Haushaltsabteilung erhältlich. Alle Einzahlungen und Auszahlungen müssen getrennt voneinander täglich einzeln oder in Summen mit Datumsangabe eingetragen 3

4 werden. Für die Einzahlungen bei der Bank ist der Kontierungsbeleg 2.0 (Vordruck: Formularcenter der Universität) zu verwenden. Die Eintragungen der einzelnen Erlöse werden mit dem jeweiligen Erlöskonto erfasst. Bei der Einzahlung auf der Bank ist der Vordruck Einzahlung auf eigenes Konto zu benutzen. Einzahlungen sind gebührenfrei. 4.2 Eintragungen in die Anschreibeliste bzw. Ausfüllen von Kontierungsbelegen sind ausschließlich von den bestellten Verwaltern/innen sowie den Vertretern/innen vorzunehmen und zu unterschreiben. Hierzu ist bei Aushändigung bzw. Zusendung der Benennung eine Unterschriftenprobe zu leisten. Das ausgefüllte und unterschriebene Original-Formular Unterschriftenprobe ist von der Haushaltsabteilung gegen zu zeichnen und wird von dort anschließend an die Debitorenbuchhaltung übergeben. 4.3 Alle von der Haushaltsabteilung bestellten Verwalter/innen bzw. Vertreter/innen sind mit Übernahme dieser Dienstaufgabe während ihrer Ausübungszeit automatisch zur Zeichnung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit befugt, unabhängig von der jeweiligen Vergütungs- bzw. Besoldungsgruppe und nur für Belege im Rahmen der Geldannahmestelle bzw. Handvorschusskasse. Mit Wegfall der Dienstaufgabe erlischt gleichermaßen die automatische Befugnis zur Zeichnung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit. 4.4 Es besteht Einzahlungspflicht bei Erreichen bzw. Überschreiten des jeweiligen genannten Kassenhöchstbestandes, unter Angabe der Debitorennummer bei Geldannahmestellen (wird für jede neue GAS von der Kreditorenbuchhaltung eingerichtet) und bei Handvorschüssen unter Angabe CPD-Handvorschuss auf das bekannte Konto der Universität (Konto- Nr. 108). Der Kassenhöchstbestand wird bei Einrichtung einer Geldannahmestelle bzw. Handvorschusskasse individuell nach Bedarf des Bestimmungszwecks der Kasse und den zu erwartenden Einnahmen festgelegt. In der Regel nicht höher als 150,00, um das Diebstahlsrisiko zu minimieren. Die Gelder sind im Rahmen des jeweiligen genannten Kassenhöchstbestandes mindestens einmal vierteljährlich einzuzahlen. Die Ablieferungen sind in die Anschreibeliste einzutragen. 4.5 Sollten sich beim Bestimmungszweck bzw. bei den Einnahmen grundsätzliche Veränderungen ergeben, müssen Zweck bzw. neuer benötigter Höchstbestand auf schriftlichen Antrag bei der Haushaltsabteilung entsprechend angepasst werden. 4.6 Zahlungsmittel, soweit sie nicht abzuliefern sind, sind in einem verschlossenen Geldbehälter sicher aufzubewahren. Geldkassetten sind über die Zentrale Beschaffung zu bestellen. 4.7 Ausstellen von Quittungen: Hier sind ausschließlich die in der Debitorenbuchhaltung erhältlichen Blöcke zu verwenden. Verschriebene Quittungsformulare sind sofort zu entwerten (durchzustreichen). Das Original und die Durchschrift sind im Block zu belassen. Siehe hierzu Hinweise zur Belegführung auf der Anschreibeliste. 4.8 Fehl- und Mehrbeträge: Alle Differenzen sind in der Anschreibeliste zu dokumentieren. Über Fehlbeträge ist schnellstmöglich ein Fehlbeleg zu fertigen und zur Ausbuchung (kpl. Fehlbetrag über das Konto Kurs und Zahlungsdifferenzen ) an die Debitorenbuchhaltung weiterzuleiten; Mehrbeträge sind mit der nächsten Ablieferung/Abrechnung auf das Debitorenkonto abzuführen. Versehentlich angenommenes Falschgeld bzw. Sorten-Münzen und Scheine sind umgehend mit kurzer Vorgangsbeschreibung an die Haushaltabteilung zu übergeben. Die Interne Revision ist ab einem Betrag von 50,00 EUR je Einzelfall bzw. Kasse/Monat zu beteiligen. 4

5 5 Besondere Bestimmungen für Handvorschüsse 5.1 Für den Handvorschussbetrag werden Barschecks in der Kreditorenbuchhaltung ausgestellt. 5.2 Der Betrag des Handvorschusses, der 150,00 nicht übersteigen sollte, ist nach dem durchschnittlichen Bedarf für einen Monat zu bemessen. 5.3 Der/Die Verwalter/in des Handvorschusses darf nur Auszahlungen leisten, die dem genehmigten Verwendungszweck entsprechen. 5.4 Der Handvorschuss und ggf. die angenommenen Einzahlungen müssen stets in Bargeld oder Belegen vorhanden sein. Der Unterschiedsbetrag zwischen den Summen der Einzahlungen und Auszahlungen in der Anschreibeliste muss mit dem Bargeldbestand übereinstimmen. 5.5 Ausgabenbelege sind vom Verwalter/in bzw. Vertreter/in mit Angabe der dienstlichen Notwendigkeit, Name in Klarschrift und Unterschrift zu ergänzen möglichst direkt auf dem Beleg ohne Überschreibungen. Sofern diese Zusatzangaben fehlen, bzw. wenn Belege dem Barkassenzweck widersprechen, darf keine Erstattung vorgenommen werden. Solche Belege sind unter Angabe des Grundes über die Vorgesetzten zurück zu geben. 5.6 Sobald die Voraussetzungen für die Bewilligung des Handvorschusses ganz oder teilweise entfallen sind, hat der/die Fachbereichs-Leiter/in die vollständige oder teilweise Rückzahlung des Handvorschusses zu veranlassen. 6 Besondere Bestimmungen für Geldannahmestellen 6.1 Für jede neu einzurichtende Geldannahmestelle wird von der Kreditoren-Buchhaltung eine Debitorennummer vergeben, die bei Einzahlung auf das Universitätskonto (Konto-Nr. 108) mit anzugeben ist. 6.2 Von den Geldannahmestellen dürfen keine Auszahlungen geleistet werden. 7 Mitwirkungspflichten und Haftung der Mitarbeiter/innen 7.1 Es besteht eine unverzügliche Meldepflicht bei Diebstahl oder im Fall eines Einbruchs. Auch der Verlust von Geld, Quittungen, Wertkarten und marken ist dem Dezernat I B, der Rechtsabteilung, der Internen Revision sowie dem Dezernat IV zu melden. Letzteres wird dem/der zuständigen Hausmeister/in des Bereichs, in dem die Handvorschusskasse oder Geldannahmestelle geführt wird, anweisen, die Schließ- und Sicherheitssysteme zu überprüfen und ggfs. auszutauschen. Ggfs. ist der Aufbewahrungsort der Geldannahmestelle bzw. Handvorschusskasse zu ändern. 7.2 Es gelten die allgemeinen Grundsätze zur Schadenshaftung. Damit haften die Beschäftigten nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Im Folgenden ist mindestens von grober Fahrlässigkeit auszugehen: a) Die Überschreitung des Höchstbetrages über Nacht, sofern noch eine Einzahlmöglichkeit am Abend bestand oder bei regelmäßigen Abendveranstaltungen keine Abgabe am Nachttresor der Sparkasse realisiert wurde. b) Die unterlassene Schlüsselbeschaffung bei Verlust bzw. die unverschlossene Verwahrung oder die fehlende Beaufsichtigung im öffentlichen Bereich. 5

6 7.3 Kommt es zu einem gewaltsamen Überfall oder Raub, werden alle mit Transport und Verwahrung Beauftragten angewiesen, dienstliche Kassenbehältnisse bzw. Gelder, Schecks und Wertgegenstände widerstandslos herauszugeben. Die Wahrung der geistigen und körperlichen Unversehrtheit steht im Vordergrund. Der Vorgang ist sofort mindestens telefonisch bei der Polizei anzuzeigen. Bei Verletzungen jeglicher Art wird die Vorstellung bei einem Arzt empfohlen. Der Arbeitgeber ist darüber unverzüglich zu informieren. Sobald Sie dazu in der Lage sind, ist eine Ablaufbeschreibung incl. Täterbeschreibung zu fertigen. 8 Sondergenehmigung zur Geldannahme für Teilnehmergebühren bei Veranstaltungen 8.1 Teilnehmergebühren über 10,00 pro Person fallen nicht mehr unter Kleinbeträge und sind grundsätzlich unbar zu erheben. In Ausnahmefällen (z. B. für ausländische Teilnehmer ohne eigenes Konto) sind Bareinnahmen bei einer Veranstaltung möglich, allerdings nur auf Antrag an die Haushaltsabteilung unter Angabe der Gründe, Höhe der Teilnehmergebühr pro Person und dem voraussichtlich zu erwartenden Gesamtbetrag der jeweiligen Veranstaltung. Der Höchstbetrag für die Bareinnahmen ist in jedem Fall einzeln abzuwägen und richtet sich u. a. nach der Teilnehmergebühr pro Person. Es sind auf Antrag des/der jeweiligen Dekans/in bzw. Leiter/in der fachbereichsfreien Einrichtung zwei verantwortliche Personen zu benennen, die durch die Haushaltsabteilung bestellt und eingewiesen werden, um eine ordnungsgemäße Handhabung des Geldflusses zu gewährleisten. Quittungen, Teilnehmer- und Einzahlungslisten sind auch hier zu erstellen, die Einzahlungen sind auf die in SAP entsprechend eingerichteten Teilnehmerkonten vorzunehmen. 8.2 Die Ausgestaltung der angemessenen Kassensicherheit ist Sache des jeweiligen Veranstalters. Die Kassenverantwortung obliegt den von der Haushaltsabteilung benannten Personen ab dem Zeitpunkt der Einweisung und Übergabe der Dokumente (Anschreibeliste, Quittungsblocks) bis zur Einzahlung der Einnahmen auf das Konto der Philipps-Universität. 9 Scheckannahme und Weitergabedokumentation 9.1 Annahme von Schecks Es ist die Richtlinie für Ausstellung, Annahme, Rückgabe und Weitergabe von Schecks der Philipps-Universität Marburg zu beachten. Diese liegt jeder Geldannahmestelle bzw. Handvorschusskasse vor. Bei neu einzurichtenden GAS und Handvorschusskassen wird diese Richtlinie den neuen Verwaltern/innen und Vertreter/innen mit der Benennung ausgehändigt. 9.2 Scheckeingang und Scheckeinreichung sind in der Anschreibeliste zu erfassen. Schecks sind im Bestand zu führen. 10 Schließung einer Geldannahmestelle 10.1 Wird eine Geldannahmestelle nicht mehr benötigt, wenn z. B. keine Einzahlungen (innerhalb von 6 Monaten) mehr erfolgen, oder das Beschäftigungsverhältnis des/der Verwalters/in endet und kein/e Nachfolger/in benannt werden kann, ist die Haushaltsabteilung schriftlich davon zu unterrichten, damit ggfs. eine Schließung der GAS in die Wege geleitet werden kann Ist die Schließung einer Geldannahmestelle erforderlich, hat der/die Fachbereichs-Dekan/in bzw. Abteilungsleiter/in einer Einrichtung unter Angabe der Debitorennummer die Interne Revision sowie die Haushaltsabteilung davon in Kenntnis zu setzen und dafür Sorge zu tragen, dass ein vorhandener Bargeldbestand ordnungsgemäß abgeführt wird. Die Archivierung aller 6

7 Zahlstellenunterlagen ist bis Ende des 10. auf die letzte Geldbewegung folgenden Kalenderjahres sicherzustellen. Quittungen, Anschreibelisten etc. sind der Haushaltsabteilung zu übergeben, aber erst nachdem die Kasse durch die Internen Revision geprüft wurde. Die Niederschriften der Internen Revision gehen zur weiteren Veranlassung an die Haushaltsabteilung. Kassenbehälter bzw. Wertkartensysteme oder Registrierkassen incl. aller Schlüssel und Codes sind gegen Quittung an die Beschaffungsstelle abzugeben. Die Quittung ist bei den Zahlstellenunterlagen zu verwahren. Marburg, 01. Februar