Checkliste Betriebskontrolle - IPPC Standard ISPM Nr. 15 Behandler + VPH-Hersteller + Händler*

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1 Checkliste Betriebskontrolle - IPPC Standard ISPM Nr. 15 Behandler + VPH-Hersteller + Händler* I P P C «REGNR» HT Betriebstyp: Behandler: Verpackungsmittelhersteller: Händler*: Erweiterung des Betriebstypen? Verpackungsmittelhersteller: Händler*: Hinweis: Gebührenzettel Position 8 (= Änderungsbescheid) auswählen. * Gemäß 13 p, Abs. 5 PflBeschauV sind IPPC - Holzhändler nur verpflichtet diese Tätigkeit der zuständigen Behörde anzuzeigen. In NRW besteht darüber hinaus die Option einer freiwilligen IPPC Registrierung. Die Einhaltung der Auflagen und Bedingungen des dann abgeschlossenen Öffentlich rechtlichen Vertrages wird in dieser Checkliste geprüft. Tag der letzten Betriebsprüfung: Tag der aktuellen Betriebsprüfung: Reguläre jährliche Prüfung Nachprüfung Tag der letzten Kammerprüfung: Tag der aktuellen Kammerprüfung: Postanschrift: Firma: Straße: PLZ und Ort: Geschäftsführer/in: IPPC-Verantwortliche/r: Telefon- und FaxNr.: adresse: Internetauftritt: ggf. abweichende Adresse der Betriebsstätte: Firma: Straße: PLZ und Ort: ggf. abweichende Rechnungsanschrift: Firma: Straße: PLZ und Ort: Wald und Holz NRW, Schwerpunktaufgabe Waldschutzmanagement Seite 1 von 18

2 Internetveröffentlichung: Einer kostenlosen Veröffentlichung der Firmendaten (Name, Ort, Tel, Fax, ) auf der Internetseite des Julius Kühn-Institutes und des Landesbetriebes Wald und Holz NRW (ohne Registrierungsnummer) wird zugestimmt wird nicht zugestimmt 1. Einkauf / Anlieferung 1.1: Wareneingang Wird HT behandeltes Schnittholz eingekauft?, für den Weiterverkauf Frage Anschlussfrage Festsetzung Ist der eigene Handel mit HT Der Handel behandeltem Holz angezeigt bzw. besteht wird dem LB eine Registrierung als Holzhändler? Wald und Holz NRW schriftlich angezeigt, für die eigene Produktion Werden HT behandelte Holzverpackungen eingekauft? weiter mit 1.2 Sind die eingekauften Holzverpackungen entsprechend dem ISPM Nr. 15 markiert?, angezeigt, registriert Ist der Handel des Lieferanten mit HT behandeltem Holz angezeigt bzw. besteht eine Registrierung als Holzhändler?, angezeigt, registriert Werden noch bauliche Veränderungen an den Verpackungen vorgenommen? Kopien der Rechnungen und Lieferscheine des Lieferanten anfertigen und der Zentrale übersenden Kopien der Rechnungen und Lieferscheine des Lieferanten anfertigen und der Zentrale übersenden Erläuterung: Eine Zuordnung von zugekaufter Ware zu selbst hergestellter Ware muss möglich sein um öffentlich rechtlich gegen Fehlverhalten vorgehen zu können. Dem IPPC Betrieb eröffnet diese Transparenz auch die Option privatrechtlich ggf. gegen Betrug vorgehen zu können. Wald und Holz NRW, Schwerpunktaufgabe Waldschutzmanagement Seite 2 von 18

3 1.2: Lieferantenliste Ist eine Lieferantenliste vorhanden? Es wird eine Lieferantenliste erstellt 1.3: Prüfung der Dokumentation der Zukäufe (Holz und ggf. Holzverpackungen) (einschl. Archivierung der Lieferscheine und Behandlungsprotokolle für die Dauer von 3 hren) Ist eine ausreichende Dokumentation der Zukäufe (Holz und/oder Verpackungen) vorhanden? Erstellung einer Liste (siehe Beispiellisten B), damit eine Plausibilitätsprüfung (Zuordnung) zwischen Einkauf und Verkauf möglich wird Gibt es eine ausreichende Archivierung der Einkaufsunterlagen zum Nachweis der ISPM 15 - Konformität über mindestens 3 hre? Die Chargenzuordnung zwischen Behandlungsprotokoll und Lieferpapieren ist vorhanden Zeigen die Behandlungsprotokolle neben der Firmenbezeichnung und Reg. Nr.: folgende nach Prioritäten geordnete Prüfkriterien auf: 1. Ist der Temperaturverlauf über 56 C, über die Dauer von mindestens 30 Min., erkennbar? 2. Ist der gesamte Behandlungsverlauf abgebildet? 3. Ist die Chargennummer und das Behandlungsdatum aufgebracht? Alle Unterlagen werden für die noch vorhandenen und alle zukünftig eingekauften Waren beschafft und mindestens drei hre aufbewahrt. Die Lieferanten werden schriftlich aufgefordert die Zuordnung herzustellen; wenn erforderlich ist der Lieferant zu wechseln. Die Lieferanten werden schriftlich aufgefordert die fehlenden Prüfkriterien mit anzugeben; dieses sind die Nummern:. wenn erforderlich ist der Lieferant zu wechseln. Hinweis für die Prüfer: Bei Mängeln bitte Kopie der Lieferscheine, Behandlungsprotokolle anfertigen lassen und der Zentrale übersenden! Wald und Holz NRW, Schwerpunktaufgabe Waldschutzmanagement Seite 3 von 18

4 1.4: IPPC Registrierungsnummer des Lieferanten Ist die Registriernummer der HT-Holz Lieferanten auf deren Rechnungen/Lieferscheinen vermerkt? Der Betrieb fordert seine Lieferanten auf diesen Mangel abzustellen oder wechselt den Lieferanten 2. Verpackungsmittelkennzeichnung und Holz - Lagerung 2.1: Wird behandeltes Holz oder Holzverpackungen von unbehandeltem Holz oder Holzverpackungen räumlich getrennt gelagert? Ist die räumlich getrennte Holzlagerung ausreichend? Ist IPPC Holz als solches erkennbar markiert? Umräumen des Vorrates Markierung der Holzstapel 2.2: Aufbringung der Kennzeichnung im Produktionsprozess Werden Holzverpackungen vor der Behandlung nach IPPC gestempelt? Frage Maßnahmen Festsetzung weiter mit 2.3 Liegt eine Ausnahmegenehmigung vor? Es wird eine Ausnahmegenehmigung beantragt Ordnungswidrigkeitsverfahren Ordnungsverfügung mündl. Verwarnung Verwarnungsgeld Bußgeld Wald und Holz NRW, Schwerpunktaufgabe Waldschutzmanagement Seite 4 von 18

5 2.3: Ausbesserung und Aufarbeitung (Reparatur) von hölzernem Verpackungsmaterial Ausbesserung (es werden höchstens bis zu einem Drittel des hölzernen Verpackungsmaterials ausgetauscht) Werden Holzverpackungen i.s.d. 13r PflBeschVO ausgebessert? weiter mit Gibt es einen Behandlungsnachweis gemäß ISPM Nr.15 über die ausgebesserten Holzanteile der Holzverpackung? Ggf. Erweiterung der Registrierung auf Verpackungsmittelhersteller Alle Unterlagen werden für die noch vorhandenen und alle zukünftig eingekauften Waren beschafft und mindestens drei hre aufbewahrt. Die ausgetauschten Verpackungsholzanteile werden mit dem IPPC-Stempel markiert Ausgebesserte Verpackungsholzanteile werden gemäß ISPM Nr.15 gestempelt Aufarbeitung (es werden mehr als ein Drittel der Bestandteile des hölzernen Verpackungsmaterials ersetzt) Werden Holzverpackungen i.s.d. 13r PflBeschVO aufgearbeitet? Alle bisherigen IPPC-Stempel müssen weiter mit 2.4 unkenntlich gemacht werden Werden die aufgearbeiteten Holzverpackungen unmittelbar nach der Behandlung durch den Behandlungsbetrieb an zwei Seiten mit dem IPPC Stempel versehen? Die aufgearbeiteten Holzverpackungen werden unmittelbar nach der Behandlung mit dem IPPC Stempel an zwei Seiten versehen. Wald und Holz NRW, Schwerpunktaufgabe Waldschutzmanagement Seite 5 von 18

6 2.4: Wird die Markierung gemäß ISPM Nr. 15 ordnungsgemäß angebracht? Es wird ausschließlich die eigene Registriernummer angebracht Mangel führt zu einer Nachprüfung! Wird der Stempel an andere Firmen verliehen? Die aufgebrachten IPPC - Stempel entsprechen den Vorgaben Die aufgebrachten IPPC Stempel sind gut lesbar Beschlagnahmung der Stempel/Schablonen Nachprüfung festsetzen Nennung der Firmen Anordnen des unmittelbaren Einzugs der Stempel durch die Firma Schriftliche Vollzugsmitteilung an den Landesbetrieb Wald und Holz NRW in der genannten Frist Eine korrekte Schablone/Stempel wird beschafft und verwendet Das Personal wird geschult und/oder die Technik der Aufbringung wird geändert Wichtige Hinweise: 1. Wird behandeltes Schnittholz ausgeliefert, ist es nicht erforderlich das Holz mit einem IPPC Stempel zu versehen. Hiervon ist sogar abgeraten, da der gestempelte Holzabschnitt von einem Dritten ggf. zur Herstellung von ansonsten nicht IPPC-konform behandeltem Verpackungsmaterial verwendet und der HT- Behandlungsbetrieb dadurch in Regress genommen werden könnte. Der Holzstapel ist allerdings deutlich als HT-Holz zu kennzeichnen. 2. Werden Paletten oder fertig hergestellte Holzverpackungen HT-behandelt und als solches Holz in den Verkehr gebracht, ist die IPPC Stempelung verpflichtend vorgeschrieben. (Stauholz sollte nur dann gestempelt werden, wenn sichergestellt ist, dass diese ausschließlich nur für Stauzwecke und nicht zur Herstellung von Holzverpackungen nach IPPC genutzt werden) 3. Behandlung / Produktion 3.1: Gibt es eine Dokumentation über Art und Menge der Behandlung gemäß ISPM Nr. 15 und werden die Unterlagen ordnungsgemäß mindestens 3 hre lang aufbewahrt? Ist eine Auflistung des behandelten Holzes vorhanden? Erstellung einer Liste (siehe Beispiellisten Nr. A) Wald und Holz NRW, Schwerpunktaufgabe Waldschutzmanagement Seite 6 von 18

7 Wird die 3-jährige Aufbewahrungsfrist eingehalten? Wird ab sofort berücksichtigt 3.2: Wie erfolgt die Übertragung der Behandlungsprotokolle zu der Stelle, die die Lieferscheine etc. ausstellt? unveränderbar digital oder per Ausdruck veränderbare Datenübertragung Die Datenübertragung erfolgt in Form z.b. einer Exceldatei, wodurch eine Veränderung der Behandlungsdaten möglich wäre Die Datenübertragung wird digital unveränderbar generiert 3.3: Sind die Behandlungsprotokolle eindeutig den Behandlungschargen zuzuordnen? Ist die Chargenzuordnung zwischen Behandlungsprotokoll und Lieferpapieren vorhanden? Die Zuordnung wird hergestellt Zeigen die Behandlungsprotokolle neben der Firmenbezeichnung und Reg. Nr.: folgende nach Prioritäten geordnete Prüfkriterien auf: 1. Ist der Temperaturverlauf über 56 C, über die Dauer von mindestens 30 Min., erkennbar? 2. Ist der gesamte Behandlungsverlauf abgebildet? Die fehlenden Prüfkriterien werden mit angegeben; dieses sind die Nummern:. 3. Ist die Chargennummer und das Behandlungsdatum aufgebracht? Um eine höhere Transparenz zu erhalten, ist es ratsam, die KW-Leistung der Kammer pro m³ anzugeben Wald und Holz NRW, Schwerpunktaufgabe Waldschutzmanagement Seite 7 von 18

8 3.4: Wie wird die Hitzebehandlung durchgeführt? Im Zuge der technischen Trocknung auch hier müssen Kerntemperaturen von 56 C mindestens 30 Minuten lang erreicht werden! Als reine phytosanitäre Maßnahme 4. Prüfung der Behandlungskammern 4.1: Anzahl und Beschriftung Frage Wie viele Hitzebehandlungskammern gibt es insgesamt auf dem Firmengelände? Anzahl:.... Wie viele Hitzebehandlungskammern sind für eine Behandlung nach IPPC Standard ISPM Nr. 15 abgenommen und freigegeben? Anzahl:... Wie viele Hitzebehandlungskammern dienen ausschließlich der Behandlung von Holz für den Export? Wie viele davon sind vom LbWuH NRW abgenommen? (siehe Hinweis in der nächsten Tabellenzeile) Anzahl: / Beschriftung der Kammern Beschriftung:.. Beschriftung:.. Beschriftung:.. Hinweis: Holz (Ware an sich), welches exportiert und für das ein Pflanzengesundheitszeugnis beantragt werden soll, muss entweder in einer abgenommenen Hitzebehandlungskammer oder in einer Hitzebehandlungskammer mit kalibrierten Messfühlern behandelt worden sein. Die Prüfung der Hitzebehandlungskammer bzw. die Kalibrierung der Messfühler wird vom LB Wald und Holz NRW oder einer anerkannten Prüfeinrichtung durchgeführt und bescheinigt. Wald und Holz NRW, Schwerpunktaufgabe Waldschutzmanagement Seite 8 von 18

9 4.2: Wer führte die technische Kammerprüfung durch? Die technische Prüfung der Behandlungskammern erfolgt durch den Pflanzenschutzdienst selbst Die technische Prüfung der Behandlungskammern wurde durch eine, vom Landesbetrieb Wald und Holz NRW anerkannte Prüfeinrichtung durchgeführt 4.3: Art der Hitzebehandlungs- / Trockenkammer Heizung/Ventilator in Kammerdecke Heizung/Ventilator an Kammerwand 4.4: Wie erfolgt der Nachweis, dass im Kern des Holzes 56 C für mindestens 30 Minuten erreicht werden? Über Kerntemperaturmessung Über die Kammertemperatur unter Verwendung einer Referenztabelle französische Referenztabelle gemäß der ISPM Nr. 15 Leitlinie andere:. Ist die Anzahl der vorgeschriebenen Messfühler vorhanden? Die fehlenden Messfühler werden nachgerüstet 4.5: Werden die Parameter des ISPM Nr. 15 erreicht? Die 56 C Holzkerntemperatur werden erreicht. Erhöhung der Heizleistung oder Verkleinerung des Kammervolumens Dieser Mangel bewirkt die unmittelbare Anordnung des Ruhens der Registrierung! Wald und Holz NRW, Schwerpunktaufgabe Waldschutzmanagement Seite 9 von 18

10 4.6: Wie erfolgt die Dokumentation der Kammer- / Temperaturparameter? Automatisch über die Computersteuerung der Anlage Manuell mittels Temperaturmessung Häufigkeit der Messung:... (z.b. Minutentakt) 4.7: Anmerkung für die Prüfer: Bitte stellen Sie den verantwortlichen Beladern der Kammer folgende Frage: Wo platzieren Sie die Messfühler? (siehe 4.7) Namen der kammerverantwortlichen Personen und Antworten : Sind die Messfühler so angeordnet, dass das Prinzip der Messung des kältesten Punktes in der Kammer oder dem Holz erfüllt ist und werden die Messfühler im stärksten Holz platziert? Wird das Prinzip des kältesten Punktes berücksichtigt? Unmittelbare Berücksichtigung des kältesten Punktes in der Kammer Dieser Mangel bewirkt eine unangemeldete Nachprüfung! Wird der Fühler im stärksten Holzquerschnitt der Beladung eingebracht? Unmittelbare Berücksichtigung dieses Kriteriums Dieser Mangel bewirkt eine unangemeldete Nachprüfung! Die verantwortlichen Personen, welche die Kammer beladen und die Fühler anbringen, wissen wo der kälteste Punkt liegt Der entsprechende Personenkreis wird betriebsintern fortgebildet. Dies wird dem LB W+H NRW schriftlich mitgeteilt, incl. Teilnehmerunterschriften Wald und Holz NRW, Schwerpunktaufgabe Waldschutzmanagement Seite 10 von 18

11 4.9: Wie ist die Messgenauigkeit der Fühler? Abweichung Soll- vom Istwert a) Bei Wasserbadkalibrierung: Der Fühler weicht mehr als ± > 0,5 C ab b) Bei Messung der Lufttemperatur: Neujustierung der gesamten Prüfkette oder Austausch dieser Der Fühler weicht mehr als ± > 1,0 C ab Dieser Mangel bewirkt eine Nachprüfung (ggf. ein Ruhen der Registrierung, wenn eine Temperaturabweichung nach oben festgestellt wird) 4.10: Wird die Befüllung der Kammer so durchgeführt, dass die Luft ungehindert das Behandlungsgut umströmen kann? Die Brettstapel sind gelattet. (Die Stapelleisten sollten bei der reinen Hitzebehandlung 24 mm nicht unterschreiten) Unmittelbares Abstellen des Mangels Mangel bewirkt eine unangemeldete Nachprüfung! Die Brettstapel sind längst zur Luftströmung (quer wäre falsch!) so gelattet, dass zwischen den Brettern die Luft hindurchströmen kann. Unmittelbares Abstellen des Mangels Mangel bewirkt eine unangemeldete Nachprüfung! Wald und Holz NRW, Schwerpunktaufgabe Waldschutzmanagement Seite 11 von 18

12 4.11: Sonstige Mängel (laut technischem Prüfprotokoll) Mangel Maßnahme Frist Mangel bewirkt eine unangemeldete Nachprüfung! Wald und Holz NRW, Schwerpunktaufgabe Waldschutzmanagement Seite 12 von 18

13 5. Auslieferung der IPPC Ware 5.1: Kundenliste Es ist eine Liste der belieferten Kunden vorhanden Es wird eine Kundenliste erstellt (siehe Beispiellisten) 5.2: Werden die Behandlungsprotokolle, Lieferscheine und Rechnungen so archiviert, dass im Falle einer Beanstandung eine Rückverfolgung möglich ist? Archivierung ist ausreichend Unmittelbares Abstellen des Mangels Mangel bewirkt eine Nachprüfung! 5.3: IPPC Registrierungsnummer auf den eigenen Lieferscheinen/Rechnungen Wird die Registrierungsnummer nach ISPM Nr. 15 auf die eigenen Lieferscheine/Rechnungen aufgebracht? entfällt, wenn nur eigene Waren verpackt werden Die Registriernummer wird künftig auf den Rechnungen und Lieferscheinen genannt 6. Sonstiges Im Betrieb ist eine ISPM Nr. 15 Leitlinie vorhanden., in Papierform, digital verfügbar Die Leitlinie wird im Betrieb vorgehalten Wald und Holz NRW, Schwerpunktaufgabe Waldschutzmanagement Seite 13 von 18

14 7. Ergebnis der Prüfung, ggf. Anordnung des Ruhens der Registrierung Der Betriebsablauf, einschließlich der Lagerhaltung ist so organisiert, dass die Anforderungen des ISPM Nr. 15 erfüllt werden., ohne Mängel weiter mit Nr. 8, mit geringen Mängeln weiter mit Nr. 8 Die Firma verpflichtet sich die bezeichneten/aufgetretenen Mängel innerhalb der angeführten Fristen abzustellen. Die Zulassung ruht bis zur Nachprüfung. Die Zulassung bleibt bis zur Nachprüfung bestehen. 8. Feststellung und Unterschriften Bei der nächsten Prüfung handelt es sich um eine reguläre jährliche Prüfung. Diese ist im hr fällig um eine Nachprüfung. Diese ist am fällig. Ort, Datum, Unterschrift und ggf. Stempel des/der Inspektors/Inspektorin Dem Betrieb wurde eine Kopie dieser Checkliste mit den vereinbarten Maßnahmen ausgehändigt. Mit der Unterschrift erklärt sich die Firma hiermit ausdrücklich mit der Umsetzung ggf. genannter Maßnahmen innerhalb der angeführten Fristen einverstanden. X Datum und Unterschrift der betriebsbevollmächtigten Person Stempel der Firma Wald und Holz NRW, Schwerpunktaufgabe Waldschutzmanagement Seite 14 von 18

15 Beispiellisten für Hitzebehandlungsbetriebe: HT - Holzproduzent einschließlich Paletten HT - Behandler Warenausgang Name der belieferten Kunden Rechnungsdatum Chargenzuordnung Bei Schnittholz: HT-Holzmenge in m³ oder m² Bei Paletten: Anzahl der Holzverpackungen Plausibilitätsprüfung: Kammerkapazitätsbezogene Produktionsmenge / verkaufter HT-Ware Behandlungsdatum Ggf. Chargen- Nr.* Produzierte HT-Ware Bei Schnittholz: HT-Holzmenge in m³ oder m² Bei Paletten: Anzahl * = wenn nur eine Behandlung pro Tag ausgeführt wird Datum = Chargennummer Wald und Holz NRW, Schwerpunktaufgabe Waldschutzmanagement Seite 15 von 18

16 Beispiellisten für Holzhändler: HT- Holz Händler (Schnittholz) (Anmerkung: die einzelnen Hölzer haben kein IPPC Logo) Warenausgang Name der belieferten Kunden Rechnungsdatum Chargenzuordnung HT-Holzmenge in m³ oder m² Ggf. Anzahl der Holzverpackungen Wareneingang Name des Lieferanten Lieferdatum Chargenzuordnung HT-Holzmenge in m³ oder m² Ggf. Anzahl der Holzverpackungen HT- Holz Händler, welche nur HT- Paletten und kein HT- Schnittholz handeln (Anmerkung: die Paletten haben alle IPPC Logi, welche von HT- Behandlungsfirmen stammen) Warenausgang Name der belieferten Kunden Rechnungsdatum Anzahl der Paletten Wareneingang Name des Lieferanten Lieferdatum Anzahl der Paletten Wald und Holz NRW, Schwerpunktaufgabe Waldschutzmanagement Seite 16 von 18

17 Beispiellisten für Verpackungsmittelhersteller: Verpacker, welche nur die eigenen Produkte verpacken und keine Holzverpackungsmittel für Dritte herstellen (z.b. Firma produziert Aluminiumprofile und verpackt diese selber) Name des HT-Holz Lieferanten Lieferdatum Wareneingang HT-Holzmenge in m³ oder m² Ggf. Anzahl der Holzverpackungen Dienstleistungsverpacker (Kisten- und Palettenproduktion mit bereits behandeltem Holz) welche neben HT-Holz auch unbehandeltes Holz verarbeiten Warenausgang Name der belieferten Kunden Rechnungsdatum Art der Verpackung Anzahl der Holzverpackungen Mittlere verarbeitete HT- Holzmenge in m³ je Verpackung Name des Lieferanten Lieferdatum Wareneingang HT-Holzmenge in m³ oder m² Ggf. Anzahl der Holzverpackungen Wald und Holz NRW, Schwerpunktaufgabe Waldschutzmanagement Seite 17 von 18

18 Dienstleistungsverpacker (Kisten- und Palettenproduktion mit bereits behandeltem Holz) welche nur HT-Holz verarbeiten Warenausgang Name der belieferten Kunden Rechnungsdatum Art der Verpackung Anzahl der Holzverpackungen Name des Lieferanten Lieferdatum Wareneingang HT-Holzmenge in m³ oder m² Ggf. Anzahl der Holzverpackungen --- Wald und Holz NRW, Schwerpunktaufgabe Waldschutzmanagement Seite 18 von 18