Vereinbarung über die Veränderung des Verfahrens der Rechnungsstellung

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1 Vendor-Nummer: Dealpoint Nummer dieser Vereinbarung über die Änderung des Verfahrens der Rechnungsstellung: Vereinbarung über die Veränderung des Verfahrens der Rechnungsstellung [bitte einfügen] Diese Vereinbarung über die Veränderung des Verfahrens der Rechnungsstellung (die Abrechnungsvereinbarung ) wird zwischen der Microsoft Schweiz GmbH, einer Gesellschaft mit Sitz in der Schweiz ( Microsoft ) und [XXXXXX] mit vendor ID # (der Vendor ) abgeschlossen. Der Vendor ist berechtigt, zugehörige und mit ihm verbundene Unternehmen zu binden, indem er diese Vereinbarung für diese Unternehmen abschließt. Die Parteien bestätigen, über die Vollmacht zu verfügen, diese Abrechnungsvereinbarung für das jeweilige vertragsschließende Unternehmen abschließen zu können. Diese Abrechungsvereinbarung tritt am [date] in Kraft (der Zeitpunkt des Inkrafttretens ). Diese Abrechnungsvereinbarung besteht aus: den nachfolgenden Bestimmungen; weiteren Anlagen. Adressen und Kontaktangaben Microsoft Adresse: Microsoft Switzerland Richtistrasse Wallisellen (Zurich) SWITZERLAND zur Kenntnis: MS Switzerland AP Telefon: Fax: Adresse: apch@microsoft.com Adresse: zur Kenntnis: Telefon: Fax: -Adresse: Vendor Laufzeit Zeitpunkt des Inkrafttretens der Abrechnungsvereinbarung: [date] Laufzeit der Abrechnungsvereinbarung: bis zur Kündigung gemäß Ziffer 10 Invoicing Process Change Agreement (01/08/11) - Schweiz

2 Wie folgt vereinbart Unterschrift: Microsoft Unterschrift: Vendor Name: Peter Waser Funktion: General Manager Schweiz Datum: 1 August 2012 Name: Funktion: Datum: Ebenfalls - soweit zutreffend - für den folgenden mit dem Vendor verbundenen Unternehmen abgeschlossen: Name des verbundenen Unternehmens: ZIFFER 1 Zweck Zweck der Abrechnungsvereinbarung ist es, die in verschiedenen zwischen den Parteien bestehenden Serviceverträgen ( Serviceverträge ) enthaltenen Bestimmungen zum Verfahren der Rechnungsstellung mit dem Ziel zu ergänzen und abzuändern, eine Ermächtigungsgrundlage für die an eine dritte Partei ausgegliederte Erstellung von elektronischen Rechnungen unter diesen Serviceverträgen zu schaffen. Der Vendor erklärt sich damit einverstanden, dass durch diese Abrechnungsvereinbarung die Bestimmungen aller bestehenden Serviceverträge ergänzt und geändert werden. ZIFFER 2 Begriffsbestimmungen Die hierin verwendeten und nicht abweichend definierten Begriffe mit großem Anfangsbuchstaben haben die ihnen in den Serviceverträgen beigemesse Bedeutung. Im Rahmen dieser Abrechnungsvereinbarung bezeichnet: Elektronische Rechnungsstellung das Verfahren der Ausstellung einer elektronischen Version einer Rechnung, die eine qualifizierte elektronische Signatur enthält. ZIFFER 3 Beschreibung der Funktionsweise der elektronischen Rechnungsstellung Microsoft wird dem Vendor eine Funktionalität zur elektronischen Rechnungsstellung für die Verarbeitung von Rechnungen über Zahlungen für Services, die der Vendor gegenüber Microsoft gemäß den Serviceverträgen erbracht hat, zur Verfügung stellen. Microsoft wird dem Vendor die Funktionalität zur elektronischen Rechnungsstellung durch einen Drittanbieter ( Drittanbieter ) zur Verfügung stellen. Zum Zeitpunkt des Inkrafttretens dieser Abrechnungsvereinbarung wird die Funktonalität zur elektronischen Rechnungsstellung von dem Drittanbieter TrustWeaver AB zur Verfügung gestellt. Ein detailliertes Flussdiagramm der Funktionalität zur elektronischen Rechnungsstellung liegt dieser Abrechnungsvereinbarung als Anlage A ( Überblicksflussdiagramm ) an. ZIFFER 4 Ermächtigung zur Erstellung von elektronischen Rechnungen und zur elektronischen Signierung Der Vendor ermächtigt den Drittanbieter, die Rechnungsdaten des Vendors, die zu diesem Zeitpunkt noch keine Originalrechnung darstellen, entgegenzunehmen und nachfolgend mit einer elektronischen Signatur zu versehen, um im Namen und für den Vendor elektronische Rechnungen auszustellen. Der Vendor bestätigt und erklärt sich ausdrücklich damit einverstanden, dass: Invoicing Process Change Agreement (01/04/11) - 2 -

3 ZIFFER 5 der Drittanbieter die elektronischen Signaturen mittels eines privaten Schlüssels anbringen wird, der den Zertifikaten entspricht, die ihm von anderen Anbietern von Zertifizierungsdiensten ausgestellt wurden; und die elektronische Rechnung des Vendors einen Hinweis enthalten kann, der die Zusammenhänge dieser Ausgliederung der Erstellung von elektronischen Rechnungen beschreibt. Einhaltung steuerlicher Vorschriften und Verantwortlichkeit Mittels dieser Abrechnungsvereinbarung sollen alle aus dem anwendbaren, die elektronische Rechnungsstellung regulierenden Recht folgenden Anforderungen bezüglich der Vereinbarung zwischen den an der Rechnungsstellung beteiligten Parteien und Dritten, die nicht Partei des zugrundeliegenden Geschäftsabschlusses sind, insbesondere im Hinblick auf die Erstellung von elektronischen Rechnungen im Namen und für die Parteien, die rechtlich zur Ausstellung von Rechnungen verpflichtet sind, eingehalten werden. Diesbezüglich bestätigt der Vendor und erklärt sich damit einverstanden, dass: (c) (d) (e) (f) der Vendor gegenüber den zuständigen Behörden vollständig für die Rechnung und die Mehrwertsteuer und andere steuerliche Angelegenheiten verantwortlich bleibt. Unter anderem bleibt der Vendor, so als ob die Rechnungen unmittelbar vom Vendor ausgestellt wurden, vollständig verantwortlich für - soweit einschlägig - die Mitteilung und Zahlung der Mehrwertsteuer und anderer anfallender Steuern; der Vendor weder mittelbar noch unmittelbar Rechnungsdaten an den Drittanbieter übermittelt, die unter dem anwendbarem Recht von einem Dritten für die Erstellung von Rechnungen im Namen und für den Vendor nicht verwendet werden dürfen; der Vendor, sobald er seine Originalrechnungsdaten an Microsoft übermittelt hat, eine Kopie der signierten elektronischen Rechnung, die von dem Drittanbieter in seinem Namen und für ihn ausgestellt wurde, und/oder eine Mitteilung von Microsoft, dass für ihn der Online-Zugang zu der elektronischen Rechnung freigeschaltet wurde, erhält. Der Vendor wird innerhalb von sieben (7) Geschäftstagen nach dem Zeitpunkt, zu dem ihm die signierte elektronische Rechnung verfügbar geworden ist, Microsoft alle in der elektronischen Rechnung enthaltenden erkennbaren Fehler anzeigen; die Rechnung als wirksam gestellt gilt, wenn der Vendor nicht innerhalb des in Ziffer 5(c) bestimmten Zeitrahmens einen erkennbaren Fehler in der Rechnung angezeigt hat; der Vendor verpflichtet ist, Microsoft über alle Änderungen der den Vendor betreffenden Informationen in Kenntnis zu setzen, die für die Wirksamkeit dieser Abrechnungsvereinbarung oder die fehlerfreie Erstellung der elektronischen Rechnungen des Vendors durch den Drittanbieter gemäß dieser Abrechnungsvereinbarung von Bedeutung sein könnten; und der Vendor verpflichtet ist, alle Maßnahmen zu ergreifen, die erforderlich sind, um sicherzustellen, dass die Verfahren zur elektronischen Rechnungsstellung des Vendors sowie aller relevanten Vertreter und Dienstleister des Vendors, die nicht Gegenstand dieser Abrechnungsvereinbarung sind, alle einschlägigen rechtlichen Anforderungen, einschließlich der Archivierung der original signierten elektronischen Rechnung, erfüllen. ZIFFER 6 Grundsätzlicher Ausschluss der Selbstfakturierung; Ausnahmebestimmungen Sofern etwas anderes nicht ausdrücklich mit Microsoft vereinbart ist, bestätigt der Vendor hiermit und erklärt sich damit einverstanden: dass es sich bei der Ausstellung von Rechnungen gemäß dieser Abrechnungsvereinbarung nicht um eine Selbstfakturierung (die Erstellung einer Rechnung durch Microsoft im Namen und für den Vendor) handelt und die Ausstellung von Rechnungen gemäß dieser Abrechnungsvereinbarung insofern auch nicht Gegenstand der einschlägigen rechtlichen Anforderungen für eine Selbstfakturierung ist; und die unter den Serviceverträgen zwischen den Parteien erbrachten Leistungen gegenüber den Steuerbehörden als direkte Rechnungsstellung des Vendors an Microsoft dazustellen, wobei die Erstellung der Rechnung an den Drittanbieter ausgegliedert ist. Ungeachtet des Voranstehenden bestätigt der Vendor für den Fall, dass eine gemäß dieser Abrechnungsvereinbarung ausgestellte Rechnung von einer Steuerbehörde als gemäß einer Absprache zur Selbstfakturierung erstellt eingestuft wird, was folgt und erklärt sich damit einverstanden, dass: Invoicing Process Change Agreement (01/04/11) - 3 -

4 (1) alle Bestimmungen aus der vorstehenden Ziffer 5 (Einhaltung steuerlicher Vorschriften und Verantwortlichkeit) gleichermaßen auf das als Selbstfakturierung angesehene Verhältnis Anwendung finden; und (2) der Vendor gemäß der auf die jeweiligen Verfahren zur elektronischen Rechnungsstellung anwendbaren Rechtsvorschriften alle anderen spezifisch anwendbaren rechtlichen Anforderungen für die Selbstfakturierung einhalten wird. ZIFFER 7 Einverständnis mit dem Erhalt von Rechnungen in elektronischer Form Microsoft erklärt sich damit einverstanden, Rechnungen des Vendors in elektronischer Form zu erhalten und diese elektronischen Rechnungen für Steuerzwecke als Originale zu behandeln. ZIFFER 8 Räumlicher Anwendungsbereich Microsoft und der Vendor sind sich darüber einig, dass diese Abrechnungsvereinbarung nur auf solche Rechnungen anzuwenden ist, die vom Vendor oder einem mit dem Vendor verbundenen Unternehmen gegenüber derjenigen Microsoft-Gesellschaft ausgestellt werden, die diese Abrechnungsvereinbarung abgeschlossen hat. Zudem vereinbaren die Parteien, dass alle unter den Serviceverträgen zwischen den Parteien gestellten Rechnungen in elektronischer Form erstellt werden sollen, es sei denn, es ist etwas anderes bestimmt und zwischen den Parteien vereinbart. ZIFFER 9 Sonstiges Diese Abrechnungsvereinbarung wird ausschließlich zum Zwecke der Einhaltung steuerlicher Vorschriften abgeschlossen. Rechte und Pflichten hinsichtlich Haftungs- oder wirtschaftlichen Gesichtspunkten der Ausstellung elektronischer Rechnungen oder diesbezüglich dem Vendor zur Verfügung gestellter elektronischer Signaturdienste werden von dieser Abrechnungsvereinbarung nicht behandelt oder berührt. Alle Verpflichtungen aus den Serviceverträgen bestehen unverändert fort. Diese Abrechnungsvereinbarung ermächtigt den Drittanbieter nicht, im Namen und für den Vendor zu handeln, es sei denn dies ist hierin ausdrücklich bestimmt. ZIFFER 10 Beendigung Diese Abrechnungsvereinbarung kann jederzeit entweder von Microsoft oder vom Vendor unter Wahrung einer Frist von dreißig (30) Geschäftstagen gegenüber der anderen Partei gekündigt werden. Einer Mitteilung des Vendors gegenüber dem Drittanbieter bedarf es nicht. Diese Abrechnungsvereinbarung bleibt bis zu einer solchen Kündigung oder dem Auslaufen der verschiedenen Serviceverträge in Kraft. ZIFFER 11 Rechtswahl, Gerichtsstand Diese Abrechnungsvereinbarung unterliegt dem schweizerischen Recht. Die Parteien vereinbaren die zuständigen Gerichte der Stadt Zürich als ausschließlichen Gerichtsstand. Invoicing Process Change Agreement (01/04/11) - 4 -

5 Anlage A Elektronische Rechnungsstellung gegenüber Microsoft Der Vendor meldet sich bei MS Invoice an Microsoft bezahlt die Rechnung gemäß bestehender Bedingungen Der Vendor gibt die Rechnung in MS Invoice ein Wird die Rechung freigegeben? JA Der Vendor wird aufgefordert, das Original herunterzuladen NEIN Der Drittanbieter versieht für den Vendor die Rechnung mit einer digitalen Signatur Der Vendor erhält eine Mitteilung, dass die Freigabe verweigert wurde Der Vendor lädt das Original herunter oder es wird ihm per zugesandt Der Drittanbieter übermittelt für den Vendor die original signierte Rechnung an Microsoft Microsoft entfernt alle Versionen der übermittelten Rechnung aus ihrem System Microsoft entfernt die Originalhändlerversion der Rechnung aus ihrem System Microsoft bestätigt die Rechnung und leitet diese, soweit erforderlich, zur Freigabe weiter Der Vendor hat über MS Inquire jederzeit Zugriff auf die Rechnungsangaben oder eine Kopie der gesamten Rechung [Der Rest dieser Seite wurde bewusst freigelassen] Invoicing Process Change Agreement (01/04/11) - 5 -