4 OBJEKTE IN FOLIEN. 4.1 Tabellen Erstellen von Tabellen

Transkript

1 MS PowerPoint 2010 Basis Objekte in Folien 4 OBJEKTE IN FOLIEN Folien können geschriebene Inhalte als Text beinhalten oder es werden die Informationen in Form einer Tabelle, eines Diagramms, als Bild oder als Grafik angezeigt. PowerPoint biete in manchen Layouts diese Objekte bereits fix an. Unabhängig davon können jedoch alle diese Objekte in jeder beliebigen Folie verwendet werden. Erarbeiten Sie in diesem Abschnitt den sinnvollen Einsatz dieser Elemente und deren Formatierung. 4.1 Tabellen Informationen mit Auflistungen, besonders, wenn darin viele Zahlen vorkommen, stellt man am besten in tabellarischer Form dar. Die Erstellung und Bearbeitung erfolgt sehr in Anlehnung der Arbeitsweise, wie sie bei Tabellen aus Word, dem Textverarbeitungsprogramm in Office 2010, bekannt ist Erstellen von Tabellen Erstellung über das Tabellen-Symbol auf der Folie Verwenden Sie Ihre bestehende Datei Meine 1.Präsentation.pptx für die Schrittfolge zur Erstellung einer Tabelle oder öffnen Sie die Präsentation, die für dieses Kapitel zur Verfügung steht. 1. Öffnen Sie die Präsentation und fügen Sie nach der Folie Aufzählung mit START /NEUE FOLIE eine Folie im Layout Titel und Inhalt ein. Meine 1.Präsentation- Kap.4.1.pptx 2. Mit einem Klick auf das TABELLEN-Symbol auf der Folie erhalten Sie einen Dialog zur Festlegung der Zeilenund Spaltenanzahl. 3. Geben Sie die Angaben direkt in die Felder ein oder benutzen Sie dazu die Drehfelder. Bestätigen Sie die Angaben mit. 4. Es wird eine Tabelle mit dem Standardlayout der jeweiligen Designvorlage als Objekt eingefügt. Team ALGE 57

2 Objekte in Folien MS PowerPoint 2010 Basis Aktivierte Objekte werden mit einem Objektrahmen umgeben. In diesen sind Anfassmarkierungen, die zur Größenänderung verwendet werden. Wenn der Folienhintergrund angeklickt wird, verlässt man das Objekt und der Rahmen verschwindet. 5. Vergeben Sie der Folie den Titel Tabelle. Alternative Arbeitsweise: Erstellung über die Schaltfläche TABELLE 1. Steht Ihnen das TABELLEN-Symbol nicht zur Verfügung, so klicken Sie im Register EINFÜ- GEN auf die Schaltfläche TABELLE. 2. Markieren Sie mit der Maus die Spalten und Zeilen, in deren Anzahl Sie die Tabelle erstellen möchten. 3. Es wird die gewünschte Tabelle, wie oben bereits ausgeführt, erstellt Text in eine Tabelle auf einer Folie eingeben und bearbeiten Klicken Sie in die Zelle, in der Sie den Text einfügen möchten. Damit steht der Cursor in der Zelle und der Text kann eingegeben werden. Mit der Taste gelangen Sie die nächste Zelle. Zur Textkorrektur verwenden Sie die Taste oder die Taste. Zur Bearbeitung von Tabellen steht für Sie nun im Menüband TABELLENTOOLS mit ENTWURF und LAYOUT zur Verfügung. 1. Klicken Sie in die mittlere Zelle der ersten Zeile und schreiben Sie Montag 2. Wechseln Sie mit in die nächste Zelle und schreiben Dienstag 58 Team ALGE

3 MS PowerPoint 2010 Basis Objekte in Folien 3. Mit einem weiteren gelangen Sie in die nächste Zeile 4. Geben Sie hier das Wort Vormittag ein und wechseln mit der Cursortaste in die darunter liegende Zelle 5. Ergänzen Sie die Zelleingaben wie in der Abbildung Zeilen, Spalten, die ganze Tabelle auswählen Um ganze Zeilen oder Spalten zu formatieren, neue einzufügen oder zu löschen, müssen diese zuvor markiert werden. Stellen Sie sich in die Zeile bzw Spalte, die Sie markieren möchten, und wählen Sie aus der DropDown-Liste der Schaltfläche AUSWÄHLEN den entsprechenden Befehl. Die Schaltfläche finden Sie im Register TABELLENTOOLS/LAYOUT/ Gruppe TABELLE Zeilen und Spalten einfügen, löschen Abhängig von der Position des Cursors in der Tabelle können Zeilen bzw Spalten über die entsprechenden Schaltflächen in der Gruppe ZEILEN UND SPALTEN im Register LAYOUT in eine Tabelle eingefügt werden. 1. Tippen Sie in der letzten Zelle der Tabelle die Taste, so erhalten Sie darunter eine neue Zeile, in der Sie Ihre Eingaben fortsetzen können. 2. Klicken Sie in eine der Zellen der Spalte Dienstag 3. Wählen Sie in der nun eingeblendeten Tabellentools das Register LAYOUT und in der Gruppe ZEILEN UND SPALTEN den Befehl RECHTS EINFÜGEN 4. Ergänzen Sie in der Überschriftenzeile die rechte Zelle mit Mittwoch Ergebnis: Sie haben die Tabelle um eine Zeile und eine Spalte erweitert. Team ALGE 59

4 Objekte in Folien MS PowerPoint 2010 Basis Über die Schaltfläche LÖSCHEN in der Gruppe ZEILEN UND SPALTEN erhalten Sie die Möglichkeit, Spalten/Zeilen zu entfernen. 5. Klicken Sie in eine Zelle der letzten (leeren) Zeile 6. Öffnen Sie aus den Tabellentools im Register LAYOUT /ZEILEN UND SPALTEN die DropDown-Liste zum Befehl LÖSCHEN und klicken darin auf ZEILE LÖSCHEN. Beachten Sie, dass sich die Tabelle dabei nicht automatisch an die Folie anpasst, sodass eventuell eine Nachformatierung notwendig wird. Ergebnis: Spaltenbreite und Zeilenhöhe verändern Änderung von Zeilenhöhe und Spaltenbreite werden in Register LAYOUT in der Gruppe ZELLENGRÖSSE durchgeführt. Haben Sie die Zeile(n)/Spalte(n) markiert, so kann die Höhe/Breite entsprechend definiert werden. Geben Sie den konkreten Wert ein oder benutzen Sie die Drehfelder. 1. Markieren Sie eine Zelle der ersten Zeile und Stellen Sie die Zeilenhöhe auf 2. Markieren Sie die Überschriften und formatieren Sie diese in LAYOUT /AUSRICHTUNG mit vertikaler und horizontaler Zentrierung Tabellengröße ändern Eine gleichmäßige Breiten- bzw Höhenänderung des gesamten Platzhalters für Tabellen lässt sich an den mittleren Angriffspunkten der Tabelle manuell anpassen. 60 Team ALGE

5 MS PowerPoint 2010 Basis Objekte in Folien 4.2 Diagramme Zur visuellen Unterstützung eines Vortrages sind PowerPoint-Präsentationen besonders beliebt. Die Referenten können ihre Informationen in den Folien leicht verständlich aufbereiten um damit ihren Vortrag interessant zu gestalten. Oft ist es eine Reihe von Zahlen, die den Zuhörer kaum in Erinnerung bleibt. Stellen Sie dieses Zahlenkonvolut doch besser in Form eines Diagramms dar. Das ist übersichtlicher und bleibt somit besser in Erinnerung Diagramme verwenden Diagramme verwenden Sie, um tabellarische Werte in einer optisch ansprechenden und einprägsamen Weise darzustellen. Die Basis aller Diagramme bilden daher die Tabellen, in denen diese Zahlen erfasst wurden. Erstellen eines Diagramms Verwenden Sie Ihre bestehende Datei Meine 1.Präsentation.pptx für die Schrittfolge zur Erstellung eines Diagramms oder öffnen Sie die Präsentation, die für dieses Kapitel zur Verfügung steht. Meine 1.Präsentation- Kap.4.2.pptx 1. Öffnen Sie die Präsentation und fügen Sie nach der Folie Tabelle mit START /NEUE FOLIE eine Folie im Layout Titel und Inhalt ein. 2. Mit einem Klick auf das DIAGRAMM-Symbol auf der Folie erhalten Sie einen Dialog zur Festlegung des Diagrammtyps. 3. Wählen Sie im Verweisbereich des Dialogs den Eintrag SÄULE aus und in der Palette die Form GRUPPIERTE SÄULEN 4. Schließen Sie die Auswahl mit ab. Team ALGE 61

6 Objekte in Folien MS PowerPoint 2010 Basis 5. Geben Sie zum Schluss der Folie einen Namen. Schreiben sie in den Titelplatzhalter: Diagramm Dieser Folientitel ist nicht gleichzusetzen mit dem Titel des Diagramms (siehe Seite 64) Säulen-, Balken-, Linien-, Kreisdiagramm erstellen Über den Dialog DIAGRAMM EINFÜGEN werden in Kategorien geordnet, verschiedene Diagrammtypen angeboten. Nachdem Sie den Typ mit bestätigt haben, erscheint auf dem Bildschirm zusätzlich eine MS-Excel-Arbeitsmappe, die bereits Werte für ein Musterdiagramm beinhaltet. Auf Ihrer Folie wird das Standard-Diagramm dazu angezeigt. Datenreihen Datenbestand in tabellarischer Form Kategorien Der Übersichtlichkeit wegen, wird in dieser Unterlage die Abreitsweise nur an den Diagrammtypen Säulen und Balken erklärt. Datenauswahl, Einbinden weiterer Diagrammelemente und deren Formatierung sind in allen Diagrammtypen in gleicher Weise zu bearbeiten. 62 Team ALGE

7 MS PowerPoint 2010 Basis Objekte in Folien Eingabe der Daten 1. Korrigieren Sie den Zellinhalt der Excel-Tabelle auf die Werte der nachstehenden Abbildung. 2. Nicht benötigte Datentreihen und spalten können durch Ziehen am Anfasspunkt des Markierungsrahmens für die Diagrammanzeige entfernt werden. Das Diagramm auf der Folie passt sich automatisch den neuen Werten an. 3. Durch Schließen des Excel-Fensters wird die Erstellung des Diagramms abgeschlossen. Änderung der Daten eines bestehenden Diagramms Wenn ein Diagramm aktiviert ist (Objektrahmen ist sichtbar), so werden drei weitere Register (Diagrammtools) in das Menüband eingeblendet. Verwenden Sie in DIAGRAMMTOOLS /ENTWURF /DATEN die Schaltfläche DATEN BEARBEITEN um wieder in die Excel-Tabelle zu gelangen. Hier können Sie neue Datenreihen hinzufügen oder bestehende Werte verändern Diagrammtyp ändern Im bisher erstellten Diagramm sind die Daten als Säulen dargestellt. Es sollen aber an Stelle der Säulen Balken die Umsatzwert anzeigen. Verwenden Sie dazu die Diagrammtools Register Entwurf. Den DIAGRAMMTYP ÄNDERN Sie über die gleichnamige Schaltfläche in der Gruppe TYP. Dabei erhalten Sie wieder den Dialog, der Ihnen den neuen Diagrammtyp auswählen lässt. Abbildung Diagrammtools /Entwurf Team ALGE 63

8 Objekte in Folien MS PowerPoint 2010 Basis 1. Aktivieren Sie das bestehende Diagramm auf der Folie 2. Wählen Sie DIAGRAMMTOOLS /ENTWURF /TYP /DIAGRAMMTYP ÄNDERN 3. Unter der Kategorie BALKEN wählen Sie GESTAPELTE BALKEN und bestätigen die Auswahl mit. 4. Zur raschen Formatierung wählen Sie aus der Gruppe DIAGRAMMFORMATVORLA- GEN eines der vorgefertigten Formate aus (zb Formatvorlage 26). Die Bezeichnung erscheint als Quick-Info wenn Sie mit der Maus über die verschiedenen Vorlagen streichen Diagrammtitel hinzufügen, entfernen, bearbeiten Register LAYOUT Ist zusätzlich zum Folientitel auch noch eine konkrete Überschrift über dem Diagramm notwendig, fügen Sie diese über DIAGRAMMTITEL im Register LAYOUT/BESCHRIFT- UNGEN hinzu. Über die Auswahlliste legen Sie auch die Position fest. 1. Wählen Sie DIAGRAMMTOOLS /LAYOUT /BESCHRIFTUNGEN /DIAGRAMMTITEL und aus der DropDown-Liste den Eintrag ÜBER DIAGRAMM 64 Team ALGE

9 MS PowerPoint 2010 Basis Objekte in Folien 2. Markieren Sie das Eingabefeld und überschreiben Sie den vorgegebenen Text mit Umsatzvergleich Linz / Graz 3. Verlassen Sie das Eingabefeld Benötigen Sie keinen Titel wählen Sie den Eintrag KEINE Datenbeschriftung hinzufügen: Wert, Prozentsatz Die Schaltflächen der Gruppe BE- SCHRIFTUNGEN helfen Ihnen auch bei der Beschriftung der einzelnen Datenreihen durch deren Werte. Legen Sie über die Auswahlliste fest, wo die Datenbeschriftung positioniert werden soll. Über den Befehl WEITERE DATENBESCHRIF- TUNGSOPTIONEN gelangen Sie in den Dialog DATENBESCHRIFTUNGEN FORMATIE- REN. Hier aktivieren Sie zb in einem Kreisdiagramm die Anzeige von Prozentsatz, oder Wert, wenn Sie eine Beschriftung in einem Säulendiagramm hinzufügen möchten. 1. Aktivieren Sie das Diagramm und klicken Sie in einen Balken der Datenreihe Linz 2. Wählen Sie DIAGRAMMTOOLS /LAYOUT /BESCHRIFTUNGEN und aus der DropDown- Liste den Eintrag ENDE AUSSERHALB 3. Klicken Sie auf einen Balken der Datenreihe Graz und wiederholen Sie den Vorgang. Viele der Befehle so auch das Formatieren einer Datenbeschriftung können über das Kontextmenü des jeweiligen Elements erfolgen. Team ALGE 65

10 Objekte in Folien MS PowerPoint 2010 Basis Ergebnis: Hintergrundfarbe eines Diagramms ändern Register FORMAT Oft wird das Diagramm mit einer dem Design angepassten Hintergrundfarbe und entsprechenden Datenreihen-Farben nicht ganz Ihren Anforderungen entsprechen. Zur optischen Aufbesserung können die einzelnen Elemente eines Diagramms unterschiedlich formatiert werden. 1. Aktivieren Sie das Diagramm und klicken auf den Objektrahmen. Im Register DIAGRAMMTOOLS /FORMAT /AKTUELLE AUS- WAHL wird in der DropDown-Liste DIAGRAMMELE- MENTE der Eintrag Diagrammbereich eingeblendet 2. Wählen Sie den Befehl AUSWAHL FORMATIEREN 66 Team ALGE