Gebäude anlegen Der Gebäude-Assistent

Transkript

1 Gebäude anlegen Der Gebäude-Assistent Sie finden den Gebäude-Assistenten an folgenden Stellen: Übersichtsseite Im Eingabemodus 1 Seite

2 Auf der ersten Seite erhalten Sie allgemeine Informationen zum Gebäude-Assistenten Lesen Sie den Text und klicken dann auf Weiter.. Im ersten Schritt erfragt der Assistent die Grundinformationen zum Gebäude. 2 Seite

3 Vergeben Sie zunächst eine aussagekräftige Bezeichnung für das Gebäude, z.b. 2-Familienhaus Berlin - Stettiner Str. 17. Das Programm erstellt automatisch eine Kurzbezeichnung für das Gebäude. Diese können Sie jedoch mit einer eigenen Kurzbezeichnung ersetzten (z.b. 17). Vergeben Sie Kurzbezeichnungen, die es Ihnen ermöglicht das Gebäude eindeutig zu identifizieren, da Sie im Programm später nur die Kurzbezeichnung angezeigt bekommen. Optional können Sie im nächsten Feld eine Gebäudenummer vergeben. In den nächsten Feldern geben Sie die genaue Anschrift des Gebäudes an. Im nächsten Abschnitt werden die Abrechnungszeiträume für die Betriebs- und Heizkosten eingetragen. Der WISO Hausverwalter nimmt zunächst an, dass die Betriebskostenperiode und die Heizkostenperiode denselben Zeitraum umfassen. Wenn die Abrechnungsperioden für das Gebäude jedoch voneinander abweichen, aktivieren Sie das Kreuz vor dem Heizkostenabrechnungszeitraum mit einem Mausklick. Anschließend können Sie den abweichenden Zeitraum eintragen. Sie können den Zeitraum entweder von Hand eintragen, schneller und komfortabler geht es jedoch über den interaktiven Kalender. Diesen rufen Sie mit einem Mausklick auf das Symbol neben dem Feld. Dadurch öffnet sich ein Kalender. Im oberen Bereich können Sie das entsprechende Jahr auswählen, z.b. von 2007 bis Seite

4 Mit einem Klick auf den entsprechenden Tag (z.b wählen Sie den ersten Tag des Abrechnungszeitraumes aus. Mit einem weiteren Klick bestimmen Sie das End-Datum (z.b ). Mit einem Mausklick auf Übertragen wird der Zeitraum automatisch übernommen. Umlageschlüssel und Umlagekonten kopieren aus Anfallende Kosten werden auf Umlagekonten gebucht (z.b. Grundsteuer, Wasser, Strom usw.). Die Verteilung der Kosten auf die einzelnen Bewohner erfolgt über Umlageschlüssel (z.b. m² oder Personen). Um es Ihnen so einfach wie möglich zu machen, bietet der WISO Hausverwalter einen vordefinierten Standardkontenplan an. Sollten Sie später bei einem Gebäude diesen Kontenplan verändern, können Sie bei Eingabe weiterer Gebäude zwischen Standardkontenplan und den für die einzelnen Gebäude aufgestellten Kontenplänen wählen. Wenn Sie alle geforderten Angaben gemacht haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter, um im dritten Schritt Zusatzinformationen zum Gebäude zu erfassen. 4 Seite

5 Die Informationen im oberen Bereich sind ohne Relevanz für die Abrechnung, aber eventuell wichtig bei steuerlichen Fragen wie z.b. Abschreibungsberechnung. Das Datum der Verwaltungsübernahme ist ein Pflichtfeld. Tragen Sie hier also das Datum ein, seit dem Sie der Verwalter des Gebäudes sind. Falls Sie es nicht genau wissen, tragen Sie hier den ersten Tag Ihrer Abrechnungsperiode ein. Fertigstellungsdatum sowie Baujahr könne Sie ausfüllen, falls Sie die Daten zur Hand haben. Ansonsten lassen Sie diese Felder einfach frei. Zusätzlich können Sie hier einige Notizen erfassen, welche Sie sich zu dem entsprechenden Gebäude machen wollen (Kleinigkeiten die man nicht vergessen möchte) Auf diese Daten haben Sie später jederzeit Zugriff und können diese jederzeit verändern und ergänzen. Wichtiger sind die Angaben im unteren Bereich. Unter Gebäudekonto müssen Sie ein Bankkonto angeben über das der Zahlungsverkehr dieses Gebäudes abgewickelt wird (z.b. Mieteingänge, Rechnungen bezahlen usw.). Sollte dieses Konto noch nicht in der Liste enthalten sein, klicken Sie auf Eine neue Bankverbindung als Gebäudekonto erfassen. Und legen ein neues Bankkonto an. Verwenden Sie dabei eine aussagekräftige Bezeichnung wie z.b. Hauskonto Stettiner-Str. 17 oder Vermietungskonto. Ansonsten wählen Sie das entsprechende Konto aus der Liste aus. 5 Seite

6 Mit einem Klick auf Weiter verlassen Sie die Seite Im nächsten Schritt können Sie einen Verwalter sowie einen Hausmeister zum Gebäude erfassen. Verwalter sind in der Regel Sie selber, daher können Sie hier sich selber auswählen. Falls Sie einen anderen Verwalter hinterlegen wollen wählen Sie diesen aus der Liste aus oder legen Sie über den Link unter dem Feld einen neuen Kontakt an. 6 Seite

7 Die Hinterlegung eines Hausmeisters ist rein informativ und hat keine Auswirkung auf die Abrechnung. Sie können das Feld also getrost freilassen. Falls Sie einen Hausmeister angeben wollen, wählen Sie diesen aus der Liste aus oder legen Sie einen neuen Kontakt als Hausmeister an. Sobald alle Angaben erfasst sind, klicken Sie auf Weiter. In diesem Schritt können Sie die Art der Heizkostenabrechnung für das Gebäude festlegen. Zur Verfügung stehen verschiedene Verfahren: Werden die Heizkosten von einem externen Abrechner (z.b. techem, ista usw.) ermittelt, wählen Sie der ersten Punkt in der Liste aus und klicken auf Weiter und überspringen den nächsten Abschnitt. 7 Seite

8 Wenn Sie selbst für die Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten sorgen, stehen Ihnen zwei Alternativen zur Verfügung: 1. Verbrauchsmäßige Ermittlung der Heiz-/Warmwasserkosten ( 2, 9a, 11 HKV) in Sonderfällen 2. Verbrauchsabhängige Ermittlung der Heiz-/Warmwasserkosten anhand von Wärmeverbrauchszählern 8 Seite

9 Verbrauchsmäßige Ermittlung der Heiz-/Warmwasserkosten ( 2, 9a, 11 HKV) in Sonderfällen In bestimmten Sonderfällen, dürfen Sie die Heizkosten ausnahmsweise auch nach der Wohn- bzw. Heizfläche oder dem Verbrauch des Vorjahres umlegen. Das gilt zum Beispiel für Einliegerwohnungen bei Gebäuden aus der Zeit vor 1981 ohne regulierbare Heizkörper oder bei Ausfall der Geräte zur Verbrauchserfassung. Wenn für Sie diese Abrechnungsmethode in Frage kommt, geben Sie im unteren Teil die Umlageschlüssel für die Heizkosten, sowie die Warmwasserkosten an. Bei den Warmwasserkosten haben Sie die Möglichkeit zwischen 2 Umlageschlüsseln (jeweils für Grund- und Verbrauchskosten zu wählen). Wenn Sie 2 unterschiedliche Schlüssel wählen müssen Sie jeweils den Anteil in Prozent angeben, der mit dem jeweiligen Schlüssel umgelegt werden soll z.b. wenn Warmwasserzähler vorhanden sind. Schließen Sie den Schritt mit Weiter ab. 9 Seite

10 Verbrauchsabhängige Ermittlung der Heiz-/Warmwasserkosten anhand von Wärmeverbrauchszählern Wenn Sie die Kostenverteilung eigenhändig vornehmen möchten, ist wählen Sie diesen Punkt aus. Sie sind verpflichtet sämtliche Heizkörper mit identischen Heizkostenverteilern (HKV) auszustatten. Außerdem muss der Warmwasser-Durchlauf an den Entnahmestellen jeder Wohnung erfasst werden. Der individuelle Verbrauch stellt dann den Hauptverteilungsschlüssel der gesamten Heiz- und Warmwasserkosten dar. Abweichende Regelungen im Mietevertrag sind nicht zulässig. Ungeachtet der verbrauchsabhängigen Messungen kann wegen des Lagenachteils bestimmter Wohnungen ein Teil der Heizkosten nach der Heizfläche aufgeteilt werden. Welcher Teil der Heizkosten nach Verbrauch und welcher nach Heizfläche abgerechnet wird, legt der Vermieter fest. Zwischen 50 und 70 Prozent der Kosten müssen jedoch nach Verbrauch verteilt werden. In den meisten Fällen wird das Verhältnis 30:70 (Fläche:Verbrauch) gewählt. Geben Sie daher im unteren Bereich des Fensters die auf Ihr Gebäude zutreffende Verteilung der Kosten an und Schließen Sie den Schritt mit Weiter ab. 10 Seite

11 Auf der nächsten Seite wird die Brennstoffart des Gebäudes erfasst. Diese Angaben sind für die Erstellung der Heizkostenabrechnung relevant. Wählen Sie daher im ersten Feld die auf Ihr Gebäude zutreffende Brennstoffart aus. Die Felder Brennstoffeinheit und Heizwert werden vom Programm automatisch angepasst und sollten von ihnen grundsätzlich nicht verändert werden. Falls Sie den Brennstoff lagern (z.b. bei Heizöl) setzen Sie das Häkchen unten. Das Programm legt dann automatisch ein Lagerverwaltung für diesen Brennstoff an, was für die korrekte Erfassung der Heizkosten relevant ist unabhängig ob Sie die Heizkostenabrechnung von einem externen Anbieter erstellen lassen, oder eigenhändig mit den Mietern abrechnen. Mit Weiter gelangen Sie auf die Übersichtsseite über die Gebäudedaten. 11 Seite

12 Prüfen Sie zunächst die erfassten Angaben im oberen Fenster. Sollten Sie einen Fehler entdecken können Sie mit Zurück an die entsprechende Stelle navigieren und die Angaben korrigieren. Da diese Anleitung nur auf die Erfassung von Gebäuden ausgelegt ist, entfernen Sie das Häkchen bei Für dieses Gebäude sollen die Wohnungen/Einheiten erfasst werden. Wie Sie Wohnungen erfassen lesen Sie in der Anleitung Wohnungen anlegen. Falls Sie ein weiteres Gebäude erfassen möchten setzen Sie das entsprechende Häkchen im Feld Nach Abschluss der Erfassung. Um den Assistenten abzuschließen klicken Sie auf OK. 12 Seite