1. STRATEGIE. Nachhaltiges Wirtschaften heißt strategisch handeln, in Führung gehen und heißt Integration in die Unternehmensprozesse.

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1 1. STRATEGIE. Nachhaltiges Wirtschaften heißt strategisch handeln, in Führung gehen und heißt Integration in die Unternehmensprozesse. der Umsetzung Umsetzung und Ausbau der Nachhaltigkeitsstrategie im Unternehmen Einsatz Nachhaltigkeitsbeauftragte mit Team Kontinuierliche Überwachung und Einführung von Verbesserungsmaßnahmen Beteiligung an Umweltschutzkampagnen Unterstützung von fairpflichtet Beteiligung an den Nachhaltigkeitstagen BW 2016 Seit Herbst Richtlinien Fairpflichtet-Bericht 2016 Verankerung in Aktionsplänen + Ausbau/Pflege des Themas auf der Website Teilnahme an der greenmeetings und events Konferenz

2 2. Nachhaltigkeit wird vor allem als CHANCE verstanden; zur Lösung von Auswirkungen unternehmerischen Handelns in der Zukunft und zum Nutzen Aller. Richtlinie der Nachhaltigkeit Erstellung Richtlinie Nachhaltigkeit, die die internen Abläufe regelt seit 2008 Richtlinien + Leitfaden nachhaltiges Autofahren Fuhrpark nutzt ausschließlich Dieselfahrzeuge, E- Fahrzeuge sind angedacht Bildung von Fahrgemeinschaften zum Kongressort oder zu internen Meetings verstärkt seit 2011 Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel Meetings via Internet verstärkt seit 2012 Papierloses Auswahlverfahren von verstärkt seit 2009

3 Bewerbungen, nahezu papierloses Handling beim Gesprächs- und Auswahlprozess Intensive Vermittlung der Richtlinien bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitenden seit 2008 Kontinuierliche Sensibilisierung des Teams Bevorzugte Zusammenarbeit mit nachhaltig agierenden Dienstleistern/ Lieferanten Kooperationen mit der Deutschen Bahn für Kongressdelegierte sowie bei internen Reisen seit 2011 Bestellungen und Rechnungen unseres Büromateriallieferanten DB-Veranstaltungsticket Beratung unserer Auftraggebenden sowie unseres Kundenkreises Im Rahmen der Kongressorganisation vorhanden Richtlinien und Leitfäden, Grüne Liste und Aktionspläne

4 3. Der nachhaltige Unternehmer erfüllt seine Verantwortung in der Region zur Steigerung des GEMEINWOHLS Auswahl dienstleistender Unternehmen Vermeidung unnötiger Transporte Auswahl regionaler Druckereien, Cateringunternehmen, Messebaufirmen etc., je nach Bürostandort oder Kongressort Seit 2008 Richtlinie Nachhaltigkeit + Auswahl der Hotels nach umweltfreundlichen Gesichtspunkten Verstärkte Nutzung der ÖPNV- Möglichkeiten/Laufnähe am Kongressort Aufbau einer internen Grünen Liste Sammeln/Archivieren/Nutzen nachhaltiger Anbieter und ihrer Leistungen Seit 2015 stetig am Wachsen, gepflegt durch das Nachhaltigkeitsteam, genutzt von unseren Kongressprofis Internes CongressVeranstaltungsSystem CVS Soziales Engagement Unterstützung sozialer Projekten (international/ regional), unter anderem durch die jährliche Weihnachtsspende z. B. Unterstützung von Kinder- und Waisenhäusern in Tsunami-Regionen, finanzielle materielle Unterstützung der Kinderkrebs-Station der Uniklinik Freiburg, 24-Gute- Taten-Kalender, Ananasund Mango-Aktion aus fairem Handel etc. Seit 24 Jahren gelebt Intercongress- Website, Reiter Nachhaltigkeit

5 4. ÖKONOMIE in Ausgewogenheit mit Ökologie und sozialen Aspekten sind gleichberechtigte Anliegen für eine langfristige Stabilität des Unternehmens. Ressourcen-Schonung Der bewusste Umgang mit den Ressourcen innerhalb des Unternehmens wird kontinuierlich geschult und jeder Einzelne ist sensibilisiert Nachhaltiger Umgang bei der Nutzung von Heizungen Nutzung von Ökostrom Nutzung von Öko-Papier Seit Richtlinien Nachhaltigkeit + Einbau von Perlatoren in sämtlichen Wasserhähnen aller Bürostandorte Einsatz energieeffizienter Geräte Sparsame Nutzung von Reinigungsmitteln namhafter ökologischer Anbieter Abfall-Vermeidung Trennung von Abfällen, korrekte Entsorgung bzw. Recycling Richtlinien Nachhaltigkeit Mülltrennungsinseln in Kongress-Ausstellung 2016 DKOU-Kongress 2016

6 Kein Plastikgeschirr in der Kongress- Gastronomie Weitergabe überschüssiger Lebensmittel an diverse Tafeln Kongress-Lanyards aus recyclebaren Materialien (z.b. Bambusfasern)

7 5. Verantwortlicher Umgang mit RESSOURCEN UND ENERGIE heißt 1. vermeiden, 2. vermindern und 3. regenerierbar ersetzen. Papier Verringerung des Papierverbrauchs Nahezu papierlose Registrierung (Online-Registrierung, digitale Archivierung) Seit 2010 Richtlinie Nachhaltigkeit + Nahezu beleglose Buchhaltung Nahezu papierloses Bewerbungsverfahren, Ideen zum 100% papierlosen Bewerbungsverfahren angedacht/verfolgt Seit 2009 Deutliche Verringerung der Kongressprogramm-Auflagen, Reduktion des Papierverbrauchs um 50% seit 2012 und stattdessen Nutzung Smartphone-App und Online-Programme verstärkt seit 2012 DKOU-Kongress 2016 Bekanntgabe an Kongressdelegierte am IC-Counter Reduktion der Kongressbeschilderung, Abstract-Einreichungen und Publikationen in elektronischer Form Unsere Kongress-Namensschilder werden umwelt- und ressourcenschonend produziert und enthalten weder seit 2010

8 Schwermetalle, Chlor noch Lösungsmittel. Beim Recycling entstehen keine umweltbelastenden Schadstoffe Bei internem/externem Papierbedarf nutzen wir ausschließlich FSC-Papier, Druck der Kongressprogramme CO²neutral seit 2008 Transport Vermeidung von CO²-Ausstoß Verringerung des Benzinverbrauchs Verringerung der Fahrtkosten Rahmenvertrag mit der Deutschen Bahn für das Veranstaltungsticket (für div. Kongresse deutschlandweit genutzt) Seit 2011 Richtlinien Nachhaltigkeit Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln bei Dienstreisen oder Bildung von Fahrgemeinschaften Leitfaden zum nachhaltigen Autofahren für die Mitarbeitenden Firmenfuhrpark besteht ausschließlich aus Dieselfahrzeugen Energie Verringerung des Stromverbrauchs Einsatz von Energiesparlampen Energiesparprogramm bei der Spülmaschine Seit 2009 Richtlinie Nachhaltigkeit

9 6. Der nachhaltige Arbeitgeber erfüllt eine anspruchsvolle SOZIALKOMPETENZ gegenüber seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, steigert deren Qualifikation und sichert die Beschäftigung. Familienförderung Problemlose und flexible Lösungen für die Elternzeit und den Wiedereinstig Schaffung von Halbtagsoder Dreiviertelstellen Seit Aufteilen von Projekten auf zwei Halbtagskräfte Mitarbeitende in Elternzeit nehmen weiterhin an internen und externen Weiterbildungsprogrammen und internen Meetings teil, gehören trotz Abwesenheit zum Team Gespräche vor, während und nach der Elternzeit zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden Bei etwaigen Krankheitsfällen in Familien werden gemeinsam Lösungen gefunden (z.b. zeitweiser Wechsel des

10 Standortes, Flexibilisierung der Arbeitszeiten etc.) Kinder dürfen bei etwaigen Engpässen (z.b. Kindergarten geschlossen etc.) ins Büro mitgebracht werden Es gibt mehrere Bürohunde Motivation der Mitarbeitenden Teambuilding-Maßnahmen Gemeinsame Freizeitaktivitäten auf freiwilliger Basis seit 1996 Gemeinsames Kochen in der Mittagspause Jährliche Jahresabschluss- Fahrt mit teambildender Fortbildung und Weihnachtsfeier seit 1996 Gemeinsame Entwicklung der Unternehmensvision und mission ab 2016 Innovationstage im Frühjahr mit interessierten Mitarbeitenden auf freiwilliger Basis Förderung der Mitarbeitenden Individuelle Weiterbildung und Förderung aller Mitarbeitenden Jährliche Personal- und Feedbackgespräche Seit 1992

11 Ermittlung des Weiterbildungsbedarfs aller Mitarbeitenden (sowohl sozial/persönlich/fachlich) und Teilnahme an entsprechenden Fortbildungen/Schulungen Gesundheitsförderung Aktion An Apple A Day (das Unternehmen spendiert jedem Standort eine Obstkiste als Vitamin-C-Kur für alle Mitarbeitenden im Frühjahr) Rückenfreundliche Stühle und Höhenverstellbare Schreibtische nach individuellem Bedarf Individuelle Fortbildung auf körperlich/geistiger Ebene (z. B. Raucherentwöhnung, Achtsamkeitscoaching etc.) Seit 2013 Seit Organisation/Organigramm Flache Hierarchien 1992 Ausbildung Nachwuchsförderung ist ein für uns wichtiges Thema. Wir bilden auch Veranstaltungskaufleute aus Seit 1997, verstärkt wieder seit 2011

12 7. Aus RESPEKT vor den Menschen setzt sich der nachhaltige Unternehmer für die Einhaltung der Menschenrechte ein und richtet sich gegen jede Form von Diskriminierung und Korruption. Geschlechtsneutrale Formulierungen Leitfaden zum Thema Gender Mainstreaming seit 2009 Mappe neue Mitarbeitende + Geschlechtsneutrale Formulierung in allen Drucksachen, ings und in der täglichen Kommunikation, etc. Intercongress-Website Compliance Nachhaltige und transparente Zusammenarbeit mit Industrievertretern- und - vertreterinnen Verpflichtung zur Einhaltung der entsprechenden Richtlinien der unterschiedlichen Fachverbände (z.b. Pharmakodex des FSA, EFPIA und der länderspezifischen Kodizes der pharmazeut. Industrie sowie der Medizintechnologiebranche Compliance-Spezialistin agiert mit Team 2010 Intercongress-Website Pharmakodex der FSA (Freiwillige Selbstkontrolle für die Arzneimittelindustrie e.v.) EFPIA (European Federation of Pharmaceutical Industries and Associations) Medtech Kompass des BVMed (Bundesver-

13 band Medizintechnologie e.v.), Eucomed Guidelines

14 8. OFFENHEIT ist eine Einstellung. Transparenz der Maßnahmen für Nachhaltigkeit ist die Konsequenz. Kommunikation (intern und extern) Festlegung von Kommunikations- und Feedbackregeln (intern/extern), die allen neuen Mitarbeitenden zu Beginn ihrer Tätigkeit vermittelt werden, Vermittlung an unsere Kundinnen und Kunden Klare/ehrliche Kommunikation innerhalb des Teams sowie mit Kundinnen und Kunden, Auftraggebern, -geberinnen sowie unseren Geschäftspartnern und - partnerinnen seit 2008 Mappe neue Mitarbeitende Kick-on-Gespräche mit unseren Kunden und Kundinnen

15 9. Die freiwillige SELBSTVERPFLICHTUNG zur Nachhaltigkeit ist eine Pflicht an sich selbst, die zum Anspruch der Gesellschaft wird. fairpflichtet Unterzeichnen der Unterstützungserklärung 2014 Fairpflichtet-Bericht Offenlegung der Fortschritte und Maßnahmen im Fortschrittsbericht Fairpflichtet-Bericht 2016 Kommunikation innerhalb des Teams und nach außen Sowie in unserem internen Wochenbericht

16 10. Der nachhaltige Unternehmer setzt ANREIZE zum Umdenken und Handeln, um Mitarbeitende und Marktpartner in einen ständigen Verbesserungsprozess der Nachhaltigkeit einzubeziehen. Schulung der Mitarbeitenden Bewerbungsprozess Regeln zum nachhaltigen Autofahren Reiserichtlinien (alle Reisen sollten unter dem Aspekt der Nachhaltigkeit durchgeführt werden, sofern zumutbar) Nahezu papierloser Bewerbungsprozess, Bewerbungen werden ausschließlich in elektronischer Form angenommen, Veränderungen auf 100% werden angedacht ab 2008 Richtlinien + Mappe neue Mitarbeitende Umfangreiche Informationsmappe/Schulung für neue Mitarbeitende, in der unter anderem der Stellenwert des Themas Nachhaltigkeit im Unternehmen aufgezeigt wird ab 2010 Mappe neue Mitarbeitende Regelmäßiger Report im internen Wochenbericht

17 Erläuterungen zum Fortschrittsbericht Firmierung Berichtszeitraum Datum Intercongress GmbH Verantwortliche Person adresse Telefonnummer Sabine de Fries Leere hinzugefügte Tabellenzeilen löschen