Interne Revision. Bericht gemäß 49 SGB II. Statistik. Horizontale Revision. Revision SGB II

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1 Revision SGB II Bericht gemäß 49 SGB II Statistik Horizontale Revision

2 Inhaltsverzeichnis 1. Revisionsauftrag Zusammenfassung Revisionsergebnisse Erfassung der Teilnehmerinnen und Teilnehmer an Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung bei einem Arbeitgeber Datenqualitätsmanagement in den ge Internes Kontrollsystem Sonstige Feststellungen... 6 Anlage Abkürzungsverzeichnis Statistik Dezember 2014

3 1. Revisionsauftrag Der Vorstand der BA hat in Abstimmung mit dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales die Interne Revision SGB II beauftragt, das Thema Statistik zu prüfen. Durch die Revision sollte festgestellt werden, ob Teilnehmerinnen und Teilnehmer an Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung bei einem Arbeitgeber im IT-Fachverfahren computerunterstützte Sachbearbeitung erfasst werden. Eine Nichterfassung birgt das Risiko, dass die auf den Eingaben beruhenden statistischen Auswertungen (insbesondere Förderstatistik/Arbeitslosenstatistik) unvollständig oder unrichtig vorliegen. Des Weiteren sollte geprüft werden, ob in den ge ein wirksames Datenqualitätsmanagement implementiert wurde. Die Überarbeitung des Handbuches Qualitätssicherung der Statistik der Bundesagentur für Arbeit, vom war bei Revisionsbeginn noch nicht abgeschlossen. Eine umfassende Prüfung der Organisationseinheit Statistik konnte deshalb im Rahmen dieser Revision nicht erfolgen. Für die Revision ergaben sich folgende Zielfragen: Werden alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer an Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung bei einem Arbeitgeber im IT- Fachverfahren computerunterstützte Sachbearbeitung erfasst? Haben die ge ein Datenqualitätsmanagement entsprechend der HEGA 04/2008, lfd. Nr. 23, implementiert? Trägt dieses zur zutreffenden Erfassung der Maßnahmeteilnehmerinnen und -teilnehmer im IT-Fachverfahren computerunterstützte Sachbearbeitung bei? Stellen die ge sicher, dass die Maßnahmeteilnehmerinnen und -teilnehmer im IT-Fachverfahren computerunterstützte Sachbearbeitung zutreffend erfasst werden? Die Beurteilung von IT-Kontrollen und datenschutzrechtliche Aspekte waren nicht Gegenstand der Revision. 2. Zusammenfassung 1 Teilnehmerinnen und Teilnehmer an Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung bei einem Arbeitgeber wurden im IT- Fachverfahren computerunterstützte Sachbearbeitung nahezu vollständig erfasst. Um beurteilen zu können, ob hinsichtlich der Erfassung von Förderdaten ein Datenqualitätsrisiko besteht, sollten die Verantwortlichen für das Datenqualitätsmanagement diesen Aspekt in ihre Aktivitäten einbeziehen. Teilnehmerinnen und Teilnehmer an Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung bei einem Arbeitgeber wurden im IT-Fachverfahren computerunterstützte Sachbearbeitung bis auf wenige Einzelfälle erfasst (Ziffer 3.1). Das in den geprüften 4 ge von den befragten Fachkräften beschriebene 1 = hohes Risiko; = mittleres Risiko; = niedriges Risiko Statistik Dezember

4 Datenqualitätsmanagement richtete sich weitestgehend am Aufgabenspektrum nach der HEGA 04/2008, lfd. Nr. 23, Ziffern 3 bis 6 aus. Wenn die Verantwortlichen für das Datenqualitätsmanagement die Erfassung von Förderdaten im IT-Fachverfahren computerunterstützte Sachbearbeitung nicht in ihre Aktivitäten einbeziehen, bleibt ein entsprechendes Risiko möglicherweise unentdeckt (Ziffer 3.2). Alle 4 interviewten Teamleitungen übten Fachaufsicht zum Erfassen von Förderdaten im IT-Fachverfahren computerunterstützte Sachbearbeitung aus (Ziffer 3.3). In 3 ge wurden Zahlungen für Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung bei einem Arbeitgeber bei einer falschen Finanzposition gebucht. Es ist wahrscheinlich, dass entsprechende Falschbuchungen in weiteren ge erfolgten. Dadurch besteht das Risiko, dass statistische Auswertungen, die Teilnahmen mit Zahlungsströmen in Beziehung setzen, nicht ausreichend valide sind (Ziffer 3.4). 3. Revisionsergebnisse 3.1 Erfassung der Teilnehmerinnen und Teilnehmer an Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung bei einem Arbeitgeber Teilnehmerinnen und Teilnehmer an Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung bei einem Arbeitgeber wurden im IT- Fachverfahren computerunterstütze Sachbearbeitung bis auf wenige Einzelfälle erfasst. Die in den IT-Fachverfahren computerunterstützte Sachbearbeitung (COSACH) und Vermittlungs-, Beratungs- und Informationssystem (VerBIS) erfassten Daten sind Grundlage für die Berichterstattung durch die Statistik der BA. Zur Sicherstellung einer vollständigen und inhaltlich richtigen Datenbasis sind daher die Informationen zur Leistungsgewährung in den IT- Fachverfahren richtig und vollständig zu erfassen und zu aktualisieren. Die Teilnahme an einer Maßnahme zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung bei einem Arbeitgeber (MAG) ist im IT-Fachverfahren COSACH zu erfassen. Um festzustellen, ob eine vollständige Erfassung von MAG in COSACH erfolgte, wurden in 8 ge folgende Fallgestaltungen geprüft: Sollbeschreibung Feststellungen Im IT-Fachverfahren Einheitliches Ressourcen Planungssystem (ERP) vorhandene MAG-Zahlungen hinsichtlich der Erfassung der entsprechenden MAG in COSACH, Vermerke aus dem IT-Fachverfahren zentrale Betriebeanwendung (zbtr) zu durchgeführten MAG hinsichtlich der Erfassung der entsprechenden MAG in COSACH, COSACH-Datensätze über Förderungen aus dem Vermittlungsbudget, ob es Anhaltspunkte dafür gab, dass es sich um eine MAG handelte. Bei 3 von insgesamt 352 prüfungsrelevanten MAG-Zahlungen in ERP (1 %) war die entsprechende MAG in COSACH nicht erfasst. In den geprüften ge waren insgesamt 44 prüfungsrelevante Vermerke der jeweiligen gemeinsamen Arbeitgeberservices im IT-Fachverfahren zbtr vorhanden, die sich auf eine durchgeführte MAG bezogen. Davon waren 5 (11 %), die sich auf 4 ge Statistik Dezember

5 verteilten, in COSACH nicht erfasst, obwohl sie den ge bekannt waren. Bei den 240 geprüften Förderungen aus dem Vermittlungsbudget fanden sich keine Anhaltspunkte dafür, dass es sich um eine MAG handelte. Aus Sicht der Internen Revision besteht kein Handlungsbedarf. Bewertung 3.2 Datenqualitätsmanagement in den ge Das in den geprüften 4 ge von den befragten Fachkräften beschriebene Datenqualitätsmanagement richtete sich weitestgehend am Aufgabenspektrum nach der HEGA 04/2008, lfd. Nr. 23, Ziffern 3 bis 6 aus. Wenn die Verantwortlichen für das Datenqualitätsmanagement die Erfassung von Förderdaten im IT-Fachverfahren COSACH nicht in ihre Aktivitäten einbeziehen, bleibt ein entsprechendes Risiko möglicherweise unentdeckt. Das Datenqualitätsmanagement (DQM) initiiert, kommuniziert und überwacht die Maßnahmen zur Verbesserung beziehungsweise Erhaltung der Datenqualität. Die BA hat empfohlen, dass jede ge Verantwortliche für das DQM (V- DQM) benennt, die diese Funktion neben ihrer eigentlichen Tätigkeit ausüben. In dem Umfang, in dem sie für die Aufgabe als V-DQM gebunden sind, sollen sie von ihren sonstigen Tätigkeiten frei gestellt werden. Die V-DQM sollen insbesondere folgende Aufgaben wahrnehmen: Sollbeschreibung Sensibilisierung der Führungskräfte und Mitarbeiter für den Gesamtprozess Datenqualität, Information aller am Prozess Datenqualität beteiligten Mitarbeiter, Information zu und Durchführung von Schulungsmaßnahmen, Ansprechpartner für Fragestellungen zur Datenqualität, Initiierung und Koordination von dezentralen Maßnahmen, Mitarbeit in zentral veranlassten Arbeitskreisen und Workshops, Beteiligung an der Weiterentwicklung des Datenqualitätsmanagements, Koordination und Berichterstattung zu DORA 2 -Auswertungen, Ergebnisnachhaltung von DQM-Aktionen, der Geschäftsführung über Risiken berichten. In den ge ist die Geschäftsführung für die Bereinigung der Daten verantwortlich, da die Sicherstellung von Datenqualität eine Führungsaufgabe ist. In allen 8 ge waren V-DQM benannt worden. Die Aufgaben der V-DQM sowie die Ausgestaltung des Datenqualitätsmanagements waren in 4 der 8 ge schriftlich konkretisiert worden. In allen 4 ge wurden von der/dem V-DQM bzw. der zuständigen Fachkraft (z. B. Teamleiter/Teamleiterin) durchzuführende Abfragen bzw. Auswertungen zur Prüfung der Datenqualität in den IT- Fachverfahren sowie deren Prüfungshäufigkeit und umfang beschrieben. Festlegungen zum Umgang mit den Ergebnissen sowie zur Nachhaltung daraus abgeleiteter Aktivitäten und Maßnahmen hatten 3 ge getroffen. Feststellungen Regelungen In 2 der 8 ge gab es im Rahmen des Datenqualitätsmanagements interne Festlegungen zur Überwachung der Datenqualität bezüglich erfasster Förder- 2 IT-Fachverfahren Datenbasis operative Auswertungen Statistik Dezember

6 daten in COSACH durch den V-DQM. Diese sahen die regelmäßige bzw. anlassbezogene Prüfung der vorgenommenen Eingaben in COSACH vor. In 4 ge fanden zur grundsätzlichen Ausgestaltung des Datenqualitätsmanagements Interviews mit den Geschäftsführungen, Teamleitungen, Fachkräften und der bzw. dem V-DQM statt. Daraus ergaben sich folgende Erkenntnisse: Alle 4 befragten Geschäftsführungen gaben an, dass in ihren ge ein DQM entsprechend den Empfehlungen der HEGA 04/2008, lfd. Nr. 23, zur Einrichtung eines Datenqualitätsmanagements im SGB II implementiert sei. Sie führten weiter aus, dass sie sich - in Besprechungen oder Einzelgesprächen - über die Ergebnisse der Arbeit der/des V-DQM berichten ließen, aus den Erkenntnissen des DQM Maßnahmen ableiteten und die Umsetzung der Maßnahmen nachhielten. Alle vier interviewten V-DQM gaben an bzw. belegten, dass sie das Aufgabenspektrum nach der HEGA 04/2008, lfd. Nr. 23, Ziffern 3 bis 6 weitestgehend abdeckten. Ein Nachweis aller verrichteten Tätigkeiten war nicht möglich, da eine Dokumentation der Aktivitäten der V-DQM nicht umfassend erfolgte bzw. mögliche Belege angabegemäß üblicherweise zeitnah vernichtet wurden. Zwei V-DQM gaben an, weitere Aufgaben, wie das Erstellen von Auswertungen, Hilfsmitteln, Anleitungen, Mitarbeit am Fachaufsichtskonzept sowie Koordination der IT-Fachbetreuer, wahrzunehmen. Einzelne Datensätze seien von zwei der befragten V-DQM geprüft worden. Maßnahmen zur Überwachung der Datenqualität bei der Erfassung von Förderdaten in COSACH führte keine bzw. keiner der interviewten V-DQM durch, da hierfür andere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zuständig seien oder kein Bedarf gesehen werde. Interviews Geschäftsführung V-DQM Die Ergebnisse der Prüfung zur Datenqualität wurden laut Angaben der V-DQM in den Interviews schriftlich und/oder mündlich an die Beteiligten (Geschäftsführung, zuständige Bereichsleitung/Teamleitung/Fachkraft, Erfasserin/Erfasser) berichtet. Bei 3 ge betrug der Arbeitsaufwand der V-DQM für diese Aufgabe angabegemäß 0,06 bis 0,08 Stunden je ge-mitarbeiter (Vollzeitäquivalent) in der Woche. In der vierten ge waren dies 0,03 Stunden, die jedoch durch die DQM- Tätigkeit von sogenannten Team-Experten ergänzt wurden. Den Freistellungsumfang hielten 2 der V-DQM für ausreichend. Die beiden anderen wollten mit einem höheren Zeitaufwand - ihre Aufgaben intensivieren. In einer von 4 ge erfolgte angabegemäß ein regelmäßiger persönlicher Kontakt zwischen der Teamleitung und dem bzw. der V-DQM, um die wöchentlichen Teamsitzungen vorzubereiten. Bei den anderen drei ge beschränke sich dies auf den Austausch von Kontrolllisten. 3 Teamleitungen gaben an, aus den Erkenntnissen des DQM einzelfallbezogene Maßnahmen abzuleiten und nachzuhalten. 7 der 8 befragten Fachkräfte waren ihren Angaben nach über Aktivitäten der V-DQM informiert. Die Hälfte habe von den V-DQM auch Rückmeldungen zu ihrer Arbeit erhalten, die unmittelbar erledigt worden seien. Hinweise zur Erfassung von Förderdaten in COSACH hatten angabegemäß 2 Fachkräfte durch Schulungen bzw. in konkreten Einzelfällen von den V-DQM erhalten. Teamleitung Fachkräfte Statistik Dezember

7 Das in den geprüften 4 ge von den befragten Fachkräften beschriebene Datenqualitätsmanagement richtete sich weitestgehend am Aufgabenspektrum nach der HEGA 04/2008, lfd. Nr. 23, Ziffern 3 bis 6 aus. Wenn die V-DQM die Erfassung von Förderdaten im IT-Fachverfahren COSACH nicht in ihre Aktivitäten einbeziehen, bleibt ein entsprechendes Risiko möglicherweise unentdeckt. Um beurteilen zu können, ob hinsichtlich der Erfassung von Förderdaten im IT- Fachverfahren COSACH ein Datenqualitätsrisiko besteht, sollten die Verantwortlichen für das Datenqualitätsmanagement diesen Aspekt in ihre Aktivitäten einbeziehen. Bewertung Empfehlung an die ge 3.3 Internes Kontrollsystem Alle 4 interviewten Teamleitungen übten Fachaufsicht zum Erfassen von Förderdaten im IT-Fachverfahren COSACH aus. Um die recht- und zweckmäßige Umsetzung der Leistungen sowie eine entsprechende Mittelverwendung sicherzustellen, richten die ge Interne Kontrollsysteme (IKS) ein, die bei Fehlern Maßnahmen zu deren Vermeidung bzw. Verminderung vorsehen. Kontrollmaßnahmen gewährleisten die Umsetzung der im Rahmen des IKS festgelegten Maßnahmen. Zu den Kontrollmaßnahmen gehören organisatorische Sicherungsmaßnahmen (systembasierte Kontrollen) und die Kontrolltätigkeiten im Rahmen der Fachaufsicht. Neben der Benennung von V-DQM (siehe Ziffer 3.2) gab es in 5 der 8 ge interne Festlegungen zur Erfassung von Förderfällen im IT-Fachverfahren COSACH. Es handelte sich dabei um maßnahmespezifische Arbeitsanleitungen für die Buchung und Zuweisung von Teilnehmerinnen und Teilnehmern in COSACH und angrenzenden Fachverfahren, die zentralen Vorgaben ergänzende Erläuterungen zur Maßnahmeerfassung sowie die Maßnahmeerfassung ergänzende Festlegungen zu Prozessabläufen und Zuständigkeiten. In 2 der 8 ge war die fachaufsichtliche Überwachung der Eingabe von Förderdaten bezogen auf COSACH geregelt. Eine dieser ge-internen Weisungen enthielt Festlegungen zu allen verpflichtenden Bestandteilen der Fachaufsicht nach dem Handbuch Interne Kontrollsysteme. Bei der zweiten ge waren lediglich der Prüfgegenstand und die Prüfhäufigkeit festgelegt. In 4 der ge wurden Interviews mit den Geschäftsführungen sowie der fachlich verantwortlichen Teamleitung zur Fachaufsicht geführt. Sollbeschreibung Feststellungen Organisatorische Sicherungsmaßnahmen Fachaufsicht Interviews Von den 4 zu diesem Thema befragten Geschäftsführungen brachten 3 zum Ausdruck, dass sie Regelungen zur Fachaufsicht über die Erfassung von Förderdaten in COSACH risikoorientiert nicht für erforderlich hielten. Eine der 4 interviewten Geschäftsführungen ließ sich monatlich in einer Auswertung u. a. zur Fachaufsicht über die Erfassung von Förderdaten in COSACH berichten. Statistik Dezember

8 Alle 4 interviewten Teamleitungen übten Fachaufsicht zum Erfassen von Förderdaten in COSACH aus. Sie nutzten dazu selbst entwickelte fachaufsichtliche Hilfsmittel und dokumentierten die Ergebnisse. Aus Sicht der Internen Revision besteht kein Handlungsbedarf. Bewertung 3.4 Sonstige Feststellungen In 3 ge wurden Zahlungen für Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung bei einem Arbeitgeber bei einer falschen Finanzposition gebucht. Es ist wahrscheinlich, dass entsprechende Falschbuchungen in weiteren ge erfolgten. Dadurch besteht das Risiko, dass statistische Auswertungen, die Teilnahmen mit Zahlungsströmen in Beziehung setzen, nicht ausreichend valide sind. Alle Einnahmen und Ausgaben sind mit ihrem vollen Betrag bei dem hierfür vorgesehenen Titel zu buchen. Ausgaben für MAG sind in ERP seit dem Jahr 2013 bei der Finanzposition zu buchen. Nach einer im Rahmen der Konzeptarbeit zur Revision analysierten statistischen Auswertung vom November 2013 gab es in der Zeit von September 2012 bis August 2013 bundesweit in 44 ge MAG-Zugänge (insgesamt 9.499), ohne dass für die Teilnahmen entsprechende Zahlungen auf der dafür vorgesehenen Finanzposition erfolgt waren. In den 8 in die Revision einbezogenen ge wurde daher als weitere Fallgestaltung jeweils bei 10 MAG-Fällen des Jahres 2013 geprüft, ob getätigte Zahlungen in ERP bei der richtigen Finanzposition gebucht wurden. Sollbeschreibung Feststellungen Bei den 80 geprüften Zahlungen wurden insgesamt 10 Falschbuchungen festgestellt. Alle Falschbuchungen erfolgten in der ge, die bereits entsprechend der o.g. Statistikauswertung keine Zahlungen ausgewiesen hatte, in Folge der Verwendung falscher Finanzpositionen: 9 Zahlungen erfolgten bei der Finanzposition ( 45 SGB III - Aktivierung und berufliche Eingliederung, Maßnahme bei einem Träger), eine bei der Finanzposition (Reisekosten nach 59 SGB II i.v.m. 309 SGB III - allg. Meldepflicht). Ursache der 9 Buchungen bei Finanzposition war der fehlerhafte Hinweis in einem hausinternen Arbeitsmittel. Nach Auskunft der Geschäftsführung wurde die Fehlerquelle umgehend beseitigt. Eine Auswertung der Internen Revision auf der Basis von Finanz- und Statistikdaten im Oktober 2014 weist 38 ge aus, die in der Zeit von Januar bis September 2014 insgesamt rund MAG-Zugänge hatten, ohne dass entsprechende Zahlungen erfolgten. Bei einer Nacherhebung in 2 dieser ge wurde festgestellt, dass auch dort falsche Finanzpositionen verwendet wurden. Wenn Buchungen auf falschen Finanzpositionen erfolgen, besteht das Risiko, dass statistische Auswertungen, die Maßnahme-Teilnahmen mit den zugehörigen Zahlungsströmen in Beziehung setzen, nicht die erforderliche Validität besitzen. Die ge sollten regelmäßig Plausibilitätsprüfungen hinsichtlich der Maßnahmeeintritte und entsprechender Mittelabflüsse durchführen, bei Unplausibilitäten die Ursachen dafür ermitteln und gegebenenfalls erforderliche Korrekturen vornehmen. Bewertung Empfehlung an die ge Statistik Dezember

9 Die Zentrale sollte sicherstellen, dass in ge mit MAG-Eintritten, aber keinen Zahlungen für MAG-Teilnahmen, die hierfür maßgeblichen Ursachen ermittelt und ggf. erforderliche Aktivitäten veranlasst werden. Empfehlung an die Zentrale Diese Prüfung wurde in Übereinstimmung mit den Internationalen Standards für die berufliche Praxis der Internen Revision durchgeführt. Statistik Dezember

10 Anlage Abkürzungsverzeichnis AA BA COSACH DQM DORA ERP ge HEGA IKS IT MAbE MAG RD SGB II SGB III V-DQM VerBIS zbtr Agentur(en) für Arbeit Bundesagentur für Arbeit IT-Fachverfahren computerunterstützte Sachbearbeitung Datenqualitätsmanagement IT-Fachverfahren Datenbasis operative Auswertungen IT-Fachverfahren Einheitliches Ressourcen Planungssystem Gemeinsame Einrichtung(en) Handlungsempfehlung/Geschäftsanweisung Internes Kontrollsystem Informationstechnologie Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung bei einem Arbeitgeber Regionaldirektion Sozialgesetzbuch Zweites Buch Grundsicherung für Arbeitsuchende Sozialgesetzbuch Drittes Buch - Arbeitsförderung Verantwortliche/Verantwortlicher für das Datenqualitätsmanagement IT-Fachverfahren Vermittlungs-, Beratungs- und Informationssystem IT-Fachverfahren zentrale Betriebeanwendung Statistik Dezember