Social Media Guidelines -

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1 Wien, im Dezember 2010 Social Media Guidelines - Regeln für den Umgang mit Sozialen Medien in der AK Wien 1. Einleitung Web 2.0 bezeichnet jene Form des Internets, in der BenutzerInnen aktiv Inhalt und Aussehen mitgestalten. Der Begriff Soziale Medien fasst Internetseiten zusammen, die eine Interaktion im Netz ermöglichen. Dazu zählen Blogs, Wikis, soziale Plattformen und Foren. Das Spezifikum sozialer Netzwerke ist, dass hier jede/r NutzerIn gleichzeitig als User und ProduzentIn von Inhalten (= Produser) für eine unbestimmte und breite Öffentlichkeit in Erscheinung tritt, welcher die veröffentlichten Inhalte für lange Zeit zugänglich bleiben. Jeder Inhalt, den ein/e NutzerIn im Netz preisgibt, steuert einen Baustein zu seiner/ihrer Online- Persönlichkeit bei. Sofern der/die NutzerIn dabei als MitarbeiterIn eines bestimmten Unternehmens identifizierbar ist, kann das auch Rück-/Auswirkungen auf seine/n bzw. ihre/n ArbeitgeberIn und dessen/deren MitarbeiterInnen haben. Was gerade für die AK, die als Einrichtung der ArbeitnehmerInneninteressenvertretung ständig im politischen Diskurs steht, von Bedeutung sein kann. Somit stehen dem unbestreitbaren Nutzen dieser neuen Kommunikationsform auch gewisse Risken gegenüber, die es zu bedenken gilt. Letztlich ist der/die UserIn aber selbst dafür verantwortlich, wie er/sie mit diesen Medien umgeht. Die Besonderheiten und die erhöhte Komplexität der Sozialen Medien machen es jedenfalls notwendig, bestimmte Verhaltensregeln ( Guidelines ) beim digitalen Miteinander zu beachten. 2. Regeln für die Nutzung der Sozialen Medien 2.1. Was bezwecken die Regeln? Die Regeln sollen klären, wie, wann und in welchem Umfang Soziale Medien während der Arbeitszeit benutzt werden dürfen, was in Sozialen Medien im dienstlichen Zusammenhang durch wen kommuniziert werden darf und wie dies erfolgen soll. 2.2 Allgemeine Grundsätze Bei sämtlichen Aktivitäten in den Sozialen Medien sind die Gesetze (insbesondere Urheberund Persönlichkeitsrechte und der Datenschutz) sowie sonstige bestehende arbeitsrechtlichen Verpflichtungen einzuhalten. Hingewiesen wird dabei insbesondere auf die dienstrechtliche Verschwiegenheitspflicht (vgl. 15 DBPO, 5 Abs. 3 RILAK) sowie darauf, kein Verhalten zu setzen, das dem Ansehen der AK in der Öffentlichkeit schaden Social Media Guidelines 1

2 könnte (vgl. 11 Abs. 1 DBPO, 5 Abs. 1 RILAK). Weiters dürfen vertrauliche Informationen über AK-MitarbeiterInnen oder AK-Mitglieder sowie nicht freigegebene Inhalte der AK nicht veröffentlicht werden. Die Nutzung von und Internet am Arbeitsplatz (siehe Betriebsvereinbarung über den Einsatz von und Internet und Security Policy der AK Wien) dient grundsätzlich nicht dem privaten Gebrauch. Dies gilt auch für die Nutzung der Sozialen Medien. Im dienstlichen Zusammenhang, also zum Austausch von für die Arbeit relevanten Informationen und zur Pflege sozialer Kontakte auf digitalem Weg, wird die Nutzung Sozialer Medien in gewissem Umfang nicht nur zugelassen, sondern sogar ausdrücklich angestrebt (siehe Punkt 2.3.). Die AK Wien anerkennt selbstverständlich das Recht der MitarbeiterInnen privat soziale Medien nach eigenem Ermessen und eigener Verantwortung zu nutzen und ist sich als politische Einrichtung darüber bewusst, dass ihre MitarbeiterInnen das uneingeschränkte Recht auf private Teilnahme am politischen Leben haben. Dabei sollten sie zum Schutz des Ansehens der AK persönliche Meinungsäußerungen als solche kennzeichnen (z.b. im Profil oder Impressum). Bei Inhalten, die von den zuständigen AK-Entscheidungsbefugten freigegeben sind, freut sich die AK natürlich über deren Weiterverbreitung. Wo es sinnvoll und möglich ist, ist ein Link zum Originalbeitrag auf der AK-Internetseite von Vorteil. Halte unbedingt die Netiquette (z.b. in der Fassung auf ein, respektiere MitbewerberInnen, andere Interessenvertretungen, politische Parteien etc. und behandle sie wertschätzend und mit Respekt, auch dann, wenn du privat als Produser im Sozialen Netz auftrittst. Im Anhang der nicht Teil dieser Richtlinie ist - findest du allgemeine Informationen und wichtige Hinweise zum Umgang mit sozialen Medien. 2.3 Regeln für AK Wien-Auftritte Die AK Wien sieht Soziale Medien als Chance für den Online-Auftritt. Daher soll es in Zukunft eigene Themen-, Kampagnen-, Aktionsauftritte über diese Plattformen geben. Für diese offiziellen AK-Auftritte gelten folgende Grundsätze: Sie sind projektmäßig abzuwickeln, insbesondere ist bei der Planung Klarheit über die angestrebten Ziele, die Zielgruppen, die Auftrags- und Entscheidungsträger (z.b. Abteilungsoder ProjektleiterIn) sowie die dafür benötigten Ressourcen (Zeit- und Personalaufwand) herzustellen. Im Rahmen der grundsätzlichen Genehmigung des AK-Auftritts ist auch festzulegen, wer für die Bearbeitung der Seite (stellvertretend) verantwortlich ist und wie weit seine Entscheidungsbefugnis reicht und wo Rückfragen erforderlich sind. Social Media Guidelines 2

3 AK-Auftritte werden von der zuständigen Fachabteilung in Zusammenarbeit mit der Kommunikations- (KK) entwickelt und erfolgen unter einem von ihnen eigens für die betreffende Organisationseinheit/Kampagne bzw. das betreffende Projekt/Thema ausgewählten Logo, Bild oder sonstigem Pseudonym. Nur auf ausdrücklichen Wunsch des/der die Seite bearbeitenden Mitarbeiters/in kann im Rahmen des Projektauftrags vereinbart werden, dass er/sie dies unter seinem/ihrem eigenen Namen tut. Diese Vereinbarung kann jederzeit von beiden Seiten widerrufen werden (Schutz vor Veröffentlichung seiner/ihrer persönlichen Daten). Die KK bietet im Rahmen der Zusammenarbeit mit der Fachabteilung bzw. der die Seite betreuenden Person ihr Know-how sowohl in beratender als auch in schulender Form an. Wenn ein Fehler im Rahmen des Web-Auftritts passiert ist, ist dieser aktiv und in Abstimmung mit den jeweils Entscheidungsbefugten sowie den KK-ExpertInnen zu behandeln (siehe auch Anhang). In digitalen Netzwerken aktiv zu sein, bedeutet meist nicht, einmal einen Auftritt zu generieren, sondern laufende Arbeit und Kommunikation mit den Netzwerk- und InteraktionspartnerInnen. Aktiv zu sein bedeutet auch, aktuell und inhaltlich korrekt zu bleiben. 3. Konsequenzen bei Regelverstößen Die Nichteinhaltung oder Verletzung der Grundsätze der Social-Media-Guidelines kann auch zu dienstrechtlichen Konsequenzen führen. Bevor es jedoch dazu kommt, ist die Datenschutzkommission mit dem Fall zu befassen und gegebenenfalls als Schlichtungsstelle einzusetzen. 4. Aktualisierung Die Social-Media-Guidelines sind mindestens alle 2 Jahre durch die Datenschutzkommission der AK Wien auf ihre Aktualität zu überprüfen und nötigenfalls zu überarbeiten. Social Media Guidelines 3

4 ANHANG: Hinweise für die Nutzung von Sozialen Netzwerken Einleitung AK-MitarbeiterInnen sind aus vielen Gründen im Internet als solche identifizierbar, auch dann, wenn sie dort nur privat auftreten. Allein durch die Nutzung der Suchfunktion bei den gängigsten Suchmaschinen können Namen - direkt wie indirekt - Institutionen zugeordnet werden. Dies sollte dir im privaten Umgang mit den Sozialen Medien bewusst sein. Worauf du als NutzerIn Sozialer Medien achten solltest Grundsätzlich gilt: Du bist für deinen Auftritt selbst verantwortlich! Da einmal in Sozialen Netzwerken veröffentlichte Informationen nur sehr schwer von der jeweiligen Plattform gelöscht werden können, halte dich bitte unbedingt an die gängige Netiquette (siehe z.b.: also folgende allgemeine Grundprinzipien: Bedachtnahme Überlege, bevor du deinen Beitrag veröffentlichst und reagiere auf Bemerkungen rechtzeitig und angemessen, aber nicht übereilt. Transparenz Ehrlichkeit und Authentizität werden in Sozialen Medien geschätzt. Unehrlichkeit, Werbung und Unechtheit führen rasch zum Gesichtsverlust. Wahrheit und Privatsphäre Der Schutz der Privatsphäre ist, nicht nur aus konsumentenpolitischer Sicht, wichtig. Alle Angaben in Sozialen Medien müssen wahr und dürfen nicht irreführend sein. Bedenke, dass alles (Text, Bild, Ton, etc.), was du veröffentlichst, allgemein zugänglich ist und für eine unbestimmte, oftmals schwer beeinflussbare Zeit im Netz gespeichert ist. Die AK kann fremde Inhalte Sozialer Medien weder beeinflussen noch löschen oder löschen lassen. Fair use Trete authentisch auf. Respektiere Marken, Urheberrechte, Geschäftsgeheimnisse und persönliche Daten. Du bist für das, was du in sozialen Medien veröffentlichst, persönlich verantwortlich. Bitte beachte auch, dass in Sozialen Online-Netzwerken die Grenzen zwischen öffentlichen und privaten, persönlichen und beruflichen Aussagen verschwimmen können. Mehrwert und Nutzen Achte darauf, dass deine Informationen, dein Gespräch mit dem digitalen Gegenüber einen Social Media Guidelines 4

5 Mehrwert für dein Gegenüber erzeugen. In einer digitalen Gemeinschaft wirst du umso erfolgreicher und akzeptierter sein, je mehr Nutzen dein Beitrag im Netzwerk für die anderen TeilnehmerInnen stiftet. Fehler Wenn ein Fehler passiert ist, steh dazu und korrigiere ihn so rasch wie möglich in einer proaktiven und konstruktiven Form. Einen Fehler in den Sozialen Netzwerken unter den Teppich zu kehren (unkommentiertes Ändern oder Löschen), gelingt kaum. Im Gegenteil, es besteht die Gefahr, das digitale Gesicht zu verlieren. Das Internet vergisst nicht! Hinweis: Der AK-Konsumentenschutz hat sich intensiv mit der Thematik befasst. Wie Soziale Netzwerke sicher genutzt werden können und wie die Nutzung aus Datenschutzsicht einzuschätzen ist, findest du auf: Social Media Guidelines 5