Easy Time Installationsanleitung

Transkript

1 Easy Time Installationsanleitung Für Windows XP/Vista/Win7/Win8 mit Microsoft Access Datenbank. Seite Vorgang Installation der Easy Time Software als Einzelplatz & Netzwerk (Client) Installation der Easy Time Software auf Ihrem Server Installations- und Bedienungsanleitung für die Buchungsterminals Datenübertragung + per USB-Stick Biometrie/ Fingerprint einlesen Daten senden/holen und Uhrzeit senden per Geplanten Task Anschlussschema der Buchungsterminal Kurzanweisung der Software Datenbankwartung

2 Installationsanleitung Easy Time als Einzelplatz Legen Sie die mitgelieferte CD in Ihr CD/DVD- Laufwerk ein. Für die folgende Installation muss Ihr PC Zugriff auf das Internet haben. Führen Sie die Datei SetupPZE.exe, Typ: Anwendung von der Installations - CD mit der rechten Maustaste als Administrator (nur Win7/8 und Vista) aus, unter anderen Betriebssystemen starten Sie diese mit einem Doppelklick. Damit starten wir den Installationsvorgang der Zeiterfassung. Es öffnet sich folgendes Fenster: Klicken Sie auf Weiter. Wählen Sie hier den gewünschten Installationspfad und klicken erneut auf Weiter. Als nächsten Schritt wählen Sie Ihre Installationsart aus und klicken Sie diese an: Ab Seite 3: Installationserklärung Einzelplatz & Netzwerk (Client) Ab Seite 8: Installationserklärung Netzwerk (Server) Krutec SoftCon GmbH Weyhe Mittelwendung 24 Telefon: +49 (0) Info@krutec.de Web: Seite 2

3 Installationsart: Einzelplatz Im folgenden Fenster klicken Sie auf Installieren. Automatisch startet das Setup als erstes die Installation von.net Framework 4, sofern dieses noch nicht vorhanden/installiert ist. Wenn dies der Fall ist, überspringen Sie die nächsten Schritte. Der Haken im Kästchen Ich habe die Lizenzbedingungen gelesen und stimme ihnen zu. wird gesetzt und das ganze mit einem Klick auf Installieren bestätigt. Dieser Vorgang kann einige Minuten in Anspruch nehmen. Den Installationsabschluss bestätigen Sie mit einem Klick auf Fertig stellen. Wenn Sie aufgefordert werden Ihren PC neu zu starten, müssen Sie einmal den Neustart Ihres Computers mit einem Klick auf Jetzt neu starten genehmigen. Krutec SoftCon GmbH Weyhe Mittelwendung 24 Telefon: +49 (0) Web: Seite 3

4 Die Installationsprozedur wird automatisch, nachdem Ihr System wieder hochgefahren ist, fortgesetzt. Dieses Fenster erscheint automatisch nach dem Neustart klicken Sie auf Installieren. Der Haken im Kästchen Ich habe die Lizenzbedingungen gelesen und stimme ihnen zu. wird gesetzt und das ganze mit einem Klick auf Installieren bestätigt. Dieser Vorgang kann einige Minuten in Anspruch nehmen. Sie wählen den Punkt Ich stimme den Bedingungen des Lizenzvertrags zu und klicken auf Weiter. Krutec SoftCon GmbH Weyhe Mittelwendung 24 Telefon: +49 (0) Web: Seite 4

5 Im nächsten Fenster können Sie Ihren Benutzernamen und Ihre Organisation festlegen. Bestätigen Sie diesen Schritt mit Weiter. Klicken Sie im folgenden Fenster auf Jetzt installieren. Bestätigen Sie die MSXML 4.0 SP2 Installation mit Fertig stellen. Im nächsten Schritt startet sich die SAP Crystal Reports Installation. Klicken Sie hier auf Next. In seltenen Ausnahmefälle öffnet sich dieses Fenster im Hintergrund. Holen Sie es durch ein Klick auf das Icon in der Taskleiste oder durch ein Klick auf das deutlich größere Fenster im Hintergrund in den Vordergrund. Krutec SoftCon GmbH Weyhe Mittelwendung 24 Telefon: +49 (0) Web: Seite 5

6 Wählen Sie im folgenden Schritt I accept the License Agreement und bestätigen Sie dies mit einem Klick auf Next. Bestätigen Sie die Installationsaufforderung mit einem Klick auf Next. Dieser Vorgang kann einige Minuten in Anspruch nehmen. Klicken Sie auf Finish. Mit dem nächsten Klick auf Fertigstellen haben Sie die Installation der Zeiterfassung inklusive aller benötigten zusätzlichen Programme abgeschlossen. Zu beachten bei der Installationsart: Netzwerk (Client) Im Hintergrund öffnet sich kurz ein Fenster, um den Server zu finden, welches sich aber automatisch wieder schließt. Krutec SoftCon GmbH Weyhe Mittelwendung 24 Telefon: +49 (0) Info@krutec.de Web: Seite 6

7 Danach starten Sie bitte die installierte Easy Time. Es öffnet sich folgendes Fenster: Sie melden sich mit den Benutzernamen admin an, dann wählen Sie den Krutec Mandanten aus und drücken die Taste Enter und bestätigen dieses mit einem Klick auf OK. Jetzt folgt die Lizenzierung der Software. Dazu wählen Sie unter dem Menüpunkt: Einstellungen System, Lizenzierung aus. Klicken Sie auf Aus Datei lesen und wählen die Lizenz aus, die sich auf Ihrer Installations-CD befindet und klicken auf öffnen. Ihre Lizenzierung wird automatisch gefüllt, klicken Sie auf Lizenz annehmen. Die Installation der Easy Time und die Lizenzierung der Software sind nun auf Ihrem Einzelplatz oder Client vollständig abgeschlossen. Krutec SoftCon GmbH Weyhe Mittelwendung 24 Telefon: +49 (0) Web: Seite 7

8 Installationsanleitung Easy Time auf Ihrem Server Legen Sie die mitgelieferte CD in Ihr CD/DVD- Laufwerk ein. Für die folgende Installation muss Ihr PC Zugriff auf das Internet haben. Führen Sie die Datei SetupPZE.exe, Typ: Anwendung von der Installations - CD mit der rechten Maustaste als Administrator (nur Win7/8 und Vista) aus, unter anderen Betriebssystemen starten Sie diese mit einem Doppelklick. Damit starten wir den Installationsvorgang der Zeiterfassung. Es öffnet sich folgendes Fenster: Klicken Sie auf Weiter. Wählen Sie hier den gewünschten Installationspfad und klicken erneut auf Weiter. Als nächsten Schritt wählen Sie Ihre Installationsart aus und klicken Sie diese an: Ab Seite 3: Installationserklärung Einzelplatz & Netzwerk (Client) Ab Seite 8: Installationserklärung Netzwerk (Server) Krutec SoftCon GmbH Weyhe Mittelwendung 24 Telefon: +49 (0) Info@krutec.de Web: Seite 8

9 Installationsart: Netzwertk (Server) Im folgenden Fenster klicken Sie auf Installieren. Automatisch startet das Setup als erstes die Installation von.net Framework 4, sofern dieses noch nicht vorhanden/installiert ist. Wenn dies der Fall ist, überspringen Sie die nächsten Schritte. Der Haken im Kästchen Ich habe die Lizenzbedingungen gelesen und stimme ihnen zu. wird gesetzt und das ganze mit einem Klick auf Installieren bestätigt. Dieser Vorgang kann einige Minuten in Anspruch nehmen. Den Installationsabschluss bestätigen Sie mit einem Klick auf Fertig stellen. Wenn Sie aufgefordert werden Ihren PC neu zu starten, müssen Sie einmal den Neustart Ihres Computers mit einem Klick auf Jetzt neu starten genehmigen. Krutec SoftCon GmbH Weyhe Mittelwendung 24 Telefon: +49 (0) Web: Seite 9

10 Die Installationsprozedur wird automatisch, nachdem Ihr System wieder hochgefahren ist, fortgesetzt. Dieses Fenster erscheint automatisch nach dem Neustart klicken Sie auf Installieren. Als nächstes wird MSXML 4.0 installiert, dem stimmen Sie mit einem Klick auf Weiter zu. Dieser Vorgang kann einige Minuten in Anspruch nehmen. Sie wählen den Punkt Ich stimme den Bedingungen des Lizenzvertrags zu und klicken auf Weiter. Krutec SoftCon GmbH Weyhe Mittelwendung 24 Telefon: +49 (0) Web: Seite 10

11 Im nächsten Fenster können Sie Ihren Benutzernamen und Ihre Organisation festlegen. Bestätigen Sie diesen Schritt mit Weiter. Klicken Sie im folgenden Fenster auf Jetzt installieren. Bestätigen Sie die MSXML 4.0 SP2 Installation mit Fertig stellen. Im nächsten Schritt startet sich die SAP Crystal Reports Installation. Klicken Sie hier auf Next. In seltenen Ausnahmefälle öffnet sich dieses Fenster im Hintergrund. Holen Sie es durch ein Klick auf das Icon in der Taskleiste oder durch ein Klick auf das deutlich größere Fenster im Hintergrund in den Vordergrund. Krutec SoftCon GmbH Weyhe Mittelwendung 24 Telefon: +49 (0) Web: Seite 11

12 Wählen Sie im folgenden Schritt I accept the License Agreement und bestätigen Sie dies mit einem Klick auf Next. Bestätigen Sie die Installationsaufforderung mit einem Klick auf Next. Klicken Sie auf Finish. Mit dem nächsten Klick auf Fertigstellen haben Sie die Installation der Zeiterfassung inklusive aller benötigten zusätzlichen Programme abgeschlossen. Krutec SoftCon GmbH Weyhe Mittelwendung 24 Telefon: +49 (0) Info@krutec.de Web: Seite 12

13 Im Hintergrund öffnet sich nun folgendes Fenster. Dieses Tool müssen Sie solange laufen lassen, bis alle Clients installiert sind. Für den Fall das Sie weitere Clients hinzufügen wollen, können Sie dieses Tool auch nachträglich starten. Danach starten Sie bitte die installierte Easy Time. Es öffnet sich folgendes Fenster: Sie melden sich mit den Benutzernamen admin an, dann wählen Sie den Krutec Mandanten aus und drücken die Taste Enter und bestätigen dieses mit einem Klick auf OK. Jetzt folgt die Lizenzierung der Software. Dazu wählen Sie unter dem Menüpunkt: Einstellungen System, Lizenzierung aus. Klicken Sie auf Aus Datei lesen und wählen die Lizenz aus, die sich auf Ihrer Installations-CD befindet und klicken auf öffnen. Ihre Lizenzierung wird automatisch gefüllt, klicken Sie auf Lizenz annehmen. Die Installation der Easy Time und die Lizenzierung der Software sind nun auf Ihrem Server vollständig abgeschlossen. Krutec SoftCon GmbH Weyhe Mittelwendung 24 Telefon: +49 (0) Web: Seite 13

14 Installations- und Bedienungsanleitung für die Buchungsterminals Durch Klick auf Bearbeiten oder durch Doppelklick auf den Eintrag in der Liste Terminals öffnet sich die Maske Terminal Bearbeiten. Hier kann die Terminal-Bezeichnung geändert werden, das Terminal Aktiv geschaltet werden (bedeutet das es beim Datenaustausch berücksichtigt werden soll) und die IP-Adresse festgelegt werden. Die Einstellung muss am Terminal unter Menü -> (genaue Menüpunktauswahl siehe Bedienungsanleitung des entsprechenden Terminaltyps) ebenfalls erfolgen und der Verbindungstyp festgelegt werden (z.z. nur TCP/IP). Ein Haken bei Buchen mit Pers.-Nr. und Passwort erlauben bedeutet, dass am Terminal mit Eingabe der Personalnummer und eines unter Personalstamm -> Allgemein -> Passwort hinterlegten Passwortes (nur Ziffern erlaubt) ohne Fingerabdruck oder Schlüssel gebucht werden kann. Mit Klick auf Übernehmen schließt sich der Dialog und die Daten werden in der Terminalliste angezeigt. Unter dem Register Infotexte legen Sie die Anzeige an den Buchungsterminals fest. Hiermit geben wir Ihnen zwei Beispiele, um die Infotexte für den Saldo und den Resturlaub anlegen zu können: K[J5] F[R] T[Saldo:] K[J7] F[D] T[Resturl.:] K=Konto K=Konto J= Jahressalden J= Jahressalden 5= Kontonummer 7= Kontonummer F= Anzeigetyp F= Anzeigetyp R= Realtime D= Days T= Text T= Text Krutec SoftCon GmbH Weyhe Mittelwendung 24 Telefon: +49 (0) Web: Seite 14

15 Zuordnen des Terminals zu einer Terminalgruppe: Das neu angelegte Terminal muss unter Gruppen einer Berechtigungsgruppe hinzugefügt werden. Die Gruppe General ist schon vorhanden, und alle Mitarbeiter sind dieser Gruppe bereits zugeordnet. Mit einem Klick auf Terminal zufügen öffnet sich ein Dialog in dem alle vorhandenen Terminals aufgelistet sind. Mit einem Klick in die Liste auf das neu angelegte Terminal wird dieses blau hinterlegt. Mit Klick auf Übernehmen wird dann das Terminal der Gruppe hinzugefügt. Damit ist ein neues Terminal betriebsbereit. Die Datenübertragung zwischen Terminal und PC kann in der Maske Datenübertragung durchgeführt werden. In einer Liste sind hier alle Terminals aufgeführt. Datenübertragung Durch Klick oder "Steuerung" + Klick in diese Liste lassen sich einzelne oder mehrere Terminals auswählen. Ausgewählte Terminals werden blau hinterlegt. Mit dem unter "Datenaustausch mit ausgewählten Terminals" gewählten Terminals können Buchungen vom Terminal geholt, die Systemzeit übertragen werden, sowie die Personaldaten und die Funktionstasteneinstellungen zum Terminal übertragen werden. Die Datenübertragung kann ebenfalls aus der Zeiterfassung heraus über den Menüpunkt Datenübertragung mit den Unterpunkten Daten abholen und Daten senden durchgeführt werden. Datenübertragung per USB-Stick: Wichtig bei der USB Übertragung: Bei allen Geräten müssen die Stammdaten vorab in der Software Easy Time angelegt werden und anschließend an das Gerät per USB-Stick übertragen werden. In den Terminals ist die ID Nummer gleich der Personalnummer in der Easy Time. Grundsätzlich sollten nur USB-Sticks der Firma Kingston verwendet werden. Wir garantieren einen einwandfreien Betrieb nur mit dem bei uns erworbenen USB-Stick. Bei der Datenübertragung mit einem USB-Stick muss zunächst (wenn der USB-Stick nicht mitgeliefert wurde) der Stick formatiert werden. Dazu wird die Maske Datenübertragung verwendet. Hier gibt es die Schaltfläche USB-Stick formatieren. Beim Klick darauf öffnet sich ein Eingabefenster, das zur Eingabe des aktuellen Laufwerksbuchstaben des eingesteckten USB-Sticks auffordert. Krutec SoftCon GmbH Weyhe Mittelwendung 24 Telefon: +49 (0) Info@krutec.de Web: Seite 15

16 Nach Angabe des Buchstabens wird der Stick für die Verwendung zum Datentransfer formatiert. Nun können mit einem Klick auf die Schaltfläche Stammdaten senden die Daten der Mitarbeiter auf den USB-Stick kopiert werden. Achtung: Wenn das Terminal schon einmal mit Stammdaten beschickt wurde, wird nach betätigen der Menü -Taste die Eingabe einer ID erwartet. Geben Sie als ID ein. Anschließend geben Sie als Passwort 1900 ein. Hinweis: Um zu vermeiden, dass nicht mehr buchungsberechtigte Mitarbeiter im Terminal verbleiben müssen erst alle Mitarbeiter manuell aus dem Terminal gelöscht werden. Daten löschen- und auf das Terminal TM 260b und TM 250t übertragen: Zuerst löschen wir alle Daten im Terminal, dies ist mit der folgenden Schrittfolge am Terminal durchzuführen: Taste Menü -> User-Verwalt. -> Taste OK Enroll User -> Taste Pfeil runter Enroll Admin -> Taste Pfeil runter Delete -> Taste OK solange wiederholt bestätigen, bis alle Mitarbeiter gelöscht sind. Menü mit Taste ESC verlassen Danach können Sie das Einlesen der Mitarbeiterdaten mit folgender Schrittfolge am Terminal durchführen. USB- Stick einstecken (über den mitgelieferten Adapter) Taste Menü -> Menü User-Verwalt. -> Taste Pfeil runter Optionen -> Taste Pfeil runter USBDrive Mng -> Taste OK USBDdrive Mng Download Anw Log -> Taste Pfeil runter Download User -> Taste Pfeil runter Upload User -> Taste OK Danach erscheint die Meldung Kopiere Daten auf dem Display. Danach erscheint die Meldung CopyData OK auf dem Display. Die Übertragung der Buchungsdaten auf den USB-Stick erfolgt mit folgender Schrittfolge: USB-Stick einstecken (Mithilfe des mitgelieferten Adapters) Taste Menü -> Menü User-Verwalt. -> Taste Pfeil runter Optionen -> Taste Pfeil runter USBDrive Mng -> Taste OK USBDdrive Mng Download Anw Log -> Taste OK Danach erscheint die Meldung Kopiere Daten auf dem Display. Danach erscheint die Meldung Copy Data OK auf dem Display. Krutec SoftCon GmbH Weyhe Mittelwendung 24 Telefon: +49 (0) Web: Seite 16

17 Daten löschen- und auf das Terminal TM 160tc, TM 560tc, TM 260tc,TM 160bc, TM 360bc, TM 260bc übertragen: Zuerst löschen wir alle Daten im Terminal, dies ist mit der folgenden Schrittfolge am Terminal durchzuführen: Taste Menü -> (solange gedrückt halten bis das Menü angezeigt wird) Menü 1.Benutzer -> Taste OK bearbeiten -> Taste OK Mitarbeiter mit den Pfeiltasten auswählen Mitarbeiter. -> Taste OK Loe Benutzer -> Taste OK Loe Benutzer -> Taste OK Sicherheitsabfrage mit OK bestätigen USB- Stick Datenübertragung: Taste Menü -> (solange gedrückt halten bis das Menü angezeigt wird) Pfeiltaste Unten U-Disk -> Taste OK Upload -> Taste OK Upload Benutzer -> Taste OK Danach können Sie das Einlesen der Mitarbeiterdaten mit folgender Schrittfolge am Terminal durchführen: Taste M (Menü) -> 5. U-Disk -> Taste OK Download -> Taste OK Dload Benutzer -> Taste OK Mit der Taste ESC das Menu wieder verlassen. Um die Buchungsdaten in die Zeiterfassung zu übertragen, muss der USB-Stick in den PC eingesteckt werden. Mit Klick auf Buchungen empfangen werden dann die Buchungen vom Stick in die Zeiterfassung übertragen. Für die korrekte Zuordnung der Buchungsdaten zum Terminal, ist es bei der Verwendung von mehreren Terminals wichtig, dass die sogenannte Gerätenummer im Terminal mit der Terminalnummer welche in der Maske Terminals zu finden ist übereinstimmt. Biometrie/ Fingerprint einlesen Wichtig: Bei allen Geräten müssen die Stammdaten vorab in der Software Easy Time angelegt werden und anschließend an das Gerät per USB-Stick übertragen werden. In den Terminals ist die ID Nummer gleich der Personalnummer in der Easy Time. Biometrie/ Fingerprint einlesen: TM 260bc, TM 160bc, TM 360bc, TM 560bc Das einlesen muss direkt am Terminal erfolgen, dies geschieht mit folgender Schrittfolge: Taste Menü -> (solange gedrückt halten bis das Menü angezeigt wird) 1.Benutzer -> Taste OK Benutzer -> Taste OK (für neuen Benutzer - Bearbeiten für bestehenden Benutzer) ID Nr. vergeben Pfeil nach Unten FP Anmelden -> Taste OK Finger 3 x nach Aufforderung auf den Fingerprint Leser auflegen -> Taste OK um weiteren Finger anzumelden -> Taste ESC um das Einlesen zu speichern und zu beenden ESC zum beenden und sicherheitsabfrage mit OK bestätigen Jetzt ist der Finger für den Mitarbeiter eingelesen und kann verwendet werden. Krutec SoftCon GmbH Weyhe Mittelwendung 24 Telefon: +49 (0) Info@krutec.de Web: Seite 17

18 Biometrie/ Fingerprint einlesen: TM 260b Das Einlesen muss direkt am Terminal erfolgen, dies geschieht mit folgender Schrittfolge: Taste Menü -> (solange gedrückt halten bis das Menü angezeigt wird) User-Verwalt. -> Taste OK Enroll User -> Taste OK (für neuen Benutzer - Bearbeiten für bestehenden Benutzer) Enroll FP -> Taste OK User ID -> User ID eingeben und mit Taste OK bestätigen Der Anweisung am Display folgen und am ende mit OK bestätigen. Daten senden/holen und Uhrzeit senden per Geplanten Task Wenn die Uhrzeit der Terminals automatisch mit der Uhrzeit vom Server synchronisiert werden soll oder die Stammdaten vom Terminal geholt bzw. an das Terminal gesendet werden sollen müssen Sie folgende Schritte ausführen. Legen Sie einen sogenannten Geplanten Task ein. Diesen stellen Sie bitte so ein das er täglich ausgeführt wird. Es ist darauf zu achten, dass sich die Startzeit nicht mit anderen geplanten Tasks überschneidet. Die Startzeit sollte idealerweise zwischen 02:00 Uhr und 05:00 Uhr liegen. Nun fügen Sie unter Aktionen bitte die Termkonfig.exe aus dem Krutec Installationspfad mit einem der folgenden Parameter an (mehrere Parameter können hintereinander geschrieben werden z.b. /time / pers) /time = Sendet die lokale Zeit an das Terminal /pers = Sendet die Stammdaten an das Terminal /booking = Holt alle Buchungen aus dem Terminal Nun müssen Sie im Reiter Allgemein noch folgende Einstellungen vornehmen (Rot markiert). Nachdem diese Einstellungen vorgenommen wurden können Sie die Einstellungen mit einem Klick auf Ok speichern. Der Task wird nun zu der von ihn gewünschten Zeit ausgeführt und synchronisiert die lokale Zeit des Servers etc. mit dem Terminal. Krutec SoftCon GmbH Weyhe Mittelwendung 24 Telefon: +49 (0) Info@krutec.de Web: Seite 18

19 Anschlussschema der Buchungsterminals Host/Netzwerk PC User Anwender TCP/IP max. 100m RS-232 max. 15m (opt.) RS-485 max. 1000m (opt.) USB Verbindung Drahtloser Datenaustausch Switch/Hup USB-Stick mind. CAT5 TM 160tc TM 250t TM 160bc TM 560bc TM 560tc TM 260tc TM 260b TM 260bc Krutec SoftCon GmbH Weyhe Mittelwendung 24 Telefon: +49 (0) Web: Seite 19

20 Kurzanweisung der Software Mit der beiliegenden Installationsanweisung sollten Sie die Software kurzfristig installieren und bedienen können. Um die Funktionalität der Software optimal zu nutzen, möchten wir Sie bitten das Handbuch auf der Installations- CD auszudrucken und zu lesen. Die komplette Hilfedatei ist ebenso, als Online-Funktion im Programm unter dem Button Hilfe vorhanden. Um mit dem System arbeiten zu können sind folgende 11 Schritte notwendig: 1. Parametrierung der Software Bei der Parametrierung der Software gehen Sie wie folgt vor: Schritt Seite Handbuch Was sollten Sie tun / Für was ist der Schritt notwendig Konten anpassen. Die Zeiterfassung besitzt 10 feste Konten. Sie können die Bezeichnungen nach Ihren Wünschen anpassen. Folgende Konten sind standardmäßig fest hinterlegt: 1. Sollzeit, 2. Istzeit, 3-4. Freies Konto, 5. Differenzkonto (Soll - Ist), 6. Urlaubstage, 7. Resturlaub, 8. Alturlaub, 9. Kernzeitverletzung, 10. Kranktage Die Tagesmodelle müssen angelegt werden. In den Tagesmodellen wird der Arbeitsbeginn und das Ende, sowie die Pausenzeiten hinterlegt. Ein weiterer wichtiger Parameter ist die tägliche Sollzeit, also die Arbeitszeit die ein Mitarbeiter pro Tag anwesend sein muss. Auch diese wird im Tagesmodell eingestellt Standardkalender anlegen. Anstatt für jeden Mitarbeiter einen neuen Kalender einzupflegen, kann im Personalstamm ein vordefinierter Kalender zugeordnet werden. Der Kalender bildet eine Vorlage für Mitarbeiter-Kalender, die die Eingabe neuer Mitarbeiter vereinfachen kann Abwesenheiten müssen definiert werden. Die Abwesenheitsgründe dienen dazu, Mitarbeiter entsprechend Ihrer Ausfälle in der Software abwesend zu melden und so eine korrekte Berechnung der Arbeitszeit zu erreichen. Es können sowohl externe (Urlaub, Krank etc.), als auch interne (Dienstreise, Fortbildung etc.) Abwesenheiten erfasst werden. 2. Stammdaten anlegen Nach der Parametrierung werden die Mitarbeiter angelegt: Schritt Seite Handbuch Was sollten Sie tun / Für was ist der Schritt notwendig Mitarbeiter anlegen. Die Mitarbeiter Ihres Betriebes werden im Personalstamm angelegt. Hier erfolgt auch die Zuordnung, der zuvor von Ihnen angelegten Standardkalender statt. Damit ein Mitarbeiter buchen kann, muss mindestens der Name, die Ausweis-Nummer und das Eintrittsdatum eingegeben werden. Krutec SoftCon GmbH Weyhe Mittelwendung 24 Telefon: +49 (0) Info@krutec.de Web: Seite 20

21 3. Datenübertragung Nun müssen die Mitarbeiter an das Terminal übertragen werden: Schritt Seite Handbuch Was sollten Sie tun / Für was ist der Schritt notwendig Daten senden. Damit die Mitarbeiter am Terminal buchen und Kontostände abfragen können, müssen wir die Daten zum Terminal senden. Erst wenn das Terminal die Ausweis- Nummer des Mitarbeiters kennt, können Daten erfasst werden. Daten holen. Um die gebuchten Zeiten in die Zeiterfassung einzulesen, müssen die Daten vom Terminal abgeholt werden. 4. Datenpflege Nachdem Daten vorhanden sind, geht es an die Pflege der Daten: Schritt Seite Handbuch Was sollten Sie tun / Für was ist der Schritt notwendig Erste Schritte mit Ihren Daten unternehmen. In den Tagesbuchungen können Sie die Zeitbuchungen Ihrer Mitarbeiter verfolgen, korrigieren oder nachpflegen. Auch werden Ihnen hier die berechneten Kontostände angezeigt. So haben Sie alle wichtigen Informationen wie Soll-, Ist- und Gleitzeit auf einen Blick! Achten Sie darauf, dass Sie den Tag nach jeder Änderung noch einmal neu berechnen lassen müssen. Mitarbeiter korrigieren. Sollten Mitarbeiter fehlerhaft gebucht haben, so sehen Sie dies im Korrekturassistent und haben die direkte Möglichkeit diese Fehler zu beheben. Mitarbeiter werden nur korrekt abgerechnet, wenn keine Fehler mehr im System vorhanden sind Abwesenheiten erfassen. Im Abwesenheitsplaner besteht die Möglichkeit Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit oder Berufsschule schnell und vor allem übersichtlich zu erfassen. Sorgen Sie dafür, dass die Abwesenheiten gepflegt sind um Fehler im Korrekturassistent zu vermeiden. 5. Abrechnung Als letzter Schritt muss alles abgerechnet werden: Schritt Seite Handbuch Was sollten Sie tun / Für was ist der Schritt notwendig Tagesabschluss durchführen. Mit dem Tagesabschluss werden alle eingelesenen Daten, die noch nicht berechnet wurden, gerechnet. Nachdem der Abschluss erfolgt ist werden auch die Konten mit den korrekten Werten gefüllt. Falls Sie noch weiterführende Informationen/Hilfestellung benötigen benutzen Sie bitte die Onlinehilfe oder das Handbuch. (Ist auf der CD, als PDF vorhanden). Krutec SoftCon GmbH Weyhe Mittelwendung 24 Telefon: +49 (0) Info@krutec.de Web: Seite 21

22 Datenbankwartung Bitte beachten Sie, die Daten der Zeiterfassung regelmäßig zu sichern! Sie müssen lediglich Kopien der Datenbankdatein in Ihren Krutec Programm Ordner auf dem Server machen. Bei der Einzelplatz Installation befinden sich die markierten Datenbankdatein im Installationsverzeichnis. 1. Datenrücksicherung Um eine Datenrücksicherung durchzuführen, überschreiben Sie die sich im Programm selbst befindlichen Datenbank Dateien mit ihren Backups. Wir wünschen Ihnen mit der Easy Time viel Spaß! Ihr Krutec Team Krutec SoftCon GmbH Mittelwendung 24 Krutec SoftCon GmbH Weyhe Mittelwendung 24 Telefon: +49 (0) Web: Seite 22