Office 365 Deutschland

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1 Branchenstudie: Bildungswesen Office 365 Deutschland Office 365 aus der Microsoft Cloud Deutschland

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3 Inhaltsverzeichnis Vorwort... 4 Anforderungen in Bildungseinrichtungen... 5 Digitales Arbeiten im Bildungswesen... 7 Office 365 Deutschland... 8 Richtungslenker Cloud Vorteile von Office Fazit Studiendesign und Stichprobe Informationen und Kontakt techconsult GmbH 3

4 Vorwort Das Bildungswesen ist einer der Innovationstreiber in unserer Gesellschaft. Mobilität, Effizienz und Produktivität sind dabei grundlegende Erfolgsfaktoren. In Bildungseinrichtungen findet die Kommunikation und Zusammenarbeit maßgeblich dort statt, wo Lehrende und Studierende aufeinandertreffen, dies ist meist das Klassenzimmer, der Hörsaal oder der Seminarraum. Vor allem in Klassenzimmern sind meist noch Papier und Stift anzutreffen, doch abseits davon findet die Kommunikation zwischen Schülern, Studierenden und Lehrkräften maßgeblich über elektronische Geräte statt. Dies verlangt nach geeigneten IT-Lösungen, die den mobilen Zugriff auf Dokumente und Informationen gewährleisten und den Lernenden und Lehrenden die Flexibilität bieten, standortunabhängig zu arbeiten, Informationen auszutauschen und zu lernen. Digitale Prozesse unter Einsatz effektiver Software Lösungen ermöglichen es den Bildungseinrichtungen, effizient und flexibel zu arbeiten. Lehren und Lernen ist immer auch Teamarbeit. Mit moderner Produktivitätssoftware und mobilen Informations- und Kommunikationssystemen lässt sich sowohl die Zusammenarbeit zwischen den Lehrkräften untereinander, den Lernenden untereinander wie auch zwischen Lernenden und Lehrenden maßgeblich verbessern, so dass notwendige Informationen schnell und einfach zur Verfügung stehen und unabhängig vom Standort nutzbar sind. Der Einsatz einer leistungsfähigen Produktivitätssoftware ist eine wesentliche Voraussetzung für das gemeinsame Arbeiten und den Zugriff auf Dokumente; Präsentationen oder wissenschaftliche Arbeiten. Im Kontext digitaler Prozesse spielen Cloudlösungen eine zentrale Rolle. Seit Januar 2017 steht Office 365 Deutschland sprich Office 365 aus der Microsoft Cloud Deutschland zur Verfügung. Der hier zu diesem Thema vorliegende Branchenbericht analysiert die Bedeutung von Produktivitätssoftware aus der deutschen Cloud im Bereich Erziehung und Bildung. Die Studie zeigt das künftige Potential für Office 365 Deutschland und identifiziert Gründe, die trotz deutschem Rechenzentrum immer noch gegen eine Nutzung der Cloud sprechen techconsult GmbH 4

5 Anforderungen in Bildungseinrichtungen Teamarbeit Nicht nur für Lehrkräfte spielt Teamarbeit eine wesentliche Rolle, bereits in der Schule beginnen Schüler gemeinsam in Teams an Projekten zu arbeiten. Produktivitätssoftware aus der Cloud erleichtert Teamarbeit und gestaltet sie effizient und flexibel. Das Arbeiten im Team ist gerade auch in Bildungseinrichtungen und vor allem in akademischen Einrichtungen ein wichtiger Aspekt für Erfolg und Fortschritt. Für 85 Prozent der Befragten spielt die Teamarbeit eine große Rolle. Bereits in frühkindlichen Einrichtungen gelingt ein reibungsloses Arbeiten der Angestellten nur im Team, dies setzt sich in der Schule und in akademischen Einrichtungen fort. Zudem spielt das Weiterreichen von Dokumenten (87 Prozent) und das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten (72 Prozent) und für viele befragte Einrichtungen eine große Rolle. Mobilität Die Arbeitswelt im Bildungswesen sieht anders aus, Bürowelten wie in den öffentlichen Verwaltungen oder im Finanzsektor gibt es hier nicht. Schon seit jeher sind 2017 techconsult GmbH 5

6 Lehrkräfte in Schulen auf mobile Arbeitsplätze angewiesen. Keine Schule stellt jeder Lehrkraft einen eigenen Schreibtisch zur Verfügung. Ihren PC-Arbeitsplatz haben Lehrkräfte daher in der Regel zu Hause. 60 Prozent der befragten Bildungseinrichtungen beschäftigen Mitarbeiter, die auch von zu Hause arbeiten. Signifikant gegenüber anderen Branchen ist der überdurchschnittlich hohe Anteil an Einrichtungen, deren Mitarbeiter mit privaten Geräten arbeiten, die ins Unternehmensnetzwerk einzubinden sind (57 Prozent). Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter auch unterwegs oder zu Hause mobil und sicher auf Dokumente und Arbeitsunterlagen zugreifen können. Sicherheit In Schulen, Bildungseinrichtungen und akademischen Einrichtungen fallen große Mengen personenbezogener Daten an. Der Datenschutz ist sowohl für Daten von Schülern als auch von Eltern und Lehrkräften zu gewährleisten. Bei der Organisation des Schulbetriebs und der Datenübermittlung an externe Stellen sind daher vielfältige datenschutzrechtliche Anforderungen zu beachten. Hinzu kommen an akademischen Einrichtungen Forschungsergebnisse, die ebenfalls strengsten Richtlinien unterliegen, was die Einhaltung der Daten-Aufbewahrungspflicht und des Datenschutzes betreffen. 83 Prozent der Befragten gaben an, dass höchste 2017 techconsult GmbH 6

7 Sicherheitsstandards erforderlich sind. Jeweils 65 Prozent sagen, dass ihre Daten strengen Richtlinien unterliegen und der -Versand verschlüsselt erfolgen muss. Digitales Arbeiten im Bildungswesen Im Fokus jeder Bildungseinrichtung steht die Qualität der Lehre. Eine wesentliche Voraussetzung dafür sind moderne und mobile Arbeitsplätze, unterstützt durch innovative Lösungen, die die Teamarbeit und Kommunikation verbessern, das Lernen fördern und die digitalen Kompetenzen stärken. Wesentliche Kriterien bei der Wahl der Produktivitätssoftware sind für Bildungseinrichtungen die Vermittlung von Lehrinhalten (82 Prozent) sowie die Kommunikation und die Zusammenarbeit mit Lernenden. Eine überdurchschnittlich hohe Relevanz haben außerdem Teamfunktionen für gemeinsame Aktivitäten und das Arbeiten an Dokumenten, sie wurden ebenfalls von 82 Prozent genannt. Gerade in Bildungseinrichtungen ist der Alltag der Lehrenden und Lernenden zu großen Teilen durch das Arbeiten zu Hause bestimmt. Der mobile Zugriff auf Daten 2017 techconsult GmbH 7

8 und Dokumente ist für 73 Prozent ein weiterer wichtiger Aspekt, wenn es um die Entscheidung von Produktivitätssoftware geht. Für knapp jede zweite Bildungseinrichtung ist ein soziales Netzwerk für den Austausch von Informationen relevant. Doch allen Aspekten voran steht die Sicherheit der Daten und der Datenschutz. 93 Prozent ist der Schutz der Daten und Dokumente vor unbefugtem Zugriff wichtig, 85 Prozent legen Wert auf den Schutz vor unbefugter oder versehentlicher Weitergabe von Daten und Dokumenten. Office 365 Deutschland Mit Office 365 Deutschland möchte Microsoft die Anforderungen der Bildungseinrichtungen nach Lösungen bedienen, die ein Höchstmaß an Datensicherheit unter Einhaltung des Datenschutzes gewähren. Durch die Speicherung der Daten in einem deutschen Rechenzentrum unter der Datentreuhänderschaft von T-Systems wird dies gewährleistet techconsult GmbH 8

9 Was den Kenntnisstand zu Office 365 Deutschland betrifft, so hinken die Bildungseinrichtungen leicht hinterher. Ein Großteil der Erziehungs- und Bildungseinrichtungen ist zwar über das Microsoft Angebot informiert, doch der Anteil liegt im Branchenvergleich deutlich unter dem Durchschnitt. Nur 7 Prozent haben sich bereits intensiv mit Office 365 Deutschland beschäftigt. 22 Prozent der befragten Einrichtungen fühlen sich über das Angebot umfassend informiert und 28 Prozent wissen, was es bedeutet, wenn die Daten unter deutscher Datentreuhänderschaft liegen. Überdurchschnittlich viele Befragte (33 Prozent) haben sich noch nicht mit dem Service befasst, 10 Prozent haben noch gar nichts davon gehört. Jede Zehnte Einrichtung gab an, noch offene Fragen zu haben diese Fragen betreffen hauptsächlich den Datenschutz, die Datensicherheit und Kostenvorteile techconsult GmbH 9

10 Richtungslenker Cloud 35 Prozent der Erziehungs- und Bildungseinrichtungen sind der Meinung, dass Office 365 Deutschland den Durchbruch in die Cloud beeinflussen wird und der Service als Treiber fungiert. Innerhalb der Größenklassen liegt der Anteil der größeren Bildungseinrichtungen mit 25 und mehr PC-Arbeitsplätzen drei Prozentpunkte über dem Durchschnittswert. Wichtige Argumente, die für die deutsche Cloud sprechen, sind die Verbesserung der Effektivität und Produktivität sowie das Vertrauen in die Datensicherheit und den Datenschutz. Ein kleiner Auszug aus dem Meinungsbild der Befragten unterstreicht dies: 2017 techconsult GmbH 10

11 12 Prozent der Bildungseinrichtungen hat sich bereits konkret mit Planungen für den Einsatz von Office 365 Deutschland befasst. Innerhalb der Größenklassen sind es überdurchschnittlich viele Einrichtungen mit 25 und mehr PC-Arbeitsplätzen, für die das Microsoft Angebot derzeit konkret in Frage kommen könnte. Sie beabsichtigen den Service noch 2017 zu beziehen. Weitere 28 Prozent können sich die Nutzung dieses Angebotes vorstellen, haben aber noch keine genauen Vorstellungen und Planungen, wann genau das sein wird. Vorteile von Office 365 Office 365 fördert die Kommunikation und die Zusammenarbeit und unterstützt Lernende und Lehrkräfte bei ihrer Arbeit. Standortunabhängig, ganz gleich ob in der Schule, unterwegs oder zu Hause, kann auf Daten, Dokumente und Informationen zugegriffen werden techconsult GmbH 11

12 Jede dritte Erziehungs- und Bildungseinrichtung hat bereits erkannt, dass die Daten in der Cloud gegenüber einer selbst verwalteten Lösung sicherer aufbewahrt werden. Bildungseinrichtungen schätzen an Office 365 außerdem die Verfügbarkeit der jeweils aktuellsten Software-Version, den geringen Administrationsaufwand, jeweils von 33 Prozent genannt, die Möglichkeit mobiler Zugriffe (27 Prozent) sowie die Flexibilität. Fazit Das Bildungswesen ist ein Innovationstreiber, doch in Bezug auf Produktivitätssoftware ist dies nur begrenzt erkennbar, viele hängen da noch am alten Zopf. Eine wesentliche Ursache hierfür könnten fehlende finanzielle Mittel in der Branche sein. Vor allem größere Bildungseinrichtungen ab 25 PCs arbeiten häufig mit veralteten Lösungen. Der Einsatz einer Produktivitätssoftware aus der Cloud ist eine wesentliche Voraussetzung für ein flexibles und effizientes Arbeiten. Doch Office 365 kommt derzeit nur bei 8 Prozent aller Bildungseinrichtungen zum Einsatz. Gerade im Hinblick auf die aktuelle Jugend und zukünftige Generation, die mit neuesten Technologien und Plattformen sowie Social Media aufgewachsen sind und das Bildungswesen 2017 techconsult GmbH 12

13 prägen, ist es wichtig, dass auch im Arbeitsalltag der Lehrkräfte innovative Produktivitätssoftware zum Einsatz kommt, die ein Höchstmaß an Mobilität, Effizienz und Flexibilität ermöglichen. Die Vorzüge von Office 365 Deutschland werden zwar von vielen Bildungseinrichtungen gesehen 40 Prozent können sich die Nutzung des Service vorstellen, doch der Anteil liegt im Branchenvergleich unter dem Durchschnitt. Besonders wichtig ist es, dass gerade für dieses Segment attraktive und kostengünstige Pakete geschnürt werden, die den Schritt in die Cloud erleichtern. Auch ein kontinuierlicher Austausch mit dem Anbieter wird das Vertrauen in Microsoft ausbauen und den Weg in die Cloud ebnen. Studiendesign und Stichprobe Die Studie zu Office 365 Deutschland wurde von der techconsult GmbH im Auftrag von Microsoft Deutschland konzipiert und durchgeführt. Im Dezember 2016 wurden insgesamt 601 Unternehmen, davon 60 Erziehungs- und Bildungseinrichtungen, zum Einsatz von Produktivitätssoftware und der Rolle von Office 365 Deutschland befragt. Die Stichprobe verteilt sich über alle Branchen und Größenklassen. Ansprechpartner waren in erster Linie Führungskräfte aus dem Management und der Verwaltung sowie IT-Leiter und IT-Verantwortliche. Die Befragung erfolgte über einen Online-Fragebogen. Die Studienteilnehmer beantworteten Fragen unter anderem zu den Themen Kriterien beim Einsatz von Produktivitätssoftware, Bekanntheit und Nutzung verschiedener Office Dienste, Einfluss von Office 365 Deutschland sowie Vorteile und Hinderungsgründe für die Nutzung von Cloud Services techconsult GmbH 13

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15 Informationen und Kontakt Über die techconsult GmbH Als Research und Analystenhaus ist techconsult seit 25 Jahren der Partner für Anbieter und Nachfrager digitaler Technologien und Services. Analysen auf der Anwenderseite erlauben einen Einblick in die Problemfelder und Zukunftsvisionen der Unternehmen. Für ein realitätsnahes Bild sorgen dafür über Interviews pro Jahr mit Business- und IT-Entscheidern. In Verbindung mit dem permanenten Screening von Produkten und Serviceleistungen der Anbieter erfolgt die erfolgsorientierte Strategie- und Umsetzungsberatung. Auf digitalen Plattformen stellt techconsult Business- und IT-Entscheidern seit vielen Jahren themenspezifische Assessment-Tools zur Problemfeld- und Positionierungsanalyse zur Verfügung. Die techconsult GmbH wird vom geschäftsführenden Gesellschafter und Gründer Peter Burghardt am Standort Kassel mit einer Niederlassung in München geleitet und ist Teil der Heise Gruppe. Verena Bunk Senior Analyst techconsult GmbH The IT Market Analysts Baunsbergstr. 37 D Kassel Tel: Fax: Internet: Weitere Informationen für Journalisten und PR: Nancy Weddig Public Relations Tel.: Fax: techconsult GmbH 15