CenterDevice Handbuch

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1 CenterDevice Handbuch Wir freuen uns, dass Sie sich für CenterDevice entschieden haben! Mit dieser kleinen Anleitung möchten wir Ihnen den Start erleichtern. Wenn Sie weitere Fragen haben, nutzen Sie bitte unser FAQ-Forum. CenterDevice ist eine intelligente Cloudsoftware zum Speichern, Verwalten und Teilen Ihrer Dokumente. Dank Volltextsuche und einfacher Verschlagwortung Ihrer Dokumente finden Sie jederzeit genau die Datei, die Sie suchen. Teilen Sie Dokumente schnell und einfach per Drag and Drop mit Ihren Mitarbeitern oder senden Sie große Dateien einfach über einen Link an Externe. Sehen Sie sich auch unser Video Entdecken Sie CenterDevice an! So einfach. So sicher! Clever teilen mit CenterDevice! 3

2 Inhaltsverzeichnis Die Anwendungsoberfläche... 5 Account einrichten... 6 Persönliche Einstellungen Benachrichtigungen... 8 Benutzerverwaltung... 8 Gruppen...13 Umgang mit Dokumenten...15 Dateien hochladen...15 Vollbildmodus...23 Rechtsklick...23 Dateien herunterladen...23 Dateien finden...23 Dateien umbenennen...25 Dateien vor Veränderungen schützen...25 Dateien löschen...25 Dateien organisieren mit Schlagwörtern...25 Sammlungen...26 Intelligente Sammlungen gespeicherte Suchen...28 Öffentliche Sammlungen...29 Zusammenarbeit...31 Dokumente teilen...31 Sammlungen teilen...32 Freigaben entziehen...32 Externe Links erstellen...33 Versionierung...35 Dateien kommentieren...36 Die Protokollansicht...37 Audit Log...39 CenterDevice Desktop...42 CenterDevice kaufen...46 Hilfe & Support

3 Die Anwendungsoberfläche Im oberen rechten Bereich finden Sie Ihr Profil. Hier können Sie allgemeine Einstellungen (Profilbild, Sprache, Passwort) und -Benachrichtigungen vornehmen, die Ansicht ändern und zwischen verschiedenen Accounts wechseln (nur, wenn Sie über mehrere Accounts verfügen). (A) In der Mitte finden Sie alle Dokumente (Ihre eigenen und die für Sie freigegebenen Dokumente). (B) Auf der linken Seite im oberen Bereich können Sie zwischen allen Dokumenten in Ihrem Account ( Account-Name ), Meine Dokumente und Für mich freigegeben wählen. (C) Auf der rechten Seite im unteren Bereich sehen Sie alle Benutzer in Ihrem Mandanten (unten) und Ihre Gruppen (oben). Standardmäßig angelegt ist die Gruppe Alle internen Benutzer. (D) Auf der linken Seite finden Sie eine Übersicht über die vorhandenen Sammlungen. (E) Zentral im Blickfeld steht die Suche, mit der Sie alle Dateien blitzschnell finden. (F) Mit unterschiedlichen Filtern können Sie Ihre Suche eingrenzen. Filtern Sie wahlweise nach Schlagwort, Dateityp, Dateiendung oder Zeitraum. Zudem können Sie hier die Darstellungsform Ihrer Anwendung wählen. (G) 5

4 Neben der Suche befindet sich der Import-Reiter, über den Sie Dateien hochladen und den aktuellen Upload-Status Ihrer Dokumente einsehen können. (H) Durch Klick auf das Logo in der linken oberen Ecke gelangen Sie stets zurück zur Übersicht Ihrer Dokumente. Account einrichten Beginnen wir mit der Einrichtung Ihres Accounts! Im oberen rechten Bereich finden Sie das Einstellungsmenü, das Sie mit einem Klick auf den Reiter Einstellungen aufrufen können. Über Kontoeinstellungen können Sie folgende Anpassungen vornehmen: Name der Firma Wählen Sie hier den Namen für Ihren Account. Dieser Name erscheint in den Benachrichtigungs- und Einladungs- s. Logo Laden Sie hier Ihr Firmenlogo hoch. Es erscheint an Stelle des CenterDevice-Logos links oben in Ihrer Anwendung. Das Logo muss eine Grafikdatei (JPG, PNG) und sollte mindestens 160x50 Pixel groß sein. 6

5 Persönliche Einstellungen Klicken Sie auf den Einstellungen -Reiter in der oberen rechten Ecke und wählen Sie auf der linken Seite unterhalb Ihres Namens Persönliche Einstellungen aus. Hier können Sie ein eigenes Profilbild hochladen, die Sprache ändern und, sollten Sie mehrere Mandanten nutzen, einen Standard-Mandanten festlegen. Mit diesem Mandanten startet CenterDevice, wenn Sie sich einloggen (die Einstellung erscheint nur, wenn ein Mandant noch nicht Standardmandant ist). Zudem können Sie auswählen, welche Sammlung Ihnen nach dem Einloggen standardmäßig angezeigt werden soll. Über den Reiter Passwort können Sie Ihr Passwort ändern und über XING Integration können Sie Ihren Account mit Ihrem XING-Account verbinden. 7

6 -Benachrichtigungen Klicken Sie auf den Einstellungen -Reiter in der oberen rechten Ecke und wählen Sie auf der linken Seite unterhalb Ihres Namens -Benachrichtigungen aus. Wählen Sie dort aus, über welche Aktivitäten Sie direkt per informiert werden möchten. Benutzerverwaltung Als Administrator können Sie Benutzer hinzufügen und Benutzerrollen verwalten. Sie haben zwei Möglichkeiten, um Benutzer einzuladen: Einzelnen Benutzer hinzufügen Um neue Benutzer in Ihren Mandanten einzuladen, wählen Sie über das Einstellungsmenü die Benutzerverwaltung aus, geben die entsprechende - Adresse ein und bestätigen mit Enter. Die eingeladene Person erhält umgehend eine Einladungs- , über die sie sich für Ihren Unternehmensaccount registrieren kann. 8

7 Den Status der Einladung erkennen Sie am Symbol vor der -Adresse. Das -Icon signalisiert, dass der Eingeladene die Einladung noch nicht angenommen hat. Hat die Person die Einladung angenommen, ändert sich das Briefumschlagsymbol in das Mitarbeiter -Icon. Die Gültigkeit der Einladungs- beträgt 14 Tage. Hat die eingeladene Person die Einladung bis zu diesem Zeitpunkt nicht angenommen, können Sie eine erneute Einladung versenden. Mehrere Benutzer hinzufügen Mithilfe einer vorab angelegten CSV-Datei können Sie ganz einfach mehrere Benutzer gleichzeitig in Ihren CenterDevice-Account einladen. Was ist eine CSV-Datei? Bei einer CSV-Datei handelt es sich um ein Textdateiformat, mit dem Daten aus einer Tabelle oder einer Datenbank in eine andere Anwendung exportiert werden können. Wie erstelle ich eine CSV-Datei? Eine CSV-Datei können Sie mit einem Tabellenkalkulationsprogramm wie beispielsweise MS Excel oder OpenOffice Calc erstellen. 9

8 Wie muss ich vorgehen, um die CSV-Datei für den Adress-Import in meinen CenterDevice-Account anzulegen? 1. Öffnen Sie ein Tabellenkalkulationsprogramm, z.b. MS Excel 2. Legen Sie alle Personen, die Sie in Ihren Account einladen möchten, nach folgendem Schema an: Hinweis: Zur Erläuterung der Rollen siehe Rollen und Rechte 3. Speichern Sie Ihre Datei im CSV-Format ab. Klicken Sie hierzu auf Datei Speichern unter Andere Formate Wie führe ich den Adress-Import durch? Öffnen Sie in Ihrem CenterDevice-Account die Benutzerverwaltung (Einstellungsmenü Benutzerverwaltung). Wählen Sie den Reiter Mehrere Gäste hinzufügen aus. 10

9 Klicken Sie auf den Button CSV-Datei auswählen. Wählen Sie hier Ihre zuvor lokal gespeicherte Datei mit den Adressen der einzuladenden Benutzer aus. Anschließend können Sie wählen, ob Sie automatisiert eine Einladungs- versenden möchten oder ob Sie Einladungscodes herunterladen möchten, um die Einladungen manuell zu versenden. In diesem Fall erhalten Sie eine Excel-Datei, in der jedem eingeladenen Gast ein Link zugeordnet ist, den Sie der entsprechenden Person zukommen lassen können. Die eingeladenen Benutzer erscheinen aufgelistet in der Benutzerverwaltung und werden den entsprechenden Gruppen hinzugefügt. Haben Sie eine Gruppe angegeben, die noch nicht angelegt worden ist, wird diese automatisch erstellt. 11

10 Rollen und Rechte Als Administrator können Sie über die Benutzerverwaltung (Einstellungsmenü > Benutzerverwaltung) die Rollen der einzelnen Benutzer Ihres Mandanten festlegen und ändern. Neue Benutzer sind standardmäßig als Gast gekennzeichnet, sofern Sie diese nicht bereits in der CSV-Datei verändert haben. Durch einen Klick auf das Bleistiftsymbol können Sie Benutzerrollen jederzeit ändern. Benutzern können Sie folgende Rollen zuweisen: Administrator Interner Benutzer Externer Benutzer Gast Je nach Rolle haben die Benutzer unterschiedliche Berechtigungen: Interne Benutzer dürfen Dokumente lesen, hoch- und herunterladen, umbenennen, kommentieren und neue Versionen erstellen. Sie können außerdem öffentlichen Sammlungen beitreten und Gäste in den Account einladen. Externe Benutzer haben eingeschränkten Zugriff auf den Account. Sie dürfen Dateien lesen und kommentieren, neue Versionen erstellen und Dateien hochund herunterladen. Sie können Sammlungen nutzen, haben aber nicht das Recht, öffentlichen Sammlungen beizutreten. Gäste haben Leserecht auf für sie freigegebene Dateien. Sie können Kommentare verfassen und die Dokumente herunterladen. Hinweis: Administratoren haben die gleichen Rechte wie interne Benutzer und können zusätzlich Gruppen erstellen und den gesamten Account verwalten Benutzer löschen Um einen Benutzer aus Ihrem Mandanten zu löschen, klicken Sie in der Benutzerverwaltung auf das X neben dem entsprechenden Benutzer. Anschließend haben Sie die Möglichkeit, alle Dokumente des Benutzers auf einen anderen Benutzer zu übertragen. 12

11 Gruppen Eine Gruppe ist eine Zusammenführung von mehreren Benutzern. Mit Gruppen können Sie Unternehmenseinheiten darstellen oder Ihre Firmenstruktur abbilden ( Geschäftsführung, Marketing, Vertrieb ). In der schon standardmäßig angelegten Gruppe Alle internen Benutzer befinden sich alle Administratoren und die internen Benutzer Ihres Mandanten. Gruppen erstellen Gruppen können ausschließlich von Administratoren erstellt werden. Um eine neue Gruppe zu erstellen, klicken Sie auf den NEUE GRUPPE -Button in der rechten grauen Spalte und vergeben Sie einen Namen (gegebenenfalls müssen Sie die graue Spalte etwas nach links ziehen, um den Bereich zu vergrößern, bis der NEUE GRUPPE -Button sichtbar wird). Bestätigen Sie mit Enter. Mit einem Klick auf die Gruppe können Sie Mitglieder hinzufügen, den Gruppennamen ändern und eine Gruppenfarbe auswählen. Benutzer in Gruppen einladen Um Gruppenmitglieder hinzuzufügen, klicken Sie auf die Gruppe und aktivieren Sie das Häkchen im Kästchen neben dem jeweiligen Benutzer. Klicken Sie auf einen beliebigen Punkt außerhalb des Fensters, um das Einstellungsfenster zu schließen. 13

12 Hinweis: Nur Administratoren können Benutzer zu Gruppen hinzufügen Mitglieder aus Gruppen entfernen Klicken Sie auf die Gruppe. Entfernen Sie das Häkchen neben dem Namen der entsprechenden Person. Der Benutzer ist nun nicht mehr Mitglied der Gruppe und verliert den Zugriff auf Dokumente, die mit der Gruppe geteilt sind. Gruppen und Benutzer favorisieren Wenn Sie Ihren Account mit vielen Nutzern zusammen verwenden, ist es hilfreich, sich häufig genutzte Kontakte oder Gruppen als Favoriten zu markieren. Klicken Sie dazu einfach auf den Stern hinter dem jeweiligen Namen oder Gruppennamen. Ihre Favoriten erscheinen dann in der Liste ganz oben. 14

13 Umgang mit Dokumenten Je mehr Speicherquellen genutzt werden, umso zeitraubender ist die Recherche nach Dokumenten. Die zentrale Speicherung in CenterDevice setzt eine innovative Logik in Gang: CenterDevice kommt ohne klassische Ordnerstrukturen aus. Dadurch kann jeder intuitiv und sofort mit der Anwendung arbeiten. Dokumente werden durch Zugriffsberechtigungen geteilt und nicht vervielfältigt. Jedes Dokument bleibt einmalig gespeichert, Bearbeitungsstand und -historie sind eindeutig. Dateien hochladen Für den Datei-Import in CenterDevice haben Sie verschiedene Möglichkeiten: Upload einzelner Dateien Klicken Sie auf den Import-Reiter und anschließend auf Datei hinzufügen. Wählen Sie anschließend die gewünschte Datei aus. Sie wird in die Anwendung hochgeladen. Upload von Dateien via Drag and Drop Wählen Sie die gewünschte/n Datei/en auf Ihrem Rechner aus und ziehen Sie sie auf die CenterDevice-Oberfläche. Sobald Sie die Dateien im Anzeigenfeld loslassen, werden sie hochgeladen 1. 1 (Funktion im Internet Explorer eingeschränkt verfügbar) 15

14 Halten Sie währenddessen die Shift-Taste gedrückt, stehen Ihnen nach dem Ablegen der Dokumente weitere Optionen zur Verfügung. So können Sie Dokumente direkt einer Sammlung hinzufügen und/oder Schlagwörter vergeben. Auch während des Upload-Vorgangs können Sie Sammlungen anlegen. Ziehen Sie ein Datei-Archiv, wie z.b. eine zip-datei, auf die Oberfläche, können Sie zudem auswählen, ob das Archiv direkt entpackt werden soll. 16

15 Durch Klick auf den Import-Reiter erhalten Sie einen Überblick über den aktuellen Status und die Dateigröße Ihrer Dokumente. Die Prozentzahl zeigt den Fortschritt des Uploads an. Nach dem vollständigen Upload beginnt die Verarbeitung. Ist diese abgeschlossen, können Sie die Dokumente weiter bearbeiten und nutzen. Klicken Sie auf den Dateinamen, gelangen Sie direkt zu Ihrem hochgeladenen Dokument. Alle Dokumente durchlaufen beim Hochladen eine automatische OCR- Volltexterkennung. Bei größeren Dokumenten kann dies einige Sekunden dauern. Dropbox-Import Sie können Dokumente aus Ihrer Dropbox in Ihren CenterDevice-Mandanten importieren. Klicken Sie auf den Import-Reiter rechts neben dem Suchfeld. Wählen Sie unter Quellen importieren den Menüpunkt Dropbox aus. Beim ersten Zugriff werden Sie gebeten, den Zugriff auf Ihre Dropbox zu gestatten. Klicken Sie auf den Button Weiter zu Dropbox. 17

16 Geben Sie die Zugangsdaten zu Ihrem Dropbox-Konto ein und klicken Sie auf Anmelden. Es öffnet sich ein Dialog-Fenster und Sie werden aufgefordert, CenterDevice den Zugriff auf Ihre Dropbox zu gestatten. Sollten Sie bereits in Ihren Dropbox-Account eingeloggt sein, gelangen Sie automatisch zum Dropbox-Import. Wählen Sie nun aus, welchen Ordner oder welche Dateien Sie importieren möchten. Setzen Sie bei Auto Update ein Häkchen, wenn Sie wünschen, dass die ausgewählten Dateien und Ordner automatisch nach neuen Versionen und Dateien durchsucht werden sollen. Diese Einstellung können Sie auch später anpassen oder ändern. 18

17 Klicken Sie auf weiter. In diesem Schritt können Sie auswählen, zu welchen Sammlungen Sie die importierten Dateien hinzufügen möchten. Klicken Sie dazu auf das orangefarbene Plus und wählen Sie im Dropdown- Menü eine Sammlung aus. Zusätzlich können Sie Dateien und Dokumente mit Schlagwörtern versehen. Klicken Sie dazu auf das orangefarbene Plus, geben Sie das gewünschte Schlagwort ein und bestätigen Sie mit der Enter -Taste. Klicken Sie jetzt auf Import starten, um die Dokumente zu importieren. Mit einem Klick auf Upload-Status auf der linken Seite gelangen Sie in die Übersicht und können Ihre Uploads sehen. 19

18 Wenn Sie weitere Dateien aus Ihrer Dropbox importieren möchten, klicken Sie auf den Button Dropbox unterhalb von Bereits verbundene Quellen und wählen Sie weitere Dokumente importieren. Upload per Aktivieren Sie in den -Einstellungen (Reiter Import > ) die Funktion -Schnittstelle, um eine persönliche Upload- -Adresse zu erhalten. Senden Sie Ihre s an diese Adresse, werden alle Mail-Anhänge direkt in Ihren CenterDevice-Account hochgeladen und automatisch mit dem Schlagwort MailUpload versehen. Über Betreff der können Sie die Datei verschlagworten und einer Sammlung hinzufügen. Schlagworte können Sie über ein Hashtag setzen, Sammlungen geben Sie in eckigen Klammern an (z.b.: [Marketing] #Präsentation #Vortrag #Konferenz). Entfernen Sie das Häkchen wieder, wenn Sie die Adresse deaktivieren möchten (z. B. wenn eine Zusammenarbeit oder ein Projekt endet). Praxisbeispiele und Anwendertipps finden Sie auf unserem Blog. Upload über CenterDevice Desktop Über CenterDevice Desktop können Sie Ihre Dateien außerhalb der Web- Anwendung unter anderem über lokale Transfer-Ordner hochladen. Zudem können Sie ganze Dateiordner hochladen. Siehe hierzu CenterDevice Desktop. 20

19 Upload über den Upload-Link Über den Upload-Link können Ihnen auch Personen, die keine Benutzer in Ihrem Account sind, ganz einfach Dateien zur Verfügung stellen. Eine Registrierung ist hierfür nicht nötig. Um einen Upload-Link einzurichten, klicken Sie auf den Import-Reiter und wählen Sie links im Menü den Punkt Upload Link. Vergeben Sie einen Namen und wählen Sie optional, ob die Dokumente nach dem Upload automatisch einer Sammlung hinzugefügt und/oder mit Schlagwörtern versehen werden sollen. Klicken Sie auf Neuen Upload Link erstellen. Nach der Generierung finden Sie Details zu Ihrem Link in der Übersicht. So können Sie jederzeit sehen, wie viele Daten bereits hochgeladen wurden, wie viel Speicherplatz belegt wurde und wie lange der Upload-Link noch gültig ist. 21

20 Kopieren Sie den Upload-Link in die Zwischenablage und senden Sie ihn an die gewünschte Person. Diese kann nun einfach per Drag & Drop Dateien in der Anwendung ablegen. Diese werden automatisch in Ihren Account hochgeladen. Ist der Upload erfolgreich abgeschlossen, erscheint ein Hinweis und das Browserfenster kann geschlossen werden. Alternativ können weitere Dokumente hochgeladen werden. Hinweis: Die Gültigkeit des Upload-Links ist auf eine Woche begrenzt 22

21 Vollbildmodus Mit einem Klick auf das Symbol Vollbild oder einem Doppelklick auf ein Dokument können Sie sich die Datei im Vollbildmodus ansehen. Nutzen Sie diese Ansicht beispielsweise für Präsentationen. Rechtsklick Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf ein Dokument klicken, können Sie kontextbezogen auf alle Aktionen eines Dokumentes zugreifen. Dateien herunterladen Sie möchten Dateien offline präsentieren oder bearbeiten? Wählen Sie eine oder mehrere Dateien, die Sie herunterladen möchten, aus und klicken Sie im Vorschaufenster auf das Download-Symbol. Haben Sie mehrere Dateien ausgewählt, werden diese als Zip-Archiv heruntergeladen. Dateien finden Geben Sie einen Suchbegriff in das Suchfeld ein. Die Suche startet mit dem ersten Buchstaben. In der Anzeigeübersicht erscheint eine Auflistung aller Dokumente, die Ihre Suchbegriffe beinhalten. Ist Ihnen die Übersicht zu lang, können Sie die Abfrage mit weiteren Suchbegriffen verfeinern. 23

22 Die Volltexterkennung ermöglicht, dass Sie problemlos nach Textinhalten in allen Ihren Dateien suchen können. Wählen Sie eine Sammlung aus, um Dokumente nur innerhalb der Sammlung zu suchen. Filter Über das Filter-Symbol können Sie Ihre Suche eingrenzen. Filtern Sie wahlweise nach Dateityp, Dateiendung, Zeitraum oder Schlagwort. 24

23 Dateien umbenennen Um ein Dokument umzubenennen, wählen Sie das Dokument aus und klicken Sie im Vorschaufenster auf den Dateinamen. Nun können Sie den Namen des Dokuments ändern. Nach dem Speichern wird automatisch eine neue Version (siehe Versionierung ) Ihrer Datei erstellt. Dateien vor Veränderungen schützen Sie haben die Möglichkeit, Ihre Dokumente vor der Bearbeitung durch andere Benutzer zu schützen. Benutzer, mit denen die Dokumente geteilt sind, können dann nach wie vor darauf zugreifen (kommentieren und Schlagwörter vergeben), jedoch keine neue Version mehr hochladen (siehe Versionierung ). Geschützte Dokumente werden durch ein Schlosssymbol neben dem Dateinamen gekennzeichnet. Den Schutz eines Dokuments können Sie jederzeit wieder aufheben, indem Sie auf das Schlosssymbol in der Menüleiste des Vorschaufensters klicken. Dateien löschen Über das Papierkorb-Symbol können Sie Ihre Dateien löschen. Nach dem Klick auf diesen Button haben Sie noch 30 Sekunden Zeit, den Löschvorgang rückgängig zu machen, bevor das Dokument unwiderruflich gelöscht wird. Sie können nur die Dokumente löschen, deren Eigentümer Sie sind. Entfernen Sie ein Dokument, ohne dessen Eigentümer zu sein, entziehen Sie sich lediglich selbst die Freigabe des Dokuments. Dateien organisieren mit Schlagwörtern Um Dateien noch schneller zu finden, können Sie sie mit Schlagwörtern versehen. 25

24 Wählen Sie ein Dokument aus und klicken Sie auf SCHLAGWÖRTER. Klicken Sie auf das orangefarbene Plus und wählen Sie über den kleinen Pfeil ein Schlagwort aus der Liste aus oder vergeben Sie ein neues. Möchten Sie ein Schlagwort wieder entfernen, klicken Sie auf das X. Es wird von den ausgewählten Schlagwörtern entfernt. Sie können einer Datei beliebig viele Schlagwörter zuweisen. In der Auswahlliste sehen Sie nur Ihre eigenen Schlagwörter und Schlagwörter der für Sie freigegebenen Dateien. Hinweis: Sie können über die Suche auch nach den vergebenen Schlagwörtern suchen. So finden Sie Ihre Dokumente noch einfacher! Sammlungen Sie können mehrere Dokumente mit dem gleichen Themenbezug zu einer Sammlung zusammenfassen. Sammlungen können Sie mit Personen oder Gruppen teilen. Auf diese Weise geben Sie eine umfassende Einsicht in einen Ablauf oder eine Aufgabe und binden Personen oder Gruppen aktiv in einen Informationsprozess ein. Sammlungen erstellen Um eine Sammlung zu erstellen, klicken Sie auf der linken Seite auf den Button NEUE SAMMLUNG unter dem Bereich Private Sammlungen. Vergeben Sie einen Namen für Ihre neue Sammlung und bestätigen Sie mit Enter. 26

25 Dokumente einer Sammlung hinzufügen Markieren Sie Dokumente, die Sie zu einer Sammlung hinzufügen wollen und ziehen Sie diese auf eine Sammlung. Die gewählte Sammlung wird zur besseren Sichtbarkeit orangefarben hinterlegt. Sie können diese Aktion 30 Sekunden lang rückgängig machen. Klicken Sie dazu auf das schwarze Infofeld oberhalb des Suchfensters. Dokumente aus einer Sammlung entfernen Um ein Dokument aus einer Sammlung zu entfernen, klicken Sie auf das Dokument und wählen Sie in der Menüleiste der Vorschau FREIGABEN aus. Setzen Sie im unteren Bereich des Fensters das Häkchen Indirekte Freigaben anzeigen. Unter Sammlungen sind alle Sammlungen aufgelistet, in denen Ihr Dokument enthalten ist. Klicken Sie auf das kleine x neben der Sammlung, aus der Sie das Dokument entfernen möchten. Ihr Dokument wird nun aus der entsprechenden Sammlung entfernt. Sammlungen herunterladen Um eine komplette Sammlung herunterzuladen, wählen Sie die Sammlung aus und klicken Sie rechts oben, unterhalb des Einstellungsmenüs, auf das Sammlung herunterladen -Symbol. Die Sammlung wird als zip-archiv heruntergeladen. 27

26 Intelligente Sammlungen gespeicherte Suchen Verwenden Sie intelligente Sammlungen, um neu hinzukommende Dokumente, die bestimmten Kriterien entsprechen, der Sammlung automatisch zuzuordnen. So können Sie wiederkehrende Suchen (wie zum Beispiel: Alle Dokumente mit dem Schlagwort Rechnung der letzten 24 Stunden ) einfach speichern und jederzeit darauf zugreifen. Ihr Dokumentenbestand ist so immer aktuell. Intelligente Sammlungen erstellen Geben Sie im Finden-Feld einen beliebigen Begriff oder ein Schlagwort ein und klicken Sie auf das Lesezeichen-Symbol links daneben. Ein Klick darauf öffnet ein Menü vergeben Sie dort den Namen für Ihre gespeicherte Suche. Diese ist jetzt als intelligente Sammlung unter Ihren Sammlungen gespeichert. Ihr Begriff und der gewählte Filter sind nun als Filterkriterien in der intelligenten Sammlung gespeichert. Neu hinzukommende/neu geteilte Dokumente, die Ihren Begriff enthalten und Ihrem Filter entsprechen, werden der intelligenten Sammlung ab sofort automatisch hinzufügt. Wenn Sie Parameter der Sammlung anpassen möchten, öffnen Sie die Suche und führen Sie die Änderungen im Suchfeld durch. Klicken Sie dann auf das Lesezeichen und wählen Sie Sammlung aktualisieren fertig! Intelligente Sammlungen sind nur für Sie sichtbar. Sie können diese nicht mit anderen teilen. 28

27 Öffentliche Sammlungen Sammlungen können öffentlich, das heißt für alle internen Benutzer und Administratoren eines Accounts sichtbar, sein. Sammlungen öffentlich machen Um eine Sammlung öffentlich zu machen, rufen Sie eine Sammlung auf, klicken Sie rechts oben auf das Zahnrad-Symbol und setzen Sie ein Häkchen bei Öffentliche Sammlung. Handelt es sich um eine private Sammlung, wechselt diese in Ihrer Ansicht aus dem Bereich der privaten in die geteilten Sammlungen. Öffentliche Sammlungen sind mit einem Auge gekennzeichnet. Internen Benutzern und Administratoren in Ihrem Mandanten wird die Sammlung beim Klick auf den Button Öffentliche Sammlungen angezeigt. Mit einem erneuten Klick auf das Zahnrad-Symbol rechts oben können Sie die Sammlung jederzeit wieder für andere unsichtbar machen. Alle Freigaben bleiben bestehen. Öffentlichen Sammlungen beitreten Benutzer können öffentlichen Sammlungen beitreten, sich also die Dokumente der Sammlung selbst freigeben. Um einer öffentlichen Sammlung beizutreten, klicken Sie in der unteren linken Ecke Ihrer Anwendung auf Öffentliche Sammlungen. Wählen Sie die Sammlung aus, der Sie beitreten möchten. Die Sammlung finden Sie von nun an in Ihrer Ansicht unter Geteilte Sammlungen. Hinweis: Nur interne Benutzer und Administratoren können öffentlichen Sammlungen beitreten 29

28 Sammlungen löschen Um eine Sammlung zu löschen, wählen Sie die Sammlung aus und klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf das Zahnrad-Symbol. Klicken Sie hier auf Sammlung löschen. Sie sehen eine Meldung, die Sie nochmals bestätigen müssen, um Ihre Sammlung endgültig zu löschen. Achtung: Die Dokumente in der Sammlung werden nicht gelöscht. Der Zugriff der anderen Benutzer oder Gruppen, denen Sie die Sammlung freigegeben hatten, wird unterbunden. 30

29 Zusammenarbeit Freigabe mit einem Klick! Vorbei sind die Zeiten, in denen Sie Dokumente gezippt in einer verschickt oder über FTP-Server bereitgestellt haben: Sie wählen die Dateien aus, den Empfänger oder eine Empfängergruppe fertig. Innerhalb oder außerhalb Ihrer Organisation. Erstellen Sie einen externen Link auf eine Datei und der Empfänger kann direkt auf die Datei zugreifen und sie herunterladen wenn Sie möchten, auch geschützt durch ein Passwort. Dokumente teilen Sie haben verschiedene Möglichkeiten, eine oder mehrere Dateien mit anderen Benutzern zu teilen. Teilen über Freigabe Wählen Sie eine Datei aus und klicken Sie auf den FREIGABE -Reiter. Wählen Sie eine Gruppe oder die Personen aus, mit der oder denen Sie das Dokument teilen möchten. Hierzu klicken Sie auf das grau hinterlegte Plus - Symbol und wählen Sie im Dropdown-Menü eine Gruppe oder Person aus. Geben Sie alternativ eine -Adresse an. Die betreffende Person erhält eine Einladung und kann sich als Gast für Ihren Account registrieren (nur für interne Benutzer und Administratoren möglich)! Teilen per Drag and Drop Ziehen Sie eine oder mehrere Dateien einfach auf das Profilbild eines Benutzers oder auf eine Gruppe, um die Dateien zu teilen. 31

30 Sammlungen teilen Um eine Sammlung mit einem Benutzer oder einer Gruppe zu teilen, klicken Sie auf die Sammlung und anschließend rechts oben auf das Freigabe-Symbol. Setzen Sie ein Häkchen neben der Gruppe oder der Person, der Sie die Sammlung freigeben möchten. Sie können Sammlungen zum Teilen auch über Drag and Drop auf Personen oder Gruppen ziehen. Freigaben entziehen Um die Freigabe eines Dokuments zu entziehen, klicken Sie auf das Dokument und anschließend auf FREIGABEN. Mit einem Klick auf das kleine x hinter einem Benutzernamen oder einer Gruppe können Sie der jeweiligen Person oder der Gruppe die Freigabe des Dokuments wieder entziehen. Um die Freigabe einer Sammlung zu entziehen, klicken Sie auf das Freigabe- Symbol und entfernen Sie im Menü die Häkchen bei den Gruppen oder Personen, denen Sie die Freigabe entziehen möchten. 32

31 Externe Links erstellen Sie können ganz einfach einen Link auf ein Dokument oder eine Sammlung erstellen, den Sie per versenden oder in sozialen Netzwerken teilen können. Externer Link auf ein Dokument Klicken Sie auf ein Dokument und wählen Sie im Vorschaufenster EXTERNER LINK aus. Klicken Sie auf Externen Link erstellen. Sie haben nun die Möglichkeit, Ihren Link mit einem Passwort zu schützen, die Gültigkeitsdauer einzuschränken, den Download des hinterlegten Dokuments zu verbieten oder die Anzahl der Downloads zu begrenzen. Die Auswahl treffen Sie durch Anklicken der jeweiligen Optionskästchen. Die Optionen des jeweiligen Links ändern sich automatisch und können auch nachträglich verändert werden. Der Link ändert sich nicht. Er verweist jeweils auf die aktuellste Version eines Dokuments. Sie können den Link direkt mit einem Klick auf die angezeigte Adresse öffnen oder ihn mit einem Klick in die Zwischenablage kopieren. Über die Einfügen-Funktion oder die Tastenkombination Strg + V können Sie den Link überall einfügen. So können Sie ihn zum Beispiel in sozialen Netzwerken posten. Wenn Sie auf Per versenden drücken, öffnet sich automatisch eine neue in Ihrem -Programm, in welche Ihr Link bereits eingefügt ist. Sie brauchen nun nur noch die -Adresse der Person einzugeben, der Sie die 33

32 Dateien freigeben möchten. Der oder die Empfänger können das Dokument entsprechend der Berechtigungen nutzen. Zudem können Sie den Link mit einem Klick auf den entsprechenden Button direkt als XING-Statusmeldung posten. Möchten Sie einen externen Link löschen, klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol neben dem Link. Externer Link auf eine Sammlung Um einen externen Link auf eine Sammlung zu stellen, wählen Sie die Sammlung aus und klicken Sie rechts oben auf das Link -Symbol. Klicken Sie auf Externen Link erstellen. 34

33 Versionierung Haben Sie Änderungen an einem Dokument vorgenommen, können Sie einfach eine neue Version Ihrer Datei hochladen. Sie haben jederzeit Zugriff auf die vorhergehenden Versionen, behalten aber immer den Überblick über die aktuellste Version. Klicken Sie auf ein Dokument und wählen dann im Vorschaufenster VERSIONEN. Es öffnet sich eine Versionsübersicht der ausgewählten Datei. Klicken Sie nun auf den Button Neue Version, um eine neue Version Ihres Dokuments hochzuladen (Dokument auswählen > Öffnen ). Um eine alte Version als aktuellste Version wiederherzustellen, klicken Sie einfach auf das Aktualisierungs -Symbol der gewünschten Version. Mit einem Klick auf das Download -Symbol können Sie die ausgewählte Version herunterladen. Klicken Sie auf das Vorschau -Symbol in der Versionsübersicht und Sie können sich die einzelnen Versionen anschauen. 35

34 Dateien kommentieren Nutzen Sie die Kommentar-Funktion, um einfach und schnell mit anderen Benutzern zu kommunizieren. Klicken Sie auf ein Dokument und wählen anschließend im Vorschaufenster KOMMENTARE aus. Schreiben Sie Ihre Notizen oder Anmerkungen in das Kommentarfeld und klicken Sie auf Absenden. Alle Berechtigten sehen nun die Kommentare zum Dokument. In der Kommentarhistorie können Sie sehen, zu welcher Version die Kommentare hinzugefügt wurden. In Ihren -Einstellungen (Einstellungen > -Benachrichtigungen) können Sie angeben, ob Sie über neue Kommentare informiert werden möchten. Ihre Kommentare können Sie auch nachträglich editieren oder löschen. Klicken Sie dazu auf den Kommentar, den Sie bearbeiten oder löschen möchten. Nutzen Sie dann das Stift -Symbol zum Editieren und das Papierkorb -Symbol, um Ihren Kommentar wieder zu löschen. 36

35 Die Protokollansicht In der Protokollansicht werden die Aktivitäten aller Benutzer im Account dokumentiert. Folgende Aktivitäten werden in der Protokollansicht erfasst: Ein Dokument wurde in eine Sammlung, die Ihnen freigegeben ist, hochgeladen einer Sammlung, die Ihnen freigegeben ist, hinzugefügt mit Ihnen geteilt kommentiert bzw. es wurde ein Kommentar entfernt mit einem Schlagwort versehen bzw. es wurde ein Schlagwort entfernt geschützt Es wurde eine neue Version hochgeladen Ihnen die Freigabe auf ein Dokument entzogen Klicken Sie auf den Ansicht ändern -Button unterhalb des Einstellungsmenüs und wählen Sie das Uhr-Icon aus, um in die Protokollansicht zu wechseln. Die Protokollansicht bleibt so lange eingestellt, bis Sie wieder in eine andere Ansicht wechseln. Die Protokollansicht ist ebenfalls für einzelne Dokumente und Sammlungen verfügbar. Protokollansicht am Dokument Wählen Sie ein Dokument aus und klicken Sie im sich öffnenden Vorschaufenster auf PROTOKOLL. Hier haben Sie alle Aktivitäten, die am Protokoll erfolgt sind, im Überblick. 37

36 Protokollansicht innerhalb einer Sammlung Um alle Aktivitäten innerhalb einer Sammlung zu sehen, klicken Sie auf eine Sammlung und stellen Sie die Protokollansicht ein. Wichtig: Die Protokollfunktion kann unter bestimmten Bedingungen auch zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle genutzt werden. Sofern die Protokollfunktion zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle von Mitarbeitern eingesetzt werden soll, weisen wir auf die gesetzlichen Bestimmungen des Betriebsverfassungsgesetzes sowie die einschlägigen Bestimmungen des Grundgesetzes und des Bundesdatenschutzgesetzes hin. Darüber hinaus können auch noch andere rechtliche Normen betroffen sein. Es obliegt der Sorgfaltspflicht des Anwenders, diese für den jeweiligen Anwendungsfall zu prüfen und den Einsatz nur im Einklang mit diesen Bestimmungen zu gewährleisten. Aus datenschutzrechtlicher Sicht unterliegt der Einsatz der Vorabkontrolle nach 4d Abs. 5 BDSG. 38

37 Audit Log Das Audit-Log ermöglicht es Ihnen, Aktionen, die innerhalb einer Sammlung stattfinden, aufzuzeichnen und ggf. auszuwerten. Das Audit Log stellt übersichtlich dar, welche Aktionen innerhalb einer Sammlung durchgeführt werden. Hinweis: Personen, die Zugriff auf die Sammlung haben, müssen dem Auditing explizit zustimmen. Solange dies nicht geschehen ist, bzw. wenn das Auditing abgelehnt wurde, haben sie über die auditierte Sammlung keinen Zugriff auf die Dokumente in der Sammlung Um die Audit-Funktion zu aktivieren, erstellen Sie eine neue Sammlung oder wählen Sie eine bestehende Sammlung aus. Klicken Sie dann in den Sammlungs- Einstellungen auf Protokolliere Ansichten und Downloads von Dokumenten. Klicken Sie im folgenden Dialog auf Sammlung jetzt auditieren. 39

38 Die Sammlung ist nun mit einem Kassetten-Symbol gekennzeichnet, das Ihnen zeigt, dass alle Ereignisse in dieser Sammlung aufgezeichnet werden. Auf dieses Protokoll hat stets nur der Ersteller der Sammlung Zugriff. Folgende Ereignisse in der Sammlung werden aufgezeichnet: Datei-Upload Datei-Download Datei-Ansicht neue Versionen Kommentare Schlagwörter Freigaben Hinweis: Zusätzlich werden alle Dokumente, die sich in auditierten Sammlungen befinden, mit dem Kassetten-Symbol gekennzeichnet. So sehen Sie direkt in der Dateiübersicht, für welche Dokumente Aktionen aufgezeichnet werden 40

39 Folgende Aktionen werden auditiert: Ereignis: Beschreibung der durchgeführten Aktion z. B. der Upload einer Datei oder der Download einer Datei Nutzername: Anzeige des Nutzers, der die Aktion durchgeführt hat Datum und Zeit: Das genaue Datum und die Uhrzeit der Aktion werden angezeigt. Dokumentenname: Der Name des Dokuments Details: Hier sehen Sie die Details der Aktion, beispielsweise den Client für die Dateiansicht oder Schlagwörter und Kommentare Mit einem Klick auf das Dreieck neben Ereignisse können Sie die Liste leicht filtern, sodass nur Daten nach bestimmten Kriterien angezeigt werden. Diese Kriterien sind: Ansicht Download Upload Version Schlagwort Kommentar Sammlung Freigaben Löschen Lock Audit zugestimmt/abgelehnt Sichtbarkeit Auditierung aktiviert Ebenso können Sie alle Ereignisse zeitlich eingrenzen. Eine Auswahl verschiedener Aktionen können Sie auch für jedes Dokument im Protokoll einsehen. 41

40 CenterDevice Desktop CenterDevice Desktop ist eine Java-Anwendung, die es Ihnen ermöglicht, Transferordner zu erstellen, Dateien direkt aus der Anwendung heraus zu bearbeiten, offline verfügbar zu machen und mit einem Klick eine neue Version zu erzeugen. CenterDevice Desktop können Sie hier herunterladen. Nach erfolgreicher Installation finden Sie CenterDevice Desktop unter diesem Icon in Ihrer Taskleiste. Die Anwendungsoberfläche Die Anwendungsoberfläche unterscheidet sich an einigen Stellen von der Web- Anwendung. Ihre privaten und geteilten Sammlungen finden Sie wie gewohnt auf der linken Seite. Öffentliche Sammlungen befinden sich ebenfalls unter Geteilte Sammlungen. 42

41 Rechts neben Ihren Dokumenten stehen Ihnen drei Buttons zur Verfügung: Klicken Sie hier, um eine Dateivorschau in Ihrem CenterDevice-Mandanten zu erhalten. Klicken Sie hier, um ein Dokument herunterzuladen. Um ein Dokument auch dann aufrufen oder bearbeiten zu können, während Sie im Offline-Modus sind, klicken Sie hier. Klicken Sie auf eine Sammlung, haben Sie folgende Möglichkeiten: Um Zugriff auf eine Sammlung zu erhalten, während Sie offline sind, klicken Sie auf den Button Sammlung offline sichern. Um alle Dokumente, die sich in der Sammlung befinden, auf einen Klick herunterzuladen, klicken Sie auf den Button Sammlung exportieren. Dokumente hinzufügen (Einzeldateien und Ordner) Um Dateien noch schneller hochzuladen, klicken Sie auf das CenterDevice-Logo in Ihrer Taskleiste und ziehen Sie Ihre Dokumente oder Ihren Dateiordner auf den orangefarbenen Bereich. Sobald Sie die Dokumente loslassen, werden diese in Ihren CenterDevice-Account hochgeladen. Hinweis: CenterDevice bildet keine Ordnerstrukturen ab. Jedem Dokument aus Ihrem hochgeladenen Ordner wird automatisch der Ordner- und ggf. der Unterordner-Name als Schlagwort zugeordnet 43

42 Alternativ können Sie Ihre Dateien auch per Drag & Drop genau wie in der Web-Anwendung direkt in CenterDevice Desktop ablegen. Dies ist sogar möglich, wenn Sie gerade keine bestehende Internetverbindung haben. Sobald Sie wieder online sind, werden Ihre Dokumente hochgeladen. Dokumente bearbeiten und Versionen hochladen Bei Doppelklick auf ein Dokument wird dieses im entsprechenden Programm geöffnet und lässt sich bearbeiten. Sobald Sie Ihre Änderungen in der Datei gespeichert haben, bietet CenterDevice Desktop Ihnen an, Ihre Datei auf die neueste Version zu aktualisieren. Mit einem Klick auf den orangefarbenen Button wird automatisch die neue Version hochgeladen. Hinweis: Damit eine neue Version erzeugt wird, nutzen Sie bitte die Funktion speichern (Strg + S / cmd + s) nicht speichern unter.... Ansonsten kann die Anwendung Ihre Datei nicht zuordnen und Sie müssen die Datei manuell hinzufügen Unter Lokale Änderungen können Sie alle bearbeiteten Dokumente, die noch nicht als neue Version hochgeladen wurden, einsehen. Klicken Sie auf Alle Versionen hochladen, wird Ihnen durch die Prozentzahl am rechten oberen Bildschirmrand der Fortschritt des aktuellen Upload-Vorgangs angezeigt. 44

43 Mandant wechseln Mit Klick auf Ihr Profilbild gelangen Sie in den Mandantenwechsler. Verwenden Sie mehrere CenterDevice-Accounts, können Sie hier zwischen den einzelnen Accounts wechseln. Klicken Sie auf das + unterhalb von Zugänge, um weitere Accounts mit anderen -Adressen hinzuzufügen. Transfer-Ordner CenterDevice Desktop bietet Ihnen die Möglichkeit, Transfer-Ordner auf Ihrem lokalen Laufwerk anzulegen. Alle Dateien, die Sie in einen Transfer-Ordner legen, werden mit Ihrem CenterDevice-Account synchronisiert. Sie können vorab festlegen, ob diese Dateien automatisch einer Sammlung hinzugefügt und ob Schlagworte vergeben werden sollen. Alle Dateien, die Sie in einem Transfer-Ordner abgelegt haben, werden nach erfolgreicher Synchronisierung aus dem Transferordner entfernt. 45

44 Hinweis: Die Synchronisierung funktioniert nur in eine Richtung: Dateien aus dem Transferordner werden in Ihren CenterDevice-Account verschoben, nicht jedoch andersherum CenterDevice kaufen Rufen Sie über das Einstellungsmenü die Kontoverwaltung auf. Geben Sie im "Kaufen"-Dialog die erforderlichen Informationen, wie die Anzahl der Benutzer und Ihre Rechnungsdaten ein, lesen und akzeptieren Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und Datenschutzrichtlinien und klicken Sie auf "jetzt kaufen". Hilfe & Support Haben Sie weitere Fragen oder benötigen Sie Unterstützung, finden Sie unsere FAQs und den Kontakt zu unserem Support über den Punkt Hilfe & Support im Einstellungsmenü. 46