COMPLIANCE ERFAHRUNGSBERICHT ÜBER DIE ETABLIERUNG EINES COMPLIANCE PROGRAMMS IN EINEM RUSSISCHEN JOINT VENTURE
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- Catrin Heintze
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1 ERFAHRUNGSBERICHT ÜBER DIE ETABLIERUNG EINES COMPLIANCE PROGRAMMS IN EINEM RUSSISCHEN JOINT VENTURE DR. ECKART WENTE EXECUTIVE DIRECTOR, LEGAL AFFAIRS FORD OF EUROPE 18. SEPTEMBER 2015
2 Agenda: 1) Inhalt und Bedeutung eines Compliance Programms 2) Gründung eines Joint Ventures (JV) durch Ford in Rußland 3) Compliance Maßnahmen von Ford vor der JV Gründung 4) Compliance Maßnahmen unmittelbar nach der russischen JV Gründung 5) Fortdauernde Compliance Maßnahmen in unserem russischen JV 6) Rückblickend: Die größten Herausforderungen 7) Fragen / Diskussion 2
3 1) Inhalt und Bedeutung eines Compliance Programms Inhalt: - Geschäftsgrundsätze / Handbuch - Schulungen / Kommunikationen - Compliance Risikoanalysen - Whistle Blowing / Verfolgung von Verstoßmitteilungen - Ausdehnung von Compliance auf Vertragspartner Bedeutung: - Erfüllung gesetzlicher Anforderungen / Risikominimierung - Unternehmenskultur ethischen und gesetzlichen Verhaltens - Reputation 3
4 2) Gründung eines Joint Ventures durch Ford in Rußland - Produktion von Ford Fahrzeugen durch Ford in Rußland seit Einführung neuer russischer zollrechtlicher Vergünstigungen bei Erfüllung bestimmter Kriterien ab Auswahl des heutigen JV-Partners Sollers und Vertragsverhandlungen in den ersten 9 Monaten Sollers ist ein führender russischer Fahrzeughersteller - Gründung des 50/50 JV Ford Sollers mit niederländischer Holding und operativen Gesellschaften in Rußland per Ford und Sollers Repräsentanten bilden das JV Senior Management und sitzen in den Boards 4
5 3) Compliance Maßnahmen vor der JV Gründung von Ford in Rußland - Due Diligence Überprüfung unseres JV Partners, seiner obersten Repräsentanten sowie seiner Konzerngesellschaften - Betonung der Bedeutung von Compliance in den Joint Venture Agreement (JVA) Vertragsverhandlungen - Zurverfügungstellung der Ford Geschäftsgrundsätze, des Handbuchs sowie anderer relevanter Ford Standards an JV Partner - Vertragliche Verabredung der Einhaltung der Ford Geschäftsgrundsätze, des Handbuchs sowie relevanter Ford Standards auf allen JV Ebenen im JVA 5
6 4) Compliance Maßnahmen unmittelbar nach der russischen JV Gründung - Die JV Gesellschaften erklären die Ford Geschäftsgrundsätze, sein Handbuch und die relevanten Ford Standards für sich als verbindlich - Das JV Senior Management und die Board Mitglieder erhalten ein Compliance Training und verpflichten sich schriftlich zur Einhaltung der Ford Geschäftsgrundsätze beziehungsweise bestätigen den Erhalt der Grundsätze (z.b. hinsichtlich Bestechung, Arbeitsumfeld, Umwelt, Umgang mit Unternehmensinformationen, Beziehungen zu Behörden, Wettbewerbsrecht, Datenschutz) - Insbesondere die Sollers- und neuen Mitarbeiter erhalten russische Übersetzungen der wichtigsten Geschäftsgrundsätze und verpflichten sich schriftlich zur Einhaltung 6
7 4) Compliance Maßnahmen unmittelbar nach der russischen JV Gründung - Beginn der Distribution von elektronischen Mitarbeiterschulungen in russisch zu den wichtigsten Geschäftsgrundsätzen an alle Mitarbeiter - Erweiterung des Whistleblower-Systems auf die neuen Standorte mit entsprechender Kommunikation 7
8 5) Fortdauernde Compliance Maßnahmen in unserem russischen JV - Regelmäßige Mitarbeiterschulungen in elektronischer Form - Persönliche Trainings für Mitarbeiter in Risikobereichen - Regelmäßige s zu den wichtigsten Compliance-Themen, z.b. Bestechung, Datenschutz, Wettbewerbsrecht - Kommunikationen zu den wichtigsten Compliance-Themen aus aktuellen Anlässen - Aufforderung zur Nutzung des Whistleblower-Systems/ Aufarbeitung von gemeldeten Vorfällen - Compliance Risiko Analysen 8
9 5) Fortdauernde Compliance Maßnahmen in unserem russischen JV - Revisionsuntersuchungen hinsichtlich potentieller Bestechungsaktivitäten - Regelmäßige Berichterstattung an den Board und das Audit Committee über die genannten Aktivitäten - Due Diligence Überprüfung von wichtigen Vertragspartnern - Vertragliche Verpflichtung der Händler und wichtigsten Vertragspartner zur Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und der wichtigsten Ford Geschäftsgrundsätze - Unterstützung bei der Abwehr von Cyber-Attacken 9
10 6) Rückblickend: Die größten Herausforderungen - Logistische Herausforderungen am Tag 1 des JV und unmittelbar nach der Gründung (Kommunikationen/Unterschriften) - Herstellung eines Compliance-Bewußtseins bei den früheren Sollers- und neuen Mitarbeitern - Herstellung von Vertrauen in das Compliance Programm - Aufarbeitung von Verstoßmitteilungen (wer? Reporting?) - Due Diligence Überprüfung von wichtigen Vertragspartnern (wen, wer und wie?) 10
11 7) Fragen / Diskussion 11
12 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit 12
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