Microsoft Office. Outlook Hiroshi Nakanishi

Transkript

1 Microsoft Office Outlook 2010 Hiroshi Nakanishi

2 Das Einsteigerseminar Microsoft Office Outlook 2010

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4 Hiroshi Nakanishi Das Einsteigerseminar Microsoft Office Outlook 2010

5 Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über < abrufbar. Bei der Herstellung des Werkes haben wir uns zukunftsbewusst für umweltverträgliche und wiederverwertbare Materialien entschieden. Der Inhalt ist auf elementar chlorfreiem Papier gedruckt. ISBN Telefon: / Telefax: / bhv, eine Marke der Verlagsgruppe Hüthig Jehle Rehm GmbH Heidelberg, München, Landsberg, Frechen, Hamburg Dieses Werk, einschließlich aller seiner Teile, ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlages unzulässig und strafbar. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Korrektorat: Susanne Creutz Satz: Gisela Osenberg, Neuss Druck: Beltz Druckpartner GmbH Co. KG, Hemsbach

6 Inhaltsverzeichnis Einleitung Lernen Üben Anwenden Inhalt und Aufbau des Buches L Teil I: Lernen L1 Grundlagen zu Outlook Programmstart und Oberfläche Outlook starten Der Outlook-Bildschirm Die Titelleiste Menüband und Register Menübefehle über Tastenkombinationen Menüband verkleinern Der Backstage-Bereich Der Arbeitsbereich Die verschiedenen Outlook-Elemente Die Statusleiste Ein eigenes Menüband erstellen Outlook beenden Texte bearbeiten und gestalten Änderungen rückgängig machen Rechtschreibprüfung Zeichen gestalten Text formatieren Absätze gestalten Inhaltsverzeichnis 5

7 L2 s erstellen Eine Nachricht schreiben und senden Die Empfänger eingeben Betreff und Nachrichtentext Der Nachrichtentext Die abschicken Eine Signatur einrichten Weitere Signaturen einrichten Optionen Weitere Optionen zu einer Empfangsbestätigungen Antworten per Abstimmungsschaltflächen anfordern Arbeiten mit Dateianhängen Dateien an eine anfügen Dateianhang speichern Outlook-Elemente anfügen Nachrichten kategorisieren Zur Nachverfolgung kennzeichnen Die Nachrichtenformate Nachrichtenformat für eine einstellen Den Nachrichtentext mithilfe von Designs formatieren Designs Textformate Netiquette L3 s bearbeiten und organisieren Der Posteingang Navigationsbereich Lesebereich Aufgabenleiste s lesen und bearbeiten s beantworten und weiterleiten s weiterleiten s drucken s löschen Eine komplette Unterhaltung abweisen Inhaltsverzeichnis

8 Farbkategorien einsetzen Kategorien benennen Schnelle Schritte mit QuickSteps Fertige QuickSteps einsetzen Ansichten und Filter Ansichten einsetzen Spalten und Sortierung anpassen Unterhaltungen anzeigen Eigene Ansichten Ansicht speichern Ansichten verwalten s filtern Arbeiten mit den Suchtools Den Suchbereich festlegen Die Suche verfeinern s in Ordnern ablegen Neuen Ordner anlegen Ordner verwalten L4 Besondere Funktionen zu s s zwischenspeichern Einstellungen zum Zwischenspeichern s erneut zustellen Suchordner einsetzen Den -Verkehr automatisch regeln Regel erstellen Erweiterte Optionen zu Regeln Junk- s Absender blockieren Optionen zu Junk- s einstellen Adressen und Domänen blockieren s mit Briefpapier s in einer Datei abspeichern Inhaltsverzeichnis 7

9 L5 Kontakte pflegen Kontakte anlegen Den Namen eingeben Kontakte bearbeiten Weitere Informationen zur Person Kontakte wiederverwenden Kontakte importieren Die unterschiedlichen Ansichten Eigene Ansicht definieren Kontakte drucken Das Druckformat Telefonbuch Kontaktgruppen Weitere nützliche Informationen zu Kontakten Kontakte suchen an einen Kontakt Einen Kontakt weitergeben L6 Serien- s Serien- s erstellen Seriendruckfelder einfügen Die Serien- s senden Serienbriefe erstellen L7 Mit dem Kalender Termine erfassen Erste Schritte mit dem Kalender Kalender starten Sich im Kalender bewegen Weitere Alternativen, sich einen bestimmten Termin anzeigen zu lassen Einstellungen für Ihren Kalender Ansichten Termine erfassen und bearbeiten Termine erfassen Private Termine Ereignisse erfassen Inhaltsverzeichnis

10 Serientermine erstellen Mehrere Termine gleichzeitig Termine farbig kennzeichnen Weitere Ansichten Die Termine in einer Tabelle Eine eigene Ansicht definieren Kalender drucken Termine oder Ereignisse löschen Reservieren Sie Termine mit sich selbst Besprechungen planen Die Einladung versenden Der Empfänger Die Besprechung L8 Aufgaben planen Aufgaben erfassen Die schnelle Möglichkeit Eingabe über das Aufgabenfenster Aufgaben bearbeiten Wiederkehrende Aufgaben Aufgaben kategorisieren Schnelles Zuweisen einer Kategorie Der Einsatz der Kategorien Aufgaben erledigen Ansichten anpassen Die Vorgangsliste Die detaillierte Liste Eine eigene Ansicht für die Aufgabenliste erstellen Aufgaben drucken Die Aufgabenliste drucken Mehrere Seiten im Memoformat drucken Aufgaben suchen Aufgaben delegieren Die Aufgabe zuweisen Die Aufgabe beim Empfänger Die delegierte Aufgabe Aufgaben strukturieren Inhaltsverzeichnis 9

11 L9 Datendateien und Archive Arbeiten mit Datendateien Neue Datendateien anlegen Outlook-Elemente archivieren und zurückspielen Vorüberlegungen Automatisch archivieren Archivfunktion manuell starten L10 Notizen Eine Notiz erstellen Eine Notiz erfassen Einen Notizzettel vergrößern Weitere Notizzettel Die Darstellung der Notizen anpassen Ansicht anpassen Andere Farben einstellen L11 -Konto einrichten Neues Konto hinzufügen Weitere Einstellungen Ü Teil II: Üben Ü1 Ü2 Ü3 Übungen zu Kapitel L Übungen zu Kapitel L Übungen zu Kapitel L Inhaltsverzeichnis

12 Ü4 Ü5 Ü6 Ü7 Ü8 Ü9 Ü10 Ü11 Übungen zu Kapitel L Übungen zu Kapitel L Übungen zu Kapitel L Übungen zu Kapitel L Übungen zu Kapitel L Übungen zu Kapitel L Übungen zu Kapitel L Übungen zu Kapitel L A Teil III: Anwenden A1 Praxisbeispiel Die Arbeit mit den Kontakten Die Kontakte in einer Word-Tabelle Kontakte aus Word importieren Einen neuen Kontakt anlegen Mit den Kategorien planen s an bestimmte Kontakte Eine Verteilerliste anlegen Serienbriefe erstellen Aufgaben planen Eine Aufgabenliste erstellen Terminserien erstellen Inhaltsverzeichnis 11

13 Das Eisenhower-Prinzip Termine erfassen Termine erfassen Mail versenden Index Inhaltsverzeichnis

14 Einleitung Ich höre und ich vergesse. Ich sehe und ich erinnere mich. Ich tue und ich verstehe. Treffender als mit diesem chinesischen Sprichwort lässt sich das Konzept der Buchreihe»Das Einsteigerseminar«nicht beschreiben: Learning by doing! Lernen durch Tätigsein? Das klingt im ersten Moment sehr nach Arbeit und tatsächlich werden Sie wohl nicht umhinkommen, selbst aktiv zu werden, um einen schnellen und dauerhaften Lernerfolg zu erzielen und das kann Ihnen auch diese Buchreihe leider nicht völlig abnehmen. Das Einsteigerseminar schafft allerdings die Rahmenbedingungen, um Ihnen diesen Weg so weit wie möglich zu erleichtern und ihn interessant zu gestalten. Eignen Sie sich mit der bewährten Einsteigerseminar-Methodik alle notwendigen theoretischen Grundlagen an, überprüfen und festigen Sie den erlangten Wissensstand durch wiederholende Fragen und Übungen und wenden Sie die erlernte Theorie schließlich anhand eines komplexen praktischen Beispiels an. Lernen Üben Anwenden: der sichere Weg zum Lernerfolg! Lernen Üben Anwenden Dieser Teil soll Sie mit den notwendigen theoretischen Grundlagen versorgen. Schritt für Schritt werden Sie mit den wesentlichen Programmfunktionen und Features vertraut gemacht. Nach der Durcharbeitung dieses Teils sollten Sie in der Lage sein, Problemstellungen selbstständig zu erfassen und mit den vorhandenen Programmfunktionen zu lösen. Die einzelnen Kapitel bilden abgeschlossene Lerneinheiten und können bei Bedarf auch unabhängig voneinander bearbeitet werden. Um Sie auf direktem Weg zum Ziel zu führen, liegt der Theorievermittlung ein problemlösungsorientierter Ansatz zugrunde. So finden Sie in der Randspalte die Problemstellung; die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung führt Sie zielgerichtet zur Lösung. Teil I Lernen Einleitung 13

15 Teil II Üben Teil III Anwenden In diesem Teil geht es darum, Ihren theoretischen Wissensstand zu vertiefen und zu festigen. Dazu finden Sie diverse kapitelbezogene Fragen und Übungsaufgaben. Ausführliche, kommentierte Lösungen folgen direkt im Anschluss an die jeweilige Frage, damit der Lernfortschritt jederzeit sofort überprüft werden kann. In diesem Teil schlagen wir eine Brücke zwischen Theorie und Praxis. Anhand eines komplexen, durchgängigen Praxisbeispiels wird die in Teil I erlernte Theorie angewendet und umgesetzt. Inhalt und Aufbau des Buches Aus dem modernen Lifestyle ist die Kommunikation per SMS, MMS, und anderen Diensten nicht mehr wegzudenken. Microsoft Outlook hat seit der ersten Version die Möglichkeit geschaffen, Nachrichten, Kontakte und Termine als zentrale Anwendung auf einem PC oder Notebook zu koordinieren, sodass man den Überblick behält. Das vorliegende Einsteigerseminar bietet einen Einstieg in die Arbeit mit Microsoft Outlook Im ersten Teil erhalten Sie eine grundlegende Einführung in den Umgang mit den verschiedenen Arbeitsbereichen in Outlook Dabei stehen nicht nur s im Fokus. Die anderen Arbeitsbereiche wie Kalender und Aufgaben kommen nicht zu kurz. Diese Outlook- Funktionen nutzen die -Kommunikation als Grundlage, um Termine und Besprechungen mit anderen Personen abzustimmen. Der Kontakte-Bereich dient als zentrale Datenbank für die Personendaten. Teil II kann Ihnen beim Durcharbeiten des Einsteigerseminars als Kontrolle und Bestätigung für das zuvor Gelernte dienen. Der letzte Teil zeigt an einem zusammenhängenden Beispiel anhand der fiktiven Outlook-Nutzerin Anna Kirmes typische Aufgaben, wie sie bei der Arbeit mit Microsoft Outlook 2010 vorkommen. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg mit Microsoft Outlook Hiroshi Nakanishi 14 Einleitung

16 Teil I: Lernen

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18 L1 Grundlagen zu Outlook 2010 Im ersten Kapitel machen wir Sie mit der Bedienung von Microsoft Outlook vertraut. Sie erfahren einiges über die neue Oberfläche, welche Arbeitsbereiche Ihnen Outlook zur Verfügung stellt und welche Ansichten und Optionen Sie einstellen können. Programmstart und Oberfläche Ist Outlook auf Ihrem Computer installiert und aktiviert, können Sie die Anwendung über das Start-Menü aufrufen. Je nach Betriebssystem und Einstellungen sieht das Start-Menü etwas anders aus als die gezeigten Abbildungen für Windows 7. Outlook starten Der gängige Weg, eine Anwendung aufzurufen, ist der über das Start-Menü. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Start. Wenn Sie Outlook in letzter Zeit eingesetzt haben, wird es direkt im Start-Menü aufgeführt. Wurde die Anwendung noch nicht gestartet, finden Sie den Eintrag unter Alle Programme / Microsoft Office / Microsoft Office Lernen 1: Grundlagen zu Outlook

19 Abb. L1.1: Microsoft Outlook 2010 im Start-Menü von Windows 7 Nach kurzer Zeit erscheint das Programmfenster von Microsoft Outlook Der Outlook-Bildschirm Betrachten wir die Arbeitsoberfläche von Outlook etwas genauer. Die Titelleiste Am oberen Rand des Programmfensters befindet sich die Titelleiste. In der Titelleiste sind folgende Angaben enthalten: Ganz links wird das Outlook-Symbol angezeigt. Daneben befindet sich die Schnellstartleiste mit Schaltflächen mit den wichtigsten Befehlen. Diese Leiste lässt sich über den kleinen Pfeilschalter erweitern. Der Arbeitsbereich, in dem Sie sich befinden, wird im mittleren Bereich der Titelleiste angezeigt. Nach dem Start von Outlook befinden Sie sich zunächst im Posteingang. Daneben wird der Name des Postfachs oder der Name der Datei, in der die Informationen gespeichert werden, angezeigt. 18 Lernen 1: Grundlagen zu Outlook 2010

20 Abschließend wird der Programmname, Microsoft Outlook, angezeigt. Am rechten Rand der Titelleiste finden Sie die Fensterschaltflächen, über die Sie das gesamte Fenster verkleinern, vergrößern und schließen können. Abb. L1.2: Die Titelleiste Menüband und Register Unterhalb der Titelleiste befindet sich das Menüband mit den Registern. Auf den Registern sind die Befehle in Gruppen zusammengefasst. Die Anzahl und die Art der Befehle in den Menüs variieren je nach Arbeitsbereich und der Aktion, die Sie gerade ausführen. Abb. L1.3: Das Menüband mit dem zusätzlichen Register Suchen Je nach Situation werden zusätzliche Register, wie beispielsweise der Bereich Suchtools / Suchen, angezeigt. Die Abbildung L1.3 zeigt das Register, das automatisch angezeigt wird, wenn Sie im Posteingang in das Suchfeld klicken. Eine Neuerung in Microsoft Outlook 2010 sieht man nicht sofort. Sie können das Menüband individuell einstellen und anpassen. Dies wird am Ende dieses Kapitels erläutert. Ein eigenes Menüband Menübefehle über Tastenkombinationen Wenn Sie die Menübefehle über die Tastatur nutzen möchten, drücken Sie einmal die A-Taste. Unter jeder Registerkarte und Lernen 1: Grundlagen zu Outlook