Vom arcplan-bericht zur Präsentation

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1 Corporate Performance Management Vom arcplan-bericht zur Präsentation Wie Sie mit wenigen Klicks eine fertige PowerPoint-Präsentation erstellen Marcel Weiß, BI Consultant Christian Fischer, BI Consultant Braincourt GmbH Braincourt GmbH, Fasanenweg 11, Leinfelden-Echterdingen, T , F , info@braincourt.com Niederlassung Düsseldorf: Mörsenbroicher Weg 200, Düsseldorf, T , F , info.dus@braincourt.com

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Warum Excel, PowerPoint und PDF unverzichtbar sind Hervorhebung und Akzentuierung Der Self-Service BI Gedanke Information Design Umsetzung, Integration und Funktionsweise Anwendungsszenario WIRTGEN GmbH Zusammenfassung Ansprechpartner Literaturverzeichnis... 9 Seite 2

3 1 Einleitung Eine häufig verwendete Aussage bei Vortragsveranstaltungen, BI-Messen und Kongressen ist, dass alles, was für die Entscheidungsfindung erforderlich ist, in einem zentralen Data Warehouse liegt bzw. liegen sollte. Wird dieser Sachverhalt genauer betrachtet, so sieht die Realität meist ganz anders aus. Diese Tatsache zeigt auch eine im Auftrag des Business Application Research Centers (BARC) durchgeführte Anwenderbefragung zum Thema Data Warehousing. Aus dieser Befragung ging hervor, dass rund 52 Prozent der Teilnehmer informelle Datenbestände haben, die für das Unternehmen oder die Organisation von Bedeutung sind, aber eben nicht zentral vorgehalten werden. 1 Informelle Datenbestände sind in diesem Kontext Daten, die neben der offiziellen analytischen Wertschöpfungskette existieren und gepflegt werden. Beispiele solcher informellen Daten können etwa Kommentierungen, Nebenrechnungen oder externe Markt- und Branchendaten sein. Fragen nach der adressatengerechten Bereitstellung und Verteilung von Steuerungsinformationen verdienen eine eigene Antwort, die informelle Daten berücksichtigen sollte. Protagonisten von Berichterstellungsprozessen stehen vor der Herausforderung Daten effizient aufzubereiten, Berichte, Analysen und Dashboards zu erstellen und schließlich zu verteilen. Für die reporting- und analyseorientierte Verarbeitung und Speicherung von Daten haben sich insbesondere OLAP-Datenbanken als adäquates und probates Mittel erwiesen. Fragen nach der adressatengerechten Bereitstellung und Verteilung von Steuerungsinformationen sind separat zu stellen und verdienen eine eigene Antwort, die idealerweise die oben erwähnten informellen Daten bzw. Informationen berücksichtigt. Eine interessante Antwort liefert dieser Artikel. 2 Warum Excel, PowerPoint und PDF unverzichtbar sind Ein funktionierendes Reporting ist für Unternehmen aller Branchen und Größen heute mehr denn je ein Kernthema zur Sicherstellung der Steuerungsfähigkeit des Unternehmens. Profiteure des Reportings, auf dessen Basis Beschlüsse und Entscheidungen mit geschäftsentscheidender Tragweite gefasst werden, sind dabei nicht alleine die Top Manager, sondern auch die Verantwortlichen von Organisationsbereichen bis hin zu einzelnen operativen Einheiten der Unternehmen. Je nach Adressatenkreis (auch externe Partner wie z. B. Lieferanten und Distributoren) muss situationsbedingt ein jeweils anderes Datenmaterial an die jeweils richtige Stelle geliefert werden. Nur wer es schafft aktuelle, kompakte und relevante Daten vollständig und zeitnah vorliegen zu haben, kann mit einem Informationsvorsprung rechnen. Auch wenn es zum Teil nicht gerne gesehen wird, stehen oft (und nicht selten tatsächlich aus gutem Grund) am Ende einer Reporting-Wertschöpfungskette individuelle Excel-Sheets, PowerPoint-Präsentationen oder PDF-Berichtsmappen. Der Grund dafür ist häufig, dass situationsbedingt ein Berichte und Dashboards in PPT- oder PDF-Format zu übertragen, ist eine kritische Kernfunktionalität einer Webapplikation. 1 Vgl. Bange/Mack Seite 3

4 anderes Format, als das Format z. B. des Web-Frontends, benötigt wird. Vor allem bei größeren Besprechungen eignet sich PowerPoint hervorragend als Präsentationsmedium, während PDF sich sehr gut eignet, um Berichte per Mail an verschiedene Empfänger zu verteilen oder sich diese auf einem mobilen Endgerät anzeigen zu lassen. Die Möglichkeit, Berichte und Dashboards einer Webapplikation in ein anderes Format zu übertragen, sollte daher als eine kritische Kernfunktionalität einer Reporting-Lösung angesehen werden. 2.1 Hervorhebung und Akzentuierung Auch wenn heutige Reporting-Lösungen Druck- und Exportfunktionalitäten mitbringen, ist es dennoch so, dass viele Anwender am Ende der Berichterstellung die Möglichkeit haben möchten Anpassungen an den Berichten vorzunehmen, z. B. weil diese für den Empfänger zu viele oder auch zu wenig Informationen enthalten. Eventuell ist es auch so, dass bestimmte Zusammenhänge oder Feststellungen hervorgehoben werden sollen, was in einer Webapplikation i. d. R. kaum ohne technisches Expertenwissen möglich ist. Sollen Reports also nicht wie automatisch durch eine Webapplikation generiert, sondern in irgendeiner Form überarbeitet verteilt werden, bieten sich Officeformate wie z. B. PPT für die Überarbeitung an. Anwender erhalten damit eine einfache und vertraute Möglichkeit sich selbst zu helfen und ein Reporting bereitzustellen, das dem qualitativen Anspruch des Unternehmens gerecht wird. Die Überarbeitung von Berichten vor deren Veröffentlichung ist oft der Normalfall. 2.2 Der Self-Service BI Gedanke Nicht selten werden in einem Meeting Informationen benötigt, die sich nicht in den vorbereiteten Berichtsmappen befinden oder es wird festgestellt, dass die vorliegenden Daten als veraltet gelten. Daher ist es nicht verwunderlich, dass immer mehr Anwender die Anforderung stellen jederzeit ad hoc die relevanten Berichte auswählen oder gar erstellen zu können. Die logische Konsequenz dieser Anwenderforderung ist der Wunsch nach der Möglichkeit, zu Präsentationszwecken oder zur Distribution, noch während eines Meetings einen Export nach PowerPoint, Excel oder PDF durchführen zu können und dies ohne Beauftragung der Kollegen aus der IT. Ein Bericht jetzt und sofort und so wie ich ihn will. 2.3 Information Design Oftmals gibt es in Unternehmen ein Notationskonzept, welches die Standards und Normen für die Gestaltung, Farbgebung und Darstellung von Berichten definiert. Ein solches Dokument ist ein wichtiges Element für eine hohe Qualität und Effizienz im Berichtswesen. Vor allem im deutschsprachigen Raum etablieren sich diesbezüglich zunehmend die International Business Communication Standards (IBCS ), die den auf Dr. Rolf Hichert zurückgehenden Regeln von HICHERT SUC- CESS genügen. Ausgangspunkt für deren Anwendung ist die häufig fehlende Ein Bericht ist nur ein Bericht, wenn er etwas berichtet. Seite 4

5 Transparenz, die nicht gegebene Vergleichbarkeit von Informationen sowie die oft fehlende Aussagekraft von Berichten in der Geschäftskommunikation. HICHERT IBCS zertifizierte Tools, wie etwa arcplan Enterprise, erlauben es bei der Erstellung von Berichten bzw. der Darstellung von Geschäftsgrafiken, wie z. B. Wasserfalldiagrammen oder Portfoliografiken, diese Gestaltungsregeln anzuwenden. 3 Umsetzung, Integration und Funktionsweise Die oben genannte Technologie arcplan Enterprise ist eine sehr bewährte Technologie zum Erstellen von Berichten, Dashboards und ganzen Management Cockpits. Das Tool bietet eigene Exportschnittstellen zu PowerPoint oder Excel, die zum aktuellen Zeitpunkt jedoch noch sehr rudimentär sind. Um den Anforderungen der Anwender an Flexibilität, Gestaltungsfreiraum und Effizienz tatsächlich gerecht werden zu können, bietet Braincourt, als BI-Beratungshaus und langjähriger Partner von arcplan, eine standardisierte Eigenentwicklung an, die sich vollständig in die arcplan-weboberfläche integriert. Dabei symbolisieren die in die jeweilige Anwendung integrierten Icons für PowerPoint, Excel und PDF die neue bzw. erweiterte Exportfunktionalität, welche es erlaubt, aus jedem Onlinebericht, je nach Anforderung, eine Eine Braincourt-Lösung mit anforderungsorientiertem Ergebnis Präsentationsfolie/Präsentationsmappe, PDF-Seite/PDF-Mappe oder Excel-Tabelle/Excel-Mappe zu erstellen. Da sowohl die Logik als auch die Steuerungsinformationen für die erweiterte Exportfunktionalität technisch zentral auf einem arcplan-dokument zusammengeführt sind, lässt sich jede beliebige arcplan-anwendung, durch Wiederverwendung, um die neue Exportfunktionalität erweitern. Die nachfolgende Abbildung zeigt schematisch den grundlegenden Ablauf des Exportprozesses. Seite 5

6 Abbildung 1: Architekturskizze zur Exportfunktionalität Für den Anwender ist die Nutzung der erweiterten Exportfunktionalitäten denkbar einfach: Nachdem alle relevanten Berichte für den Export ausgewählt wurden, wird dieser durch einen Klick auf den Exportbutton angestoßen. Das Ergebnis ist ein Verzeichnis, welches alle arcplan-berichte im EMF-Format sowie ein XML-Dokument mit Metainformationen enthält. Ein Klick genügt und die Berichte werden im gewünschten Format geliefert. Ist der Export aus arcplan abgeschlossen, erkennt dies ein Windowsdienst und startet eine weitere Anwendung, die für die Generierung der PowerPoint-Präsentation verantwortlich ist. Hier kann, anders als bei der Exportfunktion von arcplan, auf eine frei gestaltbare Vorlagendatei zurückgegriffen werden. Abschließend startet der Download der Datei mit Hilfe von arcplan automatisch. Das Ergebnis ist eine fertige Präsentation, die, Dank der Vorlagendatei, direkt in der Besprechung eingesetzt werden kann. Die Implementierung der erweiterten Exportfunktionalität von Braincourt ist schnell und effizient möglich. Für die erstmalige Konfiguration müssen lediglich Einstellungen, wie der Speicherort des PPT-Templates sowie das Verzeichnis, das die aus den arcplan-berichten erzeugten Bilder beinhaltet, angegeben werden. Seite 6

7 4 Anwendungsszenario WIRTGEN GmbH Damit fundierte Geschäftsentscheidungen getroffen werden können, bedarf es nicht nur der Bereitstellung aktueller Berichte für den Adressaten, sondern dies auch in strukturierter Form zu leisten. Die WIRTGEN GmbH ist eines der Unternehmen, welches bereits erfolgreich die erweiterte Exportlösung von Braincourt nutzt. Die WIRTGEN GmbH ist Weltmarktführer mit einem lückenlosen Spektrum an mobilen Maschinen und hochwertigen Dienstleistungen rund um den Straßenbau und die Materialgewinnung im Tagebau mit Sitz in Windhagen. Durch den Einsatz der Braincourt-Lösung können Informationen aus einzelnen arcplan- Applikationen und -Berichten auf Knopfdruck in flexible Formate, wie etwa das PowerPoint-Format, überführt werden. Für WIRTGEN besteht heute nicht mehr die Notwendigkeit, Ressourcen im Unternehmen beispielsweise für die Erstellung des Monatsberichtes oder die anstehende Vorstandssitzung zu allokieren. Anstatt die Mitarbeiter im Controlling damit zu beschäftigen hochformatierte, präsentationstaugliche Dokumente zu erstellen, werden mit der erweiterten Exportfunktionalität die bereits formatierten und an das Corporate Design angepassten Berichte und Dashboards automatisiert in eine Präsentation eingebunden. Die daraus resultierende Konsequenz für die Controller von WIRTGEN ist, weniger Zeit für Reporting zu benötigen und mehr Zeit für tatsächliches Controlling zu besitzen. Die WIRTGEN GmbH erreicht mit der erweiterten Exportfunktionalität erhebliche Zeiteinsparungen. Der Prozess: Nach Starten und Anmelden an der Applikation sowie der Navigation zum gewünschten Bericht stehen dem Nutzer drei Exportfunktionen, dargestellt mit den jeweiligen Icons, zur Verfügung. Nach der Wahl des gewünschten Exports (PDF, PowerPoint oder Excel) kann der Anwender wählen, ob er den konkreten Bericht als Einzeldruck oder Einzelfolie erstellen lassen oder als Element einer Berichtsmappe oder einer Präsentation vormerken möchte. Hat der Anwender auf diese Weise seine Berichtsmappe/Präsentation erstellt, genügt ein weiterer Knopfdruck, um sich das Ergebnis als Download bereitstellen zu lassen. Abbildung 2: Braincourt Exportfunktionsmenü Seite 7

8 Der Download liefert die erstellte PowerPoint-Präsentation, die Excel-Datei oder die PDF-Mappe. Diese können, falls erforderlich, per weitergeleitet (PDF) oder gedruckt werden. Zusätzlich können in PowerPoint oder Excel die Exporte mit weiteren Informationen angereichert werden. Wurde etwa eine PowerPoint- Datei erstellt, können in diese zusätzliche Seiten eingebunden, Inhalte positioniert, hervorgehoben oder andere in PowerPoint vorhandene Funktionalitäten für die Formatierung angewendet werden. Es ist eine schnelle, einfache und effiziente Lösung, die die tägliche Arbeit merklich erleichtert und einen deutlichen Mehrwert liefert. Eine Anreicherung der Berichte um zusätzliche Informationen schafft einen weiteren Vorteil. Abbildung 3: Exportergebnisse in Form von PDF, PPT, XLS 5 Zusammenfassung Obwohl das Reporting im Web sich zunehmender Beliebtheit erfreut, löst dieser Reporting-Kanal die klassischen Formate wie Excel, PowerPoint und PDF nicht gänzlich ab. Daher ist das Vorhandensein einer flexiblen Exportmöglichkeit für Steuerungsinformationen und Berichte unabdingbar. Diese ist jedoch in BI-Standardtechnologien oft nur rudimentär vorhanden. Die erweiterte Exportfunktionalität für arcplan-anwendungen von Braincourt ist eine sehr smarte, serverseitige Lösung, die den Weg vom Webbericht zur anspruchsvollen Präsentation, bis hin zum Geschäftsbericht, stark verkürzt. Seite 8

9 6 Ansprechpartner Marcel Weiß BI Consultant Braincourt GmbH Fasanenweg Leinfelden-Echterdingen Telefon: Christian Fischer BI Consultant Braincourt GmbH Fasanenweg Leinfelden-Echterdingen Telefon: Literaturverzeichnis Bezeichnung Autor, Buchtitel, Verlagsangaben 1 Bange, Carsten; Mack, Melanie Data Warehousing Status quo, Herausforderungen und Nutzen Würzburg: BARC Institut, Juli 2011 Seite 9