Quick Guide telegra FON

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1 Quick Guide telegra FON Mit diesem Leitfaden möchten wir Ihnen Schritt für Schritt erklären, wie Sie schnell und einfach das System konfigurieren, Teilnehmer anlegen und ein Softphone oder ein hardwarebasiertes Endgerät in Betrieb nehmen können. WICHTIGE HINWEISE ZUM DEMOBETRIEB: Im Demoaccount können keine Anrufe nach außen getätigt werden. Das heißt, dass niemand angerufen werden kann. Man selbst ist jedoch ganz normal von außen also von Anrufern erreichbar. Dies muss auch beachtet werden, wenn auf andere Ziele weitergeleitet wird. Dies ist in der Demoversion nur auf interne Ziele möglich, also andere Teilnehmer, die im System angelegt sind. In der Vollversion kann jedoch selbstverständlich auf frei wählbare Rufnummern weitergleitet werden. Bitte informieren Sie alle Nutzer der Demoversion, dass KEINE NOTRUFE möglich sind. Im ersten Schritt, sollte ein Teilnehmer angelegt werden. Ohne Teilnehmer können die Telefoniefunktionen nicht getestet werden. 1. Einrichten eines Teilnehmers: Loggen Sie sich in Ihren Account unter mit Ihrer -Adresse und Ihrem gewählten Passwort ein. Sie befinden sich nun im Startbereich des telegra FON Webfrontends. Hier finden Sie zentral die Kachel Teilnehmer. Klicken Sie diese an. Abb. 1: Quickguide V

2 Sofern Sie noch keine Teilnehmer angelegt haben, so haben Sie hier direkt die Möglichkeit Ihren ersten Teilnehmer anzulegen: Abb. 2: Zu 1: Tragen Sie hier den Vornamen und den Nachnamen des Teilnehmers ein. Zu 2: Tragen Sie hier die -Adresse des Teilnehmers ein. Bitte beachten Sie, dass an diese -Adresse eine Nachricht geschickt wird, in der der Teilnehmer darüber informiert wird, dass er im System hinzugefügt wurde. Weiter enthält die Mail die weiteren Schritte, die der Teilnehmer vornehmen muss, um Telefonieren zu können. Zu 3: Wählen Sie hier die Durchwahlnummer, unter der der Teilnehmer erreichbar sein soll. Bereits vergebene Durchwahlen, werden automatisch nicht mehr angezeigt, so dass eine Doppelvergabe ausgeschlossen ist. Die Rufnummer des Teilnehmers setzt sich dann aus der Ihnen zugewiesenen Kopfnummer (Ihre Kopfnummer finden Sie oben rechts bei Punkt 11) und der frei vergebbaren Durchwahl zusammen. Ihnen stehen im System 110 Durchwahlen zur Verfügung. Zu 4: Hier kann mit einem Häkchen eine Umleitung eingestellt werden. Zu 5: Mit dem Zeitpunkt der Umleitung kann zwischen sofort und 90 Sekunden eingestellt werden, ab welchem Zeitpunkt der Anruf an das Weiterleitungsziel weitergeleitet werden soll. Zu 6: Umleitungen können entweder auf eine Mailbox ODER auf ein anderes Weiterleitungsziel eingestellt werden. Zu 7: Die Umleitung auf eine Mailbox: Diese Mailbox begrüßt den Anrufer mit einer Standardansage und fordert den Anrufer auf, eine Nachricht zu hinterlassen. Aktuell können die Ansagen nicht individuell gesprochen werden. Die aufgesprochene Quickguide V

3 Sprachnachricht wird per Sprachdatei an die unter Punkt 2 eingetragene - Adresse versendet. Zu 8: Anrufweiterleitung auf anderes Ziel: Hier wird der Anruf an die hinterlegte Rufnummer weitergeleitet. Bitte beachten Sie, dass in der Demoversion keine Weiterleitungen auf externe Ziele eingestellt werden können. Die Funktion kann jedoch getestet werden, in dem ein Teilnehmer als Weiterleitungsziel eingestellt wird, der bereits im System angelegt ist. Die Funktion ist ausgegraut, solange noch kein weiterer Teilnehmer im System angelegt ist. In der Vollversion können an dieser Stelle auch beliebige Rufnummern hinterlegt werden. Zu 9: Hier kann der Faxempfang für den entsprechenden Teilnehmer aktiviert werden. Zu 10: Stellen Sie hier ein, mit welcher Durchwahl die Faxnummer versehen werden soll. Versand eines Faxes: a. Zum Versenden eines Faxes senden Sie eine an fax@telegra-fon.de. b. In den Betreff der fügen Sie die Faxnummer des Anschlusses ein, an welchen das Fax versendet werden soll. c. Das zu faxende Dokument fügen Sie als Anhang der hinzu. Folgende Dateiformate sind erlaubt:.pdf.tif.gif.png.jpg (Achtung:.JPEG Dateien werden nicht akzeptiert!).txt d. WICHTIG: Texte werden ignoriert, sollten Sie einen Anhang als Fax versenden. Ist kein Anhang vorhanden, wird der in der verfasste Text als Fax versendet. e. Die Statusmeldungen über den erfolgreichen Versand oder evtl. auftretende Fehler werden an die des Teilnehmers geschickt, welcher das Fax versendet hat. Achten Sie beim Versand daher drauf, dass die Adresse des Absenders identisch ist mit der beim Teilnehmer hinterlegten . Die Absenderadresse für die Fax-Berichte lautet fax@telegra-fon.de. Empfang eines Faxes: Eingehende Faxe werden an die einstellbare und persönliche Fax-Durchwahl eines Teilnehmers per gesendet. Das eigentliche Fax befindet sich als PDF im Anhang dieser . Zu 11: Mit dem Infobutton können Sie in der Desktopversion Tooltipps aktivieren, die Ihnen eine Erklärung zu den wichtigsten Punkten direkt im Fenster liefern. Zu 12: Vergessen Sie nicht mit Anlegen alle gemachten Einstellungen zu speichern. Sämtliche Einstellungen sind sofort wirksam. Quickguide V

4 Zu 13: Mit dem Pluszeichen können weitere Teilnehmer hinzugefügt werden. In der Demoversion können bis zu 5 Teilnehmer angelegt werden. Sie haben nun Ihren ersten Teilnehmer angelegt. Dieser Teilnehmer erhält nun eine , in der er seine Zugangsdaten erhält, ein Passwort festlegen kann und ihm erklärt wird, wie er die Konfiguration seines Accounts vornehmen kann. WICHTER HINWEIS FÜR ADMINS: Wenn Sie als Teilnehmer sich selbst anlegen, durchlaufen Sie den gleichen Prozess wie jeder andere Teilnehmer: Sie werden eine erhalten, in der Sie unteranderem dazu aufgefordert werden Ihr Passwort zu erneuern. Bitte folgen Sie diesem Link und erneuern Ihr Passwort. Nutzen Sie einfach erneut das gleiche Passwort, dass Sie bereits bei der Anmeldung für telegra FON genutzt haben Anzeige der SIP-Daten Abb. 3: Zu 1: Wenn Sie für den Teilnehmer selber ein Softphone oder IP-Telefon konfigurieren möchten, so klicken Sie Anzeigen, um sich die dafür erforderlichen SIP-Daten anzeigen zu lassen. Folgendes Fenster öffnet sich: Quickguide V

5 Abb. 4: Unter SIP-Einwahldaten können Sie alle notwendigen Daten zur Einrichtung eines Softphones oder IP-Telefons einsehen. Wie das funktioniert erklären wir Ihnen im nächsten Abschnitt. 2. Einrichtung Ihrer Telefone: Sie können telegra FON mit Hilfe von Software nutzen, oder aber mit klassischen Tischtelefonen telefonieren Telefonieren mit Software: Software, über die IP-Telefonie möglich ist, nennt man auch Softphones. Im Grunde genommen handelt es sich dabei um ein Programm, dass Ihnen auf einem Computer oder Smartphone die gleichen Möglichkeiten bietet, die auch ein ganz normales Telefon bietet. Wenn Sie in diesem Programm Ihren SIP-Account von telegra FON hinterlegen, sind Sie über diese Software erreichbar. Das heißt, dass Sie Anrufe entgegennehmen und selber Anrufe initiieren können Telefonieren mit einem klassischen Tischtelefon: Sie können telegra FON auch so nutzen, wie Sie es bisher gewohnt sind. Mit einem klassischen Telefon. Hier ist lediglich zu beachten, dass dieses Telefon ein IP-Telefon sein muss. Auch hier werden im Telefon Ihre SIP-Daten von telegra FON hinterlegt. Ist dies geschehen, klingelt Ihr Telefon, wenn Sie auf Ihrer Rufnummer angerufen werden. 3. Einrichtung Ihres Softphones: Nachfolgend erklären wir Ihnen, wie Sie ein Softphone des Anbieters ZoiPer konfigurieren. Grundsätzlich funktioniert telegra FON auch mit allen anderen gängigen Softphones der unterschiedlichsten Anbieter Quickguide V

6 3.1. ZoiPer auf dem Smartphone: Laden Sie sich ZoiPer kostenfrei im Google Playstore oder im Appstore von Apple herunter und installieren Sie die Software auf Ihrem Smartphone. Wenn Sie als Teilnehmer bei telegra FON angelegt wurden, erhalten Sie eine Mail die einen QR-Code zur Konfiguration von ZoiPer enthält. Diesen QR-Code können Sie nutzen, um ZoiPer per Fingertipp mit telegra FON zu verbinden. Als Vorbereitung öffnen Sie bitte diese Mail auf einem anderen Computer, damit Sie den QR-Code auch mit Ihrem Smartphone einscannen können: Abb. 5: 1. Öffnen Sie die App: Sie befinden Sich nun direkt im Bereich Dialpad. 2. Oben links finden Sie ein Symbol für einen QR-Code. 3. Tippen Sie auf das Symbol. Nun öffnet sich die Kamerafunktion Ihres Smartphones. Richten Sie das Kamerafenster auf den QR-Code aus, der in Ihrer Info- Mail von telegra FON enthalten ist. 4. Sobald der QR-Code erfasst wurde, werden alle Daten übernommen und Ihr Account ist direkt konfiguriert. Oben über dem Dialpad müsste telegra FON sowie darunter Ready stehen. Schon jetzt sind Sie über diese App erreichbar. Sollte sich Ihr telegra FON Kundenstatus noch im Demostatus befinden, können Sie jedoch keine Anrufe ausgehend tätigen. Anrufe zu anderen Teilnehmern, die bereits im System angelegt sind, können dagegen schon jetzt getätigt werden. Wir empfehlen Ihnen noch folgende Einstellungen in der App vorzunehmen: Unter -> Settings -> Incoming Calls: Schalten Sie Force Background an. Dies hat zur Folge, dass Sie auch dann Anrufe annehmen können, wenn die App im Hintergrund ist. Bitte beachten Sie, dass diese Einstellung auch zur Folge hat, dass Ihr Akku schneller alle ist. Schalten Sie in diesem Menü ebenfalls Wi-Fi keep Alive an. Diese Einstellung sorgt dafür, dass die Wi-Fi Verbindung aufrecht gehalten wird, auch wenn die App im Hintergrund ist. Auch diese Einstellung bedingt einen erhöhten Stromverbrauch Ihres Smartphones ZoiPer auf dem Computer: Sie haben als neu angelegter Teilnehmer eine mit Infos bekommen. Gehen Sie zum Punkt Nutzung von telegra FON auf einen Desktop-Computer. Hier finden Sie den Link ZoiPer konfigurieren. Folgen Sie diesem Link. Quickguide V

7 Sie gelangen nun auf die Downloadseite von ZoiPer. Wählen Sie nun hier ihr Betriebssystem aus. Auf der folgenden Seite können Sie zwischen der kostenfreien und der kostenpflichtigen Version wählen. WICHTIG: Zur Nutzung von telegra FON reicht die kostenfreie Version Community aus. Durch Auswahl der Version startet der Download. Installieren Sie bitte die entsprechende Datei und starten Sie das Programm. Bitte öffnen Sie parallel dazu Ihren Account. Lassen Sie sich Ihre SIP-Daten anzeigen, wie unter 1.1. beschrieben. Notieren Sie sich folgende Daten: Benutzer Passwort Ignorieren Sie entwaige Fehlermeldung bei den Verbindungsversuchen von ZoiPer um Ihren Account anzumelden. Gehen Sie zu Settings und wählen Sie den Menüpunkt Preferences. Tragen Sie nun bei General unter Username den Benutzernamen von Ihrem SIP- Account von telegra FON ein. Unter Password bitte das entsprechende Passwort. Als Caller ID Name können Sie Ihren Namen eintragen oder ein frei wählbares Synonym verwenden. Weitere Einstellungen müssen Sie nicht vornehmen. 4. Einrichtung Ihres IP-Telefons: Selbstverständlich können Sie telegra FON auch mit einem klassischen Tischtelefon nutzen. Achten Sie darauf, dass Ihre Endgeräte IP-Fähig sind. Im nachfolgenden erklären wir Ihnen die Konfiguration eines SNOM-Telefons: 1. Verbinden Sie sich per Browser mit Ihrem IP-Telefon, dass sich im gleichen Netzwerk befindet. 2. Wählen Sie in der Administratoroberfläche am linken Bildschirmrand den Punkt Identität 1 um nun Ihre Benutzerdaten Ihres telegra FON Accounts zu hinterlegen. 3. Tragen Sie nun Ihre SIP-Daten Ihres telegra FON Accounts ein. Die SIP Daten erfahren Sie, wie unter 1.1. beschrieben: Displayname: Hier können Sie einen beliebigen Namen eintragen. Dieser Name wird z.b. angezeigt, wenn Sie andere Teilnehmer anrufen. Account: Tragen Sie bitte hier die Benutzernummer ein. Password: Hier tragen Sie bitte das Passwort ein. Registrar: Tragen Sie bitte hier sip.telegra.de ein Weitere Einstellungen sind nicht nötig. Quickguide V