Leitfaden für die WEB-Zeiterfassung

Transkript

1 Leitfaden für die WEB-Zeiterfassung Die WEB-Zeiterfassung kann in einem beliebigen Internet-Browser unter folgender Adresse aufgerufen werden: (Der entsprechende Link ist auch auf der Kinderfreunde OÖ Hompage ganz unten im Menüband zu finden.) benutzer Nach der Anmeldung mit Benutzer und Passwort erscheint als Startseite die Übersicht für die Tagesbuchung zum aktuellen Tag. Hier kann zum nächsten, bzw vorherigen Tag gewechselt werden, oder das Datum direkt ausgewählt werden Name der eingeloggten Person hier werden die Tagesbuchungen aufgelistet. Informationen zum Urlaub Bereich zur Eingabe der Stundenaufzeichnung: Die Details zur Eingabe sind auf den folgenden Seiten beschrieben. Seite 1/12

2 Anleitung zur Eingabe der Stundenaufzeichnung: Als erstes ist die Buchungsart zu wählen. Da üblicherweise mit einer Dienstzeiteintragung begonnen wird ist Dienstzeit als Standard gesetzt. Alternative Buchungsarten können über den DropDown Button angewählt werden. Es wird zwischen Arbeitszeit [AZ] und Freizeit [FZ] Buchungsarten unterschieden. Die links ersichtlichen Buchungsarten sind für jede MitarbeiterIn verfügbar, werden aber nicht von jeder/m benötigt. ( Zusätzlich gew. bez. FREIZEIT wird z.b. nur in speziellen Fällen benötigt) Mit * markiert sind Buchungsarten, die auch ganztägig eingetragen werden können, aber dazu später. Zur Buchungsart Dienstzeit ist noch das Buchungsdetail zu wählen. (Bei anderen Buchungsarten entfällt dieses Detail.) Die Buchungsdetails variieren je nach Aufgabenbereich und werden von der vorgesetzten Stelle festgelegt. Bei Unklarheiten diesbezüglich, bitte dort nachfragen. Die Auswahl passiert wieder über den Drop-Down Button Anschließend ist die Zeitspanne für die jeweilige Buchung einzutragen. (Format mit Doppelpunkt z.b. 8:00) Manche Buchungsarten können (bzw. müssen z.b. Urlaub) ganztägig eingetragen werden. Ist dies zur betreffenden Buchungsart nicht möglich ist das entsprechend beschriftete Kästchen zur Markierung grau und somit nicht wählbar. Weitere Informationen zu ganztägigen Buchungen folgen auf der nächsten Seite. Außerdem kann bei Bedarf noch eine Anmerkung zu jeder Buchung hinzugefügt werden. Mit Eintrag hinzufügen wird die Buchung abgeschlossen. Die Schritte für alle weiteren Buchungen zu diesem Tag wiederholen & SCHON FERTIG!! HINWEIS: Laut Arbeitszeitgesetz ist spätestens nach 6 Stunden Arbeitszeit eine Pause von mindestens einer halben Stunde einzulegen. Diese Pause muss hier entsprechend eingetragen werden. Seite 2/12

3 Ganztägige Buchungen: Manche Buchungsarten können ganztägig gebucht werden, mit * gekennzeichnet. Um ganztägig zu buchen, einfach das Häkchen setzen. Es verschwinden die Eingabefelder für die Zeiteingaben und es erscheint ein Feld mit dem Datum des gewählten Tages. Ist die Buchung nur für diesen Tag notwendig, kann bereits wieder mit Eintrag hinzufügen gespeichert werden und der Tag ist abgeschlossen. Es können hier aber auch gleich mehrere Tage in die Zukunft mit derselben Buchungsart abgeschlossen werden. Einfach in das Datumsfeld klicken und es erscheint ein Kalender bei dem das End-Datum gewählt werden kann. HINWEIS: Urlaube können problemlos auch über Feiertage und Wochenenden gebucht werden. Diese freien Tage werden mit 0, also natürlich nicht als Urlaubstage verbucht. Manche Buchungsarten sind zwingend ganztägig einzutragen (z.b. Urlaub ). In diesem Fall erscheinen die Felder für die Zeiteingabe gar nicht. Eine ganztägige Buchung bucht automatisch die entsprechende Sollzeit des Tages. Seite 3/12

4 Fehlerhafte Einträge: Stundenbuchungen dürfen sich nicht überschneiden. Eine solche fehlerhafte Buchung wird sofort nach dem Eintrag angezeigt. Üblicherweise sind Buchungen durchgängig einzutragen, da auch Pausen und Zeitausgleich eingetragen werden. Eine Unterbrechung der Buchungen wird vom System zwar erlaubt, es wird aber durch einen grauen Abstand darauf hingewiesen. Korrekturen: Muss ein Eintrag korrigiert werden, einfach auf den STIFT vor dem entsprechenden Eintrag klicken. Alle Eingabefelder des Eintrags öffnen sich und können geändert werden. Abschließend Speichern. Soll eine Buchung gelöscht werden, auf das KREUZ hinter dem Eintrag klicken. ACHTUNG: Das Löschen muss nicht bestätigt werden. Ein Klick auf das KREUZ löscht die Buchung sofort! Seite 4/12

5 Wochenübersicht & Zeitaufzeichnung einreichen: In der Menüleiste können weitere Übersichten angewählt werden. Auch hier kann wieder direkt in die vorhergehende, nächste oder per Kalender in eine beliebige Woche gewechselt werden. Die Wochenübersicht zeigt weitere Informationen zur betreffenden Arbeitswoche. Es werden die gesammelten Stunden der unterschiedlichen Buchungsarten (Arbeitszeit) pro Tag angezeigt. Außerdem wird hier die effektive Arbeitszeit den Soll-Stunden gegenüber gestellt. Eine Vorbereitung extern ( externe VB ) gibt es nur bei speziellen Anstellungen. Diese Arbeitszeit wird nicht manuell eingetragen! Sie wird für die korrekte Berechnung des Urlaubs aliquot auf die Arbeitstage aufgeteilt. Hat man keine Vorbereitung extern bleibt der betreffende Wert auf 0. Links unten sind Informationen zum Urlaub ersichtlich. Rechts unten sieht man Informationen zur Wochenarbeitszeit. Es werden +/- Stunden zur betreffenden Woche angezeigt, der +/- Stundenübertrag aus der Vorwoche und der aktuelle Stundensaldo. Um auf die Tagesbuchung eines bestimmten Tages zu wechseln, ist einfach das betreffende Datum anzuklicken. HINWEIS: Die Infos rechts unten zur Arbeitszeit beziehen sich auf das Ende der Woche. Ist die Woche noch nicht abgeschlossen und noch Arbeitstage offen, scheinen hier Minus-Stunden auf. Rote Werte würden bedeuten, dass eine bestimmte Arbeitszeitgrenze überschritten wurde. Auf dieser Wochenübersicht startet man auch mit dem Einreichen der Zeiterfassung. Sind alle Buchungen für die betreffende Woche abgeschlossen, auf den Button Zeitaufzeichnung überprüfen klicken. Es öffnet sich eine neue Übersicht (nächste Seite). Seite 5/12

6 Hier können nun nochmals alle Buchungen der Woche kontrolliert werden. Sind alle Buchungen korrekt ist die Zeitaufzeichnung mit dem entsprechenden Button zu bestätigen. Auch hier kann durch Klick auf das entsprechende Datum wieder direkt zur Tagesbuchung gewechselt und mögliche Änderungen durchgeführt werden. Hinweis: ACHTUNG, nachdem der Button Zeitaufzeichnung einreichen geklickt wurde, können für diese Woche keine Buchungen mehr gelöscht, geändert oder hinzugefügt werden. Ist dies aufgrund eines Fehlers trotzdem notwendig, kann nur der Supervisor die Woche wieder für Buchungen öffnen. Nachdem die Zeitaufzeichnung eingereicht wurde, erhält man per Mail eine Bestätigung und in Anlage ein PDF Dokument mit den Aufzeichnungen. Diese PDF kann man auch direkt hier per Klick auf PDF, oben neben dem Namen, öffnen. Die Zeitaufzeichnung ist für diese Woche nun abgeschlossen und steht dem Supervisor zur Verfügung. Seite 6/12

7 Weitere Übersichten - Monatsübersicht : Auch hier kann wieder direkt in das vorhergehende, nächste oder per Kalender in ein beliebiges Monat gewechselt werden. Diese Übersicht gibt mit eingeschränkten Informationen zu den Tagen, einen guten Überblick zum Monat. Die Spalte VB-extern ist nur vorhanden, wenn eine eben Solche vorhanden ist. Wie bereits in der Wochenübersicht beschrieben, wird diese Arbeitszeit nicht manuell eingetragen! Sie wird für die korrekte Berechnung des Urlaubs aliquot auf die Arbeitstage aufgeteilt. Im unteren Bereich werden wieder Informationen zu den Stundensalden und zum Urlaub angezeigt. Durch Anklicken des Datums kann direkt zur Tagesbuchung gewechselt werden. HINWEIS: Wie oben ersichtlich hat die 1. Buchungszeile eine abweichende Formatierung und spezielle Informationen in der Spalte Tätigkeit. Das resultiert aus Buchungen/Berechnungen vom System, die teilweise (z.b. zum Start einer Anstellung, Jahresübertrag) notwendig sind. Seite 7/12

8 Weitere Übersichten - Jahresübersicht : Die Jahresübersicht beinhaltet vor allem Informationen zu Arbeitstagen (A), Feiertagen (FT), Kranktagen (KT) und Pflegefreistellungen (P). Durch einen Klick auf den entsprechenden Tag gelangt man wieder direkt zur Tagesbuchung. Seite 8/12

9 Benutzerdaten ändern: Unter der Karteikarte Info verstecken sich einige Benutzerdaten. Klickt man auf Bearbeiten erscheinen hier zusätzlich Felder zum Passwort, diese sollte nach dem ersten Einstieg in die WEB-Zeiterfassung geändert werden. Weiters kann die -Adresse geändert werden und man kann die -Benachrichtigung steuern. Benachrichtigung = true entspricht dem Hakerl in der Bearbeitung. Diese Einstellung ist üblicherweise Standard. In diesem Fall wird der/dem MitarbeiterIn automatisch eine Benachrichtigung per zugesandt, wenn die Stunden noch nicht eingereicht wurden. Entfernt man das Hakerl, wechselt der Eintrag auf false und die automatischen Benachrichtigungen entfallen. Seite 9/12

10 ANHANG - Leitfaden für SupervisorInnen SupervisorInnen sind für die Kontrolle der Zeitaufzeichnungen zuständig und schließen diese endgültig für die Lohnverrechnung ab. Sie haben daher 2 zusätzliche Registerkarten in der oberen Leiste, Bestätigungen und Benutzer. Unter Bestätigungen gibt es eine Wochen- und Monatsübersicht. In beiden Übersichten erscheinen die Dienstnehmer bzw. Kostenstellen in denen MitarbeiterInnen angestellt sind, für die man als SupervisorIn fungiert. Durchklicken auf die jeweilige Kostenstelle öffnet sich die Liste der betreffenden MitarbeiterInnen. Renate Musterfrau - Angestellte Herbert Mustermann - Angestellter Kollege Muster - Techniker Manfred Muster - Bereichsleiter Hier sind nun im Überblick die Informationen zur betreffenden Woche ersichtlich. Soll - die zu leistenden Wochenstunden, Ist - die tatsächlich geleisteten Wochenstunden, +/- die Gegenüberstellung Soll/Ist in dieser Woche und Saldo +/- zeigt den gesamten Stand zum Ende dieser Woche. Im Bereich rechts können hier nun auch bereits Aktionen gesetzt werden. Wurde die Zeitaufzeichnung noch nicht eingereicht, kann man durch klicken auf an die betreffende Person ein Mail senden, mit der Aufforderung die Zeiterfassung für diese Woche abzuschließen. HINWEIS: Wurde die Zeitaufzeichnung der Woche bis Sonntag nicht abgeschlossen, sendet das System üblicherweise selbständig ein Erinnerungsmail. Wurde die Zeitaufzeichnung bereits eingereicht, erscheinen folgende Schaltflächen: Man kann also mit bereits hier die Aufzeichnung für die Lohnverrechnung frei geben. ACHTUNG, danach können keine Eintragungen mehr verändert werden. Falls noch Buchungen geändert werden müssen, kann man mit die Woche für den/die MitarbeiterIn nochmals freischalten.. Außerdem kann man sich auch ein der Zeitaufzeichnung generieren lassen. Möchte man die Aufzeichnungen im Detail sehen, klickt man einfach auf den/die MitarbeiterIn. Seite 10/12

11 Es öffnet sich die Wochenansicht mit allen Informationen wie auch in der eigenen Zeiterfassung. Man kann nun wieder zurück in die Bestätigungsliste wechseln, hier nun die Aufzeichnung für die Lohnverrechnung frei geben, oder weiter in die Bestätigungsansicht der Woche wechseln. Auch diese Übersicht gleicht der eigenen Zeitaufzeichnung. Seite 11/12

12 Die bereits zuvor angesprochene Monatsübersicht unterscheidet sich etwas in den bereit gestellten Informationen. Man sieht wieder unter Soll - die zu leistenden Monatsstunden, Ist - die tatsächlich geleisteten Monatsstunden, +/- die Gegenüberstellung Soll/Ist in diesem Monat und Saldo +/- zeigt den gesamten Stand zum ENDE dieses Monats. Der Saldo ist zum Anfang des Monats also meist relativ hoch im Minus. Weiters werden hier der Resturlaub und unter K. Std. der angefallene Krankenstand angezeigt. Hier könnte man auch gleich alle Wochenaufzeichnungen des gesamten Monats abschließen. Durch klicken auf den Namen kommt man auch hier direkt zur betreffenden Monatsübersicht, die wieder der Eigenen gleicht, in der jedoch keine weiteren Aktionen gesetzt werden können. Wie schon anfangs erwähnt hat man als SupervisorIn auch noch die Registerkarte Benutzer Hier sind alle Personen aufgeführt, für die man die Zeitaufzeichnung kontrolliert und abschließt. In dieser Übersicht, kann man einfacher nach speziellen Personen suchen und direkt in die entsprechende Monatsübersicht wechseln. Aus dieser kann dann wieder in die unterschiedlichen Übersichten der Person gewechselt werden. Seite 12/12