Besondere Vertragsbedingungen (BVB)

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1 Deutsche Rentenversicherung Saarland Referat 1.1 Allgemeine Dienste und Bewirtschaftung Martin-Luther-Strasse Saarbrücken Postadresse: Postfach 200 / Saarbrücken 1

2 1. Auftraggeber und Zustellung der Angebote (4) 2. Vertragsbestandteile (4) 3. Art der Vergabe (4) 4. Einreichung der Angebote (5) 5. Einreichungsfrist (5) 6. Zuschlagsfrist (5) 7. Liefertermin, Lieferort, Lieferart (6) 8. Zuschlagserteilung (6) 9. Preise (6) 10. Aufträge, Anschlussaufträge, Ausführung (6) 11. Entziehung des Auftrages (7) 12. Subunternehmer (7) 13. Beförderung, Transport, Fracht (8) 14. Haftung (8) 15. Muster, Verpackung (8) 16. Bevorzugte Bieter (8) 17. Mängelansprüche, Fristen, Änderungen (8) 18. Qualitätssicherung, Güteprüfung (9) 19. Gewährleistung, Verjährung (9) 20. Vertragsstrafe (9) 21. Schutzrechte (10) 22. Gütesiegel (10) 23. Web Gütesiegel (10) 2

3 24. Güteprüfung (10) 25. Rechnungen und Zahlungsweise (10) 26. Skonto (11) 27. Vertragsänderung(en), Ergänzungen (11) 28. Erfüllungsort (11) 29. Gerichtsstand (11) 30. Sonstiges (12) 31. Präqualifikation (12) 32. Salvatorische Klausel (12) 33. Datum, Unterschrift und Firmenstempel (12) 3

4 1. Auftraggeber und Zustellung der Angebote Deutsche Rentenversicherung Saarland Abteilung 1 Verwaltung Referat 1.1 Allgemeine Dienste und Bewirtschaftung Martin-Luther-Str Saarbrücken oder: Postfach 200 / Saarbrücken, 2. Vertragsbestandteile Als Vertragsbestandteile gelten Auftrag und Leistungsverzeichnis, die nachfolgenden besonderen Vertragsbedingungen und die allgemeinen Bedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL bzw. EVB-IT) in der jeweils geltenden Fassung, in der vorgenannten Reihenfolge. Allgemeine Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers werden nicht Vertragsbestandteil. Dem Angebot sind Unterlagen beizufügen, nach denen die Fachkunde und Zuverlässigkeit des Bieters beurteilt werden können. Bei Widersprüchen im Vertrag gelten nacheinander: die Beschreibung der Leistung (Leistungsbeschreibung) die zusätzlichen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (BVB) die Allgemeinen Bedingungen für die Ausführung von Leistungen besondere Vertragsbedingungen wie EVB-IT 3. Art der Vergabe nach 3 VOL/A ( ) beschränkte Ausschreibung öffentliche Ausschreibung EU weites Vergabeverfahren Vergabe Nummer: 036/15 ÖA 4

5 4. Einreichung der Angebote Die Angebote können entweder per Post an die im Aufforderungsschreiben bezeichnete Adresse, oder durch Einwurf in den Briefkasten am Haupteingang des Dienstgebäudes zugestellt werden. Die Angebote sind in Textform zu erstellen. Im Falle der Übersendung des Angebotes per Post gilt folgendes: Die Deutsche Rentenversicherung Saarland unterhält beim Postamt Saarbrücken ein Postfach, welches 2x täglich, letztmalig um 9.00 Uhr geleert wird. Angebote, die nach dieser Uhrzeit ins Postfach gelangen, gelten mit dem darauffolgenden Tag als zugegangen. Der Bieter ist bis zum Ablauf der Zuschlagsfrist an sein Angebot gebunden. Mit der Abgabe des Angebotes versichert der Anbieter, dass er über die Bestimmungen der VOL, VOB bzw. EVB-IT Verträge informiert ist, diese als alleinige Vertragsgrundlage akzeptiert und auf seine gegebenenfalls Allgemeinen Geschäftsbedingungen AGB verzichtet. Die Texte der VOL/A, VOL/B sowie EVB-IT können - soweit nicht mit den Vergabe- und Vertragsunterlagen mit eingereicht - unter folgender Adresse bezogen werden: Bundesanzeiger Verlagsgesellschaft m.b.h, Postfach , Köln. Nebenangebote und Änderungsvorschläge können nicht berücksichtigt werden, da Produktvorgaben eine Sicherstellung der Gewährleistungs- und Garantiebedingungen nicht eindeutig gegeben ist eine Auftragsvergabe an Subunternehmer vermieden werden soll Nebenangebot und/oder Änderungsvorschlag sind zugelassen, wenn mit Angebotsabgabe ein nachvollziehbarer Gleichwertigkeitsnachweis (Gutachten etc.) eingereicht wird. 5. Einreichungsfrist Das Angebot muss bis zum Ablauf der Angebotsfrist in einem verschlossenen Umschlag mit dem beigefügten Aufkleber NICHT ÖFFNEN Angebot zur Ausschreibung Nr.:... bei der Vergabestelle (Anschrift wie Punkt-1-) eingehen. Angebote werden ausschließlich in Papierform angenommen. Entscheidend für die Fristwahrung ist der Zugang des Angebotes bei der Deutschen Rentenversicherung Saarland. 6. Zuschlagsfrist bzw. mit Auftragsvergabe 5

6 7. Liefertermin / Lieferort / Lieferart Sofort nach Auftragserteilung unter Beachtung der Ausführungen in der Leistungsbeschreibung, im Leistungsverzeichnis und in den Besonderen Vertragsbedingungen. Die Lieferung erfolgt frei Verwendungsstelle. Als Verwendungsstelle wird hier der entsprechende Lagerort des Abrufauftraggebers vereinbart. Zusätzlich anfallende Kosten werden hierfür nicht übernommen. Voraussichtliche Lieferverzögerungen sind unverzüglich anzuzeigen. 8. Zuschlagserteilung Der Zuschlag erfolgt schriftlich durch den Auftraggeber. Der Zuschlag ist nicht an das billigste Angebot gebunden. Der Zuschlag ist gemäß 18 und 3 VOL/A auf das Angebot zu erteilen, das unter Berücksichtigung aller Umstände (z.b. Preis, technische, funktionsbedingte, gestalterische, ästhetische Gesichtspunkte, Kundendienst, Folgekosten) als das wirtschaftlichste anzusehen ist. Der Auftrag gilt als nicht erteilt, wenn bis zum Ablauf der Zuschlagsfrist kein Zuschlag erfolgt ist! Eine Aufteilung in Lose ist nicht vorgesehen (Grund Vermeidung von Insolvenzgefahren, Haftung im Garantie- bzw. Gewährleistungsfall). 9. Preise Preise (auch Preise für Wartungskosten) sind i.d.r. Festpreise über die gesamte Laufzeit. Preisanpassungen bedürfen der schriftlichen Genehmigung des Auftraggebers. Durch die vereinbarten Preise werden die gesamten vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen abgegolten. Es müssen Festpreise angeboten werden. Eingeschlossen sind alle Kosten für Nebenleistungen, etwaige Fahrt-, Zehr- und Wegegelder, Lohnzulagen, Über- und Sonntagsstunden, welche aus Gründen, die der Auftragnehmer zu vertreten hat, geleistet werden müssen. Änderungen an den Eintragungen des Bieters müssen zweifelsfrei sein. In den Angebotsunterlagen sind Zusätze oder Änderungen weder an dem vorgeschriebenen noch an dem vorgedruckten Text zulässig. Änderungsvorschläge oder Nebenangebote - sofern sie nicht ausgeschlossen sind - müssen auf besonderer Anlage abgegeben werden und sind als solche deutlich zu kennzeichnen und zu beschreiben. Angebotsvordruck und Anlagen sind mit der Anschrift des Bieters sowie mit Datum und Unterschrift zu versehen. Der Angebotsvordruck soll wegen der Rechtsverbindlichkeit der Vertragsbedingungen auch dann unterschrieben zurückgegeben werden, wenn nur ein Nebenangebot auf besonderem Blatt abgegeben wird. Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, Materialprüfungen vornehmen zu lassen. Bei Nichterfüllung der geforderten Bedingungen trägt der Bieter die Kosten der Überprüfung. Ansprüche auf Gewinnentgang entfallen. 6

7 10. Aufträge, Anschlussaufträge, Ausführung: Die Angebote- Vergabe- und Vertragsunterlagen (Leistungsbeschreibung, Leistungsverzeichnis, Besondere Vertragsbedingungen) müssen unterschrieben und mit einem Firmenstempel versehen sein. Werden die Vordrucke nicht unterschrieben und mit einem Firmenstempel versehen, gilt das Angebot als nicht abgegeben. Beigefügte Auftrags- oder Geschäftsbedingungen führen zum Ausschluss des Angebotes. Für die Abgabe des Angebotes sind die von der Beschaffungsstelle: übersandten Vordrucke zu verwenden (gilt nicht für Nebenangebote). Eine Ausfertigung des Angebotsvordrucks ist für die Unterlagen des Bieters bestimmt. Die in Verdingungsunterlagen benannten DIN Normen sind in der drei Monate vor dem Einreichungstermin gültigen Fassung maßgebend und vorzulegen. Der Bieter macht für Anschlussaufträge innerhalb des Zeitraumes bis... das Angebot, die in der Ausschreibung angebotenen Gegenstände zu den dort aufgeführten Stück- bzw. Einheitspreisen zu liefern. 11. Entziehung des Auftrages / Kündigung Die Auftraggeberin ist berechtigt, den Vertrag aus wichtigem Grund sofort zu kündigen, oder von ihm zurückzutreten. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn die Auftragnehmerin Personen, die auf Seiten der Auftraggeberin mit der Vorbereitung, dem Abschluss oder der Durchführung des Vertrages befasst sind, oder ihnen nahestehenden Personen Vorteile ( 331 ff. StGB) anbietet, verspricht oder gewährt. Solchen Handlungen der Auftragnehmerin selbst stehen Handlungen von Personen gleich, die auf Seiten der Auftragnehmerin mit der Vorbereitung, dem Abschluss oder der Durchführung des Vertrages befasst sind. Dabei ist es gleichgültig, ob die Vorteile den vorgenannten Personen oder in ihrem Interesse einem Dritten angeboten, versprochen oder gewährt werden. Die Auftraggeberin ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen oder von ihm zurückzutreten, wenn die Auftragnehmerin aus Anlass der Vergabe nachweislich eine Abrede getroffen hat, die eine unzulässige Wettbewerbsbeschränkung darstellt. 12. Subunternehmer Will der Bieter Leistungen an Subunternehmer (auch Handelspartner) übertragen, hat er Art und Umfang der Leistung und den / die Unternehmer im Angebot zu benennen. Im Verhältnis zum Auftraggeber steht der Bieter als Alleinanbieter und haftet für alle Mängel auch die der Subunternehmer. 7

8 13. Beförderung, Transport, Fracht Die Kosten des Transportes trägt der Auftragnehmer. Dies schließt die Verpflichtung zum Transport, Abladen und Verbringen der Vertragsgegenstände an die vom Auftraggeber bezeichnete Stelle (Gebäude, Raum) ein. Das Angebot umfasst auch eine eventuell notwendige Montage und Verteilung in den Geschossen sowie die Aufstellung mit voller Funktionsfähigkeit. Teillieferungen sind nur zugelassen, wenn diese ausdrücklich vereinbart sind. Zur Leistung des Auftraggebers zählen auch die kostenlose Anlieferung von erforderlichen technischen Unterlagen wie z.b. Betriebs-, Bedienungs-, Gebrauchsanweisungen und Handbücher in deutscher Sprache. Die Lieferung hat frei Verwendungsstelle zu erfolgen. 14. Haftung Hat die Auftraggeberin auf Grund gesetzlicher Vorschriften Erfüllungsgehilfen der Auftragnehmerin Schadenersatz zu leisten, so steht ihr der Rückgriff gegen die Auftragnehmerin zu, wenn der Schaden durch Verschulden der Auftragnehmerin oder ihrer Erfüllungsgehilfen verursacht worden ist. Hat ein Verschulden der Auftraggeberin oder ihrer Erfüllungsgehilfen mitgewirkt, so findet 254 BGB Anwendung. 15. Muster, Verpackung Gegenstand der Leistung des Auftraggebers ist auch eine etwaige Verpackung. Die Verpackung muss der Art und dem Gewicht der Ware, der jeweiligen Versandart und dem Beförderungsweg entsprechen. Die Kosten der Verpackung einschließlich den Mieten für erforderliche Behältnisse trägt der Auftragnehmer. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, Verpackungen im Sinne der Verpackungsverordnung in der jeweils gültigen Fassung auf eigene Kosten am Ort der Übergabe der Leistung zurückzunehmen, es sei denn, die Auftraggeberin verlangt ausdrücklich die Übergabe der Leistung in der Verpackung. In diesem Fall geht die handelsübliche Verpackung in das Eigentum der Auftraggeberin und ist im Preis enthalten. Das Angebot ist auf Anforderung des Auftraggebers zu bemustern. Proben und Muster sind vom Anbieter innerhalb 14 Tagen nach entsprechender Information auf seine Kosten abzuholen. Für Beschädigungen haftet der Auftraggeber nur im Falle von Vorsatz und grober Fahrlässigkeit. 16. Bevorzugte Bewerber Bieter, die als bevorzugte Bewerber berücksichtigt werden wollen, müssen den Nachweis, dass sie die Voraussetzungen hierfür erfüllen, spätestens bei Angebotsabgabe führen. Ansonsten wird das Angebot wie die Angebote nicht bevorzugter Bewerber behandelt. 17. Mängelansprüche, Fristen, Änderungen Es gelten die Bestimmungen hinsichtlich der Mängelansprüche der VOL/A neueste Fassung bzw. VOL/B neueste Fassung. Die Geltung besonderer Garantiebestimmungen des Auftragnehmers wird ausgeschlossen. Hinsichtlich der Gewährleistungsfristen gelten die gesetzlichen Regelungen. Angebots- und Lieferbedingungen des Bieters sind nicht Vertragsbestandteil und haben keine Gültigkeit. Änderungen und Ergänzungen dieser besonderen Vertragsbedingungen bedürfen zur Gültigkeit der Zustimmung der Vertragspartner in schriftlicher Form. Veränderungen oder Streichungen in den Ausschreibungs- und Vertragsunterlagen können zum Ausschluss des Bieters vom Wettbewerb und der Vergabe führen. Nach vollständiger Lieferung gemäß Ziffer 12 dieser besonderen Vertragsbedingungen erfolgt eine förmliche Abnahme durch den Auftraggeber. Zeigen sich Mängel an der gelieferten Einrichtung, obliegt es in 8

9 jedem Falle - auch nach der Abnahme- dem Auftragnehmer nachzuweisen, dass er die Mängel nicht zu vertreten hat. 18. Qualitätssicherung, Güteprüfung Es gelten die Bestimmungen hinsichtlich der Mängelansprüche der VOL/A bzw. VOL/B in der jeweils geltenden Fassung. Die Geltung besonderer Garantiebestimmungen des Auftragnehmers wird ausgeschlossen. Hinsichtlich der Gewährleistungsfristen gelten die gesetzlichen Regelungen. Angebots- und Lieferbedingungen des Bieters sind nicht Vertragsbestandteil und haben keine Gültigkeit. Änderungen und Ergänzungen dieser besonderen Vertragsbedingungen bedürfen zur Gültigkeit der Zustimmung der Vertragspartner in schriftlicher Form. Veränderungen oder Streichungen in den Ausschreibungs- und Vertragsunterlagen können zum Ausschluss des Bieters vom Wettbewerb und der Vergabe führen. Nach vollständiger Lieferung erfolgt eine förmliche Abnahme durch den Auftraggeber. Zeigen sich Mängel an der gelieferten Einrichtung, obliegt es in jedem Falle - auch nach der Abnahme- dem Auftragnehmer nachzuweisen, dass er die Mängel nicht zu vertreten hat. 19. Gewährleistung, Verjährung Gewährleistung und Verjährung (1) Bei Sach- und Rechtsmängel gelten für Mängelansprüche der Auftraggeberin die gesetzlichen Regelungen. (2) Die Auftraggeberin kann eine angemessene Frist setzen, Mängel zu beseitigen. Nach Ablauf dieser Frist kann die gesetzlichen Gewährleistungsrechte geltend gemacht werden oder diese Sachen oder Leistungen unter Wahrung der Interessen des Auftragnehmers auf dessen Kosten beliebig verwerten. (3) Die Verjährungsfrist für Mängelansprüche betragt 2 Jahre, es sei denn, das Gesetz sieht eine längere Verjährungszeit vor oder eine andere Frist ist vereinbart. (4) Die Verjährungsfrist der Gewährleistungsansprüche beginnt mit der Abnahme der Leistung. Es gelten mindestens die gesetzlichen Fristen. Die Auftragnehmerin hat alle erforderlichen Aufwendungen zu tragen, die zum Zwecke der Nachbesserung oder zur Durchführung der Wandlung erforderlich sind. 20. Vertragsstrafe Werden Ausführungsfristen überschritten, ist der Auftraggeber berechtigt, eine Vertragsstrafe in Höhe von 0,5 von Hundert pro Woche, höchstens jedoch 5 von Hundert des gesamten Auftragspreises ausschließlich der gesetzlichen Umsatzsteuer zu verlangen. Der Auftraggeber ist berechtigt, die Vertragsstrafe neben der Erfüllung geltend zu machen. Wenn der Auftragnehmer nachweisen kann, dass es sich nur um ein leichtes Verschulden bei einem Verstoß gegen Ausführungsfristen handelt oder nur ein geringer Schaden entstanden ist, kann der Auftraggeber von der Einforderung der Strafe absehen. Für den Fall der Vereinbarung einer Vertragsstrafe ist die Auftraggeberin bei Überschreitung der vereinbarten Vertragsfristen berechtigt, im Rahmen der 339 bis 345 des Bürgerlichen Gesetzbuches vom Auftragnehmer eine Vertragsstrafe zu fordern. Weitergehende Ansprüche und Rechte bleiben vorbehalten. 9

10 21. Sicherheitsleistung 18 VOL/B Eine Sicherstellung für die Vertragserfüllung ist in Höhe von... EUR bzw....% der Auftragssumme zu leisten, sofern die Auftragssumme mindesten EUR beträgt und wenn dies für die sach- und fristgemäße Leistung ausnahmsweise erforderlich erscheint. 22. Schutzrechte Schutzrechte Der Auftragnehmer haftet dafür, dass bei der Ausführung des Vertrages sowie bei Lieferung und Benutzung des Gegenstandes bzw. bei Leistung Schutzrechte Dritter nicht verletzt werden. Er stellt die Auftraggeberin von Ansprüchen Dritter aus etwaigen Schutzrechtsverletzungen frei und trägt die Kosten, die der Auftraggeberin in diesem Zusammenhang entstehen. 23. Gütesiegel Für alle Produkte sind die erforderlichen Bescheinigungen / Produktinformationen entsprechend den EU- Richtlinien vorzulegen z.b. Konformitätserklärung, Datensicherheitsblatt, Bescheinigung(en) über GS / CE / TÜV Zeichen, Blauer Engel / Euroblume etc. Muster z.b.: 24. Web- Gütesiegel Auch bei Einkauf über das Internet sollte neben den bereits erwähnten Gütesiegel die sogen. Web- Gütesiegel als Standard angesehen werden z.b. 25. Güteprüfung 10

11 Verlangt die Auftraggeberin eine im Vertrag nicht vereinbarte Güteprüfung, werden der Auftragnehmerin die dadurch entstandenen Kosten erstattet. 26. Rechnungen und Zahlungsweise Alle Rechnungen sind bei der Deutschen Rentenversicherung Saarland, Postfach 200 und 201, Saarbrücken, in zweifacher Ausfertigung nachprüfbar einzureichen. Lieferscheine sind beizufügen, Vorauszahlungen sind nicht möglich. Teillieferungen, welche ausdrücklich genehmigt sind, müssen eindeutig gekennzeichnet werden. Wird der Auftrag in Teillieferungen abgewickelt, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken, können dem Auftraggeber nach Rücksprache Teilrechnungen eingereicht werden. Diese sind beginnend mit 1 durchlaufend zu nummerieren. Die letzte Rechnung ist als Schlussrechnung zu kennzeichnen. Die Rechnung ist so aufzustellen, dass diese sowohl DV-technisch als auch manuell geprüft werden kann. Sie ist nur prüfbar, wenn der Rechengang verfolgt und geprüft werden kann. Rechnungen sind ihrem Zweck nach als Abschlags-, Teilschluss- oder Schlussrechnung zu bezeichnen; die Abschlags- und Teilschlussrechnungen sind laufend zu nummerieren. Als Tag der Zahlung gilt - auch im Zusammenhang mit Skontoabzügen - bei Überweisung oder Auszahlung von einem Konto des Auftraggebers der Tag der Übergabe oder Absendung des Auftrages an das Geldinstitut. Zahlungen des Auftraggebers können mit schuldbefreiender Wirkung auch auf jedes in der Rechnung angegebene Konto des Auftragnehmers geleistet werden. Zahlungen erfolgen ausschließlich bargeldlos auf ein in der Rechnung angegebenes Konto der Auftragnehmerin. Bei der Nennung der Bankverbindung ist auch die Bankleitzahl anzugeben. 27. Skonto Auf die Preise gewährt der Auftragnehmer...% Skonto, wenn die Zahlung innerhalb von... Tagen erfolgt. Falls nicht etwas anderes ausdrücklich vereinbart ist, beginnt die Skontofrist mit dem Tage, an dem die Rechnung mit den vorgeschriebenen Anlagen bei der Deutschen Rentenversicherung Saarland eingeht und die Ware geliefert worden ist. Die Skontofrist sollte 10 Tage nicht unterschreiten. 28. Vertragsänderungen / Ergänzungen Jede Änderung des Vertrages bedarf der Schriftform. 29. Erfüllungsort Erfüllungsort ist die im Leistungsverzeichnis angegebene Verwendungsstelle. Fehlt die Festlegung, gilt: 11

12 66111 Saarbrücken Martin Luther- Str. 2-4 als Erfüllungsort. 30. Gerichtsstand Der Gerichtsstand ist ausschließlich Saarbrücken. Der Schriftverkehr muss in deutscher Sprache erfolgen. 31. Sonstiges Enthalten die Vergabe- und Vertragsunterlagen Fehler, sind sie nicht vollständig oder bestehen sonstige Unklarheiten welche die Preisermittlung beeinflussen können, so hat der Bieter den Auftraggeber vor Angebotsabgabe unverzüglich darauf hinzuweisen. Nachbesserungen nach Ablauf werden nicht mehr akzeptiert. Zusätzlich erforderliche Ausstattungen gehen dann zu Lasten des Auftragnehmers. Daneben hat der Aufragnehmer sämtliche Eigenerklärungen, welche dem Leistungsverzeichnis und den BVB beigefügt sind, zu unterschreiben. Mit Abgabe seines Angebots erklärt der Bieter, dass er seinen gesetzlichen Pflichten zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß nachkommt. 32. Präqualifikation Präqualifikation ist die verlagerte und auftragsunabhängige Prüfung und Zertifizierung von Eignungsnachweisen nach der Vergabeordnung für Leistungen (VOL). Diese Dokumente müssen Unternehmen vorlegen, um ihre Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Gesetzestreue und Zuverlässigkeit nachzuweisen, wenn sie sich um öffentliche Aufträge bewerben. Die Präqualifikation wurde im Rahmen der Modernisierung des Vergaberechts sowie die Vergabe- und Vertragsordnung für Lieferungen und Dienstleistungen ( 6 Abs. 4 VOL/A n.f.) zum 01. September 2009 aufgenommen. 33. Salvatorische Klausel Durch eine etwaige Ungültigkeit einer oder mehrerer Bestimmungen der vorstehenden Vertragsbedingungen wird die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Saarbrücken, den: Unterschrift und Firmenstempel DRV Saarland / Beschaffungsstelle / Stand Februar