Portale auf Basis von Microsoft SharePoint Portal Server

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1 Agiles Business in einer mobilen Welt Portale auf Basis von Microsoft SharePoint Portal Server Präsentation Autor Version Datum Ralph Menn Final Data one Agiles Business in einer mobilen Welt

2 Agenda Wirtschaftliche und individuelle Motivation Windows SharePoint Services / SharePoint Portal Server Integration ins Unternehmen Amortisation Diskussion

3 Agenda Wirtschaftliche und individuelle Motivation Aufbau der klassischen IT-Landschaft im Unternehmen Herausforderungen Change Management Vom Intranet zum Unternehmensportal Anforderungen an Unternehmensportale Windows SharePoint Services / SharePoint Portal Server Integration ins Unternehmen Amortisation Diskussion

4 Wirtschaftliche und individuelle Motivation In der heutigen Zeit führt kaum ein Unternehmen eine neue Technologie ein, ohne daß ein triftiger wirtschaftlicher Grund dafür besteht.

5 Wirtschaftliche und individuelle Motivation Kostenoptimierung durch IT-Leiter oder CIO Kostensenkung vs. IT-Qualität und Service-Level kritisch Effizienz der Anwender im Umgang mit Informationssystemen steigern Effizienzsteigerung bei der Zusammenarbeit von Projektteams Verringerung des Frustfaktors (Stichwort: Change-Management)

6 Aufbau der klassischen IT-Landschaft im Unternehmen Herzstück der IT-Landschaft ist das ERP System (PPS-System) User benutzen für das Arbeiten an Dokumenten MS-Office Normale, klassische Dateiablage auf Fileservern (also pro Abteilung ein Bereich, pro User ein Benutzerlaufwerk, eigene Logik) Mailsystem wickelt interne und externe Kommunikation ab und stellt Messaging-Funktionen zur Verfügung Intranet stellt i.d.r. KEINE allgemeine Funktionen im Sinne eines Collaboration-Systems bereit ( Teamarbeit )

7 Aufbau der klassischen IT-Landschaft im Unternehmen Im Unternehmen verbringen die Mitarbeiter immer noch sehr viel Zeit mit Arbeiten, die direkt oder indirekt mit dem Dateisystem zu tun haben. Dateiablage Versionierung File-Austausch per Organisatorische Abstimmung durch -Ketten Suche

8 Herausforderungen Wie löse ich das typisches -Problem? A hat ein Problem und stellt B und C eine Frage B fragt bei D und E nach D und E antworten B B und C antworten A unterschiedliche Kommunikationsarten unterschiedliche Dokumentenversionen unterschiedliche Informationsstände unstrukturierte Informationsflut

9 Herausforderungen Teamarbeitsplatz Gemeinsame Sicht auf Informationen unterschiedlicher Systeme und Strukturen Aufgabenbezogene Informationsablage Jederzeit sollen aktuelle Dokumentenversion verfügbar sein Teamarbeitsplatz

10 Herausforderungen Workflow verbessern: Die Benutzer sollen optimal mit Dateien und Dokumenten umgehen können. Ein gemeinsames Arbeiten muß möglich sein. Die Informationsverarbeitung und -bereitstellung in Form von Listen muß deutlich optimiert werden. Die Benutzer sollen von einer zentralen Stelle ihrer Arbeitsumgebung Zugang zu möglichst vielen Informationen erhalten. Die Sicherheit des Gesamtsystems darf nicht gefährdet werden, sie soll im Gegenteil verbessert werden. Der Administrations- und Supportaufwand muß gering sein. ABER: Ein optimierter Prozeß ist erst spät im Umsatz darstell- und identifizierbar!

11 Herausforderungen Benutzerumgebung verbessern: Der Benutzer soll eine zentrale Arbeitsumgebung erhalten, in der er möglichst viele seiner Aufgaben abarbeiten oder zumindest deren Abarbeitung initiieren kann. Die Arbeitsumgebung soll für die Zusammenarbeit in Teams (innerhalb von Abteilungen oder übergreifende Projektteams) optimiert sein. Es bringt nichts, eine Umgebung zu schaffen, in der der Benutzer sich weiterhin auf einer Insel befindet. Die Umgebung soll einfach zu bedienen sein. Sowohl Installation und Konfiguration als auch der Roll-Out in die Produktionslandschaft sollen in kurzer Zeit und somit kostenoptimiert erfolgen können.

12 Herausforderungen Userunterstützung verbessern Ein optimierter Prozeß ist erst spät im Umsatz darstell- und identifizierbar, da die Durchlaufzeit durch das Unternehmen u.u. recht hoch ist. Besser ist es, auf den Teil der Balanced Scorecard einzuwirken, in dem die Mitarbeiter in Ihrer Lern/Entwicklungsphase abgebildet werden. Somit kann der Einsatz eines Portals auch unter dem Gesichtspunkt eines internen Sponsoring betrachtet werden, wobei dem einzelnen Mitarbeiter das Gefühl vermittelt werden soll, daß er aktiv auf die Veränderung einwirken kann, statt einer Entscheidung aus dem Management passiv ausgeliefert zu sein. Die Mitarbeiter Awareness muß geweckt werden!

13 Herausforderungen Balanced Scorecard: stellt üblicherweise Kennzahlen dar, im Modell ist aber auch die Struktur der vier Perspektiven enthalten, die für uns an dieser Stelle relevant ist BUBBLE-Effekt (von unten nach oben automatisch aufsteigend) durch die vier Bereiche der BSC Positives Einwirken auf die Mitarbeiter ist letztlich in allen Bereichen feststellbar Motivierte, geschulte Mitarbeiter sind eine strategische Erfolgsgröße!

14 Herausforderungen Finanzielle Perspektive Umsatz / Gewinn Kundentreue Kundenperspektive Pünktliche Lieferung Interne (Geschäftsprozess-) Perspektive Prozessqualität Prozessdurchlaufzeit Lern- und Entwicklungsperspektive Fachwissen der Mitarbeiter

15 Change Management Ziel / Beschreibung / Aufgaben / Schlüsselbegriffe / Nutzen / Messkriterien Integrität der Software Registrierung & Klassifizierung Monitoring & Planung Effekt auf Vereinbarungen mit Kunden Änderung der Servicekosten Kapazitätsänderung Effekte auf anderem CI-Level Kapazitätsänderung Annahme Autorisierung & Implementierung Change Monitoring Aufbau Test Test Verfügbarkeit unseres Services Evaluierung Implementierung Weiß unser Support Team von den geplanten Änderungen? Change Change Projekt Projekt Management Management Management Management

16 Vom Intranet zum Unternehmensportal INTRANET, klassisch: Webapplikation, die Unternehmensnachrichten enthält Zielgruppenorientierte Veröffentlichung von Information bedeutet Mehraufwand -> tägliche Information werden über Telefonate und s beschafft -> Effizienzbremse! INTRANET ist nicht integriert, sondern nur ein zusätzlicher Informationspunkt Vorhandensein eines Intranets ist kein Garant für Optimierung!

17 Vom Intranet zum Unternehmensportal Sicht auf Informationen aus Unternehmensanwendungen Nicht jeder Mitbearbeiter braucht eine komplette Sicht auf den gesamten Funktionsblock der ERP-Software Viele Anwender müßten nur konsolidierte Berichte einsehen können IST Zustand = Einsichtnahme in Unternehmensdaten ist komplex Relevante Informationen sind im Arbeitsbereich zusammengefaßt (wenn z.b. nur Kundenstammdaten angezeigt werden sollen, muß hierzu nicht in der SAP-GUI gesucht werden) Also: besser komprimierte Darstellung von Kennzahlen auf einer verdichteten Oberfläche und Einsparung von Sucharbeit

18 Vom Intranet zum Unternehmensportal Klassische Arbeitsumgebung: Viele einzelne Clients nötig, sobald in heterogenen Welten gearbeitet wird File-System plus Office-Paket zur Bearbeitung der Dateien Fachabteilungen kann die Inhalte pflegen, da direkt auf der Plattform gearbeitet wird, aber Administration ist verteilt (IT führt aus) Intranet als Informationsdrehscheibe Messaging-Client (Outlook oder Notes) zum Zugriff auf und Kalender, eventuell werden öffentliche Ordner genutzt und separate Passwörter verwendet Zusätzliche Systeme erfordern zusätzlichen Aufwand bei der Einarbeitung

19 Anforderungen an Unternehmensportale Einfache Bedienbarkeit Einheitliche Anwenderoberfläche über heterogene Systeme Einsatz gewohnter Anwendungen (Browser, Office, ) Windows Explorer Portalzugriff Portalzugriff

20 Anforderungen an Unternehmensportale Integration

21 Anforderungen an Unternehmensportale Dokumentenmanagement Versionierung Dokumentenlenkung (Dokumentenfreigabe) Check-In / Check-Out Funktionalitäten Integration strukturierter und unstrukturierter Informationen Kategorisierung von Inhalten

22 Anforderungen an Unternehmensportale Informationsmanagement Zusammenführung, Aufbereitung und Visualisierung von Datenbeständen Verknüpfung von Datenbeständen aus verschiedenen Systemen Aktive Benachrichtigung des Systems bei relevanten Informationsänderungen Gefilterte Darstellung auf relevante Informationen

23 Anforderungen an Unternehmensportale Anwendungsintegration (EAI) Single-Sign-On (SSO) Unterstützung allg. Standards (Webservice, XML, WSRP, Webpart, iview,...) Integration von Systemen statt Migration (Kostenreduzierung) Verbindung von Dateninseln Zugriff auf Altsysteme über einheitliche moderne Portaloberfläche Entwicklungsplattform für Eigenlösungen

24 Anforderungen an Unternehmensportale Wunschliste für eine optimale Benutzerumgebung Zentrale Arbeitsumgebung für einen Benutzer Arbeitsumgebung soll für die Zusammenarbeit von Teams optimiert sein (Abteilungen, Projektteams), keine Insellösung Optimale Anpassung an Umgang von Dateien und Dokumenten Zugang zu möglichst viel Information von einer zentralen Stelle aus Sicherheit des Gesamtsystems darf nicht geringer werden Geringer Administrations- und Supportaufwand Dokumentenlenkung/Dokumentenmanagement (Freigabeprozeß, Controllingaspekte, Check-In, Check-Out, Versionierung) muß möglich sein

25 Anforderungen an Unternehmensportale Funktionen zur Zusammenarbeit Umfragen Diskussionen Kalender Mitglieder Aufgaben Team News News Probleme Ereignisse Kontakte Dokumente

26 Agenda Wirtschaftliche und individuelle Motivation Windows SharePoint Services / SharePoint Portal Server Integration ins Unternehmen Amortisation Diskussion

27 SharePoint Portal Services / SharePoint Portal Server Die SharePoint-Technologie realisiert die aufgelisteten Forderungen an die Benutzerumgebung! Windows SharePoint Services (Basisfunktionalität des Windows 2003 Server zur Teamarbeit) Microsoft SharePoint Portal Server (Funktionalität für Unternehmensportale)

28 SharePoint Grundstruktur Zunächst einmal ist SharePoint nur eine Webanwendung Hauptkomponenten von SharePoint sind: Webinterface: primäre Nutzung geschieht über Browser Windows SharePoint Services: das Herzstück von SharePoint sind die Softwarekomponenten, in denen die verarbeitenden Funktionen abgebildet sind z.b. Zugriff auf Listen und Dokumente, Benachrichtigung von Benutzern, Dokumentenmanagement, Teamseiten Datenbank: Konfigurationsdaten UND Nutzdaten des Benutzers werden abgespeichert. Die Datenbank muß eine MS SQL Server 2000 sein. ALLE DOKUMENTE LIEGEN IN DER DATENBANK!

29 Windows SharePoint Services - Teamsites Teamsites sind Arbeitsmittelpunkt und Informationsdrehscheibe zu einem Arbeitspunkt (Arbeitsgebiet, Projekt) Links zu den Elementen der Teamseite, Dokumentenbibiotheken, Bildern, Listen, Diskussionsbereichen etc. Darstellung der Informationen, Ankündigungen, Ereignisse, Termine, Links auf andere Inhalte

30 Windows SharePoint Services - Dokumentenbibliotheken

31 Windows SharePoint Services - Dokumentenbibliotheken Dokumente jeder Art werden in Dokumentenbibliotheken gespeichert (z.b. Formulare=Infopath oder auch Bildbibliothek möglich). Dokumentenbibliotheken können thematisch getrennt eingerichtet werden. Dokumenteneigenschaften können frei zugewiesen werden (Kundenname, Account Manager, Besuchsdatum), jedes Dokument verfügt über Attribute, somit einer Kategorisierung. Automatisches Laden von Vorlagen beim Anlegen eines neuen Dokuments -> einheitliches Aussehen Stark vereinfachte Suche, da der Benutzer sich keinen Laufwerksbuchstaben, Ordner Pfade, etc. merken muß. Er klickt nur einen LINK zum Dokument an, der mit der Dateiablage verknüpft ist.

32 Windows SharePoint Services - Listen SharePoint bringt einige fertige verwendbare Listendefinitionen als Vorlagen mit Hyperlinks Ankündigungen Ereignisse Aufgaben Probleme Benutzerdefinierte Liste Besondere Listen: Diskussionen (-> wie News-Foren) und Umfragen

33 Windows SharePoint Services - Webparts Webparts sind frei positionierbare und -definierbare Elemente, die Daten anzeigen oder Eingaben annehmen können Vorteil: -> somit ist eine Einbindung von externer Information über Webparts auf das Portal realisierbar Kein Navigieren zur entsprechenden Stelle Kein Funktionsaufruf Kein Zeitverlust! Diese Informationen sind auch anders darstellbar, aber nicht mit so wenigen Aktionen.

34 Windows SharePoint Services - Zusammenfassung Ein Portal bietet jedem Benutzer die einfachste Bedienmöglichkeit und verhindert, daß er die Bedienung eines komplexen Systems erst erlernen muß.

35 SharePoint Portal Server SPS setzt auf den SharePoint Services auf und erweitert deren Funktion in den Bereichen: Struktur: verbindet die weitgehend unverbundenen Teamsites, Informationen auf Unternehmensebene werden strukturiert dargestellt. Beispiel: Mitarbeiter des Vertriebs sucht Marketingmaterialien -> navigiert in der zum Marketing bereitgestellten Dokumentenbibliothek (bei den Windows SharePoint Services würde er keine navigierbare Struktur der Teamsites vorfinden) Funktionen: Suchdienst, Single-Sign-On, Inhalte an Benutzergruppen zuweisen, persönliche Websites etc. Personalisierung von Information (individuelle Navigation, Informationszugriff) Content kann mehrfach dargestellt werden (Urlaubsantrag z.b. in der Personal- UND der Fachabteilung)

36 SharePoint Portal Server Struktur Struktur Hauptbereiche: Themen, News, Link zu Meine Webseite Bereiche sind hierarchisch aufgeteilt in Unterbereiche Standardkonfiguration: Themen, News, Websites -> vgl. obere Menüleiste der Portal-Homepage Informationen sind nicht einzelnen Abteilungen zugeordnet, also gibt es Themen wie Projekte, Standorte, Personal etc. Sichten auf Thema Personal (Urlaubsschein, Arbeitsblatt) Personalabteilung hat andere Inhalte (Gehalt, Vertrag, Kontoinformation) PERSONAL ist also ein THEMA und keine ABTEILUNG!

37 SharePoint Portal Server Struktur Themen - einzelne Bereiche des Portals, zu denen navigiert wird Drei übergeordnete Bereiche: Themen, News, Website Meine Website Aktionen Webparts

38 SharePoint Portal Server Features - Suchdienst Suchdienst: durch eigene Suchfunktion unter Auswertung der Zugriffsrechte (Benutzer bekommt also nur Suchtreffer, auf die er auch zugreifen kann), Intelligente Volltextsuche (semantische Analyse steht dahinter) Auswertung von Inhalten der Office Dokumente, Textdateien, HTML-Seiten I-Filter: Indizierung der Inhalte von Fremdherstellern (ZIP,PDF,Auto-CAD) Suche über alle Anwendungen hinweg, durchsucht werden: Portal plus untergeordnete Teamsites FileShares Öffentliche Ordner von Exchange Lotus-Notes Datenbanken Websites (intern und extern)

39 SharePoint Portal Server Features Single-Sign-On Single-Sign-On: Bei der konsolidierten Darstellung von externen Daten über das Portal stellt sich die Frage nach dem Sicherheitskontext. Viele Applikationen verlangen ein separates Login und erlauben keine Authentifizierung mit Windows-integrierter Sicherheit. Um es Webparts zu ermöglichen, auf Datenbanken und Applikationen zuzugreifen, die eigene Authentifizierung benötigen, kann der Single- Sign-On Dienst (Dienst für einmaliges Anmelden) verwendet werden.

40 SharePoint Portal Features Meine Webseite Idealer Ort, um persönliche Informationen für den jeweiligen Benutzer zu plazieren, diese sind durch personalisierte Webparts einzubinden Benachrichtigungen, nur auf mich persönlich zusammengestellt My News (z.b. Management IT-News) Zielgruppengerichtete News, also News, die einer bestimmten Gruppe zugeordnet sind

41 Agenda Wirtschaftliche und individuelle Motivation Windows SharePoint Services / SharePoint Portal Server Integration ins Unternehmen Amortisation Diskussion

42 SharePoint Integration ins Unternehmen Ein wesentlicher Grund für die Einführung von SharePoint- Technologie ist die Schaffung einer einfach zu beherrschenden integrierten Arbeitsumgebung für die Benutzer.

43 SharePoint Integration ins Unternehmen Integrierte Arbeitsumgebung bedeutet, daß der Benutzer alle benötigten Informationen (oder zumindest den größten Teil) aus einer einheitlichen Umgebung, der SharePoint Welt, abrufen kann. Office-Dateiablage: Dokumente, an denen gearbeitet wird, sind in den SharePoint Dokumentenbibliotheken gespeichert.

44 SharePoint Integration ins Unternehmen Lesender Zugriff auf Unternehmensinformationen z.b. durch Zugriff auf DB, Schnittstelle auf SAP System oder Zugriff auf Webserver möglich Schreibender Zugriff auf Unternehmensdaten: ein Webpart muß hierzu in der Lage sein, schreibend auf die Datenbank zuzugreifen oder entsprechende Funktionen einer Unternehmenssoftware via API-Call aufzurufen.

45 SharePoint Integration ins Unternehmen Microsoft Exchange: SharePoint hat an und für sich sehr ähnliche Funktionalitäten, aber stärkerer Bezug zu Aufgabenfunktionen (schreibt s und nutzt Benachrichtigungsfunktion) Zusätzlich bietet SharePoint Webparts an, die zum Zugriff auf Outlook-Ressourcen zur Verfügung stehen Sonstige Applikationen: je mehr Information und Funktion das Portal enthält, desto wird es ein wesentlicher Bestandteil der Arbeitsabläufe Standardisierte Schnittstellen:.net, Webservices, XML (also ist z.b. auch Map&Guide, ein nicht Microsoft Produkt, darstellbar) Alle Serverprodukte ab Server 2003 werden auf SharePoint aufbauen

46 Agenda Wirtschaftliche und individuelle Motivation Windows SharePoint Services / SharePoint Portal Server Integration ins Unternehmen Amortisation Diskussion

47 Amortisation Qualitative Aspekte Bessere Qualität der Einzelinformation Schnelleres Informationsretrieval Höhere Datenkonsolidierung Data-Warehousing & Data-Mining möglich Business Intelligence möglich

48 Amortisation Finanzieller Aspekt Wenn bei 100 PC-Anwendern im Unternehmen jeder dieser Benutzer nur 15 Minuten tägliche Arbeitszeit einspart, gewinnt die Firma 25 Stunden Arbeitszeit, oder etwa 3 Manntage. Eine finanzielle Bewertung dieser Maßnahme ist nicht ohne weiteres möglich, zu vielfältig kann man diese Zahlen interpretieren. Mitarbeiter einsparen ist bisweilen politisch heikel. Deshalb anders herum argumentiert: bei 220 Arbeitstagen kann ein Arbeitnehmer bei 15 Minuten Arbeitszeitreduktion immerhin 55 Stunden erwirtschaften, das ist mehr als eine durchschnittliche Arbeitswoche!

49 Amortisation Würde es einem Unternehmen nützen, wenn jeder Mitarbeiter im Jahr eine Woche kostenlos für das Unternehmen arbeiten würde?

50 Agenda Wirtschaftliche und individuelle Motivation Windows SharePoint Services / SharePoint Portal Server Integration ins Unternehmen Amortisation Diskussion

51 Agiles Business in einer mobilen Welt