Inhalte Organisationshandbuch
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- Klara Lorenz
- vor 6 Jahren
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1 SBZ - Schweizerische Stelle für Bauzertifizierung Rheinstrasse 4 Postfach 64 CH-7320 Sargans Tel Fax ckurath@bauzertifizierung.ch MwSt. Nr Stichwortliste
2 Seite 2 von 9 Inhalt Seite 1. Allgemeines, Einleitung 4 2. Organisation 4 3. Personal 4 4. Verantwortlichkeiten 5 5. Dokumentenlenkung 6 6. Produktionsprozess 7 7. Qualitätskontrolle, Produktionskontrolle 8 8. Konformitätsnachweise 8 9. Lieferung des Betons Anlageunterhalt 9
3 Seite 3 von 9 Vorbemerkung Die im Folgenden, in Form von Stichworten vorgeschlagenen Inhalte für ein Organisationshandbuch sind nur als Vorschlag zu verstehen. Das Organisationshandbuch muss auf jeden Betrieb speziell angepasst werden und soll dessen Strukturen beschreiben. Nur so ist gewährleistet, dass der Betrieb von der Dokumentation seiner Abläufe auch profitieren kann. Die Abläufe müssen nicht in Form eines Dokumentes zusammengestellt werden. Es kann sich auch um einzelne Dokumente handeln, die funktionsgerecht im Betrieb stationiert werden. Im Hinblick auf die Zertifizierung der Produktionskontrolle ist neben der Beschreibung der Abläufe die effektive und zweckmässige Umsetzung im Betrieb mindestens so wichtig. Das vorgeschlagene Handbuch wird zweckmässiger Weise zur Berücksichtigung des gesamten Betriebes auch auf die ökonomischen Bereiche ausgedehnt. Diese sind jedoch nicht Gegenstand der technischen Zertifizierungsnormen, und werden daher hier nicht angesprochen. Vorgehen bei Inspektionen Der Inspektor verlangt vorgängig zur Inspektion das Organisationshandbuch sowie weitere Dokumente (Siehe SBZ Merkblatt). Er bereitet sich vor, indem er schon vor der eigentlichen Inspektion überprüft, ob die Anforderungen der Norm vollständig im Handbuch umgesetzt sind. Eine Prüfung auf Vollständigkeit der Umsetzung der Anforderungen findet somit schon vor der eigentlichen Inspektion statt. Ist die Organisation übersichtlich dargelegt vermindert dies den Vorbereitungsaufwand, was sich wiederum positiv auf die Kosten auswirkt. Während der eigentlichen Inspektion überprüft der Inspektor primär ob das System den Mitarbeitern bekannt ist und ob es auch umgesetzt wird. Dies lässt er sich anhand von objektiven Nachweisen (z.b. Vorlegen von Dokumenten) belegen.
4 Seite 4 von 9 1. Allgemeines, Einleitung Zielsetzung (z.b. Einbindung in Unternehmensstrategie) Ausgangslage (z.b. bereits nach ISO 9001, ISO zertifiziert, in diesem Fall ist das bereits bestehend Handbuch mit den Anforderungen gemäss EN 206 zu ergänzen) Grundlagen (EN 206-1:2000) Geltungsbereich (gilt für ganzes Unternehmen, oder nur für einzelne Betonwerke) 2. Organisation Hier soll die Organisation in der Werkseinheit beschrieben werden. Dies kann z.b. durch ein Organigramm erfolgen. Im Organigramm kann auch gut der Geltungsbereich des Handbuches graphisch dargestellt werden. 3. Personal Die Anforderungen die jeweiligen Stellen im Betrieb sind zu beschreiben (Stellenbeschriebe). Die Schulung der Mitarbeiter muss geplant und dokumentiert werden. Stellenbeschriebe umfassen: Personalien: Name, etc. Einordnung in Organisation Verantwortung der Stelle (inklusive in Zusammenhang Pflege Organisationshandbuch) Vereinbarte Leistungen Stellvertretung Anforderungen an Stelle (minimal, gewünschte Zusatzfähigkeiten) Unterschriftenvollmacht Allg. Verpflichtungen des Stelleninhabers (z.b. Geheimhaltungspflicht, etc) Bemerkungen Kenntnisnahme und Einverständnis der Vertragsparteien
5 Seite 5 von 9 Planung und Dokumentation von Schulungen Ausgehend von Unternehmensziele, Mitarbeiterausbildungsstand und zukünftigen Anforderungen Name Datum Kursinhalt Teilnahmebestätigung, Zertifikat Veranstalter 4. Verantwortlichkeiten Die Verantwortlichkeiten im Betrieb sind zu definieren. Dabei sollten die folgenden Fragen gehandelt werden: - Wer muss welche Produktionsschritte (Anlieferung, Siebungen, Frischbetonkontrollen..) überwachen? - Wann müssen Meldungen gemacht werden? - An wen müssen die Meldungen gemacht werden? - Wie wird auf Meldungen reagiert? - Wie wird das Meldewesen dokumentiert?
6 Seite 6 von 9 Beispiel einer Funktionsmatrix Abkürzungen V: Verantwortlicher für die Aufgabe/Entscheidungsträger (falls kein A definiert, ist V auch der Ausführende) A: Ausführender (erarbeiten, planen, abwickeln) Geschäftsleitung Technischer Leiter Verantwortlicher EN Anlageleiter Organisation Produktion Konformitätskontrollen 5. Dokumentenlenkung Es ist zu definieren wie die im Betrieb anfallenden Dokumente abgelegt und archiviert werden. Ablage Ablagesystem: wo wird was abgelegt Archivierung Dokument Ersteller Freigabe Aufbewahrungsort Archivierungszeit Archivierungsort Identifikation Ablagebegriff Ebenfalls ist festzulegen wer zu welchen Dokumenten, wie z. B. auch dem Handbuch bzw. Teilen davon, zugriff hat.
7 Seite 7 von 9 6. Produktionsprozess Der Ablauf des Produktionsprozesses ist in seinen einzelnen Schritte und Tätigkeiten zu dokumentieren. Das Ausmass der Dokumentation sollte sich daran orientieren, dass ein Stellvertreter mit den Beschreibungen eine gleichwertige Produktionsqualität erreicht. Der Produktionsprozesse umfasst in der Regel die folgenden Schritte: - Kontrolle der Ausgangsstoffe o Sofern es sich um Produkte Dritter handelt nach Möglichkeit Konformitätsnachweis des Lieferanten verlangen. Im Bereich Beton betrifft dies die Gesteinskörnungen, Zement, Zusatzmittel, -stoffe und Wasser. Aber auch bei einer Kies-/Splittaufbereitungsanlage müssen Kenntnisse über die Qualität des Aufgabematerials vorliegen. Der Detaillierungsgrad der Kenntnisse hängt von der Art und Qualität der Aufbereitungsanlage ab. - Lagerung der Ausgangsstoffe o Wie wird während der Lagerung sichergestellt, dass die Stoffe keine Qualitätseinbussen erleiden - Produktionsprozess o Nach welchen Steuergrössen wird die Produktion gesteuert und kontrolliert (beim Beton: Leistungsaufnahme Mischer; bei Gesteinskörnung: Siebbodenbelastung) - Dokumentation des Produktionsprozesses o Bei der Betonproduktion werden Chargenprotokolle erstellt. - Lieferscheine o Welche Angaben befinden sich auf dem Lieferschein.
8 Seite 8 von 9 - Disposition o Wie wird sichergestellt, dass das Produkt zur bestellten Zeit am richtigen Ort in der gewünschten Qualität ankommt 7. Qualitätskontrolle, Produktionskontrolle Beschrieb der werkseigenen Produktionskontrolle, Personen und Ausstattung beschreiben - Prüfplan o Für die laufende Qualitätskontrolle muss ein Prüfplan erstellt werden, der alle Prüfungen umfasst. Es sollte nachvollziehbar sein, wie sich die Prüfintensität an der Produktion orientiert - Eigenüberwachung o Welche Prüfungen werden selbst ausgeführt? Wie werden die Resultate interpretiert und für die Produktionssteuerung verwendet? - Fremdüberwachung o Welche Prüfungen werden durch Dritte ausgeführt? Wie werden die Resultate interpretiert und für die Produktionssteuerung verwendet? o Der Vergleich von Fremd- und Eigenüberwachung muss sichergestellt sein. 8. Konformitätsnachweise Erstprüfungen, falls erforderlich Konformitätskontrollen für alle zu zertifizierenden Produkte. Massnahmen bei Nichtkonformität 9. Lieferung des Betons Verantwortlichkeiten Offerten (nicht von EN verlangt)
9 Seite 9 von Anlageunterhalt - Wartungsplan o Hier sollte ersichtlich und für die MA nachvollziehbar sein, welche Unterhaltsarbeiten wann ausgeführt werden müssen. - Kalibrier- und Eichzeugnisse o Entsprechende Nachweise sind zu dokumentieren - Unterhaltsdokumentation o In einer Art Logbuch sollten die wesentlichen Reparatur- und Unterhaltsarbeiten dokumentiert werden. Beilagen: - Verteiler: -
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