Lenkung von Dokumenten

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1 Lenkung von Dokumenten 1. Zweck Diese VA regelt die Lenkung, Erstellung, Änderung, Kennzeichnung und Verteilung von QM-Dokumenten. 2. Geltungsbereich Abt. Rettungsdienst Abt. allgemeine Rotkreuzarbeit 3. Begriffe - entfällt - 4. Durchführung Ziel ist die Sicherstellung einer einheitlichen Vorgehensweise zur Erstellung der QM- Dokumentation und zur Lenkung von Dokumenten. 4.1 Neuerstellung von Dokumenten Jeder Mitarbeiter kann mittels F Verbesserungsvorschlag einen Antrag auf Neuerstellung eines QM-Dokumentes beim QMB stellen. Der QMB prüft, ggf. unter Einbeziehung der Projektgruppe oder weiterer Beteiligter, die Notwendigkeit des neuen Dokuments. Wird das QM-Dokument als nicht notwendig oder nicht sinnvoll angesehen oder überschneiden sich die Inhalte mit schon vorhandenen Dokumenten, so wird kein neues Dokument erstellt. Es kann stattdessen auch ein vorhandenes Dokument überarbeitet und ausgeweitet werden. Dem Antragsteller wird vom QMB das Ergebnis der Prüfung mitgeteilt. Fällt die Prüfung positiv aus oder sehen der QMB oder die QM-Projektgruppe die Notwendigkeit für ein neues QM-Dokument, so erteilt der QMB einen QZ-Auftrag (F ). Ein QZ-Auftrag kann, je nach Thematik, an den Leiter eines Qualitätszirkels oder an einen einzelnen Ersteller erteilt werden. Seite 1 von 5

2 Die Vorgaben für Layout und Ordnungssystem von QM-Dokumenten sind in der VA Ordnungssystem und Layout festgehalten. 4.2 Durchführung eines Qualitätszirkels Der QZ erarbeitet das QM-Dokument, dabei verfährt er nach den Vorgaben der GO Geschäftsordnung Qualitätszirkel. Bei der Zusammensetzung von Qualitätszirkeln werden alle am jeweiligen Verfahren beteiligten Stellen berücksichtigt. Die Teilnehmerzahl beträgt möglichst nicht mehr als 5 Personen (einschließlich des QZ-Leiters). Je nach Thematik werden auch die verantwortlichen Führungskräfte zum Qualitätszirkel hinzugezogen. Das Ergebnis des Qualitätszirkels soll zwischen Führungskräften und Mitarbeitern konsensfähig sein. 4.3 Änderung von Dokumenten Jeder Mitarbeiter kann beim QMB mittels F Verbesserungsvorschlag Verbesserungen und Änderungen für QM-Dokumente vorschlagen. Bei Änderungen von QM-Dokumenten wird wie bei der Neuerstellung vorgegangen (siehe Punkt 4.1 dieser VA). Die jeweils aktuellen inhaltlichen Änderungen eines Dokumentes werden durch einen senkrechten blauen Strich am rechten Textrand gekennzeichnet. 4.4 Prüfung und Freigabe Der QMB prüft, ggf. unter Hinzuziehung weiterer Beteiligter, das QM-Dokument auf Verständlichkeit, Durchgängigkeit, Layout, Kennzeichnung und Einordnung in die QM- Systematik. Es werden eventuell Korrekturen und Verbesserungsvorschläge eingebracht. Daraufhin stimmt der QMB die Rückmeldungen mit dem Ersteller / QZ-Leiter ab. Der Ersteller / QZ-Leiter arbeitet die Rückmeldungen ein, je nach Umfang und Tragweite ist ein weiteres QZ-Treffen erforderlich. Der QMB prüft die Änderungen abschließend. Das QM-Dokument wird dem Verantwortlichen nach der Verantwortungsmatrix zur Freigabe zugeleitet: Seite 2 von 5

3 Erstellung Prüfung Freigabe Archivierung QMH QMB QMB KGF QMB PB / VA / GO / AA / CL / F QZ, Ersteller QMB RDL,AL,QMB QMB DA KGF,AL RDL --- KGF, RDL,AL QMB 4.5 Probelauf Das QM-Dokument wird nach Freigabe in den Probelauf gegeben. Die Freigabe für den Probelauf wird mit einem Stempel auf jeder Seite des Dokuments deutlich gemacht. Der konkrete Probelauf mit Verantwortlichkeiten und Dauer ist im Auftrag für den Qz geregelt. Die Dauer eines Probelaufs beträgt in der Regel 4-6 Wochen. Geänderte Dokumente werden nicht in den Probelauf gegeben. Die künftigen Anwender haben die Möglichkeit, Rückmeldungen mittels F Verbesserungsvorschlag bis zum Ende des Probelaufs des QM-Dokumentes an den QMB zu richten. Die Rückmeldungen werden nun vom QMB geprüft. Der Qz-Leiter arbeitet die Rückmeldungen in das QM-Dokument ein, je nach Umfang und Tragweite ist ein weiteres Qz-Treffen erforderlich. Der Auftraggeber prüft die Änderungen abschließend. Das QM-Dokument wird dem Verantwortlichen nach der Verantwortungsmatrix zur Freigabe zugeleitet. 4.6 Externe Dokumente Ziel ist die geordnete und stets nachvollziehbare Einbindung von externen Dokumenten in das QM System. Externe Dokumente sind z.b. Gesetzestexte, Schreiben des Landesverbandes mit Gültigkeit für Verfahrensabläufe im Rettungsdienst etc. Seite 3 von 5

4 Externe Dokumente gehen von der zentralen Postverteilung zur Leitung der jeweiligen Abteilung. Nach Sichtung werden entsprechende Dokumente an den QMB weitergeleitet. Dieser vergibt eine fortlaufende Nummer für externe Dokumente, fügt es in das Verzeichnis der externen Dokumente (Kap QMH 0.4) ein und leitet diese gemäß 4.3 weiter. Die Dokumentennummer der externen Dokumente setzt sich wie folgt zusammen: Kürzel ED - laufende Nummer Dokumententitel Beispiel: ED 001 Rettungsdienstgesetz Baden-Württemberg 4.7 Verteilung Nach der Freigabe fügt der QMB das Dokument in das Verzeichnis ein und verteilt es nach Verteiler (QMH 0.3, QMH 0.4) an die zuständigen Bereichsleiter bzw. an die für die jeweiligen QMH-Exemplare Verantwortlichen. Der Austausch bzw. die Neuaufnahme in das QM-Handbuch erfolgt über den zuständigen Bereichsleiter bzw. Verantwortlichen, ebenso die Rückgabe der ungültigen Dokumente an den QMB. 4.8 Ungültige Dokumente Die Archivierung und Vernichtung der ungültigen Dokumente wird durch den QMB vorgenommen. Ungültige Dokumente werden vom QMB entweder sofort datengerecht vernichtet oder mit der Aufschrift ungültig gekennzeichnet (roter Stempel). Durch den QMB wird jeweils ein Exemplar aller ungültigen Dokumente archiviert. 5. Bemerkungen - entfällt - 6. Dokumentation F QZ-Auftrag F Layoutvorlage Text F Layoutvorlage Flussdiagramm F Verbesserungsvorschlag Seite 4 von 5

5 7. Mitgeltende Unterlagen QMH 0.3 Verzeichnis der gültigen internen Dokumente QMH 0.4 Verzeichnis der gültigen externen Dokumente VA Lenkung von QM-Aufzeichnungen VA Ordnungssystem und Layout VA Lenkung von EDV-Daten GO Geschäftsordnung Qualitätszirkel Seite 5 von 5