Leitfaden zu. QM konkret 2.0 für Architektur- und Ingenieurbüros. Effektivität und Qualität durch umfassende Managementstrukturen

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1 Autoren: Eisenschmidt Consulting Crew GmbH, Leitfaden zu QM konkret 2.0 für Architektur- und Ingenieurbüros Effektivität und Qualität durch umfassende Managementstrukturen Leitfaden für die Erstellung eines prozessorientierten Qualitäts-Management-Systems nach der Norm DIN EN ISO 9001:2008 und den Grundsätzen des Total Quality Managements (TQM) Gedruckt: Rev. Nr. / Datum / Status: 2 / / Gültig Seite 1 von 42

2 INHALTSVERZEICHNIS Schritt 1 Anpassung der Vorlagen...3 Schritt 2 Das Unternehmen...4 Schritt 3 Kundenorientierung...6 Schritt 4 Fremdfirmen...7 Schritt 5 Innovationsmanagement...9 Schritt 6 Aufbauorganisation...10 Schritt 7 Personalführung und Personalentwicklung...11 Schritt 8 Außendarstellung...13 Schritt 9 Controlling...14 Schritt 10 Angebot und Vertrag...16 Schritt 11 Interne Projektplanung und -steuerung...18 Schritt 12 Projektdurchführung...20 Schritt 13 Kommunikation und Informationssteuerung...22 Schritt 14 Arbeitssicherheit...24 Schritt 15 Dokumentenordnung und Archivierung...25 Schritt 16 Dokumente...27 Schritt 17 Plandokumente...28 Schritt 18 IT-Struktur und -Steuerung...30 Schritt 19 Infothek...32 Schritt 20 Technische Geräte...34 Schritt 21 Aufbau und Verwaltung des QM-Systems...35 Schritt 22 Verbesserungsvorschlag und Fehlermeldung...37 Schritt 23 Internes Audit...39 Schritt 24 Bewertung und kontinuierliche Verbesserung...41 Gedruckt: Rev. Nr. / Datum / Status: 2 / / Gültig Seite 2 von 41

3 Schritt 1 Anpassung der Vorlagen Inhalt Zu Beginn Ihres QM-Projektes ist es sinnvoll, eine einheitliche Dokumentenvorlage für Ihr individuelles QM-System zu schaffen. Dazu finden Sie im Ordner Vorlagen für jeden Dokumententyp eine Word-Vorlage. Passen Sie diese auf Ihre Bedürfnisse und Ihr Corporate Design an (Layout, Einfügen des Bürologos etc.). Vorgehensweise Arbeitsschritte: Gehen Sie mit der Maus auf die entsprechende Vorlage und klicken Sie sie mit der rechten Maustaste an. Das aufkommende Menü enthält den Befehl Öffnen. Damit öffnen Sie die Vorlage im Vorlagen-Modus. Sie können nun alle Änderungen nach Ihren Wünschen vornehmen. Wenn Sie nach dem Schließen die Vorlage mit einem Doppelklick wieder öffnen, erscheint ein neues Dokument auf der Basis der von Ihnen bearbeiteten Vorlage. Änderungen wirken sich in diesem Modus dann nicht mehr auf die Vorlage aus. Dokumente Passen Sie die folgenden Vorlagen an das Corporate Design Ihres Büros an: Vorlage CL-hochformat Vorlage CL-querformat Vorlage FB-hochformat Vorlage FB-querformat Vorlage FB Excel Vorlage VA Grundsatz Vorlage VA Prozess Gedruckt: Rev. Nr. / Datum / Status: 2 / / Gültig Seite 3 von 41

4 Schritt 2 Das Unternehmen Inhalt Die Unternehmenshistorie informiert neue Mitarbeiter und extern Interessierte (z.b. Bauherren oder Partner einer Planungsgemeinschaft) über den bisherigen Werdegang des Büros. Machen Sie mindestens Aussagen zu den Standorten des Büros sowie zur aktuellen Anzahl der Mitarbeiter. Im Bereich Leistungsspektrum haben Sie die Möglichkeit, das Leistungsportfolie Ihres Büros darzustellen und insbesondere auch spezielle Leistungen bzw. Fähigkeiten Ihres Büros herauszustellen. Die Qualitätspolitik ist der Ausgangspunkt, von dem aus Sie die weitere Entwicklungsrichtung Ihres Büros festlegen. Sie ist das Fundament Ihrer unternehmerischen Entscheidungen und Ihres Qualitätsmanagements. Mit der Qualitätspolitik geben Sie die Richtung vor und formulieren gegenüber Ihren Kunden und Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, welchen Qualitätsanspruch Sie verfolgen. Sie bieten mit der Qualitätspolitik eine Orientierung und stellen eine Meßlatte auf, an der die Leistungen Ihres Büros gemessen werden. Wichtig ist es an dieser Stelle, Qualität nicht als etwas Absolutes zu verstehen, sondern den speziellen Qualitätsanspruch Ihres Büros herauszuarbeiten und damit auch zu zeigen, wo Sie sich vom Wettbewerb abheben (wollen). Wenn Sie bereits eine Unternehmensphilosophie formuliert haben, können Sie hieraus Ihre Qualitätspolitik ableiten. Die Verpflichtungserklärung stellt Ihr offizielles Bekenntnis zum Management-System gegenüber Ihren Mitarbeitern und Auftraggebern dar und muss nur mit Ihren Bürodaten vervollständigt werden. Vorgehensweise Arbeitsschritte: Stellen Sie kurz die Bürohistorie dar. Überlegen Sie genau, welche Ziele Sie mit Ihrem Büro erreichen wollen. Denken Sie dabei auch an die besonderen Eigenschaften und Stärken Ihres Büros. Orientieren Sie sich an folgenden Kategorien: Unternehmensentwicklung und Management Leistungsangebot Arbeitsweise Kooperationspartner Gedruckt: Rev. Nr. / Datum / Status: 2 / / Gültig Seite 4 von 41

5 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Leiten Sie aus den Zielen und Stärken die Qualitätsanforderungen ab, die Sie in den jeweiligen Bereichen haben und formulieren Sie plakative Kernaussagen, die die Ziele und Stärken Ihres Büros zum Ausdruck bringen. Erläutern Sie dann zu den Kernaussagen in Kurzform, wie Sie diese Ziele erreichen. Machen Sie damit gleichzeitig Ihren Auftraggebern deutlich, was Sie zu bieten haben. Die Ziele müssen so formuliert sein, dass Ihre Erreichung bzw. Nichterreichung überprüfbar ist. Dokumente Erstellen Sie das Handbuchkapitel Das Unternehmen. Gedruckt: Rev. Nr. / Datum / Status: 2 / / Gültig Seite 5 von 41