QM konkret 2.0. für. Architektur- und Ingenieurbüros. Effektivität und Qualität durch umfassende Managementstrukturen

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1 Autoren: Eisenschmidt Consulting Crew GmbH, QM konkret 2.0 für Architektur- und Ingenieurbüros Effektivität und Qualität durch umfassende Managementstrukturen Einführung zur Erstellung eines prozessorientierten Qualitäts-Management-Systems nach der Norm DIN EN ISO 9001:2008 und den Grundsätzen des Total Quality Managements (TQM) Gedruckt: Rev. Nr. / Datum / Status: 2 / / Gültig Seite 1 von 7

2 Das Managementsystem für die Qualitätssicherung in Planungsbüros Das Mustersystem QM konkret 2.0 ist als praxisorientierter Leitfaden für die Erstellung eines Managementsystems nach den Vorgaben der Norm DIN EN ISO 9001 und den konkreten Anforderungen von Planungsbüros an eine strukturierte und zukunftsorientierte Unternehmensentwicklung konzipiert. Mit der Unterstützung durch eine detaillierte Anleitung und die komplette Musterdokumentation eines fiktiven Planungsbüros haben Sie eine umfassende Vorlage für den Aufbau Ihres individuellen Systems. Die Musterdokumentation ist das Ergebnis aus der Aufstellung von über 400 Managementsystemen in Planungsbüros und basiert auf den Anforderungen der Norm DIN EN ISO 9001 und den Inhalten des Total Quality Managements (TQM). Die Inhalte wurden von Beraterinnen und Beratern der Eisenschmidt Consulting Crew GmbH erstellt, die über jahrelange Erfahrung im Bereich Qualitätsmanagement und in der Einführung von Managementsystemen in der Architektur- und Ingenieurbranche verfügen. QM konkret 2.0 bietet Ihnen die Vorlage für ein Managementsystem, das eine gezielte Unternehmensentwicklung und langfristige Existenzsicherung ermöglicht sowie ein umfassendes Managementinstrument zur Optimierung der Abläufe bereitstellt. Es ist speziell auf die Arbeitsprozesse in Architektur- und Ingenieurbüros ausgerichtet und enthält alle Regelungen für die Zertifizierung nach der DIN EN ISO Alle Inhalte sind immer auch an den Aspekten der Qualitätssicherung und der Kundenzufriedenheit ausgerichtet. Wir wünschen Ihnen viel Spaß und Erfolg beim Auf- oder Ausbau Ihres QM-Systems. Wegweiser durch die Einführung Management und Qualitätssicherung...3 Inhalte des Managementsystems...3 Erweiterung bestehender QM-Systeme...4 Aufbau und Dokumentation des Mustersystems...5 Anwendung des Mustersystems...6 QM konkret 2.0 ist einschließlich aller seiner Teile urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung der Herausgeberin unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Bei der Erstellung von QM konkret 2.0 sind wir mit großer Sorgfalt vorgegangen; trotzdem können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. In keinem Fall haftet der Verfasser für irgendwelche direkten oder indirekten Schäden, die aus der Anwendung dieser Informationen folgen. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise auf Fehler sind wir Ihnen dankbar. Gedruckt: Rev. Nr. / Datum / Status: 2 / / Gültig Seite 2 von 7

3 Management und Qualitätssicherung Die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems ist für viele Architektur- und Ingenieurbüros immer mal wieder ein Thema. Sei es, um einen Wettbewerbsvorteil bei VOF-Verfahren zu erreichen oder um endlich einmal die Abläufe im Büro zu verbessern. Die Entscheidung, das Projekt QM-System anzugehen, wird dann aber meistens nicht konsequent weitergeführt. Dafür gibt es mehrere Gründe. Das Tagesgeschäft ist natürlich einer. Aber viele Büros verbinden mit QM noch immer ein zwar notwendiges aber auch bürokratisches System, mit dem man die Büroabläufe besser in den Griff bekommt aber dessen Einführung auch wichtige Projektzeit kostet. Qualitätsmanagement ist aber wesentlich mehr. In erster Linie geht es natürlich um die Optimierung der Abläufe - also konkret um eine schnellere und qualitätsgesicherte Projektabwicklung und eine verbesserte Büroorganisation. So ein System muss dynamisch sein und sich an den Arbeitsprozessen des Büros ausrichten. Darüber hinaus sollte ein QM-System auch die Möglichkeit bieten, eine Basis für eine vorausschauende Unternehmensführung aufzubauen. Gerade in Zeiten, in denen die Situation für Planungsbüros schwieriger wird, wird die Unternehmensplanung für die mittelfristige Existenzsicherung immer notwendiger. QM konkret 2.0 greift diese Notwendigkeit auf und geht weit über ein übliches QM-System hinaus. Zusätzlich zu den sinnvollen Regelungen für einen verbesserten Projektablauf und eine reibungslose Büroorganisation sowie den Regelungen zur Qualitätssicherung entsprechend der ISO 9001 bietet das Mustersystem Vorgaben für die Einführung von umfassenden Managementstrukturen. Inhalte des Managementsystems Der Aufbau und die Inhalte herkömmlicher QM-Systeme orientieren sich in erster Linie an den Forderungen der Norm DIN EN ISO QM konkret 2.0 geht von den Prozessen und dem Bedarf an Management in einem Planungsbüro aus und berücksichtigt zusätzlich die Forderungen der Norm. Daraus ergeben sich einige grundsätzliche Unterschiede in der Ausrichtung und Schwerpunktsetzung. Ganz am Anfang steht neben der Qualitätspolitik die Kundenorientierung. Eine professionelle Kundenorientierung ist für Architektur- und Ingenieurbüros als Dienstleistungsunternehmen heute überlebensnotwendig. Die Ausrichtung an den Kundenwünschen als Maßstab für die Qualität durchzieht die Kapitel von QM konkret 2.0 wie ein roter Faden. Eine weitere wesentliche Ergänzung ist die Betrachtung der übergeordneten Unternehmensplanung. Kein Planungsbüro kann es sich noch leisten, unternehmerische Entscheidungen aus dem Bauch heraus zu treffen. Ein Planungsbüro ist nur so gut wie seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Statt sich ausschließlich mit der fachlichen Qualifizierung auseinander zusetzen, wird im QM konkret 2.0 die Ressource Mensch betrachtet. Der Themenbereich Personal beschäftigt sich schwerpunktmäßig mit Konzepten zur Personalführung und Personalentwicklung. Gedruckt: Rev. Nr. / Datum / Status: 2 / / Gültig Seite 3 von 7

4 Ein weiterer entscheidender Punkt im Rahmen des Mustersystems ist die Integration aller meist in Ansätzen bestehenden Nebensysteme in das Gesamtsystem und damit in den kontinuierlichen Verbesserungsprozess. In Planungsbüros sind dies zumeist Regelungen in den Bereichen Controlling oder organisatorischer Aufstellung. Die komplexe Projektarbeit verlangt einen immer schneller werdenden Informationsaustausch und die professionelle Nutzung aller zur Verfügung stehenden Mittel. Der hohen Bedeutung der Informationssteuerung und Kommunikation wird in QM konkret 2.0 deshalb genauso Rechnung getragen, wie den IT-Strukturen und dem systematischen Umgang mit Wissen im Kapitel Infothek. Besonderen Wert legt QM konkret 2.0 auf ein einfaches und effektives Verbesserungsmanagement zur kontinuierlichen Weiterentwicklung und Qualitätssicherung der Arbeitsprozesse. Erweiterung bestehender QM-Systeme Wenn Sie ein QM-System haben, das prozessorientiert aufgebaut ist, gleichen Sie Ihre bisherigen Inhalte mit denen des Mustersystems ab. Ergänzen Sie die Themen und Regelungen, die Sie für ein professionelles Management Ihres Büros noch benötigen. Falls Sie ein altes, also elementorientiertes QM-System haben, sollten Sie die Struktur von QM konkret 2.0 übernehmen und bei der Erarbeitung der Kapitel die vorhandenen Inhalte aus Ihrem bestehenden System mit einfließen lassen. Gedruckt: Rev. Nr. / Datum / Status: 2 / / Gültig Seite 4 von 7

5 Aufbau und Dokumentation des Mustersystems Das Mustersystem in vier Hauptgruppen unterteilt: Hauptgruppe 1: Das Unternehmen Die Unternehmensdarstellung befasst sich mit der Unternehmensgeschichte und der Qualitätspolitik. Außerdem enthält sie die Verpflichtungserklärung der Geschäftsführung, also das offizielle Bekenntnis zum Qualitätsmanagement-System. Hauptgruppe 2: Leitungsprozesse Die Leitlinien umfassen die Aufgaben der Unternehmensführung und betreffen in erster Linie den Verantwortungsbereich der Geschäftsführung. Hauptgruppe 3: Kernprozesse Die Kernprozesse beschreiben die Prozesse, die sich direkt auf die Projektarbeit beziehen. Hauptgruppe 4: Unterstützende Prozesse Mit den peripheren Prozesse werden die Abläufe und Regelungen beschrieben, die für die alltägliche Büro- und Projektarbeit im Umgang mit Informationen, Dokumenten und Daten sowie Material benötigt werden. Hauptgruppe 5: QM-Regelkreisprozesse Der QM-Regelkreis ist das zentrale Element des Mustersystems und sorgt als eigenständiger Kreislauf für die systematische Weiterentwicklung der aufgestellten Regelungen und somit für die kontinuierliche Verbesserung der gesamten Organisation und der Dienstleistungen. Die Dokumentation findet auf drei Ebenen statt: im Handbuch, in den Verfahrensanweisungen und in den Arbeitsmitteln. QM- Handbuch Verfahrensanweisungen Arbeitsmittel Gedruckt: Rev. Nr. / Datum / Status: 2 / / Gültig Seite 5 von 7

6 Das Handbuch enthält eine übersichtliche, informative und gut lesbare Darstellung der Managementgrundsätze eines Büros. Zu allen Themenbereichen werden jeweils die Ziele formuliert und die Wege beschrieben, wie die Ziele erreicht werden sollen. Außerdem wird hier dargestellt, für welche Bereiche konkrete Regelungen aufgestellt sind. Die potentiellen Adressaten des Handbuchs sind Ihre Auftraggeber, Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und Ihre Partner in Planung und Ausführung. Die Verfahrensanweisungen enthalten detaillierte Regelungen zu den Arbeitsprozessen. Es werden zwei Arten unterschieden. In den Prozess- Verfahrensanweisungen sind die Schritte eines Prozesses im Einzelnen abgebildet. Sie sind das Rückgrat der Projektarbeit und kommen hauptsächlich bei den Kernprozessen zur Anwendung. In den Grundsatz-Verfahrensanweisungen ist festgehalten, wie mit Informationen, Dokumenten und Daten umgegangen wird, die in den Arbeitsprozessen entstehen oder in die Arbeitsprozesse eingehen. Sie sind insbesondere für die unterstützenden Prozesse und den QM-Regelkreis geeignet. Die Arbeitsmittel umfassen Checklisten, Formblätter, Vorlagen und Muster zur Unterstützung der täglichen Arbeit. Verfahrensanweisungen und Arbeitsmittel beinhalten wesentliches Know-how Ihres Büros und werden nur in Einzelfällen an Dritte weitergegeben. Bei der Erstellung der Dokumentation werden in der Regel für jedes Handbuchkapitel jeweils eine Verfahrensanweisung sowie ein oder mehrere Arbeitsmittel erstellt. Von dieser Regel gibt es empfehlenswerte Ausnahmen, auf die Sie der Leitfaden gesondert hinweist. Anwendung des Mustersystems Für die einfache Anwendung besteht das Mustersystem aus acht Ordnern. Ordner 1: Einführung Der erste Ordner enthält dieses Dokument zur erklärenden Einführung des Gesamtwerks. Ordner 2: Dokumentenindex Der Index gibt Ihnen einen Überblick über alle vorhandenen Musterdokumente und ist als Linkliste konzipiert, die Sie von hier aus direkt zu den gesuchten Dokumenten führt. Ordner 3: Leitfaden Der Leitfaden ist die konkrete Anleitung zur Erstellung des Systems in Eigenregie. Der in einzelne Schritte aufgebaute Rote Faden enthält grundlegende Informationen zum Gedruckt: Rev. Nr. / Datum / Status: 2 / / Gültig Seite 6 von 7

7 jeweiligen Thema und beschreibt in detaillierter Weise die Inhalte und Dokumente, die zu dem Themenbereich erstellt werden sollten. Ordner 4: Musterhandbuch Das Musterhandbuch ist die Arbeitsgrundlage zur Erstellung Ihres Management- Handbuchs. Das Musterhandbuch des fiktiven Planungsbüros enthält eine Vielzahl an Inhalten, die für Architektur- und Ingenieurbüros relevant sind. Prüfen Sie, welche Punkte auf Ihr Büro zutreffen und passen Sie es auf Ihre Belange unter Beachtung der Hinweise des Leitfadens an. Ordner 5: Verfahrensanweisungen Dieser Ordner enthält Muster-Verfahrensanweisungen. Gleichen Sie auch hier die Muster mit den tatsächlichen Verfahren in Ihrem Büro ab, greifen Sie die Regelungen auf, die für Sie sinnvoll sind und erstellen Sie Ihre individuellen Verfahrensanweisungen. Ordner 6: Formblätter und Ordner 7: Checklisten Hier finden Sie eine Vielzahl von Muster-Formblätter und Muster-Checklisten für alle projekt- und büroübergreifenden Prozesse in einem Planungsbüro. Ergänzen Sie Ihre schon vorhandenen Arbeitsmittel und passen Sie die Muster auf Ihr Büro an. Ordner 8: Vorlagen Im Vorlagen-Ordner befindet sich für alle Dokumententypen eine Word-Vorlage (.dot-file) zur Erstellung von neuen Dokumenten in einem einheitlichen Layout. Beginnen Sie Ihre Arbeit mit der Anpassung der Vorlagen (z.b. Einfügen des Büro-Logos, Layoutbearbeitung). Gedruckt: Rev. Nr. / Datum / Status: 2 / / Gültig Seite 7 von 7