HERZLICH WILLKOMMEN ZU BEVIA.TÄTIGKEITSERFASSUNG - DIE VERBINDUNG ZWISCHEN VERWALTUNG UND PÄDAGOGIK. Lösungen, die helfen

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1 HERZLICH WILLKOMMEN ZU BEVIA.TÄTIGKEITSERFASSUNG - DIE VERBINDUNG ZWISCHEN VERWALTUNG UND PÄDAGOGIK Lösungen, die helfen

2 WER IST HEUTE BEI IHNEN? - Etien Crüsemann - Beraterin KOLOGIO/Warenwirtschaft und BEVIA/Sozialwirtschaft - Seit bei MICOS in der Kundenberatung - Region Süd-West Standort Korbach - Fachfrau für: - Jegliche Abrechnungen in der Leistungsabrechnung - Jegliche Abrechnungen in der Warenwirtschaft - Und bald alles andere auch 2017 MICOS. All rights reserved. 2

3 IHRE HERAUSFORDERUNGEN - Haben Sie in Ihrer Einrichtung -Frühförderung -Betreutes Wohnen -weitere offene Hilfen? - Arbeiten bei Ihnen Verwaltung und Pädagogen eng in verschiedenen Bereichen zusammen? - Kommt es dabei immer wieder zu Übermittlungsproblemen? -Keine zeitnahe Abgabe der Stundenzettel? -Pädagogen sind nur wenig in der Einrichtung? - Wird der (Zeit-) Druck auf Sie als Anbieter ambulanter Angebote immer größer? 2017 MICOS. All rights reserved. 3

4 IHRE HERAUSFORDERUNGEN Habe ich den Überblick über verfügbares Budget meiner Klienten? Wie gelingen reibungslose Prozesse zwischen Verwaltung und Pädagogen? Wie erfasse ich die Fahrtkosten? Quittierungsnachweise in der Verwaltung abgeben Wie soll ich dokumentieren bei dem Zeitdruck? Wie stellen wir zeitnahe Nachweise sicher? ambulant vor stationär aber wirtschaftlich? Kann ich nicht vor Ort mit MICOS arbeiten? Passgenaue Förderung Inklusion im familiären Umfeld Differenzierte Abrechnungsmodalitäten Budgets Wie gelingt eine bessere Zusammenarbeit verschiedener Berufsgruppen am Kunden? Fachleistungsstunden Wie kann ich die Termine meiner Kollegen einsehen? Frühförderung Wo sind die ärztliche Verordnungen dokumentiert? Unterstützung und Betreuung steht im Vordergrund Abschlagszahlungen Was hab ich schon verbraucht? Betreutes Wohnen Kann ich Dienstfahrten nur wegen der Zettelwirtschaft verringern? Wer war noch der gesetzl. Betreuer des Kunden und seine Telefonnummer? Wie kann ich zeitnah dokumentieren? KJH, FUD, FED Eigenanteile Vor Ort beim Kunden fehlen mir immer Informationen Kann ich meine Termine auch unterwegs planen? Wie viel Budget kann ich noch ausschöpfen? 2017 MICOS. All rights reserved. 4

5 ZUSAMMENHÄNGE TÄTIGKEITSERFASSUNG Bewilligung der Stunden/ Einheiten Verwaltung Budgetmonitor nach Prüfung Rechnungsstellung Pädagogen Erfassung von Tätigkeiten + Dokumentation der Arbeit 2017 MICOS. All rights reserved. 5

6 BUDGET-BEWILLIGUNG Verwaltung Ist die Kostenübernahme zu einem Kunden in der Verwaltung eingegangen, kann diese verwaltet werden: - Der Abrechnungszeitraum der Bewilligung - Die Verordnungen - Der Zeitraum (verschiedener) Budgethöhen - Die Beantragung wie auch Bewilligung können differenziert verwaltet werden - Eine Übersicht über die Berechnungsgrundlage liefert Ihnen den Überblick MICOS. All rights reserved. 6

7 ABSCHLÄGE UND EIGENANTEILE Verwaltung Flexibel Je nach Vereinbarung mit Ihrem Leistungsträger lassen sich direkt im Budget verwalten: - monatliche Abschlagszahlungen und/oder - die Zahlung eines Eigenanteils des Kunden 2017 MICOS. All rights reserved. 7

8 LEISTUNGSTRÄGERZUORDNUNGEN GRAPHISCHE DARSTELLUNG DES BUDGETS Verwaltung - Das erfasste Budget wird Ihnen grafisch dargestellt. - Die Farben zeigen dabei: - grau: extern verbraucht - grün: verbraucht - gelb: geplant - weiß: offen - Mit verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten passen Sie die Darstellung an Ihren persönlichen Informationsbedarf an. - So haben Sie Ihre Handlungsmöglichkeiten im Blick! 2017 MICOS. All rights reserved. 8

9 TAGESDOKUMENTATION AM HERKÖMMLICHEN PC-ARBEITSPLATZ Pädagogen - Über verschiedene Ansichten kann die pädagogische Arbeit erfasst werden. - Tages-, Wochen- oder Monatsansicht - Mitarbeiteransicht - Gruppenansicht - Gesamtübersicht - Dabei immer im Blick: Der Budgetmonitor der Kunden. - Der Budgetmonitor kann zusätzlich verschiedene individuelle Zeiträume in die Vergangenheit wie auch Zukunft betrachten MICOS. All rights reserved. 9

10 TAGESDOKUMENTATION AM HERKÖMMLICHEN PC-ARBEITSPLATZ Pädagogen In der Dokumentation können zur Tätigkeit verschiedenste Informationen hinterlegt werden: - Thema und Dauer des Termins - Wer war beteiligt? - (mehrere) Kunden - (mehrere) Mitarbeiter (in Vertretung) - weitere Personen - Einfache Erfassung von km für Abrechnung - Tätigkeit mit zuvor einstellbareren Erfassungskriterien - Dokumentation mit Option der internen Erfassung - Freigabemöglichkeiten für weitere Bereiche 2017 MICOS. All rights reserved. 10

11 MOBILE DOKUMENTATION MOBIL AUF TABLET ODER AN BELIEBIGEM INTERNET-PC Pädagogen Mit der mobilen Lösung haben im Außeneinsatz tätige Pädagogen praktisch die gleiche Informationsversorgung und Funktionen wie im Büro tätige Kollegen. Auch mobilen lassen sich alle wichtigen Daten für die pädagogische Arbeit auf einen Blick sehen: - Termine / geplante Einsätze - Verschiedene Kalenderansichten - Ansicht des Budgetmonitors Beispiel hier: Tabletansicht 2017 MICOS. All rights reserved. 11

12 MOBILE DOKUMENTATION MOBIL AUF TABLET ODER AN BELIEBIGEM INTERNET-PC Pädagogen - Die Arbeitsweise der pädagogischen Arbeit ist identisch zu der am PC! - Die Pädagogen können Ihre Einsätze perfekt vor- und nachbereiten ohne lästige Dienstfahrten zur Einrichtung. - Bezugsinformationen / Notfallinformationen sind immer zur Hand MICOS. All rights reserved. 12

13 SPERRUNG UND ABRECHNUNG GERINGER AUFWAND HOHE PROZESSSICHERHEIT Verwaltung - Nachdem alle Tätigkeiten gesammelt sind, wird die Erfassung gesperrt. - Der Budgetmonitor eines Kunden kann zur Kontrolle angezeigt werden. - Finden sich dabei Unstimmigkeiten, können diese sofort beseitigt werden. - Im Anschluss werden Aufträge für die Abrechnung generiert MICOS. All rights reserved. 13

14 IHRE VORTEILE Höhere Datenqualität in Verwaltung und Betreuung durch einmalig gepflegte Stammdaten, Zeiten und Tätigkeiten Geringere Übermittlungsfehler durch Wegfall von Mehrfacherfassung sowie telefonischen Rückfragen Steigerung der Motivation durch Überführung der Dokumentation in die Abrechnung: keine Doppelerfassung Verbesserung der Zusammenarbeit durch bestmögliche Informationsversorgung fachübergreifend zwischen Verwaltung und Pädagogen auch mobil tätiger Mitarbeiter Grundlage für die Steuerung der Produktivität und Kapazität durch Bereitstellung der Betreuten- und Mitarbeiterdaten und entsprechender Auswertungen 2017 MICOS. All rights reserved. 14

15 EINFACHER EINSTIEG - Haben Sie bereits die Tagesdokumentation im Einsatz? - Dann benötigen Sie lediglich ein Lizenzupgrade der Leistungsabrechnung um die Tätigkeiten und deren komfortable Abrechnung zu nutzen. - Die Einführung ist vergleichsweise einfach. - Die mobile Anwendung stellt Sie vor geringe Herausforderungen: - Die Anwendung ist mit wenig Einweisung intuitiv nutzbar die Funktionen kennen Sie von der PC- Anwendung. - Browserbasiert und Plattformübergreifend: alle gängigen, ausreichend großen und internetfähigen Endgeräte sind einsetzbar - Sie müssen nur einen Webserver mit sicherer Internet- Anbindung betreiben (MICOS unterstützt gerne mit Serviceangeboten) 2017 MICOS. All rights reserved. 15